辦公室職責(zé)

一、 上報文件、外出參加會議、項目申報等外來文件的請示，做好上請下達(dá)；

二、 做好各部門行文、文件的下發(fā)傳閱及檔案的規(guī)范管理工作；

三、 協(xié)調(diào)好各部門蓋印及單據(jù)報銷簽字；

四、 辦公室車隊管理

1、認(rèn)真做好公司各種車輛的保險工作，積極協(xié)調(diào)各保險公司以最優(yōu)惠的價格對公司所有車輛進(jìn)行保險；

2、合理使用和安排車輛，不出現(xiàn)空跑車現(xiàn)象。

3、本著勤儉、節(jié)約做好維護(hù)和保養(yǎng)車輛，嚴(yán)格控制車的費用，抓好車的成本管理。

4、按時安排好客戶用車，使客戶達(dá)到滿意，認(rèn)真核查里程、外出、油卡使用情況，將有關(guān)車的費用審核錄入電腦。

5、加強(qiáng)駕駛員的管理，作為對外接待客戶的一個窗口，駕駛員是公司給客戶的第一印象，辦公室通過不斷培訓(xùn)，提升駕駛員的總體素質(zhì)，在形象、語言等方面進(jìn)行優(yōu)化教育，細(xì)化管理，要求司機(jī)凡事從公司立場出發(fā)，與客戶交往注重公司形象，達(dá)到客戶滿意。以“提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，車行萬里無事故”為宗旨，力求打造一支作風(fēng)正，技術(shù)精的司機(jī)隊伍。

六、辦公室外聯(lián)業(yè)務(wù)

1、公司內(nèi)部電話、手機(jī)業(yè)務(wù)辦理，負(fù)責(zé)全公司座機(jī)的安裝、檢修、繳費等業(yè)務(wù)，保證公司內(nèi)部、外部電話聯(lián)系暢通無阻，不影響公司正常工作。

2、移動公司業(yè)務(wù)辦理公司員工手機(jī)入網(wǎng)，改套餐業(yè)務(wù)，移動話費結(jié)算，公司部分管理人員的話費沖值，為公司員工最大限度的節(jié)約話費資源。

3、人事檔案管理，理順人事關(guān)系、檔案關(guān)系、戶口關(guān)系，與派出所、公安局、人才、人事局、勞動服務(wù)公司、海洋與漁業(yè)局等部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，主要處理人員關(guān)系調(diào)動、戶口遷移等方面工作。對于部分人員檔案資料不全，進(jìn)行補(bǔ)充，并將流程進(jìn)行補(bǔ)充整理，辦理大中專畢業(yè)生、下崗職工、離退休等的檔案管理。

4、做好公司計劃生育工作，每月向計生辦上報計劃生育月報表，每月2號將上月新婚人員統(tǒng)計上報，為公司職工辦理準(zhǔn)生證，獨生子女證；協(xié)助計生辦搞好公司計劃生育工作，及時發(fā)放避孕藥具。做好女職工身心健康知識宣傳，使公司計劃生育工作和女職工五期保護(hù)工作有序開展。

5、協(xié)助有關(guān)部門嚴(yán)格控制水費的管理，每月18日至21日交納自來水費。

6、為外國客戶辦理就業(yè)許可證、就業(yè)證、簽證、居留許可證、住房審批等相關(guān)手續(xù)，與**外事辦、勞動就業(yè)中心、**市公安局、**市公安局、市派出所等部門協(xié)調(diào)，在工作中解放思想，做好充分準(zhǔn)備工作，與各部門有效溝通，使原本要跑幾趟的工作當(dāng)天就可以辦好，節(jié)約了成本與時間，工作中做到“百問不厭、百跑不煩”，達(dá)到工作“高效率、快節(jié)奏、客戶滿意”的目標(biāo)。

7、房屋的租賃及合同的簽訂，做到房屋租賃時，須有兩套以上房屋進(jìn)行比較，價錢須比較之后，絕不浪費公司一分錢。并負(fù)責(zé)已到期房屋合同的續(xù)簽工作，并處理好他們在居住期間房屋發(fā)生的水、電等問題，從“客戶舒心、公司節(jié)約”中找到平衡點，作為主要工作目標(biāo)，使客戶在公司的安排下生活方便，賓至如歸。

8、做好公司黨建工作，主要包括黨員管理，如：發(fā)展黨員、黨員外調(diào)材料、黨員考察表、黨員轉(zhuǎn)正填表等上報材料并填寫，黨費的收繳工作，在企業(yè)管理當(dāng)中要加強(qiáng)、充實骨干力量，對新黨員進(jìn)行黨的知識培訓(xùn)，增強(qiáng)黨組織的新鮮血液，充分發(fā)揮黨組織的模范帶頭作用。

