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公文主題詞的正確寫法

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時間:2019-05-22 07:11:15 | 移動端:公文主題詞的正確寫法

公文主題詞的正確寫法

主題詞又叫關鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞。主題詞是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn)物,它主要供制作公文索引和電子計算機檢索之用!吨袊伯a(chǎn)黨機關公文處理條例》第八條和《國家行政機關公文處理辦法》第十條第十二項都明確指出,上報的公文,應按照上級要求和公文主題詞表的規(guī)定標注主題詞。因此,任何單位在上報公文時,除了參照自身的公文主題詞表外,更要按照上級機關的主題詞表來進行標注;如是下發(fā)公文,還得使用自身的主題詞表。

從數(shù)量上來看,一份公文除類別詞外,最多不超過5個主題詞。以《國務院公文主題詞表》為例,選用主題詞的原則和方法是:從“類別詞”到“類屬詞”,從內(nèi)容到形式。《國務院公文主題詞表》把“詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類,如?綜合經(jīng)濟?、?財政、金融?類等。第二層是類別詞,即對主題詞的具體分類,如?工交、能源、郵電?類中的?工業(yè)?、?交通?、?能源?和?郵電?等。”從這個意義上看,類別詞有點兒類似于公文內(nèi)容所在的行業(yè)劃分!秶鴦赵汗闹黝}詞表》中的《主題詞主表》的第一層劃分有綜合經(jīng)濟,工交、能源、郵電,旅游、城鄉(xiāng)建設、環(huán)保、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象等13類。第二層是對13類中每一類的具體分類。如農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象這一類下就具體地分為農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象四個小類。我們要給自己撰擬的公文標引主題詞,首先就要找到公文所在第一、二層中的“行業(yè)”主題詞。如某市婦聯(lián)撰擬一份通報,要標注主題詞,首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在的“綜合黨團”(這一層分類只起引導作用,要選用的主題詞還在下面),然后再在下面找到第二層所在的“黨派團體”。這就是類別詞,也是我們在這份公文中要標注的第一個主題詞。接著我們在“黨派團體”下找出與公文主題相符的“婦女”、“兒童”,這就是“類屬詞”,也是我們在這份公文中要標注的第二、第三個主題詞。再如《國務院關于發(fā)布<國家行政機關公文處理辦法>的通知》,其主題詞的類別詞是“文秘工作”,它的第一層分類是“秘書、行政”;“類屬詞”是“文秘工作”下的“公文”。類屬詞一般就在類別詞(第二層)下。它是能夠概括反映公文主題概念的詞。如《國務院關于發(fā)布<國家行政機關公文處理辦法>的通知》,標注的第二個主題詞是“公文”。這個主題詞就在“文秘工作”下附的主題詞表內(nèi)。類屬詞也可以在其他類別詞下選用或“根據(jù)需要,可將不同類的主題詞進行組配標引”。如《國務院關于加強水土保持工作的通知》,標引的類別詞是“農(nóng)業(yè)”,類屬詞卻是在“水利”這個類別詞下選用的!秶鴦赵宏P于“九五”期間深化科技技術(shù)體制改革的決定》,類別詞是“科技”,但類屬詞“體制”卻在“民政、勞動人事”下的“機構(gòu)”這個類別詞下面,“改革”在“綜合經(jīng)濟”下的“經(jīng)濟管理”這個類別詞下面。

如果一份文件有兩個以上的主題內(nèi)容,可先集中對一個主題內(nèi)容進行標引,再對第二個主體內(nèi)容進行標引。如《國務院關于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關問題的通知》,便先標了反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)

濟管理”,再在這個類別詞下找到類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”;然后標了反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“勞動”,再在“勞動”這個類別詞后找到“就業(yè)”這個類屬詞。當詞表找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時又怎么辦呢?這時,你可以在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。同時將能夠準確反映文件內(nèi)容的詞標在類別詞的后面,并在該詞后面加“葒”以便區(qū)別。

相對來說,標注類屬詞難度最大。它首先要求標注者必須了解公文的主題內(nèi)容,確定主題概念。其次還要熟悉主題詞表的內(nèi)容并通過查閱主題詞表,將詞表中能夠準確反映主題概念的主題詞挑選出來進行標注。

說它難,一是因為它的數(shù)量多!秶鴦赵汗闹黝}詞表》第一層僅分了15類,但屬于類屬詞的主題詞就有1049個。其次是找到類別詞后,并不是在每種類別詞后都能找到相應的類屬詞,有些還要到其他的類別詞下去找,就如前面提到的《國務院關于“九五”期間深化科學技術(shù)體制改革的決定》一樣。因此我們前面說“要熟悉主題詞表的內(nèi)容”。

公文中標注的最后一個(或兩個)主題詞(也即“形式”,此前的都屬“內(nèi)容”)最好找,因為它就是該公文的文種,而且就在公文的標題上。如《國務院關于成立國務院西部地區(qū)開發(fā)領導小組的決定》,標題中的“決定”,既是該公文的文種,也是該公文要標注的最后一個主題詞。

值得注意的是,在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時,主題詞中的文種,是標批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種,還是標被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種呢?

如果只選擇一個主題詞來標文種,可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務院關于發(fā)布<國家行政機關公文處理辦法>的通知》,其主題詞是“文秘工作公文 辦法”,標注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”,而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式,也可將前后兩個文種同時標注;但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”,為避免文種上的重疊,只標一個“通知”即可。

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