編務的工作效率的提升是整個編務工作的核心，下面小編就為大家?guī)�來了如何提高期刊編務工作效率，讓我一起來看看怎么提升吧�?/p>

隨著采編系統(tǒng)的普及和互聯(lián)網的迅猛發(fā)展，期刊編務的工作方式發(fā)生了重大改變，如稿件的登記、送審、催審、退修等流程均可以通過采編系統(tǒng)快速處理，與作者、審稿專家的聯(lián)系可以通過電子郵件或者QQ等即時通信工具完成;但是編務人員仍需要負責發(fā)放版面費通知和錄用證明、收取版面費、發(fā)放審稿費和稿費、寄送樣刊和發(fā)票、更新專家和作者數(shù)據庫等繁瑣工作。隨著我國科研力量的加強，各編輯部來稿量逐年上升，導致期刊發(fā)文量增加、出版周期縮短，編務工作量進一步增加。而很多編輯部因為人手不足，往往采用兼職編務工作模式，即責任編輯兼職編務。編務工作非常繁瑣、枯燥乏味，責任編輯在負責編校稿件的同時還要處理編務工作，勢必會降低自身工作效率和編校質量，甚至遺忘某些工作環(huán)節(jié)，因此提高期刊編務工作效率顯得尤為重要［3］。筆者基于多年親身經驗，總結了一些編務工作的心得體會。

1編務工作主要內容

編務工作是編輯部工作的重要組成部分，負責協(xié)調編輯部各方面的運作，是編輯部的核心樞紐，也是聯(lián)系編輯部和作者、審稿專家的紐帶［4］。從收稿到印刷，期刊出版流程環(huán)環(huán)相扣，而編務就是環(huán)與環(huán)之間的連接點，保證期刊每一期的順利發(fā)行。作者與審稿專家對編輯部的第一印象往往來自編務人員的工作態(tài)度與效率，信息的準確傳遞、審稿費和稿費的及時發(fā)放、問題的快速解答都可以使期刊的正面形象得到提升，從而吸引更多的好稿件［5］。隨著信息時代的到來，編務工作的內容也在發(fā)生變化，如稿件的登記、催審之類的環(huán)節(jié)已經可以通過網站采編系統(tǒng)自動完成。新時期編務工作內容［6-8］主要有:1)稿件查重;2)版面費的收取、稿費和審稿費的發(fā)放;3)錄用證明的發(fā)放;4)期刊檔案、資料的保存;5)版面費發(fā)票及樣刊的寄送;6)定期更新作者、審稿專家數(shù)據庫;7)收發(fā)電子郵件、接打電話，解決作者和審稿專家問題;8)當期數(shù)據上傳各大數(shù)據庫及編輯部官網。

