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自我時(shí)間管理十大技巧

網(wǎng)站:公文素材庫(kù) | 時(shí)間:2019-05-19 01:04:55 | 移動(dòng)端:自我時(shí)間管理十大技巧

  自我時(shí)間管理十大技巧

  1、把未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作記錄下來(lái)

  您的記事清單不可能幫助提醒您去完成在未來(lái)某一時(shí)間要完成的工作。比如,您告訴您的同事,在兩個(gè)月內(nèi)您將和他一起去完成某項(xiàng)工作。這時(shí)您就需要有一個(gè)辦法 記住這件事,并在未來(lái)的某個(gè)時(shí)間提醒您。我一般是用一個(gè)電子日歷,因?yàn)楹芏嚯娮尤諝v都有提醒功能。其實(shí)為了保險(xiǎn)起見(jiàn),您可以使用多個(gè)提醒方法,一旦一個(gè)沒(méi)起作用,另一個(gè)還會(huì)提醒您。

  2、定期備份并清理計(jì)算機(jī)

  我對(duì)保存在計(jì)算機(jī)里的文件的處理方法也和上面所說(shuō)的差不多。我猜想,您保存在計(jì)算機(jī)里的95%的文件打印稿可能還會(huì)在您的手里放三個(gè)月。我定期地備份文件 到光盤(pán)上,并馬上刪除機(jī)器中不再需要的文件。

  3、把接下來(lái)要完成的工作也同樣記錄在您的清單上

  在完成了開(kāi)始計(jì)劃的工作后,把下來(lái)要做的事情記錄在您的每日清單上面。如果您的清單上在內(nèi)容已經(jīng)滿(mǎn)了,或是某項(xiàng)工作可以轉(zhuǎn)過(guò)天來(lái)做,那么您可以把它算作明 天或后天的工作計(jì)劃。您是否想知道為什么有些人告訴您他們打算做一些事情但是沒(méi)有完成的原因嗎?這是因?yàn)樗麄儧](méi)有把這些事情記錄下來(lái)。如果我是一個(gè)管理 者,我不會(huì)三翻五次地告訴我的員工我們都需要做哪些事情。我從不相信他們的記憶力。如果他們沒(méi)帶紙和筆,我會(huì)借給他們,讓他們要完成的工作和時(shí)間期限記錄 下來(lái)。

  4、保持桌面整潔

  我從不相信一個(gè)把自已工作環(huán)境弄得亂糟糟人會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。同樣的道理,一個(gè)人的臥室或是辦公室一片狼藉,他也不會(huì)是一個(gè)優(yōu)秀的時(shí)間管理者。因 為一個(gè)好的時(shí)間管理者是不會(huì)花很長(zhǎng)時(shí)間在一堆亂文件中找出所需的材料的。

  5、每天清晨把一天要做的事都列出清單

  如果您不是按照辦事順序去做事情的話(huà),那么您的時(shí)間管理也不會(huì)是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上,把一天要做的事情列一個(gè)清單出來(lái)。這個(gè)清單包括 公務(wù)和私事兩類(lèi)內(nèi)容,把它們記錄在紙上、工作簿上、您的PDA或是其他什么上面。在一天的工作過(guò)程中,要經(jīng)常地進(jìn)行查閱。舉個(gè)例子,在開(kāi)會(huì)前十分鐘的時(shí) 候,看一眼您的事情記錄,如果還有一封電子郵件要發(fā)的話(huà),您完全可以利用這段空隙把這項(xiàng)任務(wù)完成。當(dāng)您做完記錄上面所有事的時(shí)候,最好要再檢查一遍。如果 您和我有同樣的感覺(jué),那么,在完成工作后通過(guò)檢查每一個(gè)項(xiàng)目,您體會(huì)到一種滿(mǎn)足感。

