從文檔的產(chǎn)生、消滅的縱向分析，文檔會經(jīng)過新建、修改、定稿、呈現(xiàn)、歸檔、發(fā)送、刪除、替換等多個階段或行為。文檔管理則是對文檔各個階段進行監(jiān)控和操作的過程。從文檔的業(yè)務領(lǐng)域和分類的橫向角度來看，要對文檔進行有效管理需要對各個文檔進行妥善的分類、按照一定的標準命名文件、對文檔實行標簽化管理等。

到這里，也許會有些畏難，文檔管理怎么這么復雜，這樣做的意義何在？其實復雜是難免的，但是我們要相信，在對文檔進行有效的管理和控制之后，你會收獲的不僅僅是高效的工作效率，同時可以將這個管理方式遷移到其他地方，比如個人電腦上的文檔管理，工程項目的目標管理，會計等財務工作者的票據(jù)管理等方面。

下面我們開始正題，如何通過簡單的三個步驟打造極簡文檔庫。

Step 1：分析文檔的產(chǎn)生路徑

我們的工作都不會是毫無條理和章法的，在正式的文檔管理之前，我們需要花點時間來思考一下工作中產(chǎn)生的大量文檔是怎么產(chǎn)生的�？梢酝ㄟ^工作的內(nèi)容來確定，也可以通過追溯文檔的初始狀態(tài)來確定。比如新媒體工作者，文檔來源大致可以分為：推送文件庫（下面細分：采訪類文件、素材收集文件、靈感收集文件、草稿文件、終稿文件等）、數(shù)據(jù)分析文件庫（下面細分：月度、季度運營報告；用戶需求統(tǒng)計；內(nèi)容反饋情況等）、重大活動文件（年度活動策劃、活動方案、活動預算管理等）……

推薦工具：思維導圖mindmanager、幕布、Excel。

Step 2：按照命名規(guī)范創(chuàng)建文件夾、導入文件

根據(jù)Step1中的劃分，可以建立文件夾的分級體系。但是要注意，文件的命名最好遵循一定的格式，具體的標準按照個人的使用習慣來定。這里給大街推薦一種命名的方式：文件夾以序號+主題；文件以主題+編號。

切記，在命名時一定要注意，我們對其命名的目的是為了方便后期的管理、檢索和查看。所以建議文件最好有編號，不同的代碼表示不同的業(yè)務類型。

Step 3：借助工具，優(yōu)化文檔管理

經(jīng)過上述兩個步驟，你已經(jīng)擁有了一個布局合理，便于檢索和使用的文檔庫了。但是如果沒有養(yǎng)成健康的文檔使用習慣的話，過不了多久，現(xiàn)在整理好的文檔又會變成混亂的大雜燴。如何避免呢？除了我們嚴格要求自己規(guī)范化的管理和使用自己的文件外，這里給大家推薦幾個小工具，可以大大提高文檔管理的效率和培養(yǎng)科學的文檔使用習慣。

合理使用Windows系統(tǒng)的“庫”：

“庫”是一個鏈接的匯總，英文版本的系統(tǒng)翻譯是“library”，類似于圖書館的圖書目錄。位置在資源管理器的左側(cè)，我們可以把常用的文件夾固定到“庫”里，也可以新建庫，將指定的文件夾放進去，這樣我們可以快速地調(diào)用需要的文件夾。

隱藏在任務欄上的工具欄：

這是一個快速打開文件、鏈接、桌面的一個任務欄衍生工具。在托盤左側(cè)，右鍵可以看到“工具欄”選項。勾選文件夾之后我們可以選擇最常用到的文件夾，固定在此。它的運行機制是通過文件夾直接找到文件。同時你可以清楚看到文件的層級狀態(tài)。

標簽化管理

上面兩個工具主要是針對文件夾的管理，標簽化管理主要是針對文件，更具體來說是針對Windows常用的辦公文檔（word、PPT、excel、text等），但需要注意的是，Windows自帶的標簽工具并不支持PDF、jpg、png等不可編輯的格式文檔。關(guān)于這個問題我也思考過，估計開發(fā)者也是一位極簡主義者吧，因為我們通常能攜帶大量信息，同時又帶有多重屬性可以多人編輯的文件格式也就這么幾種而已，當然這只是筆者一家之言，不敢貽笑大方之家。

那么如何對文檔設(shè)置標簽呢？在文件后面右鍵找到分類-勾選“標記”（Tags），然后資源管理器中會出現(xiàn)標簽的篩選按鈕，右鍵需要添加標簽的文檔，找到“屬性”——“詳細”，就能看到標簽的設(shè)置區(qū)域。輸入后點擊確認即可。

文件夾作為一種目錄層級狀態(tài)的管理方式，是一種一對多的管理方式，而標簽則突破了這種局限，是一種多對多的管理方式，也就是一個文檔可能會對應多個標簽，一個標簽也可以對應到多個文檔。這使得我們的文檔檢索會更有效率和準確率。

最后推薦一個小工具：Everything

這是一個文件搜索工具，是我目前使用過的功能最強大，檢索速度最快的工具。只需要輸入文件名的一個或幾個字詞，就能準確搜索到目標文件。沒有體驗過的小伙伴可以下載體驗一下。真的是秒級的檢索！當然它也提供高級搜索，但是速度會慢一些。

這個工具其實我不是很推薦在文檔管理尚未成熟的時候使用的，因為有了它可能就會有依賴感，進而會放棄或降低文檔的科學管理，難以形成文檔管理的系統(tǒng)思維。所以只能告誡大家：慎用！

以上就是我們今天要分享的文檔管理三步法。明天就是元旦假期，希望大家可以花點時間整理一下自己一年多來甚至是多年了未曾關(guān)注過的電腦硬盤，整理的同時也是不斷訓練我們的系統(tǒng)思維的過程。通過對文檔的審視，也能找到工作中的重心或側(cè)重點，能夠?qū)�工作有一個較為完整的認識。

最后祝大家，新年新氣象，元旦快樂！

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