一、工作思路
今年隨著國(guó)際金隔市場(chǎng)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的不斷加大，全球經(jīng)濟(jì)開始走向衰退，對(duì)我國(guó)進(jìn)出口業(yè)務(wù)產(chǎn)生了很大的影響，作為行業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大�；仡櫧衲晟虅�(wù)的工作發(fā)展軌跡，正可以用公司價(jià)值鏈中的公司形象特征來形容：
首先是責(zé)任，強(qiáng)調(diào)在責(zé)權(quán)明晰的基礎(chǔ)上，提高員工的工作責(zé)任心。
從今年4月份起針對(duì)市場(chǎng)變化，公司領(lǐng)導(dǎo)在原有財(cái)商一體化的基礎(chǔ)上，及時(shí)在商務(wù)工作的組織結(jié)構(gòu)、人員分工、工作流程上進(jìn)行了一系列的調(diào)整。將華東的財(cái)商從總部集權(quán)管理中剝離出來，成立了商務(wù)部，由區(qū)域直接管理，強(qiáng)調(diào)的是適當(dāng)放權(quán)，讓權(quán)責(zé)更為清晰。同時(shí)部門內(nèi)部重新修訂了崗位職責(zé)和分工流程，重心以保證公司資金安全，控制壞賬風(fēng)險(xiǎn)為主。在部門內(nèi)部倡導(dǎo)增強(qiáng)工作責(zé)任心意識(shí)，確保問題的及早發(fā)現(xiàn)和盡快解決。
其次是合作，在加強(qiáng)部門內(nèi)部合作協(xié)同的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)與各層面的溝通協(xié)調(diào)。
商務(wù)工作為業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的銜接環(huán)節(jié)，其合作溝能力尤為重要。橫向來說，與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門之間對(duì)結(jié)算流程、催收過程、更正過程的控制，就需要所以相關(guān)部門的緊密配合，才能確保工作的順暢高效�？v向來說，與網(wǎng)點(diǎn)、片區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、總部財(cái)務(wù)之間的聯(lián)系，通過日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、會(huì)議、郵件等多方位的溝通，完成了各項(xiàng)工作的上傳下達(dá)，提高了信息的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。
最后是專業(yè)，公司的專業(yè)性體現(xiàn)在各個(gè)服務(wù)環(huán)節(jié)。商務(wù)工作的專業(yè)性正是要結(jié)合公司業(yè)務(wù)的發(fā)展方向，對(duì)流程的適時(shí)調(diào)整，制度的不斷完善。
今年針對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的變化，公司服務(wù)信用一體化的深入推進(jìn)。商務(wù)部門在工作流程上和崗位分工上也在進(jìn)行不斷的調(diào)整，并根據(jù)工作中發(fā)現(xiàn)的問題對(duì)現(xiàn)有的流程進(jìn)行完善，與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員共同修正現(xiàn)有的各項(xiàng)工作流程，完善公司信息系統(tǒng)開發(fā)，規(guī)范各項(xiàng)工作制度和要求。
二、今年具體工作總結(jié)
1、 分工及流程的不斷完善的具體措施：
商務(wù)與業(yè)務(wù)人員組成應(yīng)收賬款催收小組，加強(qiáng)業(yè)務(wù)與商務(wù)直接的緊密溝通，共同負(fù)責(zé)形成了信息的高效快速的反饋機(jī)制，明顯提升了公司的應(yīng)收賬款回收質(zhì)量。
對(duì)公司使用的范本合同及時(shí)修訂，并下發(fā)到本部、網(wǎng)點(diǎn)要求在簽約時(shí)盡快使用公司的范本合同對(duì)加快合同的審核過程、保障公司的合法利益等方面起到了很好的效果。對(duì)應(yīng)收環(huán)節(jié)中的扣放貨流程制定工作要求、及相關(guān)單證，增強(qiáng)了公司對(duì)應(yīng)收賬款的控制能力。