2提高編務工作效率的方法

編務工作雖然龐雜、瑣碎，但是很多環(huán)節(jié)都可以“偷懶”。本章將針對編務工作的主要內容，提出一些提高工作效率的方法。

版面費收取及作者信息收集

稿件錄用之后，編輯部會向作者收取一定金額的版面費，以維持日常開銷。一般編務人員都是計算好版面費金額后，逐一給作者發(fā)送郵件，并要求作者提供發(fā)票抬頭、郵寄地址等信息。此方法耗時耗力，且郵箱在同一時段發(fā)送多封相似內容的繳費通知容易被系統(tǒng)認為是垃圾郵件，導致被封號。對此，提出幾點建議:1)定期統(tǒng)一群發(fā)郵件，將版面費收取規(guī)則寫于郵件之中，由作者自行確定繳費金額，這樣可以節(jié)省大量發(fā)郵件、計算版面費的時間;2)設計版面費通知單和錄用證明合一的word模板(因為部分作者單位管理嚴格，需要正式的通知才能進行版面費匯款)，將此模板添加到郵件的附件中，由作者自行填寫，模板中應該包含作者單位發(fā)票抬頭、納稅人識別號等信息(可以直接將填好的模板給編輯部會計用于開發(fā)票)，在后期郵寄發(fā)票的同時，打印此通知單蓋編輯部公章后一并寄出，用于作者報銷版面282費或他用;3)設計需要作者提供信息的Word模板，將此模板也添加到郵件的附件中，模板中應該包含作者銀行卡號、開戶行、身份證號、郵寄地址、電話等信息，用于后期發(fā)放稿費和寄送樣刊;4)將所有應繳費作者的稿號、姓名、稿件名列于一張電子表格，截圖后添加到郵件中，避免作者因不記得稿號或不確定是哪一篇文章需要交費而致電編輯部詢問，增加編務人員工作量;5)要求作者將上述2個Word模板填好后，重命名為姓名+稿號發(fā)回編務人員郵箱，為后續(xù)工作做準備�！洞蟮販y量與地球動力學》編輯部群發(fā)郵件內容如下。尊敬的作者您好，我是《大地測量與地球動力學》編輯部李編輯。您的稿件已經被我刊錄用，附件中的word是您的版面費通知單和需要提供的信息，請將兩者填好后重命名為您的姓名+稿號并于匯款后發(fā)回此郵箱，匯款請備注稿號+姓名。本刊版面費按篇收取，分為三檔:全文黑白印刷XXXX元;一張彩圖XXXX元;全文彩印XXXX元，您可以根據需要自行確定繳費金額。如有疑問可以加入QQ群XXXXXXXX詢問或致電027－XXXXXXXX。需要指出的是，部分編輯部根據稿件的見刊頁碼數(shù)收取版面費，在稿件排版完成甚至定版之后才通知作者繳費。這種方式存在不少弊端:1)有的作者一稿多投，稿件被多個刊物錄用后，一般會選擇第一個要求繳費的期刊，其余的則選擇撤稿;2)有的作者經常出國或者出野外項目，難以聯(lián)系，如果臨見刊才通知繳費，可能無法及時收到版面費，影響正常刊期;3)有的作者覺得版面費太貴或者工作單位發(fā)生了改變，如果沒有繳納版面費，那么這些作者可以毫無顧忌地撤稿另投其他刊物。如果發(fā)生以上情況，編輯部將浪費大量人力物力，因此建議稿件錄用后1個月內收取版面費。

匯總作者信息建立期刊

QQ群收集作者提供的信息之后，可以將所有信息匯總于excel表格中，方便后期查詢使用。對于有采編系統(tǒng)的編輯部，可以從采編系統(tǒng)中一次性導出所有已經錄用稿件的信息，然后根據作者反饋的Word進行補充更新。QQ作為時下最流行的即時聊天工具，在編務人員的工作中也發(fā)揮著重要作用。版面費及錄用通知郵件中附有編輯部的QQ群，根據本刊經驗，大部分作者都會申請加入。編務人員可以在QQ群中通知各種消息，包括版面費到賬情況、已經寄出發(fā)票的快遞單號、增刊征稿信息等;也可以通過QQ群尋求作者幫助，例如向作者詢問某些生僻研究方向的專家，或者在無法聯(lián)系到某作者時通過群里其同學、同事代為轉達消息�！洞蟮販y量與地球動力學》編輯部QQ群自2014年建立以來，成員已經達到995人，并且還在不斷增加。QQ群建立以后，編輯部的來電減少了90%以上，編輯和編務再也不會因為絡繹不絕的來電打斷工作思路而煩惱，既節(jié)省了時間又提高了效率。通過QQ進行溝通的好處非常多:有事情可以同時通知所有人，節(jié)省了打電話、發(fā)郵件的時間;即使沒有及時看到QQ消息也不用擔心，因為QQ可以自動記錄聊天內容，因出差、休假不在辦公室可以通過手機等移動端與群成員進行聯(lián)系，等上班之后再處理各項事務;可以通過QQ發(fā)送截圖、復制大段文字以解答某些作者所提的復雜的問題。其實QQ群的作用遠不止這幾點，因為不是本文討論重點，在此不進行詳述。需要注意的是，應當對申請入群的人進行嚴格審核，必須提供稿號或者單位+姓名，以防止廣告和不良信息。入群之后，所有成員昵稱應改為單位+姓名，方便編輯或者編務人員查找。如果群成員較多、刊期較短，則建議按期建立小群，要求當期稿件的作者或者通信作者加入，然后在小群中通知當期版面費、稿費、樣刊等事宜。對于兼職編務，更可以直接在小群中與所有作者溝通，大幅提高編校的效率。

