公文寫作要領(lǐng)

1、決定

（1）功能

適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

（2）分類

A.法規(guī)政策性決定。

如《關(guān)于懲治虛開、偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定》

B.重要事項的決定。

如《中共中央關(guān)于加強同人民群眾聯(lián)系的決定》

C.獎懲決定。

如《國務院關(guān)于處理“渤海二號”事故的決定》

2．通告

（1）功能

適用于公布社會有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項

（3）分類

a. 法規(guī)性通告

b. 知照性通告

c. 通告不寫抬頭，無主送單位。

d. 通告與公告的區(qū)別

a. 內(nèi)容重要性不同

b. 對發(fā)文機關(guān)限制性有較大不同

c. 發(fā)布范圍有所不同

3．通知

（1）功能

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。

（2）分類

a.發(fā)布指示的通知

b.頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、細則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時，都要用通知，也就是加一個文件頭。

如人事部關(guān)于印發(fā)《人事爭議處理辦案規(guī)則》和《人事爭議仲裁員管理辦法》的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。

c.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知（人事任免用決定和通知的區(qū)別）

4．通報

（1）功能

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（2）分類

表彰通報：介紹先進事跡＋先進事跡意義＋表彰決定＋希望號召

批評通報：錯誤事實＋錯誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求

情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求

5．意見

（1）功能

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（2）分類

規(guī)劃性意見

實施意見

具體工作意見

6.批復

（1）功能

適用于答復下級機關(guān)的請示事項

與其他文種不同的是，往往在標題主要內(nèi)容中明確表示對請示事件的意見如《國務院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級榆林市的批復》

主送機關(guān)一個，即發(fā)出請示的下級機關(guān)

以上6種為下行文。

7．報告

（1）功能

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)詢問。

（2）類型

a、工作報告

b、情況報告

c、建議報告

d、答復報告

e、報送報告

8、請示

（1）功能

運用于向上級機關(guān)請求指示、批準

（2）應用范圍

a、遇到問題無法解決，需要上級指示

b、處理較為重要的事件和問題，要上報批準

c、遇到問題，雖有解決方法，但沒有權(quán)力或能力實施，需要上級幫助

d、對有關(guān)方針、政策和上級發(fā)布指示有疑問，要上級解答

e、下級機關(guān)之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐，要上級仲裁

f、請上級領(lǐng)導參加活動，指導工作

（3）分類

a、請求指示的請示

b、請求批準的請示

主送機關(guān)只能有一個，如需同時送其他機關(guān)，應當用抄送的形式只能主送上級機關(guān)，不能送領(lǐng)導者本人不得越級

請示，必須由主要負責人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話

常用結(jié)語（當否，請批示，妥否，請批復，以上請示，請予審批，特此請示，請予批復等）

以上兩種為上行文

9.函

（1）功能

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽合作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（2）分類

a.公函和便函b.發(fā)函和復函

函是平行文，寫法特別要注意用語分寸。

10．會議紀要

（1）功能

適用記載、傳達會議情況和議定事項。

（2）分類

a.決策型

b. 交流型

c.研討型

三、公文的格式

1．公文格式的組成

公文格式的組成要素包括：

（1）發(fā)文機關(guān)標識（版頭、紅頭） （2）公文份數(shù)序號

（3）密級（4）發(fā)文字號

（5）簽發(fā)人（主要用于請示） （6）標題

（7）主送機關(guān)（內(nèi)發(fā)可省略） （8）正文

（9）附件（10）發(fā)文機關(guān)署名

（11）成文日期（12）印章

（13）附注（此件發(fā)至 XX級） （14）主題詞

（15）抄送單位（16）印刷機關(guān)和印刷時間

印刷用紙和技術(shù)要求：用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行28個字。

2．發(fā)文字號

編寫發(fā)文字號原則：包括機關(guān)代字、年份、序號。

注意：年份不能省略，兩邊用六角括號；序號不編虛位，不加第。

3．公文標題

標準式：發(fā)文機關(guān)+發(fā)文事由+文種

凡是有紅色版頭的文件，因已表明發(fā)文機關(guān)， 故發(fā)文機關(guān)名稱可省略。 特殊形式：

（1）發(fā)文機關(guān)+文種。如《中華人民共和國主席令》

（2）發(fā)文機關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)文件名+文種，也稱轉(zhuǎn)文式標題，用于轉(zhuǎn)發(fā)文件。

