如何在一天半內(nèi)寫好一份報告？

201*-08-26 23:18:37

許多職場人士在工作中需要寫PPT格式的商業(yè)報告，如何快速有效的制作報告就成為一個實際的難題，雖然“好”是許多人希望達到的目標(biāo)，但是仔細(xì)想來，其實“快”可能是最重要的目標(biāo)，因為工作大都比較繁忙，思考報告的同時也常常被電話，會議等各種事情打斷。但是，快并不容易，許多人都有一個類似的經(jīng)歷，往往很想好好寫一份重要的報告，最后卻不知不覺拖延下來，甚至錯過deadline，這也是符合拖延癥的心理規(guī)律的。（參考拖延心理學(xué)讀書筆記）

所以，如何快速有效的寫作報告，成為許多商業(yè)人士的愿望，我根據(jù)自己的實踐，總結(jié)了一個一天半制作報告的辦法，寫出來和大家探討。

我在如何在工作中提高自己的實際能力中，提到了邏輯力，善于運用邏輯力，是快速解決問題的關(guān)鍵。只有真正掌握了假設(shè)思考的人，才能算是有邏輯力的商業(yè)人士。下面說的這種方法，也是基于假設(shè)思考的。

目標(biāo)：一天半寫完一份20-30頁左右的PPT報告，類型不限。

條件：

1. 了解報告的目標(biāo)，應(yīng)該已經(jīng)很清楚報告目標(biāo)，而不是一個漫無目標(biāo)的“創(chuàng)新”，“增長”之類的。

2. 已經(jīng)做過初步的信息收集（可能是幾個小時的網(wǎng)絡(luò)信息搜索，也可能是一些客戶訪談，調(diào)研問卷結(jié)果，或者自己有一些相關(guān)的經(jīng)驗等等）。

3. 自己有一些PPT制作經(jīng)驗，了解報告的結(jié)構(gòu)，善用PPT模板，有一些自己總結(jié)分析的常用PPT最好。

4. 具有一天半完整的時間，不被其他工作打擾，非常繁忙的人，可以把頭天晚上設(shè)定為那個半天。

流程：

頭半天：

1. 思考如何解決問題，時間：2-4小時。成果：形成一份解決問題的框架。 方法：可以是自己思考，也可以是頭腦風(fēng)暴。要解決的問題是什么？設(shè)定目標(biāo)。從目標(biāo)出發(fā)，想出可能的原因-假設(shè)原因-考慮如何分析，收集信息-分析-相處廣泛的對策-選擇最合適的方案-制定執(zhí)行計劃。

難點：假設(shè)思考本身是一個難點，根據(jù)我實際的觀察，了解過這種方法的人，能實際運用的只有5%-10%，心理障礙也是一個問題。

2. 畫出故事線，時間：1小時。成果：形成一份空白的PPT。

方法：根據(jù)框架，考慮每一頁PPT用什么標(biāo)題，大致要寫點什么，快速的把每一頁的PPT設(shè)計出來，50%可能只有一個標(biāo)題，自己瀏覽一遍，覺得故事線沒有問題就ok。

難點：設(shè)計空白PPT需要想象力，思維緊張的時候需要放松下來，想象自己正在講解這份文檔，思路很快就能打開。

第二天：

3. 根據(jù)故事線PPT開始攢PPT，時間：8-12小時，成果：完成PPT報告。

好的方法就是設(shè)定好時間。比較復(fù)雜，文字較多的PPT熟手大概需要30分鐘，所以可以設(shè)定30分鐘一頁，30分鐘內(nèi)想好如何設(shè)計表現(xiàn)方式，快速的填上收集的信息。

難點：關(guān)鍵是恪守時間，不要禁不住誘惑去調(diào)整PPT中的細(xì)節(jié)，那些都是time killer，關(guān)鍵是完成報告。

看起來有些簡單，但實際上這種方法非常切實可行，實踐者這種方法的時候，心中一定要堅信自己能做到，認(rèn)真練習(xí)幾次后，就能體會到快速制作報告帶來的效果。

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