第一部分 公共基礎(chǔ)知識公文寫作要點

一、公文的特點與形式

1、公文的特點

公文，也稱公務(wù)文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發(fā)；②具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用；③具有規(guī)范的體式；④履行法定的程序

2、行政公文規(guī)范依據(jù)

根據(jù)中共中央辦公廳1996年5月3日發(fā)布、自發(fā)布之日起施行的《中國GCD機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，黨的機關(guān)公文種類主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要14種；

國務(wù)院2000年8月24 日發(fā)布、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，國家行政機關(guān)公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要13種。

3、根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，公文可從不同角度進行如下分類：

（1）根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專用公文兩類;

（2）根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密六類;

（3）根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類;

（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文;

（5）根據(jù)處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類;

（6）根據(jù)來源，在一個機關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

4、政府系統(tǒng)的通用公文文種

（1）規(guī)范性文件（三種）:條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”;規(guī)定。用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定;辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。

（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件（六種）:命令。用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布實行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定；決定。用于對重要事項或重大行動作出安排；指示。用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則；批復(fù)。用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項；通知。用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部；通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（3）公布性文件（二種）：公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（4）陳述呈請性文件（四種）：議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會提請審議事項。請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。報告。

用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。調(diào)查報告。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。

（5）商洽性文件：函。用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工答、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

（6）會議文件：會議紀(jì)要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。

6、黨政機關(guān)的通用公文文體

（1）規(guī)范性文件(2)：條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件(6)：決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。決定。用于對重要事項作出決策和安排。指示。用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。批復(fù)。用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。

（3）公布性文件：公報。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請情文件：報告。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（5）商洽性工作：函。用于機關(guān)之間的商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

（6）會議文件：會議紀(jì)要。用于記載會議主要精神和議定事項。

公文文體與結(jié)構(gòu)常識

應(yīng)用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。

公文屬于特殊應(yīng)用文，其區(qū)別于一般應(yīng)用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強制性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。 印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標(biāo)志。

二、公文文體與結(jié)構(gòu)常識

（一）、公文的格式

1．眉首部分 眉首部分又稱文頭部分在行政機關(guān)公文首頁，置于紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首。眉首部分通常由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素構(gòu)成。

（1）公文份數(shù)序號。是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第一行。一般適用于比較重要的公文。

（2）秘密等級和保密期限。秘密文件要注明密級，不涉及保密內(nèi)容的普通文件，沒有這個項目。公文需要標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度。緊急程度是對公文送達和辦理時間的限度。公文如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

（4）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。如“××省人民政府文件”；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣有25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時應(yīng)使用主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（5）發(fā)文字號。發(fā)文字號又稱公文編號，是發(fā)文機關(guān)同一年度公文排列的順序號，由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，如國務(wù)院文件“國發(fā)[2004]3號”中，“國發(fā)”是發(fā)文機關(guān)代字，“2004”是發(fā)文年份，“3號”為文件序號，表明這份文件是國務(wù)院在2004年度制發(fā)的第3號文件。如果一個機關(guān)的文件數(shù)量較多，還可以在發(fā)文字號中加上一個類別標(biāo)志，反映文件的業(yè)務(wù)內(nèi)容或歸宿。幾個機關(guān)聯(lián)合行文，只注明主辦機關(guān)的發(fā)文字號即可。發(fā)文字號應(yīng)在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”插入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（6）簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表機關(guān)簽發(fā)公文意見的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

公文的格式

2．主體部分

主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素的統(tǒng)稱。主體部分由公文標(biāo)題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標(biāo)識、附注等要素組成。

（1）標(biāo)題。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成。它位于公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。在撰寫公文標(biāo)題時，發(fā)文機關(guān)名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如果文件首

頁有發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，其標(biāo)題可省略發(fā)文機關(guān)名稱。事由是標(biāo)題的主題部分，應(yīng)準(zhǔn)確、簡煉地概括公文的主要內(nèi)容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。公文的標(biāo)題通常有四種形式：一是發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標(biāo)題。二是事由和文種兩個要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。三是發(fā)文機關(guān)名稱和公文文種兩個要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。四是只標(biāo)明文種的公文標(biāo)題。

(2）主送機關(guān)。主送機關(guān)是負有公文主要處理責(zé)任的受文機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，如需要同時報送另一上級機關(guān)，可用抄送形式。下行文可以有若干機關(guān)。有些公文，如周知性公文可以省略此項。主送機關(guān)的書寫位置是：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

