第一篇：201*年外審末次會議記錄

201*年外審末次會議記錄

時間：201*.03.30 17：00—17：30地點:公司大會議室主持：曾金貴老師記錄： 陳寶桂

參見人員：詳見會議簽到表

會議討論的問題及建議：

●文件評審概述

1、質(zhì)量手冊覆蓋了標準各條款的要求，刪減合理，對外包過程進行了描述，具有一定的行業(yè)特點和可操作性。

2、程序文件/作業(yè)指導(dǎo)書已按iso9001：201*要求，編制了文件化的程序文件，規(guī)定基本詳細、合理。換版后，質(zhì)量手冊和程序文件規(guī)定合理。 ●質(zhì)量管理體系審核綜述

1、總則

⑴已對國際貨運代理及報關(guān)業(yè)務(wù)各過程進行了識別，對相互作用進行適當表述；

⑵已對刪減7.3條款和7.6條款的理由進行描述，適宜；方針適宜，已在公司中有較好的溝通，傳達；

⑶質(zhì)量目標量化適宜，已分解到各部門、各班組中，并定期進行考核。

2、自我改進機制評價

⑴已按策劃時期進行內(nèi)審和管理評審。內(nèi)審資料完整，審核比較深入，內(nèi)審員充足，素質(zhì)提高，內(nèi)審有效性好，但個別參考條款有漏審情況。管理評審較深入、有效，輸入較完整，輸出較齊全，建議對管理評審中提出的整改要求寫“糾正/預(yù)防措施表”。

⑵糾正/預(yù)防措施實施有效，已能促進質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進。

3、資源管理評價

基礎(chǔ)設(shè)施較充分，臺帳較完整，已進行必要的維保控制，但設(shè)備的維修計劃工作待加強。

4、產(chǎn)品實現(xiàn)過程評價

⑴已對報關(guān)業(yè)務(wù)、海運業(yè)務(wù)、船代業(yè)務(wù)等過程進行必要的控制，制定相應(yīng)的作業(yè)流程，填寫必要的過程控制記錄，控制方法適宜，人員業(yè)務(wù)熟悉。

⑵發(fā)現(xiàn)1個輕微不合格（綜合管理部）。查質(zhì)量記錄《固定資產(chǎn)情況卡》，未能進行編號，也未列入《質(zhì)量記錄總覽表》中。糾正：補編號，將該表放在手冊后作為附件。

5、監(jiān)視和測量方面評價

⑴已識別客戶要求，并及時受理顧客投訴，已不定期進行較全面、完整的顧客滿意度調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容齊全，并進行統(tǒng)計分析，但采取改進措施力度不夠。

⑵已定期進行服務(wù)質(zhì)量的評價，方法基本適宜，但評價不夠深入，特別是部門對崗位服務(wù)質(zhì)量的評價工作待加強。例如：把車隊改為經(jīng)理對每個駕駛員的記錄評價；部門對其他部門的評價。可在《服務(wù)質(zhì)量評價程序》中增加：針對各崗位分類對人員進行服務(wù)質(zhì)量評價。

⑶已采取必要的措施進行過程監(jiān)測，監(jiān)測方法適宜，控制手段適宜。 ⑷已對服務(wù)過程的不合格進行評審，并采取必要的處置措施，控制適當。對不合格服務(wù)的識別基本到位。

●結(jié)論

公司的質(zhì)量管理體系運行持續(xù)有效，體系得到持續(xù)改進，運行情況良 好。

● 下次審核建議

⑴下次審核時間：201*年3月；

⑵重點審核條款及要素4.2.3；6.2；6.4；7.2；7.4；7.5.1；

7.5.2；7.5.3；7.5.4；8.2.1；8.2.2；8.2.4；8.3；8.4；8.5；

第二篇：關(guān)于外審末次會議的幾點思考

關(guān)于外部審核末次會議的思考

針對質(zhì)量管理體系外部審核末次會議上審核小組提出的幾點問題及建議，結(jié)合小企業(yè)的現(xiàn)狀，提出以下幾方面的個人觀點：

一、關(guān)于產(chǎn)品研發(fā)及流程標準化問題

小企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)剛剛起步，為形成良好的開端，產(chǎn)品研發(fā)應(yīng)按照質(zhì)量管理體系的標準，從測試、實施、評審、驗證這四方面出發(fā)，制定標準化的產(chǎn)品研發(fā)說明，統(tǒng)一輸出標準，確保研發(fā)的產(chǎn)品具有科學(xué)的測試過程、合理的實施效果、客觀的評審結(jié)果和有效的驗證程序。此外，由于地區(qū)之間的差異性，新產(chǎn)品應(yīng)考慮到地域特色，確保具有可操作性。