郵寄發(fā)票與樣刊

發(fā)票與樣刊的寄送耗時耗力，特別是對于期刊較短、發(fā)文量較大的期刊。根據筆者調查和收到的交換期刊發(fā)現(xiàn)，絕大部分編輯部寄送發(fā)票時都是手寫，郵發(fā)樣刊時都是先打印地址，剪裁之后用膠水或者糨糊貼于信封之上。這種方法效率較低且容易出錯，筆者在此推薦使用不干膠打印紙。不干膠打印紙可以即撕即用，干凈衛(wèi)生且黏性好。先根據購買的不干膠打印紙樣式，設計好模板，然后將所有固定郵發(fā)地址復制粘貼進去，最后調整格式即可。激光打印機和噴墨打印機均可使用該打印紙。如果要給作者郵寄樣刊，只需將之前收集到的作者地址、郵編等信息復制粘貼到模板中，這樣還可以避免因為筆誤錯寫郵寄地址或電話，導致作者無法收到發(fā)票或者樣刊。一般給作者郵寄發(fā)票的時候都是通過快遞，那么在收到版面費之后，就可以根據Excel匯總表中信息打印郵寄地址與電話，貼于快遞單上，郵寄之前最好記錄下快遞單號，并錄入Excel匯總表中，以追蹤快遞;郵寄之后可以在QQ群中通知作者即將有快遞寄到�！洞蟮販y量與地球動力學》為月刊，每期給固定地址郵發(fā)約500本樣刊，給作者寄送40余本樣刊。在使用該方法之前，需要花費一整天時間粘貼信封、填寫快遞單;在使用模板進行打印之后，只需花費1小時左右就可以完成所有工作，效率大幅提升。需要注意的時候，如果使用激光打印機，不干膠打印紙的標簽數(shù)不宜過多，否則打印效果較差;打印模板設計完成之后，應該取消所有線框;模板的長度和寬度要略小于不干膠打印紙的標簽，防止打印機進紙不正，導致部分文字打印不出來。

稿費和審稿費的發(fā)放

一般來說，稿費都是按期發(fā)放的，所以可以先在Excel匯總表中提取所有當期作者的信息，然后直接復制粘貼到稿費模板中。稿費與審稿費的發(fā)放建議都通過銀行卡匯款，這樣方便快捷，即使對方銀行卡丟失或信息有誤也不用擔心(因為匯款失敗，款項會自動退回)。財務人員統(tǒng)一匯款后，可以在QQ群中告知作者稿費金額并提醒作者注意查收。如果稿費金額高于800元人民幣則需要繳稅。稿費在800～4000元時，稅金=(稿費所得－800)×14%;稿費大于4000元時，稅金=稿費所得×(1－20%)×14%。如果每期文章較多，且稿費金額有高有低，那么可以使用Excel軟件進行自動計算。首先根據文章的順序，將作者名、文章名、作者銀行卡號等信息復制粘貼于Excel模板中，然后根據各編輯部自定的標準計算應發(fā)稿費。計算稅金時，先將應發(fā)金額按照降序(或升序)排列，然后根據稿費金額(800～4000元、4000元以上)分別鍵入計算公式，最后分別下拉自動計算。計算完成后，按照文章順序重新排序，然后利用Excel自帶的公式計算實發(fā)金額與合計金額。如果有一定的編程基礎，也可以利用C++語言編寫自定義分段函數(shù)，此方法可以一勞永逸。在第一篇文章的稅金處(假設其位置為Excel中H3)鍵入“=IF(G3＜=800，0，IF(G3＜=4000，(G3－800)*0.14，G3*0．8*0．14))”(G3為應發(fā)金額所在位置)，按回車鍵就可以計算出第一個稅金，其余的稅金下拉自動計算。如果模板不同，只需將代碼中“G3”根據第一個應發(fā)金額所在行列位置重新輸入即可。目前大部分編輯部都使用了采編系統(tǒng)，統(tǒng)計審稿次數(shù)和人數(shù)時，只需從系統(tǒng)中導出相關數(shù)據即可。對于新增的審稿人，往往缺少他們的銀行卡信息，這時最好寫一份說明，蓋上編輯部公章后，將說明的掃描件群發(fā)給這部分審稿人。在收到審稿人回信后，將相關信息錄入采編系統(tǒng)，方便下次發(fā)放審稿費。也可以在給審稿人發(fā)送審稿郵件的時候注明要求提供銀行卡號等信息，但是經筆者試驗，此法效果不佳。需要注意的是，統(tǒng)計審稿次數(shù)的時候一定要按照稿件審回日期，而不是稿件送審日期，避免出現(xiàn)審稿費漏發(fā)的情況。因為在統(tǒng)計審稿次數(shù)的時候，送審的稿件不一定已經審回，按照稿件審回日期統(tǒng)計則不存在此問題。最后要強調的是，在開展每一期的工作之前，應該將所有要處理的事宜列于一張清單中，在完成當期工作之后進行核對，防止遺漏某些工作環(huán)節(jié)。

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