(3）正文。正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖。

正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內(nèi)容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結(jié)尾部分根據(jù)文種和行文關(guān)系的不同有不同的寫法。這一部分后面將結(jié)合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

（4）附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應(yīng)當(dāng)注明所附材料的名稱，件數(shù)。附件是為了避免正文過長的內(nèi)容隔裂而附，對正文起說明、注釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內(nèi)容，正文僅起批準(zhǔn)、發(fā)布和按語的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。

（5）成文日期。公文成文日期一般以機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準(zhǔn)的時間為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期要用漢字標(biāo)注，并將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“O”。

（6）公文生效標(biāo)識。公章是公文生效的標(biāo)志。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之

間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

（7）附注。附注是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術(shù)語，或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達對象等。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。

3．版記部分。

版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關(guān)名稱、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

（1）主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標(biāo)引主題詞時，順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞。當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”用3號黑體、居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

公文的格式和行文規(guī)則

（2）抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是指主送機關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機關(guān)。標(biāo)注抄送機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用該機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機關(guān)都要從實際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應(yīng)漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。

（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔(dān)。印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。印發(fā)機關(guān)時間位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)在左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

（4）版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。

（5）版記的位置。版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。 公文的格式和行文規(guī)則

4、公文的印裝規(guī)格

（1）公文用紙的規(guī)格

公文用紙要采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為297mm×210mm（長×寬）。公文用紙的頁邊（留空處）與版心的具體尺寸為：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm,公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

（2）公文排版的規(guī)格和要求。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行（以3號字高度加3號字高度7/8的距離為一基準(zhǔn)行），每行排28個字。要做到版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸合乎標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

（3）印刷要求。公文應(yīng)雙面印刷，頁碼要套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白，無斷劃。公文中未作特殊說明的圖文項目，顏色均為黑色。

（4）裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸，外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊的距離為3mm~5mm

四、公文處理

（一）公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準(zhǔn)則與方法規(guī)化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面及時原則；（4）時效原則；（5）集中統(tǒng)一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則

（二）收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流：簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式；外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載；啟封。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟；內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細記載；分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理；摘編。文件管理人員對部分準(zhǔn)備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。

（2）辦理收文：擬辦。由部門負責(zé)人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定奪。批辦。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負責(zé)人提出處置意見。承辦。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

公文處理

（3）組織傳閱與催辦查辦：組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。催辦。由公文處理管理機構(gòu)或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。查辦。由公文處理管理機構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況進行的核查協(xié)辦工作。

（4）處置辦畢公文：包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。

公文處理

（三）發(fā)文處理程序與方法

（1）文稿形成：擬稿。撰擬公文文稿；會商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意和協(xié)助；核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通過前，由專人進行全面核查；簽發(fā)。指由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會簽等數(shù)種。

（2）公文的制作：注發(fā)。定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動，以使簽發(fā)意見進一步具體化、技術(shù)化：繕印。制作供對外發(fā)出的公文：用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關(guān)公章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名。

（3）公文的對外傳遞：分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當(dāng)?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。

（4）處置辦畢公文：包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。

（四）公文銷毀的方式和范圍

銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）以各種方式銷毀公文均應(yīng)履行如下程序手續(xù)：由文書部門組織對公文進行鑒定；確認應(yīng)銷毀后逐文逐件核定造冊；呈請本機關(guān)或上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)；獲準(zhǔn)后再行銷毀。任何個人均不得私自銷毀公文。

五、公文寫作要求

（一）公文寫作的基本要求：合法、求實、合體、簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

（二）行文規(guī)則

二是經(jīng)多次請示直接上級機關(guān)而問題長期未予解決；三是有上級機關(guān)交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系不涉及被越過的機關(guān)職權(quán)范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關(guān)等。

黨的機關(guān)與行政機關(guān)相互行文規(guī)定:行政機關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準(zhǔn)。