流程的標準化是業(yè)務(wù)發(fā)展的關(guān)鍵，也是小企業(yè)和ipc合作的初衷。當前的新流程已經(jīng)在區(qū)內(nèi)分支機構(gòu)的推廣中取得了一定的成效，如何在區(qū)外推廣是新流程標準化過程中亟需解決的問題。此外，保持思想的統(tǒng)一十分重要，大家要拋開之前固化的思維模式，擺脫經(jīng)驗主義思想，敢于接受新事物，敢于嘗試新方法。

二、關(guān)于制度建設(shè)問題

在制度建設(shè)方面，小企業(yè)條線存在以下幾方面有待改進之處：1、制度建設(shè)尚未形成系統(tǒng)化的體系，營銷環(huán)節(jié)、不良資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)等出現(xiàn)制度缺位；2、總行和分支機構(gòu)之間制度的銜接不夠完善，制定的制度存在沖突之處；3、分支機構(gòu)對總行制定的制度理解不到位，在執(zhí)行中出現(xiàn)偏頗；4、文件制度的可操作性有待提高。

針對以上問題，建議從以下幾方面著手解決：1、加強制度建設(shè)，確保授信業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度做指導(dǎo)；2、對于下發(fā)的制度，總行加大宣貫力度，組織有效的培訓(xùn)；3、分支機構(gòu)制定的制度應(yīng)及時向總行備案；4、在保證依法合規(guī)的前提下，制度的制定應(yīng)結(jié)合實際業(yè)務(wù)，確保具有可操作性，在正式下發(fā)之前，可在部分分支機構(gòu)進行試行。

三、 關(guān)于崗位固化問題

隨著小企業(yè)的逐步穩(wěn)健發(fā)展，各方面管理逐步趨于穩(wěn)定和完善，在實際工作中總結(jié)的方式、方法應(yīng)予以延續(xù)和固化。部門內(nèi)部重要崗位應(yīng)固化下來，明確工作職責、工作思路、工作方法及主要工作內(nèi)容，形成標準化的工作模式，防止崗位因為人員的調(diào)動而出現(xiàn)職責缺失。對于備選的任職人員，應(yīng)根據(jù)標準化的工作模式，進行適當?shù)呐嘤?xùn)，最終形成固化的模式。

四、關(guān)于分包問題

外部服務(wù)是銀行業(yè)發(fā)展的趨勢。針對小企業(yè)業(yè)務(wù)的實際情況，外包服務(wù)更多的是體現(xiàn)在同我行合作的評估公司、擔保公司及公證機關(guān)等中介機構(gòu)方面，對于中介機構(gòu)的準入則是對這些外包服務(wù)的評審過程。為保證小企業(yè)業(yè)務(wù)能夠健康發(fā)展，各類中介機構(gòu)的準入應(yīng)設(shè)定嚴格的準入門檻，確保準入的中介機構(gòu)能夠為小企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展提供良性幫助。目前，我條線對擔保公司的準入已形成一定的標準，并在逐步完善中；但對于評估公司、公證機關(guān)的審核標準尚未建立。

此外，對于人員的招聘也可實行外包，由專業(yè)的人才招聘機構(gòu)來

完成，既能保證招聘質(zhì)量，又可極大的節(jié)約人力資本。

五、關(guān)于檢查監(jiān)控問題

主要存在以下兩方面需要強化之處：第一，對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不應(yīng)簡單羅列，應(yīng)從根源著手，分析問題出現(xiàn)的深層次原因，并按照風險隱患的大小以及責任歸口，分門別類，強化歸口管理。第二，由于目前我行的信貸系統(tǒng)尚不完善，易導(dǎo)致管理中出現(xiàn)盲區(qū)，為有效的控制這一問題，就要通過內(nèi)控制度的建立、人工管理等手段進行事前防范。

六、 關(guān)于執(zhí)行力及實施的有效性問題

執(zhí)行力在很大程度上體現(xiàn)在員工能否遵守規(guī)章制度，授信業(yè)務(wù)能否依法合規(guī)進行方面。為確保小企業(yè)條線的執(zhí)行力，首先要保證信息上傳下達的通暢，總行下達的指令性指導(dǎo)意見應(yīng)順利的被相關(guān)人員接收；其次，信息的接收者應(yīng)嚴格按照指令來完成相關(guān)工作，尤其是在業(yè)務(wù)方面，不允許出現(xiàn)逆流程操作。

