（一）公文格式中的發(fā)文字號(hào)不規(guī)范
發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和該年度的發(fā)文序號(hào)組成，位于文件版頭下方居中處，發(fā)文字號(hào)是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便于收文機(jī)關(guān)與發(fā)文機(jī)關(guān)進(jìn)行聯(lián)系。
發(fā)文機(jī)關(guān)代字要選用能反映機(jī)關(guān)特征的兩三字，如中共成都市委用“成委發(fā)”、成都市人民政府用“成府發(fā)”。
目前，行政機(jī)關(guān)行文中，“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”還有個(gè)約定俗成的特殊用法，即在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中加進(jìn)了函這一文種名稱(chēng)。如國(guó)務(wù)院辦公廳和省政府辦公廳所發(fā)的正式公函，通常都編“國(guó)辦函﹝1999﹞xx號(hào)”或“川辦函﹝1999﹞xx號(hào)”。嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，函只是法定公文文種之一，但習(xí)慣上都把“批復(fù)”也作為函件對(duì)待，也編公函的發(fā)文字號(hào)。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發(fā)的批復(fù)，其發(fā)文字號(hào)也編“川辦函﹝1999﹞xx號(hào)”或“成辦函﹝1999﹞xx號(hào)”。 年號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字并應(yīng)寫(xiě)全，年號(hào)外須用六角形括號(hào)，如﹝1999﹞，不得寫(xiě)為﹝99﹞.年號(hào)的位臵，應(yīng)在機(jī)關(guān)代字與發(fā)文序號(hào)之間，不能放在機(jī)關(guān)代字之前或之間，如“成愛(ài)衛(wèi)字﹝1999﹞40號(hào)”不得寫(xiě)為“﹝1999﹞成愛(ài)衛(wèi)字40號(hào)”或“成愛(ài)衛(wèi)﹝1997﹞字40號(hào)”。
（二）公文標(biāo)題的書(shū)寫(xiě)不規(guī)范
公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的綜合概括，位于文件版頭間隔橫線之下，主送機(jī)關(guān)之上。完整規(guī)范的公文標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關(guān)于加強(qiáng)城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“加強(qiáng)城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。
公文標(biāo)題的三個(gè)組成部分一般應(yīng)當(dāng)齊全，以使讀者一看就能對(duì)公文的制發(fā)機(jī)關(guān)、公文的內(nèi)容和公文的性質(zhì)與作用有個(gè)概括了解，給公文處理工作提供方便，有利于提高工作效率和質(zhì)量。但我們?cè)趯?shí)際文書(shū)處理工作中常看到這樣不規(guī)范的標(biāo)題，“關(guān)于請(qǐng)示轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)發(fā)﹝1997﹞14號(hào)文件的報(bào)告”，這是一個(gè)不完整的標(biāo)題。一是沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)；二是公文內(nèi)容不準(zhǔn)確，讓人看了不知道國(guó)發(fā)﹝1997﹞14號(hào)文件是什么。將文件字號(hào)代替內(nèi)容提要。
又如“xxx局關(guān)于xxx的請(qǐng)示報(bào)告”或“xxx局關(guān)于xxx的報(bào)告的請(qǐng)示”，此類(lèi)標(biāo)題的文種不清，讓人看了不知道此文是請(qǐng)示還是報(bào)告。
對(duì)三個(gè)以上單位聯(lián)合行文，由于發(fā)文單位多，標(biāo)題可能很冗長(zhǎng)，可采用兩個(gè)辦法使標(biāo)題簡(jiǎn)煉一些：一是使用各發(fā)文單位的規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如 《市物價(jià)局市經(jīng)濟(jì)委員會(huì)市計(jì)劃委員會(huì)成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費(fèi)的請(qǐng)示》可簡(jiǎn)寫(xiě)為《市物價(jià)局市經(jīng)委市計(jì)委成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費(fèi)的請(qǐng)示》；二是使用概括法，將標(biāo)題改寫(xiě)為《市物價(jià)局等4部門(mén)關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費(fèi)的請(qǐng)示》。公文標(biāo)題必須簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，切忌冗長(zhǎng)累贅、晦澀費(fèi)解。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章類(lèi)的公文名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，應(yīng)盡量不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