（三）寫作的語言運用

公文語言的特點：莊重、準(zhǔn)確、樸實、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

公文中需用歷史年號時，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。

數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時只能用分?jǐn)?shù)。

第二部分 公文寫作基礎(chǔ)知識

一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務(wù)活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運載者，是機關(guān)實施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關(guān)管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；我們要向鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村安排什么工作，提工作要求，需要寫成公文印發(fā)下去，備查、備用，便于基層照章執(zhí)行；我們要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關(guān)告知人員息息相關(guān)，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關(guān)工作人員的基本素質(zhì)要求。當(dāng)前，各級各部門都十分缺乏優(yōu)秀的文秘工作人員，有許多年輕人因為具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關(guān)工作，從而改變了自己的生活環(huán)境和人生境遇，一些機關(guān)還因為選不到合適的文秘人員而發(fā)愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對于年輕人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機關(guān)的種類劃分：黨務(wù)機關(guān)公文、行政機關(guān)公文、司法機關(guān)公文、軍事機關(guān)公文、企事業(yè)單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關(guān)公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內(nèi)容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內(nèi)部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在后面要專門給大家講。

5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等全是通用公文；司法類的公文、經(jīng)濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強弱劃分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。規(guī)范性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。 非規(guī)范性公文：除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調(diào)查報告、工作計劃類、工作總結(jié)類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。

（三）機關(guān)公文要素

機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記組成。

（四）公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

二、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品，它的寫作、制發(fā)、處理必須按照固有的規(guī)定、特定的體例格式

來進行。

（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應(yīng)該發(fā)揮什么作用，是在什么背景下寫這個文件材料。根據(jù)寫作的背景、目的、受文對象（為什么要寫這個文件；寫這個文件要達到什么目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題；文件是寫給哪個部門，

是上行、平行還是下行），確定采取哪個文種。一般說來：

1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項，選擇《決定》文種。比如：黨中央決定在全黨（特別是黨員領(lǐng)導(dǎo)干部）開展講政治、講正氣、講團結(jié)的“三講”活動，這對黨的建設(shè)來說，是件大事，所以用決定文種；每年初的農(nóng)村工作會議、計劃生育工作會議上，縣政府都要出臺一個《關(guān)于兌現(xiàn)**年農(nóng)村工作（人口與計劃生育工作）責(zé)任制的決定》，這就是個獎懲決定。

2、要向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決定，適用公告。比如，要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營，這涉及到廣大三輪車從業(yè)人員的切身利益，我們就要事先以各種方式發(fā)出公告，告知社會各界。聯(lián)合執(zhí)法隊、建設(shè)局、交警大隊。要公布社會各有關(guān)方面應(yīng)該遵守或者周知的事項，比如停水停電，適宜采用通告文種。

3、我們要將上級的文件批轉(zhuǎn)給下級執(zhí)行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發(fā)《通知》領(lǐng)導(dǎo)幫助或協(xié)調(diào)解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領(lǐng)導(dǎo)建言獻策等。四是經(jīng)驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題，本地區(qū)有哪些獨到的、值得上級領(lǐng)導(dǎo)同志了解或其他地區(qū)和部門借鑒的好做法。五是調(diào)研類。主要是圍繞政府中心工作，組織開展一些考察、調(diào)研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5、縣政府辦公室信息督辦載體情況：

目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報》3個載體。縣政府辦公室的信息載體有5個：一是《綏江政務(wù)信息》，屬下發(fā)信息，主要登載上級有關(guān)政策和外地好的經(jīng)驗、做法及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門反映的各方面工作進展情況的動態(tài)信息，約每月出刊3期，全年在40期左右。二是《信息專報》，主要反映我縣某項重工作的進展情況、取得的經(jīng)驗和成效、存在的困難和問題，及自然災(zāi)害、重大疫情等重大突發(fā)事件的發(fā)生和處置情況等。

這個載體一般不下發(fā)，重點是上報市政府辦和送呈縣政府領(lǐng)導(dǎo)，原則是一事一報。三是《信息快報》，屬上報信息，就是收集和綜合各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門重要工作情況、成效、經(jīng)驗等，向市政府辦公室上報，同時送縣政府領(lǐng)導(dǎo)閱知。這個載體基本上周編輯上報2期。四是《調(diào)研信息》，主要就國家和省市某項政策貫徹執(zhí)行中存在的困難、問題及解決建議，縣政府某項重點工作、社會熱點、難點問題等進行調(diào)研，形成專題信息上報市政府辦，這個載體一般不下發(fā)。五是《綏江移民》，屬上報和下發(fā)兼用的載體，專門摘錄刊登國家有關(guān)移民政策、反映我縣移民工作進展情況、存在問題、困難等，一般每周出刊2期。（縣委辦的載體有《綏江信息》，政辦擬開辦《領(lǐng)導(dǎo)參考》�？�，專門刊印具有參考價值的消息、文章、政策，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考）

