企業(yè)電子檔案隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展運用的越來越廣泛，那么如何才能夠提高利用率呢？下面小編就為大家?guī)�來了如何提高企業(yè)電子檔案的利用率，感興趣的朋友可以看一看哦！

檔案利用是檔案管理過程的最終環(huán)節(jié)，也是檔案參考、憑證價值得以實現(xiàn)的關鍵環(huán)節(jié)。檔案利用率是指“被提供利用檔案的數(shù)量與館藏檔案總量的比較關系”。面對大數(shù)據(jù)時代對企業(yè)檔案工作提出的更高層次的要求，提高電子檔案利用率，推動企業(yè)檔案管理工作的開展，成為企業(yè)檔案工作者無法忽視的命題。

一、企業(yè)檔案利用工作現(xiàn)狀

廣東省水電集團有限公司（以下簡稱“集團公司”），是經(jīng)廣東省人民政府批準成立，由廣東省人民政府國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會監(jiān)管的大型國有企業(yè)。集團公司的檔案工作歷來受到領導重視，管理規(guī)范、功能健全，特別是近年來，隨著檔案信息化工作的逐步推進，逐漸實現(xiàn)了新時期檔案工作的新發(fā)展、新跨越。根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，按照國家檔案局企業(yè)數(shù)字檔案館建設的相關要求，集團公司檔案的館藏結構已初步完成了“存量數(shù)字化，增量電子化”，由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉化。雖然電子檔案在企業(yè)檔案資源的比重不斷提升，數(shù)字檔案館建設愈加成熟，但集團公司的電子檔案利用率并未與電子檔案的數(shù)量成正比，受“信息孤島”、檔案編研利用水平較低等因素的影響，電子檔案資源的利用率尚未達到預期水平。

二、影響電子檔案利用率的因素

（一）檔案編研利用水平不高

長期以來，集團公司企業(yè)檔案工作處于一種“無目標、無壓力”的管理狀態(tài)，造成企業(yè)檔案基礎管理業(yè)務欠缺的情況。雖然館藏數(shù)量逐年增加，但是大多處于一種無序狀態(tài)。面對松散、無序的管理狀況，企業(yè)檔案的編研利用更是無從抓起。而信息時代對檔案編研利用提出了更高層次的要求，結合2017年檔案利用滿意度問卷調(diào)查可知，集團公司內(nèi)部超過半數(shù)的檔案用戶認為：利用現(xiàn)有的現(xiàn)代檢索工具找到某條檔案資源并不難，但檢索到的檔案資源在多數(shù)時候并未經(jīng)過妥善的整理加工，其中所包含的信息資源沒有得到有效提煉，信息質(zhì)量無法滿足企業(yè)各項工作及經(jīng)營發(fā)展的利用需求。松散單一的檔案編研利用現(xiàn)實顯然已同全方位多元化的利用需求產(chǎn)生了矛盾。

（二）電子檔案資源未得到有效整合

集團公司檔案管理系統(tǒng)未同其他業(yè)務平臺以及辦公自動化系統(tǒng)建立有效的信息互聯(lián)，使得電子檔案資源處于一種獨立封閉的狀態(tài)。電子檔案資源未得到充分有效的整合，一方面導致了現(xiàn)有檔案資源的加工層次不高，檔案知識的更新、整合和增值無法實現(xiàn)等問題的出現(xiàn)；另一方面也造成了電子檔案資源較低的利用率與集團公司“檢索便捷、利用高效”的檔案利用工作目標之間的信息鴻溝。

（三）檔案工作者的本領有待增強

經(jīng)過多年的人才隊伍建設，集團公司檔案工作者具有本科和大專學歷的占80%以上，初步形成了高、中、初級專業(yè)技術職務梯次銜接，管理型和技能型、專家型和骨干型互補搭配的檔案人才隊伍。然而隨著企業(yè)檔案資源數(shù)字化、服務網(wǎng)絡化程度的日益加深，對檔案工作者的信息技術和綜合能力提出了更高的要求，這種要求主要體現(xiàn)在信息能力的提升方面。在現(xiàn)代企業(yè)管理格局下，集團檔案工作仍是“重管輕用”的手工管理模式，檔案工作者囿于傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管，對現(xiàn)代信息技術知識儲備不足，懂業(yè)務、會管理的新型檔案人才匱乏，檔案信息化建設過程中所需的專業(yè)技術水平不夠高，主動服務的能力和意識難以同信息時代的新要求相匹配。

三、提高企業(yè)電子檔案利用率的對策

為了讓提高電子檔案資源利用率的思路方法和實施對策更加條理化、系統(tǒng)化和科學化，使企業(yè)檔案管理工作能夠得以持續(xù)推進，集團公司從優(yōu)化檔案編研工作、整合資源搭建平臺、注重培養(yǎng)檔案人才、建立健全企業(yè)檔案工作相關制度的維度出發(fā)，提高電子檔案資源利用率。

（一）優(yōu)化檔案編研工作

集團公司面向不同的現(xiàn)實利用需求，進行了有針對性的檔案分類，并在此基礎上形成具有本企業(yè)特色的優(yōu)勢資源。檔案經(jīng)過數(shù)據(jù)梳理及深入編研之后，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營及日常管理提供了翔實的檔案資源保障。對照集團公司檔案建設規(guī)劃，在下一階段的檔案信息化建設工作中，集團公司將力求實現(xiàn)對企業(yè)檔案用戶的借閱利用信息進行集中篩選分析，將利用需求細化，根據(jù)各部門及用戶的實際利用熱點分析，將編研完成的檔案資源成品借助互聯(lián)網(wǎng)工具進行靶向性的信息推送，在檔案資源和用戶之間建立具有個性化、系統(tǒng)化的交流溝通渠道。

（二）整合資源搭建平臺

國家檔案局關于企業(yè)檔案信息化建設的安排與部署為集團公司企業(yè)檔案信息資源的整合以及平臺的搭建提供了有利契機。一方面，在檔案存儲介質(zhì)由紙質(zhì)向電子過渡的情形下，通過信息技術的運用改變傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案資源分散、雜亂和無序的管理狀態(tài)，將歷年來在企業(yè)發(fā)展歷程中積累的檔案資源進行充分的整合梳理，為其高效利用奠定堅實基礎；另一方面，在數(shù)字檔案館的建設過程中，在保障檔案信息資源安全可靠的前提下，盡可能地采用開放式設計的理念，實現(xiàn)電子檔案信息資源的高效利用、集中共享。

（三）注重培養(yǎng)檔案人才

企業(yè)檔案工作者在企業(yè)檔案管理過程中扮演了踐行者和推動者的雙重角色。面對新形勢下企業(yè)檔案工作出現(xiàn)的新變化，集團公司可從以下幾方面加強對檔案人才的培養(yǎng)：其一，加強專業(yè)知識和業(yè)務技能方面的培訓，以集中辦班、業(yè)務講座等形式，自上而下分層施訓；其二，開展“國際檔案日”宣傳活動，牢固樹立“大檔案、大服務”意識；其三，提高信息加工處理能力和轉變服務意識，從著力強化檔案信息資源的整合效率、利用質(zhì)量入手，全面提升企業(yè)檔案工作者理解、獲取、利用信息的能力。在此基礎上，增強主動服務意識，由被動服務向主動服務轉變，由淺層服務向深層服務轉變，由單向服務向多向服務轉變，由傳統(tǒng)型服務向創(chuàng)新型服務轉變，堅持將認真高效、有序協(xié)調(diào)的檔案服務工作主動融入集團公司生產(chǎn)經(jīng)營中心工作中。

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