（三）主送機(jī)關(guān)的寫(xiě)作不規(guī)范
主送機(jī)關(guān)是指公文的主要收受機(jī)關(guān)，即需對(duì)本單位發(fā)出文件負(fù)責(zé)辦理、答復(fù)或遵照?qǐng)?zhí)行的對(duì)方機(jī)關(guān)，它位于標(biāo)題左下方，正文之上。
請(qǐng)示一般只應(yīng)寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個(gè)人，也不得將主送機(jī)關(guān)寫(xiě)為“市委并xxx書(shū)記”或“市政府xxx市長(zhǎng)”。如果同時(shí)主送幾個(gè)單位，就容易造成處理上的混亂和困難。
同級(jí)黨政機(jī)關(guān)確需聯(lián)合向上級(jí)黨政機(jī)關(guān)行文時(shí)，“報(bào)告”的主送機(jī)關(guān)一般用黨政機(jī)關(guān)的并列形式，如“市委、市政府”�！罢�(qǐng)示”的主送機(jī)關(guān)應(yīng)就請(qǐng)示的內(nèi)
容性質(zhì)分別確定，屬黨委職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機(jī)關(guān)應(yīng)將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負(fù)責(zé)處理答復(fù)；屬政府職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機(jī)關(guān)應(yīng)將政府列前，如“市政府并報(bào)市委”，由政府負(fù)責(zé)處理答復(fù)。
主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)機(jī)關(guān)的全稱(chēng)。如主送機(jī)關(guān)的名稱(chēng)較長(zhǎng)，可使用通用的規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如“成都市經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)”，可簡(jiǎn)稱(chēng)“市體改委”。普發(fā)性公文，有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書(shū)寫(xiě)時(shí)可使用統(tǒng)稱(chēng)，如對(duì)成都市的區(qū)（市）縣一級(jí)的政府，主送這些機(jī)關(guān)時(shí)，不可能一一列出這些機(jī)關(guān)名稱(chēng)，可泛稱(chēng)為“各區(qū)（市）縣政府”。
準(zhǔn)確選定公文的主送機(jī)關(guān)，是文件發(fā)出能否得到及時(shí)處理的關(guān)鍵問(wèn)題。要根據(jù)對(duì)方單位的職責(zé)分工和當(dāng)前工作的實(shí)際情況主送文件。既要防止錯(cuò)送、漏送，致使工作脫節(jié)，影響工作的進(jìn)行；也要防止撒大網(wǎng)式的濫送，造成人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。
（四）正文中的寫(xiě)作不規(guī)范
1、公文的引文不規(guī)范。引用公文時(shí)要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，如：“大邑縣人民政府《關(guān)于驗(yàn)收村民的自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請(qǐng)示》（大邑府發(fā)﹝1999﹞10號(hào)）收悉”。若用“大邑府發(fā)﹝1999﹞10號(hào)《關(guān)于驗(yàn)收村民自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請(qǐng)示》收悉”，就是不規(guī)范的引文。
2、日期的不規(guī)范用法。日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日應(yīng)該要寫(xiě)得完整規(guī)范。如“1997年10月1日”“若用”1997.10.1“或”97年10月1日“，”今年“、”明年“、”上月“、”下月“、”今天“、”明天“等，則是不規(guī)范的表述。
3、公文層次的不規(guī)范。序號(hào)使用不規(guī)范，有的文件中用“（一）”后又標(biāo)“一”，有的用“一、”后，下面的層次中直接用“1、”等等。正文部分是對(duì)公文內(nèi)容的表述，需要使用字序符號(hào)標(biāo)明層次時(shí)，一般排列順序是：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1、”，第四層用“（1）”。每一層次序數(shù)用字，前后應(yīng)當(dāng)一致。