6、我縣的信息工作情況：

兩辦都有信息科，有專人負責(zé)信息工作，負責(zé)收集全縣的

工作信息上報，編輯下發(fā)信息。黨務(wù)信息在全市排名平穩(wěn)居中，政務(wù)信息在全市排名曾經(jīng)一直靠后。2006年、2007年狠抓了信息工作，2006年政務(wù)信息居全市第6，2007年躍到第3名。

7、當(dāng)前各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門信息上報中存在的突出問題：

主要存在五個方面的問題：一是認識有差距，發(fā)展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位，這是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門帶共性的問題，也是當(dāng)前信息工作存在的主要問題。最突出的現(xiàn)象是，由于大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報信息簡單等同于新聞報道，信息內(nèi)容單

一、單薄，參考價值不大。從上報信息的量上看，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門信息工作上做了大量工作，但采用率普遍不高。信息質(zhì)量較好、采用率較高的有農(nóng)業(yè)局（2007年上報54條，被綏江《政務(wù)信息》采用14條、轉(zhuǎn)報35條、市級整條采用3條、采用簡訊3條，綜合采用率達到70%左右）、林業(yè)局（2007年上報信息65條，政務(wù)信息采用8條、轉(zhuǎn)報25條，市級采用條2條、簡訊4條，采用率達到40%左右）、移民局、發(fā)計局、中城鎮(zhèn)、南岸鎮(zhèn)、會儀鎮(zhèn)等做的不錯；衛(wèi)生局上報數(shù)量不多，但采用率高，監(jiān)察局、國稅局、民政局上報數(shù)量多，但采用率低。二是針對性和時效性不強。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門沒有把信息工作的著眼點放在全縣全局和重點工作的高度，進行提煉和綜合，雖然報送的數(shù)量多，但上報信息與領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)需求不對徑，參考價值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時，上報遲緩，導(dǎo)致一些重要信息時效性喪失。尤為突出的是，報喜的多，報憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調(diào)研、綜合類信息恰恰是上級關(guān)心的，采用率會高）。

三是綜合調(diào)研類信息嚴(yán)重缺乏�？梢哉f這是各級政府系統(tǒng)辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務(wù)，沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調(diào)研，沒有形成深入調(diào)查研究的工作作風(fēng)，“見子打子”，理性思考少。近一年來，除約稿信息

外，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門基本沒有主動上報綜合調(diào)研類信息。上報的一些調(diào)研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價值 不大。

四是重大突發(fā)信息報送遲緩，報送程序不規(guī)范。這個現(xiàn)象在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門都十分突出，在一定程度上給我們造成了工作被動。在突發(fā)公共事件和社會熱點、難點方面尤為突出。

還有不按程序規(guī)范上報的現(xiàn)象也比較突出。表現(xiàn)為：主管部門只按照行業(yè)管理規(guī)定向省市對口部門上報，而沒有堅持先向政府辦報告、統(tǒng)一口徑后再對口上報。這樣不僅造成相關(guān)部門上報口徑不統(tǒng)一，還給工作造成了被動，往往是省市領(lǐng)導(dǎo)的批示下來了我們才知道，也對政府及政府領(lǐng)導(dǎo)的從政形象帶來 了不良影響。希望各級各部門高度重視重大突發(fā)事件的信息上報和處置，不要出現(xiàn)因遲報、瞞報、漏報、謊報信息行為受到批評和追究，爭取工作的主動權(quán)。

五是寫作質(zhì)量有待提高。

我總結(jié)為四個缺乏：1缺乏數(shù)據(jù)和素材支撐，上報的工作措施空洞乏味，上報的工作進展情況缺乏數(shù)據(jù)支撐。2缺乏與相鄰縣區(qū)相比獨到的、適宜在更大范圍推廣的經(jīng)驗性提煉（如微耕機推廣、畜牧科技扶貧）。不注重挖掘和提煉工作中的亮點，總結(jié)不夠深刻全面，精煉程度有待提高。3缺乏深入調(diào)研的精神和心得，對信息輔助決策的作用認識不組（市辦調(diào)研信息促進重大項目的落實、重大政策的調(diào)整）。4缺乏對全性重點工作、社會熱點問題、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注事件的把握（要關(guān)注社情民意（當(dāng)初兩縣撤并思潮）、關(guān)注重大政策實施后的反應(yīng)、關(guān)注特