9、辦公室對外接待、迎接各部門檢查工作，如黨建、養(yǎng)老保險、勞動監(jiān)察、環(huán)保局、水務(wù)局、勞動合同、衛(wèi)生防疫站、安全生產(chǎn)、工會等部門，做好省、市、縣勞動模范的推薦、上報工作。協(xié)調(diào)好政府各部門來公司辦理日常業(yè)務(wù)人員的接待，樹立對外形象，做到嚴(yán)、實、細(xì)做好辦公室的工作。

10、聯(lián)系各有關(guān)學(xué)校，為外地工人子女辦理免費入學(xué)等相關(guān)手續(xù)，解除后顧之憂，使他們能在安心工作。

11、負(fù)責(zé)客戶的吃、住、行的安排，從讓客戶滿意和公司成本控制兩方面著手，統(tǒng)一管理，合理安排，做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，與各賓館保持良好的合作關(guān)系。并認(rèn)真負(fù)責(zé)單據(jù)的審核上報。

12、公司所有營業(yè)執(zhí)照的年檢：及時通過網(wǎng)上對公司各分公司營業(yè)執(zhí)照進(jìn)行年檢。并把所需材料送到工商局辦理了新執(zhí)照。辦理到期的衛(wèi)生許可證和法人證，并把所有的衛(wèi)生許可證都在規(guī)定時間內(nèi)通過年檢。通過網(wǎng)上將公司所有的組織機(jī)構(gòu)代碼進(jìn)行聯(lián)合年檢。如有營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍變更工作，要及時辦理。

13、職工勞動合同管理，辦理新簽訂合同，續(xù)簽合同的認(rèn)證工作，組織新參保人員體檢。辦理醫(yī)療保險手冊并下發(fā)。辦理失業(yè)職工“4050再就業(yè)工程”手續(xù)。

14、工傷理賠：發(fā)生工傷事故，在規(guī)定時間內(nèi)及時報案，做好工傷證人證詞的記錄、材料整理工作，上報到勞動局工傷科，出院后及時上報有關(guān)醫(yī)治憑證和單據(jù)，認(rèn)定后交到醫(yī)保理賠。

15、職工生病住院的在規(guī)定時間內(nèi)上報醫(yī)療保險事業(yè)處，需到外地住院治療的及時辦理異地轉(zhuǎn)移手續(xù)，使職工及時拿到報銷補(bǔ)償。

16、養(yǎng)老保險及工傷險繳費。當(dāng)月有養(yǎng)老保險職工退廠時，手續(xù)辦理完畢后，在繳費前填寫職工減少表，然后繳費。每月初繳工傷險費時人事部配合及時替換已退廠人員名單。

17、做好對外接待工作，及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性任務(wù)。

辦公室成立伊始就把它定位在服務(wù)性部門的位置上，特別是當(dāng)前公司業(yè)務(wù)發(fā)展很快，業(yè)務(wù)量較大，主要分兩大塊，圍繞著“兩個溝通、一個平衡”做工作，一是對外溝通，二是對內(nèi)溝通，要時刻站在公司的立場考慮問題，使內(nèi)部外部工作達(dá)到一個平衡，想盡一切辦法節(jié)約結(jié)月月公司經(jīng)費。

一切工作均圍繞生產(chǎn)加工進(jìn)行，辦公室擺脫原始的高高在上的模式，以為公司其他部門服好務(wù)為目標(biāo)，做好公司后勤工作，為其他部門解除后顧之憂。

認(rèn)識企業(yè)的根本，辦公室工作人員代表公司對外形象，需要高素質(zhì)的辦公人員，要求高中以上學(xué)歷，有豐富的工作經(jīng)驗，注重團(tuán)隊建設(shè)，要有溝通技巧和對外聯(lián)絡(luò)的能力，熟悉外部各有關(guān)部門業(yè)務(wù)辦理流程辦理，有一定的材料組織能力。掌握了對外溝通技巧，有利于上級有關(guān)部門對公司相關(guān)工作的指導(dǎo)。辦公室工作人員年齡要老中青結(jié)合，充分發(fā)揮老一輩的經(jīng)驗、溝通技巧、和沉穩(wěn)的工作方法，發(fā)揮年輕人的蓬勃朝氣、新穎思路、敢于創(chuàng)新的精神。辦公室人員要熱情接待，語言文明，以理服人。

目前辦公室工作難度主要在車的安排上，例如有時公司全部外派，有個別部門要車不能及時安排上，未能完全達(dá)到滿意。

辦公室作為公司對外窗口，代表公司的形象，辦公室定位服務(wù)，起到承上啟下的作用，能為其他部門排憂解難，使公司工作人員能安心工作，各項外聯(lián)工作能有序順利開展。

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