4、法定計(jì)量單位的不規(guī)范。如前用“畝”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“噸”，這種情況最好統(tǒng)一。計(jì)量單位最好前后一致。
5、簡(jiǎn)稱(chēng)的不規(guī)范。如“精神文明辦”有的簡(jiǎn)稱(chēng)為“精辦”，讓人不知所云。公文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱(chēng)，一般應(yīng)先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)，如《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》）。
6、附件的不規(guī)范。公文附件是附屬于公文的文件、材料、圖表、憑據(jù)等，用于補(bǔ)充公文正文的內(nèi)容，位于正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)之前，另起一行，行前空兩個(gè)字書(shū)寫(xiě)。有附件的公文，一定要具體寫(xiě)明附件的名稱(chēng)和件數(shù)。如有兩個(gè)以上附件，應(yīng)標(biāo)明序號(hào)，不得籠統(tǒng)寫(xiě)為“附件如文”或“附件x件”。否則會(huì)給公文的收發(fā)、辦理和整理、立卷等帶來(lái)麻煩。一旦公文的正件與附件分開(kāi)，就難以查對(duì)收齊。
7、發(fā)文機(jī)關(guān)落款不規(guī)范。政府機(jī)關(guān)發(fā)文的落款，標(biāo)題已標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的用機(jī)關(guān)印章代替機(jī)關(guān)署名，不再寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。有的公文正文占滿(mǎn)了頁(yè)面，發(fā)文機(jī)關(guān)必須標(biāo)注到下一頁(yè)上，以前是在下頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)署名或蓋章之前空白處注“此頁(yè)無(wú)正文”，現(xiàn)在不能了。
8、成文日期的書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。成文日期應(yīng)該標(biāo)明公元年、月、日，一律用漢字小寫(xiě)數(shù)碼書(shū)寫(xiě)，不使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年、月、日要寫(xiě)全，不得將“一九九二年一月八日”寫(xiě)為“一九九二、一、八”或?qū)ⅰ耙痪啪哦辍焙?jiǎn)寫(xiě)為“九二年”；
也不得只寫(xiě)月、日不寫(xiě)年：“三十一日”和“二十五日”不得寫(xiě)為“卅一日”、“廿五日”。
9、抄送機(jī)關(guān)的書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。根據(jù)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局的要求，為簡(jiǎn)化和規(guī)范公文格式用語(yǔ)，無(wú)論對(duì)上級(jí)、平級(jí)或下級(jí)，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注用語(yǔ)可一律用“抄送”，不再使用“抄報(bào)”，也不使用“抄發(fā)”。抄送機(jī)關(guān)可按上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)的順序排列。
（五）行文的不規(guī)范
越級(jí)行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)越過(guò)直接上級(jí)機(jī)關(guān)向更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直至最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。下級(jí)機(jī)關(guān)除以下幾種特殊情況外，一般不要越級(jí)行文。第一，情況特殊緊急，逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)和造成重大損失時(shí)；
第二，與直接上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)生分歧，無(wú)法解決，或經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)機(jī)關(guān)長(zhǎng)期未予解決時(shí)；
第三，上級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)交辦并指定越級(jí)上報(bào)某些事項(xiàng)時(shí)；
第四，檢舉、控告直接上級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)；