對(duì)車隊(duì)等應(yīng)付對(duì)象的結(jié)算要求重新進(jìn)行規(guī)范，尤其是對(duì)扣款說明要求有對(duì)方的書面確認(rèn)，月結(jié)付款前要求對(duì)方出具結(jié)算確認(rèn)書等措施的出臺(tái)，能有效規(guī)避公司今后可能遇到的商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
2、 加強(qiáng)多方位、多層次、多渠道的信息溝通：
加強(qiáng)公司內(nèi)部本部與網(wǎng)點(diǎn)、網(wǎng)點(diǎn)與網(wǎng)點(diǎn)之間的溝通。近期發(fā)生的上海盾豪的案例便是極好的例證。今年10月1日***國(guó)際貨運(yùn)代理有限公司(以下簡(jiǎn)稱:**)委托片區(qū)出運(yùn)一票業(yè)務(wù)，應(yīng)收運(yùn)費(fèi)為：RMB***。該司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生危機(jī)，10月11日周六凌晨將公司所有物件包括我司開具的上述運(yùn)費(fèi)發(fā)票全部撤空。我司催收人員休假期間得到消息后立即聯(lián)系該司相關(guān)業(yè)務(wù)員，獲悉該司老板是在隱瞞公司所有員工的情況下進(jìn)行的，該司業(yè)務(wù)員答應(yīng)此票運(yùn)費(fèi)直接讓其直接客戶付款到我司。從該案例不難看出，保持良好的應(yīng)收賬款敏感性、催收責(zé)任心、在壞賬風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)及時(shí)報(bào)告、及時(shí)采取措施和各單位間的有效配合，有利于最大限度地降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，并牢牢把握收款的主動(dòng)性。
在公司目前已在業(yè)務(wù)范圍可能存在部分重疊的片區(qū)本部、網(wǎng)點(diǎn)公司之間建立了風(fēng)險(xiǎn)客戶動(dòng)態(tài)提示表。通過建立欠款客戶、付款記錄不良的客戶的檔案并及時(shí)共享，聯(lián)動(dòng)控制收款風(fēng)險(xiǎn)。
加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部與兄弟公司之間的溝通。如在依靠單點(diǎn)催收有困難的情況下，要發(fā)揮內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，通過與公司***內(nèi)部有應(yīng)付萬(wàn)州費(fèi)用的其他單位及時(shí)溝通，在*****、*****的協(xié)同合作及時(shí)回收了賬款。
通過對(duì)網(wǎng)點(diǎn)財(cái)商負(fù)責(zé)人日?qǐng)?bào)的制度化，使日?qǐng)?bào)在主題、格式、內(nèi)容等方面得到了規(guī)范，促使網(wǎng)點(diǎn)財(cái)商負(fù)責(zé)人積極、主動(dòng)地思考每天所做的事和準(zhǔn)備做哪些事，同時(shí)建立了一個(gè)本部與網(wǎng)點(diǎn)有效溝通的平臺(tái)，便于本部領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。
3、 保險(xiǎn)的歸口集中管理：
原先本部及網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)投保沒有明確要求，今年商務(wù)部成立后，對(duì)業(yè)務(wù)投保工作進(jìn)行了統(tǒng)一歸口管理。實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上統(tǒng)一開保，本部統(tǒng)一結(jié)算，出險(xiǎn)后的統(tǒng)一跟蹤協(xié)調(diào)，有效提升了保險(xiǎn)服務(wù)的質(zhì)量。同時(shí)，保險(xiǎn)的集中管理有助于華東區(qū)域的集中開保業(yè)務(wù)與保險(xiǎn)公司的談判能力，便于公司拿到更為優(yōu)惠的結(jié)算費(fèi)率，從而將保險(xiǎn)業(yè)務(wù)作為公司的潛在利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。
4、 建立客戶信用評(píng)級(jí)體系
客戶信用評(píng)級(jí)體系是建立在應(yīng)收賬款事前、事中、事后管理具體措施基礎(chǔ)上的綜合評(píng)價(jià)系統(tǒng)，是一個(gè)多項(xiàng)指標(biāo)的結(jié)合體，同時(shí)為具體工作起到指導(dǎo)和補(bǔ)充作用。
