常用公文具體寫法詳解

一、請示

是下級(jí)向上級(jí)請示批準(zhǔn)的公文文種，屬上行文。主要用于：遇到缺乏明確制度規(guī)定的情況需要處理；需要上級(jí)批準(zhǔn)才能辦理的事情；涉及多個(gè)部門的事情，請示上級(jí)批準(zhǔn)。

請示和報(bào)告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個(gè)都是上行文，公文里都有陳述意見、反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時(shí)間有別。請示跟報(bào)告相比，時(shí)間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時(shí)，報(bào)告寫的情況是已做過的，屬于過去時(shí)；第二，內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別。請示著重于請示批準(zhǔn)，報(bào)告著重于匯報(bào)工作；第三，要求有別，請示要求上級(jí)必須回復(fù)，報(bào)告則不必，只供上級(jí)參考。

（一）寫法

一般由三部分組成：請示理由、內(nèi)容、結(jié)語。

請示理由是文章的開頭部分，要扼要講明請示的背景和根據(jù)，及請示事項(xiàng)。復(fù)雜的一般寫成一段話，簡單的以一句話為之。請示理由之后，緊接著寫一句承上啟下的過渡語，基本格式是“現(xiàn)將……請示如下”，隨之點(diǎn)上冒號(hào)。但有些短小的請求也可不寫。

請示內(nèi)容要寫得具體，條理清楚，說服力強(qiáng)。內(nèi)容包括提出請示事項(xiàng)和闡述說明道理或事實(shí)兩項(xiàng)內(nèi)容。提出請示事項(xiàng)要詳細(xì)，闡述說明道理要充分，這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)， 1

易下決心。有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報(bào)給上級(jí)知道，請示內(nèi)容部分只需提出請示事項(xiàng)即可，不必闡釋道理。

請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，語氣要謙恭，通常寫法是：“特此請示，請予審批”、“妥否，請批示”等。

（二）注意事項(xiàng)：

1、堅(jiān)持一文一事。

2、不搞多頭請示。請示應(yīng)主送直接主管機(jī)關(guān)，其他確需了解請示事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，采取抄報(bào)形式處理。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位，也應(yīng)根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)答復(fù)請示的問題，對另一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)采取抄報(bào)形式。

3、一般不得越級(jí)請示。個(gè)別需越級(jí)請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級(jí)，又明確主送機(jī)關(guān)；另一種是在越級(jí)請求的同時(shí)，把請示抄報(bào)被越過的主管部門。

4、不要把請示寫成報(bào)告或請示報(bào)告。

5、請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，或既寫主送機(jī)關(guān)，又同時(shí)主送、抄送給主送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下，也不得在上報(bào)請示的同時(shí)抄送平級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。

二、報(bào)告

適用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

1、寫法：

開頭，概括說明全文主旨。

主體，將工作的主要情況、做法，取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。以反映情況為主的專題報(bào)告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題報(bào)告主要寫情況、經(jīng)驗(yàn)，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施。

結(jié)尾，以 “專此報(bào)告”等語作結(jié)。

2、注意事項(xiàng)：

1）抓住重點(diǎn)，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點(diǎn)，分層次闡述。

2）專題報(bào)告要一事一報(bào)，切忌在同一專題報(bào)告中反映幾件各不相干的事項(xiàng)和問題。

3）切忌將報(bào)告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級(jí)指示或批準(zhǔn)。

三、通知

通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和有關(guān)單位需

要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或聘用干部。大多屬下行公文。

寫法：

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。把握三點(diǎn)：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。

2、知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項(xiàng)。

3、事務(wù)性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會(huì)議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會(huì)議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會(huì)議的原因、目的、名稱，通知對象，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)備事項(xiàng)等。

4、任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。

四、通 報(bào)

適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤。屬下行文。

一般分為三部分：1、主要事實(shí)。表彰性通報(bào)要突出主要先進(jìn)事跡，批評性通報(bào)要抓住主要錯(cuò)誤事實(shí)；2、分析指出事例的教育意義。表彰性通報(bào)，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗(yàn)、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神。批評性通報(bào)要分析錯(cuò)誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等；3、決定要求。寫明予以表彰或處理的決定，同時(shí)提出希望、要求。為了防范和杜絕類似錯(cuò)誤發(fā)生，批評性通報(bào)的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。

五、函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系。屬平行文。

寫法：一般分三部分。簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題；希望和要求。結(jié)尾通常用“此函”，“特此函復(fù)”等。

六、會(huì)議紀(jì)要

是根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成，是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。

會(huì)議紀(jì)要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會(huì)議概況，包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會(huì)議議程和進(jìn)行情況以及對會(huì)議的總體評價(jià)等，通常具體人員名單在結(jié)尾列出。第二部分是紀(jì)要的中心部分，大致可以有以下幾種寫法：

1、集中概述法。這種寫法是把會(huì)議的基本情況，討論研究的主要問題，與會(huì)人員的認(rèn)識(shí)、議定的有關(guān)事項(xiàng)（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會(huì)議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，寫的篇幅相對短小。

2、分項(xiàng)敘述法。召開大中型會(huì)議或議題較多的會(huì)議，一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法，即把會(huì)議的主要內(nèi)容分成幾個(gè)大的問題，然后另上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題，分項(xiàng)來寫。

3、發(fā)言提要法。把會(huì)上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。

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