公文處理培訓(xùn)講義

一、公文的概念

公文是國家行政機(jī)關(guān)在行政管理的過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。

企業(yè)在自身的建設(shè)和經(jīng)營管理活動中也得使用這個工具.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，科室負(fù)責(zé)人和文秘，內(nèi)勤人員，檔案管理人員等，都必須了解公文處理知識，熟識公文制度和運(yùn)作程序。

二、常見文種寫作

（一）決定

決定使用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。決定屬于下行文。

決定和決議的區(qū)別：決定一般只涉及某一“重要事項”或某一問題，內(nèi)容較單一、明確、具體。決議是對一系列原則性問題的決斷。

（二）公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（三）通告

適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

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（四）通知

通知是所有公文中應(yīng)用最廣泛的一種，通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（五）通報

適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（六）意見

意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見屬于多向性公文。

（七）請示

請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)相關(guān)事項。屬于上行文。

請示應(yīng)當(dāng)一文一事、一事一請，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)。請示不能有兩項或兩項以上請示項目，為避免推諉扯皮，只能有一個主送機(jī)關(guān)（不能寫給領(lǐng)導(dǎo)個人），若需要同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式。即使受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，其請示也只能標(biāo)寫直接處理請示事項的一個上級機(jī)關(guān)，同時抄送另一上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。一般情況下，請示不得越級行文（越級請示），如特殊情況或緊急事項，需要越級行文時，應(yīng)將請示同時抄送越過的上級機(jī)關(guān)。同時，請示也不得同時抄送下級機(jī)關(guān)。

請示的寫作：正文部分要寫明請示緣由、事項，最后是請示的結(jié)語，如：“以上請示，請批復(fù)”、“妥否，請批復(fù)”、“當(dāng)否，

請批示”。

（八）報告

報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問 ，報告屬于上行文。報告主要有：工作報告、情況報告和答復(fù)報告。

報告由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期組成，一般情況報告不需要版記部分。一般來說，報告要有主送機(jī)關(guān)，即發(fā)文機(jī)關(guān)的直屬上級機(jī)關(guān)，有些報告沒有主送機(jī)關(guān)。

請示和報告都是上行文，報告不得夾帶請示事項，主要是反映情況，答復(fù)詢問等，上級機(jī)關(guān)不一定作批示，即有報告不一定答；而請示必須要有請示事項，上級機(jī)關(guān)必須批復(fù)，即有請示必答。

（九）批復(fù)

批復(fù)用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。批復(fù)與請示是相對應(yīng)的一種公文，屬于下行文。

若把“批復(fù)”同“請示”一起發(fā)送給呈送“請示”的下級機(jī)關(guān)，這樣的行文叫做復(fù)體行文，不能把請示當(dāng)成附件。批復(fù)只有一個主送機(jī)關(guān)，即發(fā)“請示”的機(jī)關(guān)。批復(fù)的開頭一般要寫明批復(fù)依據(jù)，應(yīng)先標(biāo)引請示的標(biāo)題，接著用括號注明來文的發(fā)文字號，并寫明“收悉”二字，然后用“現(xiàn)批復(fù)如下”等語言過渡。

（十）會議記錄

開會時由會議指定的專職記錄人員當(dāng)場如實記寫會議基本

情況、發(fā)言內(nèi)容和決議事項的事務(wù)文書。會議記錄是一種重要的檔案材料，是傳達(dá)和執(zhí)行會議決定、貫徹會議精神的依據(jù)，是分析、研究、總結(jié)和檢查工作的憑證，是撰寫報告、簡報、會議紀(jì)要、工作計劃等文書的最可信的資料

（十一）會議紀(jì)要

“會議紀(jì)要”的“紀(jì)”就是“記”，就是記錄、記載的意思，“要”就是要點(diǎn)的意思。會議紀(jì)要一般不需要加蓋公章。用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項的公文。形成于會議后期或會議結(jié)束之后。所記載、傳達(dá)的議定事項，具有行政約束力。