實施的有效性則是從“做了事”到“做成事”的過程。在制定工作計劃、工作方案時，每一位員工應(yīng)確保該計劃能夠?qū)崿F(xiàn)既定的目標，防止計劃流于形式，起不到任何指導(dǎo)作用。以貸后管理為例，授信客戶千差萬別，故在制定貸后監(jiān)控方案時，不能一刀切，應(yīng)綜合考慮授信品種、授信因素、市場環(huán)境、行業(yè)差異等，制定個性化的監(jiān)控方案。

七、 關(guān)于客戶服務(wù)

客戶服務(wù)應(yīng)貫穿于貸前、貸中、貸后全過程中。而現(xiàn)階段，我們對貸中環(huán)節(jié)的重視程度較高，而貸前、貸后環(huán)節(jié)的管理相對較薄弱，

尤其是在數(shù)據(jù)及信息收集、保管方面仍有較大的提升空間。結(jié)合現(xiàn)行的ipc新流程，從最初的申請、到審核放款，再到貸后監(jiān)控，每一階段都要求有完整及時的信息錄入，最終實現(xiàn)所有的信息能成為全行共享的資源，保證信息資源可以得到最大程度的利用。

八、關(guān)于管理型檔案的管理問題

管理型檔案和業(yè)務(wù)檔案一樣重要，應(yīng)給予足夠的重視。目前對管理型檔案的管理尚未形成固化的模式。作為業(yè)務(wù)職能部門，各類為業(yè)務(wù)發(fā)(小編推薦你關(guān)注好范文 網(wǎng)www.seogis.coms ems ohs認證）進行qms ems ohs第二階段審核。

審核組按照領(lǐng)導(dǎo)批準/組織同意的計劃, 依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)/gb/t19001-201*、gb/t24001-1996、gb/t28001-201*國家標準/管理體系文件（版本

號）/

產(chǎn)品標準/, 審核了管理體系覆蓋的

(產(chǎn)品),審核了……等部門,涉及到gb/t19001-201*

gb/t24001-1996、gb/t28001-201*國家質(zhì)量標準的所有(部分)條款。n天來，審核氣氛融洽、沒有發(fā)生影響正常審核的問題；審核組完成了樣本采集工作, 我們調(diào)閱了投訴記錄、未發(fā)現(xiàn)顧客投訴；對證書及標志使用作了調(diào)查、沒有發(fā)現(xiàn)違

規(guī)；對上次開具的不合格報告糾正措施的有效性作了跟蹤，沒有發(fā)現(xiàn)重復(fù)發(fā)生；審核組經(jīng)過n次內(nèi)部溝通,我們認為組織提供的客觀證據(jù)是充分的,我們采集的樣本可以反映組織質(zhì)量管理體系實施的真實情況。根據(jù)審核發(fā)現(xiàn)，我們認為

1.組織高層管理者對標準有較深刻的理解，十分重視管理體系的實施和持續(xù)改進，對公司的發(fā)展有十分美好的策劃；

2.組織的員工愛崗敬業(yè)，工作認真踏實，能按照組織的企業(yè)標準貫徹管理體系。

3.組織的高層管理者發(fā)布的管理方針，體現(xiàn)了組織的承諾和追求，為建立/評審管理目標提供框架，管理方針正在員工中得到溝通、理解和實施；（經(jīng)過評審適宜組織的實際，不做修訂）

4.組織的結(jié)構(gòu)健全，各部門職責和權(quán)限的規(guī)定形成文件，接口清楚；

5.組織在資源方面做了大量投入，員工經(jīng)過培訓(xùn)，質(zhì)量意識、環(huán)境保護意識、職業(yè)健康安全意識、滿足顧客意識、持續(xù)改進意識得到提高；基礎(chǔ)設(shè)施、工作環(huán)境具備滿足遵守法律法規(guī)、實現(xiàn)滿足顧客、確保職業(yè)健康安全、預(yù)防環(huán)境污染的能力；

6.能夠全面識別顧客明示的、隱含的、法律法規(guī)的要求并評審滿足能力，能夠識別適用的法律法規(guī)，識別環(huán)境因素、辨識危險源，經(jīng)過評價確定重要環(huán)境因素和不可允許風險，能夠按照行業(yè)要求/標準要求實施策劃；