  6、把做每件事所需要的文件材料放在一個(gè)固定的地方

  隨著時(shí)間的過(guò)去,您可能會(huì)完成很多工作任務(wù),這就要注意保持每件事的有序和完整。我一般會(huì)把與某一件事有關(guān)的所有東西放在一起,這樣當(dāng)我需要時(shí)查找起來(lái)非 常方便。當(dāng)我徹底完成了一項(xiàng)工作時(shí),我會(huì)把這些東西集體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)地方。

  7、記住應(yīng)赴的約會(huì)

  使用您的記事清單來(lái)幫您記住應(yīng)赴的約會(huì),這包括與同事和朋友的約會(huì)。以我的經(jīng)驗(yàn)看,工作忙碌的人們失約的次數(shù)比準(zhǔn)時(shí)赴約的次數(shù)還多。如果您不能清楚地記得 每件事都做了沒(méi)有,那么一定要把它記下來(lái),并借助時(shí)間管理方法保證它的按時(shí)完成。如果您的確因?yàn)橛惺露荒芨凹s,可以提前打電話(huà)通知您的約會(huì)對(duì)象。

  8、清理您用不著的文件材料

  也許您會(huì)感到吃驚,在過(guò)去的十年中,我只有一個(gè)裝文件的抽屜,那里有我這些年所有的工作文件。我總是把新用完的工作文件放在抽屜的最前端,當(dāng)抽屜被裝滿(mǎn)的 時(shí)候,我會(huì)清除在抽屜最后面的文件。換句話(huà)說(shuō),我總是保持有一個(gè)抽屜的文件,總量不會(huì)超出這個(gè)范圍。有的人會(huì)把所有的文件都保留著,這些沒(méi)完沒(méi)了的文件材 料最后會(huì)成為無(wú)人問(wèn)津的廢紙,很多文件可能都不會(huì)再被人用到。我在這里所提到的文件材料并不包括您的工作手冊(cè)或是必需的參考資料,而是那些用作積累的文 件。當(dāng)然,有的時(shí)候,我也會(huì)去查找用過(guò)的文件,它們雖然經(jīng)過(guò)了我的清理,但原稿我會(huì)一直保留在計(jì)算機(jī)里。

  9、對(duì)當(dāng)天沒(méi)有完成的工作進(jìn)行重新安排

  現(xiàn)在您有了一個(gè)每日的工作計(jì)劃,而且也加進(jìn)了當(dāng)天要完成的新的工作任務(wù)。那么,對(duì)一天下來(lái)那些沒(méi)完成的工作項(xiàng)目又將做處置呢?您可以選擇將它們順延至第二 天,添加到您明天的工作安排清單中來(lái)。但是,希望您不要成為一個(gè)辦事拖拉的人,每天總會(huì)有干不完的事情,這樣,每天的任務(wù)清單都會(huì)比前一天有所膨脹。如果 的確事情重要,沒(méi)問(wèn)題,轉(zhuǎn)天做完它。如果沒(méi)有那么重要,您可以和與這件事有關(guān)的人講清楚您沒(méi)完成的原因。

  10、制一個(gè)表格,把本月和下月需要優(yōu)先做的事情記錄下來(lái)

  具我所知很多人都開(kāi)始制定每一天的工作計(jì)劃。那么有多少人會(huì)把他們本月和下月需要做的事情進(jìn)行一個(gè)更高水平的籌劃呢?除非您從事的是一項(xiàng)交易工作,它的時(shí) 間表上總是近期任務(wù),您經(jīng)常是在每個(gè)月末進(jìn)行總結(jié),而月初又開(kāi)始重新安排籌劃。對(duì)一個(gè)月的工作進(jìn)行列表規(guī)劃是時(shí)間管理中更高水平的方法,再次強(qiáng)調(diào),您所列 入這個(gè)表格的一定是您必須完成不可的工作。在每個(gè)月開(kāi)始的時(shí)候,將上個(gè)月沒(méi)有完成而這個(gè)月必須完成的工作添加入表。

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