4．成文日期

成文日期確定原則：

（1）會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。

（2）領(lǐng)導簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。

（3）聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。

（4）法規(guī)性文件以文件批準日期為準。

（5）一般信函、電文以實際發(fā)出日期為準。

成文日期必須寫年月日，且要用漢字。

5．主題詞

《條例》和《方法》都明確規(guī)定：上報的文件應當按照上級的要求和《公文主題詞表》標注主題詞。

《上海市人民政府公文主題詞表》使用說明中規(guī)定：

（1）一份公文標引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個。

標引主題詞的順序為先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內(nèi)容的詞，最后標反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關(guān)于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知》，先標類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標反映公文內(nèi)容的類屬詞“扶貧”，最后標反映公文形式的類屬詞“通知”。

（2）一份公文有兩個以上主題內(nèi)容時，先集中對第一個主題內(nèi)容標注，再對第二個主題內(nèi)容進行標注，最后標文種。

（3）根據(jù)需要，可將不同類主題詞進行組配標引。

（4）在《公文主題詞表》中找不到準確反映公文內(nèi)容的類屬詞時，可用類別詞替代。

6．用印

一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。

國標《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

四、公文中常見問題分析

1．文種的誤用

主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用

報告和請示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。

a.行文目的不同報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。

b.公文內(nèi)容不同請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。

c.規(guī)范性用語不同報告用“以上報告如有不妥，請指示”，“特此報告”等；請示用“當否，請批復”，“特此請示，請批復”。

目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面。

a.請示、報告混用

如《關(guān)于請校領(lǐng)導出席畢業(yè)典禮的報告》

b.請示、報告并用

如《關(guān)于召開新一屆學代會的請示報告》

2.隨意請報

“請報”指以單位名義向上級報送“請示”、“意見”“報告”。隨意請報主要有三種情況：a.主送個人，如“x書記”、“x校長”。

b.多頭主送，如“教務處、科技處并實驗室管理處”

c.越級上報

3.公文組成要素不全

a.上行文缺簽發(fā)人，“請示”缺聯(lián)系人姓名、電話。

b.缺附件說明。

c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。

d.缺主題詞或主題詞不全，如缺類別詞、文種等。

4.公文標題病誤

a.標題缺少行文單位

公文標題通式為：行文單位+關(guān)于+事由+的+文種

b.標題無文種

將一般公文誤作為法定公文，致使標題無文種。如《??關(guān)于??的規(guī)劃》、《??關(guān)于??的總結(jié)》。

轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標題無文種。如《??關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)??的方案》。

c.不倫不類的標題

兩個文種并用如請示報告、任免決定的通知等。

混用文種將“請示”錯用成“申請”。

d.標題中事由表達不全

如《華東理工大學關(guān)于申請劃撥上海市“十五”配套經(jīng)費的報告》

e.標題中亂用標點符號

公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

公文中亂用標點符號主要表現(xiàn)在：

a.轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而用引號。

b.不必用其他標點符號而隨意使用。

如《關(guān)于對1999年“全民文明禮貌月活動”安排的通知》。

5.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題

a.段落層次不清，主次不分。不善于用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，如一、二、??，1.、2.、??。b.不合公文文體，出現(xiàn)描述性語言和客套話。

c.繁瑣冗長，多套話。如根據(jù)??精神，在??指導下，在??關(guān)懷下等。 d.主語謂語搭配不當。如：

人民的生活水平普遍增加了。（提高）

上述問題，今后準備進一步加強和改進。（解決和糾正）

e.定語錯位造成歧義

如：市長把我們五個縣領(lǐng)導召集到一起專門研究了這個問題。

原教育部副部長周遠清來校視察工作。

f.標點符號錯用

逗號和句號錯用

為了加強熟肉制品市場管理，規(guī)范熟肉制品市場經(jīng)濟行為，維護消費者利益，在全市建立統(tǒng)一批發(fā)、集中配送的熟肉制品供應體系。根據(jù)市政府會議精神，決定??

頓號和逗號的錯用

例：在時間緊，任務重，困難多的情況下，學校號召全體師生員工??。

金山校區(qū)學工委主任、各學院總支副書記、團委書記、班導師參加了會議。 在小標題上用標點符號

6.其他一些錯誤

a.引文文號錯放在文件名前

例：根據(jù)教育部教高〔2002〕3號文件頒布的《普通高等學校圖書館規(guī)程》（修訂）的文件精神，??。

b.常識性錯誤

例：經(jīng)國家教委和上海市政府批準，我校在奉賢建設(shè)新校區(qū)。

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