如何寫好辦公會議紀(jì)要

《辦公會議紀(jì)要》，有書記辦公會議紀(jì)要，常委辦公會議紀(jì)要，市(縣)長辦公會議紀(jì)要，局長辦公會議紀(jì)要，等等，現(xiàn)在都有印好的文頭，各級機關(guān)使用的頻率較高，它是機關(guān)的常用文種。辦公廳(室）工作人員，尤其是文秘人員，寫好《辦公會議紀(jì)要》是一項必備的知識與技能。

《辦公會議紀(jì)要》的寫法，大體分為兩個部分： 第一部分是開頭，這部分主要寫明六項：1、時間，即開會的日期；2、地點，即召開會議的所在地點；3、主持人，即主持召開會議的領(lǐng)導(dǎo)人；4、參加人員，包括正式參會人員和列席會議人員及其身份(職務(wù)或職稱)；5、記錄人；6、事項，直寫題目，如關(guān)于××事或××問題，會議同時研究幾件事的，則寫：①關(guān)于××事；②關(guān)于XX事等。開頭部分一般應(yīng)包括這六項，若有與會議事項有關(guān)的活動，如會前看電視或察看現(xiàn)場，應(yīng)在開頭部分中作為增加的一項，并作簡要說明，因為這種活動與會議的事項有關(guān)系。

第二部分是正文，是會議研究或決定某事項的內(nèi)容。一般地要寫明三個層次或四個層次：1、該事項的情況介紹；2、對該事項需要會議研究的問題；3、這些問題研究解決的辦法和措施，以及落實有關(guān)方面的要求與責(zé)任；4、存在的分歧，或不同意見的保留，或有某些方面的爭議。其中四個層次有

就寫，沒有就不寫。如果有兩件以上的事項，相互又沒有直接關(guān)系的，那就一件事項一件事項寫。第一件事項寫完再寫第二件，接著依次寫，避免混淆不清。

寫作《辦公會議紀(jì)要》應(yīng)注意把握幾個問題：

第一，要以會議記錄為基礎(chǔ)。紀(jì)要是由記錄產(chǎn)生的，記錄是紀(jì)要的原始材料。因此，在整理紀(jì)要前，記錄人要認真地聽取每個人的發(fā)言，把發(fā)言的內(nèi)容全部記下來，重要的部分要將原話一字一句記下來，必要時再問發(fā)言人一下。也可征得領(lǐng)導(dǎo)同意，進行錄音，防止漏記、錯記。但紀(jì)要又不是記錄的全部重復(fù)，而是記錄內(nèi)容的概括和提要。所以，記錄既要認真記好，又要妥為保存。紀(jì)要的底稿要附上記錄，一并存入檔案。一旦紀(jì)要出了差錯，可以查對原始記錄。

第二，要以主持人的最后發(fā)言為準(zhǔn)。在會議研究過程中，各個人對事情的看法、所提解決措施不可能完全一致。但整理紀(jì)要時應(yīng)“求同存異”，把共識的和一致的內(nèi)容歸納起來，至于某些分歧和有爭議的內(nèi)容可以保留。一般說，主持人是領(lǐng)導(dǎo)人或是受領(lǐng)導(dǎo)人的委托者，他在最后發(fā)言時要歸納共同的和不同的意見，作為對某事項的結(jié)論。整理人應(yīng)以他的最后結(jié)論性發(fā)言為準(zhǔn)，記入紀(jì)要，成為紀(jì)要的主要內(nèi)容。如果主持人認為某些爭議需要記入紀(jì)要，整理時可列為紀(jì)要正文的最后一段。

第三，要遵循公文制作的制度和程序。會議紀(jì)要是公文的一種，所以，寫《辦公會議紀(jì)要》要按照公文制作的制度

和程序進行。一般情況下，先由秘書人員(通常是記錄人)整理，經(jīng)辦公廳(室)主任或秘書長審核，再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。這里的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人是指主持會議者。如果主持會議領(lǐng)導(dǎo)人外出，則送主要領(lǐng)導(dǎo)人或常務(wù)副職，或領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)的秘書長。其他都要依照公文運作程序辦理。

除此之外，因為《辦公會議紀(jì)要》的內(nèi)容，特別是定下來的措施、要求，是要各有關(guān)方面執(zhí)行的，為執(zhí)行起來方便，不發(fā)生歧義，所以，使用語言要明白、準(zhǔn)確，不能含混，一般采用直述的方法，不拐彎抹角，更不需要華麗的詞語。

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