7.組織已建立管理目標，并在各職能和層次展開，為確保管理目標的實現(xiàn)，針對重要環(huán)境因素和危險源制定管理方案，統(tǒng)計結(jié)果顯示管理目標能夠?qū)崿F(xiàn)；

8.能夠確定材料供方、勞務(wù)供方的評價準則，能夠?qū)�供方進行選擇評價，能夠?qū)�供方環(huán)境和職業(yè)健康安全的控制施加影響；

9.產(chǎn)品實現(xiàn)過程、環(huán)境和職業(yè)健康安全運行受控，能夠按照行業(yè)的規(guī)定對產(chǎn)品進行監(jiān)視、測量，也能夠?qū)Νh(huán)境和職業(yè)健康安全績效進行監(jiān)視測量，能夠作出環(huán)境管理符合法律和其他要求的評價，能夠控制不合格品的非預(yù)期使用，能夠?qū)κ鹿省⑹录�、不符合采取糾正措施和預(yù)防措施；交付的產(chǎn)品得到顧客認可，沒有發(fā)生顧客投訴和相關(guān)方投訴；

10.能夠按照規(guī)定的時間間隔進行管理體系的內(nèi)部審核和管理評審，內(nèi)審安排合理，管理評審輸入訊息充分，決定的改進措施正在落實。組織的自我完善改進機制已經(jīng)建立，正在有效運行。

根據(jù)我們在審核中得到的訊息，組織的管理體系還將深入繼續(xù)，按照持續(xù)改進的思想，我們本次出具n份書面不符合報告（宣讀不符合報告）。

宣讀審核組意見�，F(xiàn)在我代表審核組向 通過管理體系認證(推薦保持認證)的現(xiàn)場審核表示祝賀。 關(guān)于本次審核，做以下說明：

1.本審核結(jié)論是審核組的意見,還要經(jīng)過審核機構(gòu)的審批,如果由于技術(shù)方面和程序方面的原因有可能更改，屆時由審核部、技術(shù)部通知組織。在審核材料上報審定期間，如果需要補充，審核員將繼續(xù)完成，希望得到組織的支持；

2.審核報告不是宣傳材料，未經(jīng)雙方書面許可,不得向第三方展示和宣傳。

3.因為不符合報告是依據(jù)有限時間的觀察結(jié)果,有可能還存在其他改進的機會，所以我們要正確對待抽樣的風險和審核的不確定性。

本次開具不符合報告的部門僅是發(fā)現(xiàn)的區(qū)域,不一定是責任部門；

其他改進的問題已在審核中作了交流，口頭提示的嚴重程度不一定輕微；

所以我們強調(diào)舉一反三‘

4.審核報告中要求關(guān)閉不符合的期限,是審核機構(gòu)規(guī)定的最長期限,我要提醒組織注意,如果超過這個期限仍不能關(guān)閉不合格報告,有可能導(dǎo)致審核結(jié)論的改變。

5.本次審核我們接觸組織很多文件、記錄和數(shù)據(jù),凡涉及組織的經(jīng)營/技術(shù)/商業(yè)/管理等方面未公開的訊息和特有的信息，包括本次審核的情況,我代表審核組再次承諾保密。如果組織發(fā)現(xiàn)審核員違規(guī)的情況,可直接向xxx舉報/投訴。

6.組織獲得管理體系推薦保持認證(認證證書)后，根據(jù)規(guī)定,組織要(繼續(xù))接受認證機構(gòu)的監(jiān)督審核。

一種是認證機構(gòu)的常規(guī)監(jiān)督,請關(guān)注審核中心通知；

還要接受中國管理體系認證監(jiān)督管理委員會實施的非例行臨時調(diào)查(稽查審核),這種審核可采取非事先通知的方式進行；

xx標志認證集團對認證證書和認證標志的使用有專門的規(guī)定,請組織關(guān)注,使用時注意不要違反規(guī)定

7.根據(jù)認證機構(gòu)的最新要求,當組織有關(guān)訊息發(fā)生變化時,及時與xxxx溝通,也請組織關(guān)注；

通過審核,xx標志認證集團與組織已建立的（了）合作關(guān)系,得到了進一步發(fā)展，希望對我們的工作提出寶貴意見；

組織領(lǐng)導(dǎo)講話。

再次感謝組織領(lǐng)導(dǎo)和全體員工對審核組工作的充分支持和有力的后勤保障。

祝組織質(zhì)量管理體系有效實施,持續(xù)改進,創(chuàng)造輝煌! 謝謝大家

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