法院檔案整理講話稿

在每年的卷宗歸檔過程中都會(huì)出現(xiàn)許多不符合整理規(guī)定而被要求重新整理的事情發(fā)生，造成了人力物力上的極大浪費(fèi)。為使案卷歸檔工作順利有序的開展，降低不合格卷宗整理歸檔率，提升案卷歸檔一次通過率，按照院領(lǐng)導(dǎo)的要求舉辦這次檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。目的就是為了提高卷宗質(zhì)量。下面先講一下驗(yàn)卷過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題：

1、檔案中經(jīng)常存留訂書釘、曲別針、大頭釘?shù)冉饘傥�，這些金屬物時(shí)間一長(zhǎng)就會(huì)生銹，腐蝕紙張，影響檔案的壽命。

2、書寫不工整、不全面。填寫經(jīng)常缺項(xiàng)，如原審法院漏寫，或歸檔日期提前填寫等。

3、紙張大小不齊，沒有折疊或裱糊，或者是折疊不規(guī)范。

4、訴訟案卷卷內(nèi)目錄頁碼填寫不規(guī)范、封條粘貼不牢固、判決書沒蓋章等。

針對(duì)以上問題，下面把案卷整理從頭到尾講一遍，有什么問題可以當(dāng)場(chǎng)交流。

一、訴訟文書材料的收集

1、材料必須收集齊全，若不完整的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救，并去掉與本案無關(guān)的材料，再行排列整理。

2、入卷的訴訟文書材料，一般只保存一份（有領(lǐng)導(dǎo)人指示的材料除外），重份的材料一律剔除。

二、訴訟文書材料的排列

訴訟文書材料的排列順序，總的要求是按照訴訟程序的客觀進(jìn)程形成文書時(shí)間的自然順序，兼顧文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行排列。（排列順序詳見《訴訟文書歸檔辦法》）

三、訴訟文書材料的立卷編目

1、訴訟文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，要逐頁編號(hào)。頁號(hào)須用自動(dòng)號(hào)碼機(jī)機(jī)打，不能手寫。頁號(hào)一律用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫在有文字正面的右上角，背面的左上角。如果頁碼有變，則只需劃掉錯(cuò)號(hào)即可。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、備考表、證物袋、卷底不編號(hào)。

2、卷宗封面的填寫。訴訟性質(zhì)及審級(jí)應(yīng)填寫規(guī)范，尤其是“卷宗”前的審級(jí)必須寫清楚；“訴訟雙方的稱謂和姓名”經(jīng)常出現(xiàn)雙方上訴填寫錯(cuò)誤的問題，在第一行第一格填寫雙方上訴人，第一行第二格寫雙方的名稱即可；結(jié)案日期填寫判決書等法律文書上的日期；原審法院漏填的比較多，不僅移送的法院名稱要填，中院一審的也要填“唐山市中級(jí)人民法院”；一審結(jié)果、二審結(jié)果、復(fù)核再審結(jié)果，填錯(cuò)漏填的情況也不少，要分別按法律文書上的結(jié)果或結(jié)案方式填寫；歸檔日期不要提前填寫，在向檔案室移交案卷時(shí)由檔案室人員填；保管期限一定要填，按保管期限表劃分保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期），蓋上印章。

3、卷內(nèi)目錄應(yīng)按訴訟文書材料排列順序逐件填寫。一份訴訟文書材料編一個(gè)順序號(hào)，填寫順序號(hào)和頁號(hào)字跡要工整、規(guī)范、清晰，最好是打印版，除卷宗材料最后一份文書材料編寫起、止頁碼外，其余的只填起號(hào)。一案多卷的，各卷頁號(hào)均從卷內(nèi)材料首頁起編頁碼至卷末，卷與卷之間的頁號(hào)不連接。

4、備考表的填寫。立卷人由書記員填寫、檢查人由審判長(zhǎng)填寫，驗(yàn)收人由檔案員填寫。如有需要說明的問題可在空白處填寫。

四、卷宗裝訂

1、卷宗裝訂前，要對(duì)訴訟文書材料進(jìn)行全面檢查，材料不完整的要補(bǔ)齊，破損或褪色的要修補(bǔ)、復(fù)制。訂口過窄或有字跡的要粘貼襯紙。紙張過大的材料要修剪折疊，過小的要裱糊。加邊、加襯、折疊均以A4辦公紙為準(zhǔn)。對(duì)于字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)附上抄件。文書材料上的金屬物必須剔除干凈。

2、每卷的厚度以不超過15毫米為宜。材料過多的，應(yīng)按順序分冊(cè)裝訂，兩冊(cè)以上的應(yīng)在卷宗封面左下角標(biāo)注第幾冊(cè)共幾冊(cè)，如2-5，指一共5冊(cè)，本卷是第2冊(cè)。卷宗必須地腳和翻口取齊，用線繩三孔一線裝訂。

3、在卷底裝訂線結(jié)扣處粘貼封條。由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章，審判員名章蓋在封條兩頭，檔案室章加蓋在封條中間。

4、凡能附卷保存的證物均應(yīng)裝訂入卷。無法裝訂的可裝入證物袋，并標(biāo)明證物名稱、數(shù)量、特征、來源。不便附卷的證物應(yīng)拍照片附卷。

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