殊重要工作（如移民16118政策的出臺）。

8、怎樣提高信息寫作的質(zhì)量和做好信息上報工作：

一是注意以點帶面，選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、 有效用的信息上報，角度抓得新，抓得巧，很快就能進入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，反之不然；六求是所反映的問題和提的建議能夠給人以啟示，動態(tài)類信息要快速上報，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發(fā)展的新動向、新變化；經(jīng)驗建議類要注重現(xiàn)實性，要僅僅圍繞工作中心，體現(xiàn)單位工作特色，力求有推廣價值。二是要突出時效性，加快信息上報速度。收集要快，編寫要快，上報要快，有預(yù)見性的東西要超前介入。三是切中領(lǐng)導(dǎo)需求，增強信息上報工作的“貼近度”，當(dāng)前，要加強調(diào)研，在綜合類信息報送上取得突破，努力實現(xiàn)信息工作的四個轉(zhuǎn)向（單純的動態(tài)類轉(zhuǎn)為動態(tài)和綜合類并重、動態(tài)信息向調(diào)研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂并重）。過去有一個保守的觀念，認為報憂就得憂，現(xiàn)在要轉(zhuǎn)變?yōu)閳髴n解憂，促進問題解決，衡量的尺度是：由于客觀因素或者上級政策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題均可上報，只要不是本地主觀工作上出現(xiàn)的問題均可上報。在平常的執(zhí)行工作中出現(xiàn)了問題，需要上級調(diào)整政策，我們一般采用專門的匯報方式，其實信息也是一

種重要的匯報方式，不能忽略。三是結(jié)合實際，加強寫作和上報中的薄弱環(huán)節(jié)。四是加強制度和隊伍建設(shè)，要有人分管 （分管領(lǐng)導(dǎo)定期不定期的召集研究，確定報送重點），有具體人員撰寫，要建立激勵機制。

9、信息與新聞的異同：

共同點：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性，都能影響人們的認識和行動，在一定意義上講都具有指導(dǎo)性。信息追求信息價值，新聞追求新聞價值，有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務(wù)信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情，而這些指導(dǎo)性的意見通過政務(wù)信息渠道傳達貫徹到基層，可以在最短的時間內(nèi)讓基層領(lǐng)會其精神實質(zhì)并組織實施。廣義的信息是對客觀事物的表述（包括發(fā)生的和未發(fā)生的），而新聞是對已經(jīng)發(fā)生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個共同點：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受眾預(yù)先未知的事情；三是都講求新鮮、真實、準(zhǔn)確；四是都有可傳遞性。

區(qū)別點：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發(fā)生的，為受眾所關(guān)注的具有新聞價值的那部分事實的報道，信息則是反映事物存在方式或運動狀態(tài)的普遍形式。這是最大的區(qū)別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預(yù)測事物未來的發(fā)展方向和態(tài)勢），新聞是對已經(jīng)發(fā)生事情的報道，注重影響、導(dǎo)向，信息則側(cè)重于告知，反映事物的存在和運動狀態(tài)。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務(wù)效果比新聞要直接。

寫作上的不同（5個方面）： 選材上：信息側(cè)重于全局性、綜合性、典型性、指導(dǎo)性，新聞側(cè)重于知識性、趣味性、可讀性。

標(biāo)題上：信息為單標(biāo)題，直白直觀；新聞標(biāo)題有多行標(biāo)題（眉題、正題、副題）、兩行標(biāo)題（主標(biāo)題、副標(biāo)題）、單行標(biāo)題三種形式，活潑，吸引眼球。（舉例： 1、**局加強票據(jù)管理，信息的寫法就是直入主體，一是?二是?；新聞標(biāo)題則是：強化管理、強化檢查、強化處罰（主標(biāo)題）——**局以票管稅堵塞稅收“暗流”。 2、寫我國農(nóng)產(chǎn)品6月對日出口下降，信息的寫法；新聞的標(biāo)題和寫法：豌豆被拒敲響第一聲警鐘（引題）--中國農(nóng)產(chǎn)品6月對日出口下降18%。3、舉辦建筑業(yè)職業(yè)技能大賽：你想一顯身手嗎？擂臺上見分曉（引題）、我市舉辦建筑業(yè)職業(yè)技能大賽（主題）、獲獎待遇（副題）。結(jié)構(gòu)上：信息主體直言表述，開門見山，直接由主體構(gòu)成，較少用導(dǎo)語，字?jǐn)?shù)100-300字左右，一段成篇；新聞稿由導(dǎo)語、背景、主體、結(jié)尾構(gòu)成，包括何時、何地、何事、何因、何果五要素。形式上：信息有相對固定的規(guī)范（動態(tài)類），一般采用“一是?二是?三是?”的直接敘述方式，一就是一，