第五，需直接詢(xún)問(wèn)、答復(fù)、聯(lián)系某些具體事項(xiàng)時(shí)；
第六，反映或處理不涉及直接上級(jí)機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的偶發(fā)事件或問(wèn)題時(shí)。
除檢舉、控告外，越級(jí)行文應(yīng)抄送被越過(guò)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。
（六）文種的使用不規(guī)范
在文書(shū)處理工作中，我們常見(jiàn)到這樣的情況，就是“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的寫(xiě)法混淆，該寫(xiě)“請(qǐng)示”的，寫(xiě)成報(bào)告；該用“報(bào)告”的，寫(xiě)成請(qǐng)示。造成這種情況的主要原因，主要是對(duì)“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的相同點(diǎn)和區(qū)別認(rèn)識(shí)不清。
“請(qǐng)示”與“報(bào)告”相同之處有四：
第一， 都是上行文。
第二，都包含有匯報(bào)情況或反映問(wèn)題的內(nèi)容。
第三，都能起下情上達(dá)的作用。
第四，都有主動(dòng)爭(zhēng)取上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)與幫助的作用。但“報(bào)告”與“請(qǐng)示”在使用上，仍然是不容混淆的兩個(gè)文種。
“報(bào)告”與“請(qǐng)示”的主要區(qū)別在于：
1、報(bào)送目的不同�！皥�(bào)告”主要是讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況、掌握動(dòng)態(tài)，而不要求立即得到上級(jí)的具體指導(dǎo)和幫助。“請(qǐng)示”雖然一般也要匯報(bào)工作中的情況或問(wèn)題，但這種匯報(bào)的直接目的，是要立即得到上級(jí)的具體指示或批準(zhǔn)。
2、兩者性質(zhì)不同�！皥�(bào)告”屬陳述性公文，具有備案性質(zhì)，一般不需要上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)。“請(qǐng)示”屬請(qǐng)示性公文，是請(qǐng)示上一級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或解決某一事項(xiàng)、某一問(wèn)題并需上級(jí)機(jī)關(guān)作出答復(fù)的。
3、內(nèi)容重點(diǎn)不同。“報(bào)告”側(cè)重寫(xiě)情況和意見(jiàn)，涉及的內(nèi)容比較廣泛（可不限于一件事、一個(gè)問(wèn)題），行文較長(zhǎng)，內(nèi)容多是已經(jīng)實(shí)施的事項(xiàng)或已發(fā)生的事情�！罢�(qǐng)示”著重寫(xiě)的是某一件事情或某一個(gè)問(wèn)題（即“一事一請(qǐng)示”），行文較簡(jiǎn)短，內(nèi)容都是尚未實(shí)施的。
4、報(bào)送時(shí)間不同�！皥�(bào)告”是在事后或事中報(bào)送�！罢�(qǐng)示”必須在事前報(bào)送。
使用“請(qǐng)示”，要防止兩種片面傾向：
一是濫用“請(qǐng)示”，事無(wú)巨細(xì)，通通“請(qǐng)示”，把矛盾上交；
二是忽視“請(qǐng)示”，超越職權(quán)，不經(jīng)“請(qǐng)示”，擅作主張。
“請(qǐng)示”要嚴(yán)格執(zhí)行“一文一事”的規(guī)定，以免造成閱批和處理上的困難，影響公文處理的效率和質(zhì)量。
運(yùn)用“報(bào)告”這一文種，應(yīng)當(dāng)注意“報(bào)告”中不得夾帶“請(qǐng)示”事項(xiàng)，以免貽誤工作�！皥�(bào)告”的主要用途是供上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況。呈送“報(bào)告”，不能要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批復(fù)。因此，不能把“請(qǐng)示”結(jié)尾的請(qǐng)示用語(yǔ)用于“報(bào)告”的結(jié)尾。例如執(zhí)行“報(bào)告”結(jié)尾不宜用“以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)批示”，“以上報(bào)告妥否，請(qǐng)指示”之類(lèi)用語(yǔ)。一般都用“特此報(bào)告”，“專(zhuān)此報(bào)告”或“以上報(bào)告請(qǐng)審閱”等語(yǔ)作結(jié)尾。
（七）寫(xiě)代擬稿的注意事項(xiàng)
部門(mén)請(qǐng)示政府批轉(zhuǎn)的報(bào)告和發(fā)文代擬稿。涉及有關(guān)地區(qū)或其它部門(mén)工作，事前未協(xié)商且無(wú)會(huì)簽意見(jiàn)的，代擬稿未打印的，無(wú)報(bào)送說(shuō)明的就要求政府給予發(fā)文的，應(yīng)一律給予退回。
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