客戶信用評(píng)級(jí)體系以客戶付費(fèi)及時(shí)性、月營(yíng)業(yè)毛利、月運(yùn)費(fèi)發(fā)生額、出貨連續(xù)性等作為基礎(chǔ)指標(biāo)，分別設(shè)置40%、30%、20%和10%的權(quán)數(shù)，每個(gè)月對(duì)客戶進(jìn)行綜合加權(quán)評(píng)分，形成6類外部客戶（VIP類、A類、B類、C類、D類、付款買單）、2類內(nèi)部客戶的分類標(biāo)準(zhǔn)等五個(gè)級(jí)別的客戶。
從今年7月評(píng)級(jí)系統(tǒng)建立和使用以來，發(fā)現(xiàn)通過對(duì)評(píng)分的環(huán)比和同比分析，能夠清晰、動(dòng)態(tài)地體現(xiàn)客戶結(jié)構(gòu)變化和客戶風(fēng)險(xiǎn)變化。目前該評(píng)級(jí)系統(tǒng)已在SUNNY系統(tǒng)中建立錄入模塊，為客戶評(píng)級(jí)工作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性提供了有利保證。同時(shí)對(duì)D類客戶的及時(shí)評(píng)價(jià)，建議轉(zhuǎn)為付款買單的要求，對(duì)控制公司應(yīng)收賬款的催收風(fēng)險(xiǎn)有很大幫助。
5、 加強(qiáng)公司法務(wù)工作管理力度：
加強(qiáng)與集團(tuán)外聘律師之間的溝通。在催收應(yīng)收賬款的過程中，要及時(shí)加強(qiáng)法務(wù)的介入力度，一旦發(fā)現(xiàn)客戶有延時(shí)付款情況，在業(yè)務(wù)商務(wù)共同催收有困難的情況下，應(yīng)及時(shí)與集團(tuán)外聘律師及公司法務(wù)聯(lián)系，通過催收通知、律師函、法律訴訟等形式加大催收力度。
在合同簽訂工作中引入個(gè)人擔(dān)保，今年受到國(guó)際經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響，使許多貨代公司現(xiàn)金流斷裂風(fēng)險(xiǎn)加大，違約風(fēng)險(xiǎn)同步提高。公司根據(jù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形式，公司正逐步引入其法定代表人以個(gè)人名義提供擔(dān)保的防控措施。如：*****有限公司，公司注冊(cè)資本100萬(wàn)元。該公司截止9月底應(yīng)收賬款達(dá)**萬(wàn)元，由于其欠款金額達(dá)到注冊(cè)資本比重較大，我司要求其法定代表人以個(gè)人名義提供擔(dān)保，即對(duì)已經(jīng)發(fā)生的應(yīng)收賬款和將來發(fā)生的應(yīng)收賬款提供個(gè)人擔(dān)保，其法定代表人也同意提供個(gè)人擔(dān)保。由于公司保函是一種公司行為，主要體現(xiàn)為費(fèi)用的確認(rèn)支付，而通過其法定代表人以個(gè)人名義擔(dān)保，存在個(gè)人財(cái)產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)事人的違約成本會(huì)無(wú)限加大，有利于應(yīng)收賬款的催收。
定期公司案例總結(jié)和分析，要求法務(wù)人員每月做一份公司案例總結(jié)和分析，從案件事實(shí)、如何防范、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、往來財(cái)務(wù)狀況、客戶信用評(píng)級(jí)等角度進(jìn)行剖析，為業(yè)務(wù)和相關(guān)人員工作起到借鑒的意義。
三、今年工作思路與計(jì)劃
1、就目前在做的
將商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范工作由“事中”、“事后”，逐漸向“事前”轉(zhuǎn)移。商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防范應(yīng)貫穿與整個(gè)業(yè)務(wù)、商務(wù)、財(cái)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，在每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)突出“事先控制”的重要性。
在業(yè)務(wù)合同洽談中，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)客戶資信情況的審核。這就需要業(yè)務(wù)人員在與客戶的洽談中，重點(diǎn)了解客戶的信用狀況，所處行業(yè)的盈利及償債能力，商務(wù)要跟進(jìn)參與合同的起草修改過程。