二就是二，實事求是，忌諱隨意粉飾，一般不允許估計基礎(chǔ)上的模糊表達；新聞則活潑，無固定格式。寫作風(fēng)格上：信息的語言平實、直敘、準(zhǔn)確精煉、樸實莊重，事實準(zhǔn)確，分析中肯，建議合理，忌用修辭手法。新聞力求可讀性，可以采取多種文體，運用各種修辭手法（插敘、倒敘、比喻、夸張、諷喻、借代、映襯），講究的是懸念感和新鮮感，給受眾沖擊力，激起閱讀興趣，擴大社會影響力。

四、當(dāng)前公文寫作中存在的一些突出問題

無

五、公文處理中幾個需要注意的問題

（一）聯(lián)合行文的問題

1、行政機關(guān)聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前，原則上文頭、文號都用主辦機關(guān)的，落款時幾家單位都要落款并蓋�。ㄉ闲形目芍簧w主辦機關(guān)的�。�。如，食品藥品監(jiān)督管理局、工商局、衛(wèi)生局要聯(lián)合下發(fā)一個食品衛(wèi)生安全方面的文件，這項工作食品藥品監(jiān)督管理局是牽頭單位，文件頭和發(fā)文字號都用藥監(jiān)局的； 另一種處理方式是幾家單位聯(lián)合印制紅頭文件（切忌不能用黑頭文件聯(lián)發(fā)），但發(fā)文字號原則上用主辦機關(guān)的。

2、行政機關(guān)與同級或相應(yīng)的黨的機關(guān)、軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的

順序排列。

3、聯(lián)合行文一般用主辦單位的文頭和文號，一般不用幾家單位作文頭、字號為聯(lián)發(fā)字號的格式。

4、會簽，由主辦單位首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽，一般不用復(fù)印件會簽。

（二）部門和內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文問題

政府各部門（包括議事協(xié)調(diào)機構(gòu)），除以函的形式商洽工作、答復(fù)詢問外，一般不得向下級政府正式行文，如確需行文，有兩種處理方式：一是經(jīng)縣委、政府領(lǐng)導(dǎo)同意，由“兩辦”發(fā)文（如印發(fā)實施方案）；二是部門自行行文，可以用《通知》等文種，但必須在正文前冠上“經(jīng)縣政府同意”這句話；三是有關(guān)議事工作機構(gòu)（各種領(lǐng)導(dǎo)組、工作委員會）要向鄉(xiāng)鎮(zhèn)或部門行文，一般不能以辦公室名義印發(fā)，如：要印發(fā)食品安全方面的文件，應(yīng)以食安委的文頭印發(fā)；要印發(fā)災(zāi)區(qū)衛(wèi)生防疫方面的文件，應(yīng)以愛國衛(wèi)生運動委員會的文頭印發(fā)，不要以愛衛(wèi)辦的文頭印發(fā)；四是部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得向本部門機關(guān)以外的其他機關(guān)行文，要與相應(yīng)部門商洽工作，必須以函的形式，要安排內(nèi)設(shè)某機構(gòu)的專項工作，須以主管部門文件行文。

（三）數(shù)字和數(shù)值范圍規(guī)范表述的問題

1、百分?jǐn)?shù)與分?jǐn)?shù)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。如20%不應(yīng)寫為漢字表述的“百分之二十”，3/4不應(yīng)寫為“四分之三”。

2、數(shù)值范圍表述：數(shù)值范圍就是百分之幾到百分之幾的數(shù)值比較，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述

“3%--8%”，不能寫成“3—8%”，不能省略3后的百分號；

用分?jǐn)?shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時，也同理不能省略第一個數(shù)字后的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。

