一份好的管理制度不僅可以讓你定期的對自己的工作進展跟思維進行整理還可以向上級較好的展示你的工作的成果，有利于自己個人的職業(yè)道路。今天小編就給大家來帶《文件管理制度》精選的幾篇分享，希望對大家有所幫助！

文件管理制度（一）：

機要文件管理制度

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閱后所作的批示，要及時通知有關科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規(guī)定，做到不該說的不說。

(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領導批準。

(四)各級領導要嚴格執(zhí)行領導保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件，不得復制或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，持續(xù)整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)干部出差、調(diào)動工作或離退休時務必將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

文件管理制度（二）：

電子技術(shù)文件管理制度

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上持續(xù)強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括：

1）開發(fā)計劃階段：方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2）開發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。

3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4）產(chǎn)品維護階段：設計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務必貼合國家相關標準和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設計人員務必按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制務必嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權(quán)從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關領導批準。

5、文件閱覽之后，須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權(quán)利。

文件管理制度（三）：

文件管理制度標準版

1、目的

為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2、1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。

2、2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2、3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3、1上行文：請示，報告，計劃，總結(jié)；

3、2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；

3、3平行文：信函，會議紀要。

4、文件格式

4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

4、2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

4、3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

4、5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4、6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續(xù)一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件：XXX"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名：落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。

4、9日期：

4、9、1一般應寫發(fā)文日期；

4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期；

4、9、3重要的文件寫簽發(fā)的日期；

5、文號

5、1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募�進行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

5、2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

5、3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。

6、用印

6、1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應加蓋印章。

6、2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作：

7、2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

7、3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7、4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

7、6收文。文件管理人員（一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括：流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理狀況、備注等。

7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進行保管。

7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8、1文號編碼規(guī)則

8、2《文件編號使用登記表》

8、3《對外發(fā)文登記表》

8、4《對內(nèi)發(fā)文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閱單》

8、8《用印登記表》

8、9對外發(fā)文格式

8、10對內(nèi)發(fā)文格式

8、11報告總結(jié)格式

8、12會議紀要格式

8、13會議記錄格式

9、修訂及實施

9、1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。

9、2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

9、3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。

文件管理制度（四）：

文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、資料等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。

2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設計

1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程:提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

(二)文書管理制度

第一條管理要點

1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁腳，文本資料可根據(jù)文書具體資料進行調(diào)整。

4、根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持續(xù)紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習并簽名備注。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。

5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負責人為第一職責人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規(guī)定者按照相關規(guī)定予以懲處。

第三條流程設計

起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

(三)檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業(yè)，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條制度規(guī)范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

5、檔案管理人員務必遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，務必根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條流程設計

根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。

4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。

第二條制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但務必經(jīng)部門主管批準。

3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊狀況急需領用未填表登記，事后須及時補填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

文件管理制度（五）：

文件管理制度

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上持續(xù)強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括:

1)開發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2)開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4)產(chǎn)品維護階段:設計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務必貼合國家相關標準和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設計人員務必按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制務必嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權(quán)從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關領導批準。

5、文件閱覽之后，須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權(quán)利。

文件管理制度（六）：

文件管理制度標準版

1、目的

為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2、1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。

2、2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2、3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3、1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié)；

3、2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；

3、3平行文:信函，會議紀要。

4、文件格式

4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

4、2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

4、3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。文件管理制度。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

4、5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4、6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續(xù)一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般應寫發(fā)文日期；

4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期；

4、9、3重要的文件寫簽發(fā)的日期；

5、文號

5、1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募�進行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

5、2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

5、3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。

6、用印

6、1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應加蓋印章。

6、2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

7、2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

7、3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7、4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理狀況、備注等。

7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進行保管。

7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8、1文號編碼規(guī)則

8、2《文件編號使用登記表》

8、3《對外發(fā)文登記表》

8、4《對內(nèi)發(fā)文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閱單》

8、8《用印登記表》

8、9對外發(fā)文格式

8、10對內(nèi)發(fā)文格式

8、11報告總結(jié)格式

8、12會議紀要格式

8、13會議記錄格式

9、修訂及實施

9、1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。

9、2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

9、3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。

文件管理制度（七）：

公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放：

（1）財務部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務必將文件打印并復印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

（3）任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉(zhuǎn)給部門負責人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

（4）需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可），連同編制構(gòu)成部門負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

（2）文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況（屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可）送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

（2）所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

（1）因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負責人，安排原發(fā)放人予以回收。

（2）文件發(fā)放人在回收文件時，務必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內(nèi)簽名后回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定：

（1）任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。

（2）無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務必在檔案室存檔備案。

（3）任何文件相關部門負責人接收后務必領學或傳達應執(zhí)行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

（5）發(fā)放文件屬討論稿的，討論人組織討論結(jié)束后須按時交文件編制構(gòu)成部門。

（6）文件發(fā)放人務必將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準，不得將公司文件私自帶給給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

7、本規(guī)定各條款如有違犯，對職責人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

文件管理制度（八）：

第一條

為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結(jié)合公司的實際狀況，特制訂本制度。

第二條文件管理資料主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條公文的簽收：

凡來公司公啟文件(除領導訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

第四條公文的編號保管：

1.辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。

2.公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

1.凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件資料和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊狀況例外)。

第六條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露資料。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的職責，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。

三、發(fā)文的管理

第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

第八條發(fā)文的范圍：

1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.下發(fā)文件主要用于：(1)公布規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；(3)公布體制機構(gòu)變動或干部任免事項；(4)公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；(6)其他有關重大事項；

3.上行文件主要用于：(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：(2)同相關單位聯(lián)系有關重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應等事宜。

4.在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5.各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，能夠各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。

6.各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用公司名義發(fā)文。

四、發(fā)文程序與要求

第九條發(fā)文程序規(guī)定：

1.各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期；

2.草擬文稿務必從公司角度出發(fā)，做到狀況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

3.辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、資料不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

4.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿(對文稿資料、質(zhì)量負責)；

5.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

6.需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

7.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印；

8.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

9.文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實狀況。

五、文件的借閱和清退

第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

第十一條

借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條各部門應指定一位職責心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條文件的歸檔范圍：

以公司名義構(gòu)成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中構(gòu)成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。

第十四條立卷要求

1.文件立卷應按照資料、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續(xù)文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議構(gòu)成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度構(gòu)成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。

七、文件的銷毀

第十五條對于剩余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

辦公室

XXXX年XX月XX日

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