（十二）計劃

計劃是對一段時間內(nèi)的工作或要實現(xiàn)的目標(biāo)預(yù)先做出打算和安排的事務(wù)性文書（規(guī)劃、安排、要點(diǎn)、方案、設(shè)想）。

（十三）總結(jié)

總結(jié)是對某一時期或某項工作的成敗進(jìn)行回顧、歸納、分析，從中引出經(jīng)驗和教訓(xùn)，用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)文書。

（十四）新聞報道

是一種用簡潔明快的文字，迅速、及時地反映現(xiàn)實生活中新鮮而重要的事件的報道文體。

三、主要行文規(guī)則

一定要有必要的才制發(fā)公文，必須保證公文的權(quán)威性，要注重效用。上級黨委可以向政府、群團(tuán)、黨委行文；政府機(jī)關(guān)不得

對黨組織行文作指示、交任務(wù)，只能報告。一般不能越級行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。聯(lián)合行文的前提是同級，并且要協(xié)商一致意見（會簽）才能行文。

四、文種使用常見錯誤

（一）混淆文種

1.請示與報告。“請示”和“報告”都是上行文，是行政機(jī)關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機(jī)關(guān)，請求上級機(jī)關(guān)批復(fù)（答復(fù)），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區(qū)別。

一是作用不同�！罢埵尽笔窍蛏霞墮C(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)；“報告”是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級訊問，報送文件、物品等。

二是內(nèi)容不同�！罢埵尽笔潜締挝粺o力無權(quán)解決或按規(guī)定須上級批準(zhǔn)之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級機(jī)關(guān)建議，須上級機(jī)關(guān)知道的事項。

三是容量不同�！罢埵尽睉�(yīng)一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

四是時間不同。“請示”應(yīng)事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。

五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機(jī)關(guān)，不得多

頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關(guān)的上級機(jī)關(guān)，其他上級機(jī)關(guān)也可以抄送。

六是處理不同。上級機(jī)關(guān)收到下級的請示后，應(yīng)及時批準(zhǔn)、批復(fù)（答復(fù)），是辦理件，下級應(yīng)在收到上級批復(fù)（答復(fù)）后才能實施；上級機(jī)關(guān)收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復(fù)，下級不用等待上級答復(fù)。

七是篇幅不同�！罢埵尽钡钠�幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結(jié)束語不同�！罢埵尽痹诮Y(jié)束時用“妥否，請批示”、 “請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

2．請示與函�！昂�”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文�！昂�”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準(zhǔn)函、審批函）�！昂�”在公文往來中使用比較廣泛。

3．報告與總結(jié)。如前所述，“報告”是上行文，其主要作用是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等�！翱偨Y(jié)”不是公文文種。工作總結(jié)就是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機(jī)關(guān)（可多頭主送），抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。

（二）生造文種

依據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有13種，除此以外均為非法定文種，在正式行文中不應(yīng)使

用非法定文種。我們在制發(fā)公文過程中經(jīng)常見到《關(guān)于××的解釋》、《關(guān)于××的補(bǔ)充說明》《××實施辦法》《××局2007年工作要點(diǎn)》、《××局精神文明創(chuàng)建工作實施方案》等文件標(biāo)題，這均是錯誤的用法。正確的用法應(yīng)是加用法定文種，下發(fā)的如《××局關(guān)于印發(fā)2007年工作要點(diǎn)的通知》，上報的如《××局關(guān)于報送2006年工作總結(jié)的報告》等。

（三）混用文種

把多種文種使用在一起。如《關(guān)于××的請示報告》《關(guān)于××的請示函》《關(guān)于××的公示公告》等，還有的在報告夾帶請示事項，均是不正確的用法。

五、其他常識

一般情況下公文的頁面設(shè)置為（A4型），上：3.7厘米；下：

3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米；行間距可設(shè)為固定值28磅。

《辦法》和《細(xì)則》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、二、

三、……”、“（一）（二）（三）……”、“1. 2. 3.……”、“（1）

（2）（3）……”，《格式》規(guī)定正文中第一層次標(biāo)題使用3號黑體字，第二層次標(biāo)題使用3號楷體字，正文中其他文字一般用3號仿宋體字，每面排22行，每行排28個字。

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