在業(yè)務(wù)操作過程中，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)客戶提出的業(yè)務(wù)更正、業(yè)務(wù)需求變動(dòng)情況，及時(shí)反饋與相關(guān)應(yīng)收應(yīng)付費(fèi)用的確認(rèn)工作，重點(diǎn)要突出工作責(zé)任心與風(fēng)險(xiǎn)控制的敏感性。
在應(yīng)收運(yùn)費(fèi)的催收中，要重點(diǎn)加強(qiáng)在與客戶對(duì)賬、催收過程中，對(duì)客戶付款能力的掌控力，在與客戶的聯(lián)系過程中，綜合調(diào)動(dòng)公司內(nèi)外部的一切資源，對(duì)客戶收款中潛在風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)預(yù)警和反饋。
2、在客戶信用等級(jí)管理方面
進(jìn)一步完善現(xiàn)有的信用等級(jí)評(píng)價(jià)體系，為業(yè)務(wù)營(yíng)銷準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析，從而建立不同的營(yíng)銷策略，設(shè)定相應(yīng)的結(jié)算信用額度。有效把握公司的客戶構(gòu)成、及發(fā)展趨勢(shì)，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。
3、以公司業(yè)務(wù)發(fā)展為中心，不斷完善工作流程
隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展變化，商務(wù)工作的重心應(yīng)適時(shí)跟進(jìn)，并與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員共同研究現(xiàn)有的運(yùn)作流程，調(diào)整分工，加強(qiáng)協(xié)作。尤其要重視對(duì)流程的設(shè)置、單證流轉(zhuǎn)格式的要求、設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)控審核環(huán)節(jié)。
4、加強(qiáng)對(duì)流程、制度落實(shí)情況的審查力度
隨著分工的細(xì)化、流程的完善、單證的規(guī)范，對(duì)各項(xiàng)工作完成情況的監(jiān)督、檢查力度要進(jìn)一步加強(qiáng)。為此，今年商務(wù)部將加大對(duì)網(wǎng)點(diǎn)、本部的工作執(zhí)行和完成情況的審查力度。通過與網(wǎng)點(diǎn)之間的人員互派、崗位交流、定期尋訪檢查等措施，監(jiān)督各網(wǎng)點(diǎn)充分重視商務(wù)工作，強(qiáng)調(diào)網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人的商務(wù)意識(shí)，要求參照華東本部的管理要求、工作流程，建立網(wǎng)點(diǎn)內(nèi)部的工作規(guī)范，完善營(yíng)銷、操作、財(cái)商的分工協(xié)作流程。在制定網(wǎng)點(diǎn)內(nèi)部的考核方案時(shí)，將應(yīng)收賬款的回收情況作為重點(diǎn)考核指標(biāo)。
加強(qiáng)網(wǎng)點(diǎn)的財(cái)商負(fù)責(zé)人與本部財(cái)商溝通緊密。根據(jù)本部的工作要求，認(rèn)真落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防控要求，有統(tǒng)一的單證管理流程，扣放貨執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，能結(jié)合網(wǎng)點(diǎn)自身情況適時(shí)調(diào)整工作重點(diǎn)，能及時(shí)向網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人和總部反饋超期賬款的回收進(jìn)度，督促風(fēng)險(xiǎn)控制。
總之，對(duì)今年商務(wù)部將著力，不斷強(qiáng)化應(yīng)收賬款事前、事中、事后的管理措施，不斷推動(dòng)財(cái)商一體化的落實(shí)和財(cái)商工作的有效前移，使公司內(nèi)控制度得到不斷完善。我們相信在集團(tuán)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，商務(wù)的各項(xiàng)工作將取得更大的進(jìn)步與提高。
**有限公司商務(wù)部
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