3、表述時間時段，一般不要表述為去年、今年、明年等，應(yīng)表述出具體的年份，如2007年、2008年。

（四）規(guī)范用字用詞的問題

在公文寫作中，有許多字、詞長期被混用，造成不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題，要加強甄別和規(guī)范。如截止（到現(xiàn)在告一段落）和截至（事情還在繼續(xù)發(fā)展）的使用；在表述“其它”、“通訊”時，應(yīng)為“其他”、“通信”；1949年10月以來的時段，不能用“建國以來”，應(yīng)為“新中國成立以來”；制定與制訂的準(zhǔn)確使用，制訂突出擬訂、草擬、創(chuàng)制，對象多為方案、計劃等，注重的是過程，制定突出確定下來、正式實施，多指路線、方針、政策、法令、規(guī)章等，注重的是結(jié)果；做出與作出，前為口語，強調(diào)具體的事，后者多為書面語；急待和亟待，前者指時間上的緊迫性，后者表示意義上的緊迫性，表明問題已經(jīng)嚴(yán)重到了極點。規(guī)范表述是一個長期學(xué)習(xí)積累的過程，要在工作中時時留心、總結(jié)。

（五）重要緊急公文的處理

１、如何界定重要公文：凡上級機關(guān)（黨中央、國務(wù)院、省委、省政府、市委、市政府及其部門）來文中標(biāo)注“特級”、“急件”字樣和涉及重大事項的公文，各級領(lǐng)導(dǎo)的批示件，各級各部門上報的重大突發(fā)性事件的請示件，都界定為重要公文，根據(jù)緊急程度，規(guī)定辦結(jié)時間辦理。

２、分類：按緊急程度分為特急件、急件和普通件三類，特急件要在24小時內(nèi)辦理完畢（如特提電報），急件在３日內(nèi)辦結(jié)，普通件在其要求的時間內(nèi)辦結(jié)。

第三部分 行政公文寫作技巧

公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、 確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn)，三要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語。
需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。 三是過渡用語。如：為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：
該。等等。
國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復(fù)；函；會議紀(jì)要。
公文主文結(jié)構(gòu)，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設(shè)置）之外的公文核心部分。這一部分的寫作，是公文寫作的難點。
一、標(biāo)題
1． 規(guī)范式：三部分，即：發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種
――用于重要、莊重的公務(wù)
2． 靈活式
A 二部分：一是發(fā)文機關(guān)＋文種
（以上標(biāo)題下可加時間）
二是事由＋文種
三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機關(guān)及原通知標(biāo)題”
Ｂ 一部分：只有文種
――常是不大重要的公務(wù)，帶周知性
★帶發(fā)文機關(guān)的標(biāo)題下面如寫發(fā)文時間，則須用括號，公務(wù)須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時間。
概括主要內(nèi)容是公文標(biāo)題擬定的關(guān)鍵，也是寫作中技術(shù)性最強的一環(huán)。以下三種情況要盡力防止：
不明確。標(biāo)題中的主要內(nèi)容部分意義含混，令人不知所云。例如《關(guān)于盡快修復(fù)三號公路的請示》這一標(biāo)題，就可以有三種不同的理解：一是要求上級盡快修復(fù)三號公路；二是要求上級批準(zhǔn)本單位修復(fù)三號公路的計劃；三是要求上級出面干涉三號公路的修復(fù)事宜。到底是哪種意思呢？標(biāo)題的含糊不清，容易使人產(chǎn)生誤解，甚至可能影響工作的順利開展。
不簡煉。標(biāo)題中的主要內(nèi)容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個標(biāo)題中的事由部分：《××縣人民政府在工業(yè)會議后為貫徹省政府關(guān)于開展增產(chǎn)節(jié)約運動的指示根據(jù)本縣情況提出措施計劃并增產(chǎn)指標(biāo)向市政府的報告》，說了許多話，極力想把內(nèi)容說得更具體、更清楚，結(jié)果反而更不清楚。
不規(guī)范。有個別公文的標(biāo)題不按照現(xiàn)行格式寫，而是刻意仿古，或者標(biāo)新立異。例如，《呈報擴建校舍由》這一標(biāo)題，就是仿古的寫法，按照現(xiàn)行的格式，應(yīng)寫成《關(guān)于擴建校舍的請示》。
二、 正文
1．主送機關(guān) （面向機關(guān)全體人員或者社會群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關(guān)系）
2． 正文
A． 原由：一是依據(jù)：
# 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事跡。
#文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話
# 意義：議論：常用“是…”
# 作用 ：常用“將使…”
二是目的：常用“為…”
原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。
B 事項：（內(nèi)容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標(biāo)題或用句子表達）
1.并列式（常見）。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨立性強，但共同為說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。
并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。
要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。
2.遞進式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密，能說明問題。
在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。
注意：自此以下常運用序碼，順序是一、（一）、1、（1）共四層。
不重要內(nèi)容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。
C 結(jié)尾：（可以不要）常見有：
一是各文種專用語如：“請予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。
二是希望、號召類。
從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。
請示模式
請示是向直接上級請求指示、批準(zhǔn)的公文。 必須事前行文，一事一文。上級應(yīng)在一定的時限內(nèi)批復(fù)。
【標(biāo)題】一般由發(fā)文機關(guān)、事由、公文種類三部分組成。 如：《×××學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦＜校園文學(xué)＞報的請示》。可以省去發(fā)文機關(guān)。
【主送機關(guān)】接受請求的直接上級機關(guān)，在標(biāo)題下面一行頂格寫起。
只寫一個，如需同時送其它機關(guān)， 應(yīng)用抄報（在文末左下角寫明）形式。
【正文】1.請求緣由。一寫情況依據(jù)（往往用“目前”開頭），二寫目的說明（用“為...”開頭）。
2.請求事項。分層分項寫清具體要求，并說透理由， 提出充足的事實和理論根據(jù)。同時，依據(jù)實際情況， 提出切實可行的處理意見，作為上級機關(guān)進行判斷和指示的參考。
3.結(jié)尾。只是一句祈使性的話：“當(dāng)否，請批復(fù)”或“以上如無不當(dāng)，請批準(zhǔn)”。
【附件】可有可無。是隨同請求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。
【印章、發(fā)文時間】
報告模式
報告是向上級機關(guān)報告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問的公文。一般事后、事中行文。不要求上級批復(fù)，行文較長。報告和總結(jié)、調(diào)查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結(jié)同時用于會議，成為報告。
【標(biāo)題】一般是：“事由＋報告”。
【主送機關(guān)】與請示相同。
【正文】種類繁多，正文內(nèi)容有差異。為學(xué)習(xí)方便， 把報告大致分為二種：
一是綜合性報告正文，或稱總結(jié)性報告。政府及機關(guān)單位都要在大會上作此種工作報告。
1.情況簡述：工作時間、地點、背景、 條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結(jié)論式（議論判斷）、 說明式（用“為了…”）等。百字上下。
2.成績做法：這是主體�？梢院喴獢⑹鲆幌鹿ぷ鬟^程。 成績常常通過數(shù)字、比較、事實來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、 小標(biāo)題式、階段式和貫通式。
3.經(jīng)驗教訓(xùn)：要有觀點、看法和規(guī)律， 又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。
4.今后計劃。往往寫成今后的工作計劃。常常占三分之一篇幅。
各級各類行政機關(guān)每年都要作這種總結(jié)式的報告。
二是專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題， 特點是專項、特殊，一事一報。
1.概述情況。講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委， 事項的起因和經(jīng)過。
2.說明理由、做法和反映�；蛉〉玫某煽兒徒�(jīng)驗， 或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或?qū)懗鋈罕姺从场?br />3.提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。
報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結(jié)合。
【結(jié)尾】一般用“特此報告”，“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等習(xí)慣用語，有的不寫。如有附件， 與請求相同寫法。
最后寫發(fā)文機關(guān)或個人，蓋章，寫發(fā)文時間。
通知模式
通知是批轉(zhuǎn)下級公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達事項和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根據(jù)其作用分為五種：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。
【標(biāo)題】靈活，甚至只有“通知”這一部分（內(nèi)容不大重要又是周知的）。但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照《辦法》“準(zhǔn)確簡要”的規(guī)定，省略文種，即：“批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋（始發(fā)機關(guān)）原文標(biāo)題”。
【主送機關(guān)】直接上級。
【正文】
發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文：“主體（發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件）＋批語”。 如：“現(xiàn)將《＊＊＊辦法》發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。”
事項性通知：原由＋事項＋結(jié)語（特此通知）
會議通知：名稱、時間、地點、內(nèi)容、人員、報道時間和地點、需帶材料等。
任免通知：格式固定
【附件】可有可無
【發(fā)文機關(guān)】標(biāo)題中有發(fā)文機關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時間的不署。

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