淺議企業(yè)公文寫作

在公司提起寫東西，不少同事就感到壓力很大，寫的人認(rèn)為不好寫沒寫頭，讀的人認(rèn)為呆板僵化沒看頭。如何寫好企業(yè)公文？怎樣的企業(yè)公文才算是文采斐然的好文章？我們寫出來的企業(yè)公文是否就象1942年毛澤東同志在延安干部會(huì)上所作的《反對(duì)黨八股》的講演中列舉的黨八股的罪狀那樣，是"空話連篇，言之無物"、"語言無味，象個(gè)癟三"、"甲乙丙丁，開中藥鋪"？

2003年至今，公司先后下發(fā)過三篇關(guān)于企業(yè)公文格式的文件，就企業(yè)公文格式做過明確規(guī)定，今年公司還舉辦了公文寫作的專題培訓(xùn)，但上述文件和培訓(xùn)講述和強(qiáng)調(diào)的都是公文格式。以下，結(jié)合幾年來的一點(diǎn)心得，就如何寫好企業(yè)公文談?wù)勛约旱囊恍┐譁\認(rèn)識(shí)。

企業(yè)公文必須文體得當(dāng)、行文規(guī)范。

廣義的企業(yè)公文不僅僅指行政公文，還包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、典型經(jīng)驗(yàn)、講話稿以及新聞稿等。本文論述的是廣義上的企業(yè)公文。目前公司的行政公文種類而言，包括通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、規(guī)定、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、周報(bào)、日?qǐng)?bào)等等；就公文形式而言，包括片區(qū)發(fā)文、部門發(fā)文、傳真文件、便箋、其它等等。如何在實(shí)際寫作中選擇相應(yīng)的文種和形式，對(duì)于正確傳達(dá)文件精神、理解文件意圖顯得尤其重要。

公文的文體，是指其特定的公文的結(jié)構(gòu)和格式。每種公文只能適用于一定的范圍，表達(dá)一定的內(nèi)容，不能任意混用，也不能別出心裁，自搞一套。如，請(qǐng)示和報(bào)告，很多人在運(yùn)用時(shí)經(jīng)常弄不清該用哪種，其實(shí)我們只要了解一下兩種文體的含義就知道了。"請(qǐng)示"是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的呈請(qǐng)性、期復(fù)性公文；"報(bào)告"是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問時(shí)用的陳述性公文。一個(gè)是呈請(qǐng)性需要答復(fù)的公文，一個(gè)卻是反饋情況答復(fù)詢問的公文。只有了解和理解了文體的含義和彼此之間的區(qū)別，才能正確使用相應(yīng)的文體，在文體中運(yùn)用正確的語言和格式。

大家都知道，"通知"是下行文，是要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安排的文種，通知講究時(shí)效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。但是，如果我們深入研究，我們可以發(fā)現(xiàn)該文種一般又分為印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，指示性通知，知照性通知，事務(wù)性通知和任免、聘用通知五種類型。要正確使用"通知"這一文體，我們就得了解各種通知類型的區(qū)別，進(jìn)而采用相應(yīng)的格式及表述。如，印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，它的寫法是：標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點(diǎn)：對(duì)印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如"同意"、"原則同意"、"要認(rèn)真貫徹執(zhí)行"、"望遵照?qǐng)?zhí)行"、"參照?qǐng)?zhí)行"等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。批示性通知的寫法是：標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。而事務(wù)性通知的寫法通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會(huì)議通知雖然也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同，會(huì)議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會(huì)議的原因、目的、名稱，通知對(duì)象，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)確的材料等，要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。雖然都是"通知"，但是在不同的情況下，格式條款、語言、

用詞又有區(qū)別，寫法也不盡相同，大家只有在實(shí)際工作中加以琢磨，細(xì)心體會(huì)方能做到"文體得當(dāng)、行文規(guī)范"。

企業(yè)公文必須語言精確、內(nèi)涵明曉。

公文的語言是一種非常講究精確性的語言，因?yàn)楣�文的使用目的就是要使�?duì)方接受作者的影響，而且是對(duì)對(duì)方行為有強(qiáng)制性影響。要使這種影響有效，一個(gè)重要的前提條件就是使意思的表達(dá)高度精確，每一個(gè)詞，特別是每一個(gè)句子必須保持意思的唯一性，以避免對(duì)方"見仁見智"，造成歧義，按各自的理解而不是作者的意圖去行事。

公文語言不精確，就容易造成歧義，形成兩種或多種可能解釋的現(xiàn)象。可以說歧義是造成公文語言不精確的首要因素。比如，"我們要學(xué)習(xí)文件"這句話，就有三種理解：一是我們打算學(xué)習(xí)一下文件；一是我們索要供學(xué)習(xí)的文件；一是我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)一下文件。可見正確使用語言的重要性。

我們?cè)谌粘�寫作中，�?dāng)公文中出現(xiàn)選詞不當(dāng)，詞序失當(dāng)，濫用省略，錯(cuò)用數(shù)量詞，語句中有詞性不明的成份，語句成份間的語法關(guān)系不明，語調(diào)附加的語義不能被準(zhǔn)確讀出，忽略對(duì)含義不確定的詞、詞組的有效限定修飾，錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，濫用修辭格等現(xiàn)象時(shí)，都會(huì)形成歧義。如"XX科室革新了工作方法，在公司推廣后，許多人紛紛效尤"一句，"革新"與"效尤"一褒一貶，閱文者對(duì)作者的態(tài)度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。而作者的真實(shí)態(tài)度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不置可否的中性態(tài)度。該句由于錯(cuò)誤地選用了褒義詞或貶義詞造成了歧義。公文中使用帶褒貶色彩的詞語本意是為了更鮮明、簡潔地表達(dá)作者的立場，但如果出現(xiàn)誤用，將使讀者難以準(zhǔn)確理解作者的真正立場。又如："出席會(huì)議的有三個(gè)公司的經(jīng)理。"這里，定語"三個(gè)"既可以理解為開會(huì)的有來自三個(gè)公司的經(jīng)理，也可以理解成一個(gè)公司的三個(gè)經(jīng)理。該句的錯(cuò)誤在于語序不當(dāng)，造成被限定說明的對(duì)象不明，引起歧義。再如： "參加工作兩年以上的職工一年可享受四天以內(nèi)的帶薪旅游假"。對(duì)這一表述，至少兩處不正確，執(zhí)行過程中很可能會(huì)因此有糾紛：兩年以上是否包括兩年？四天以內(nèi)是否把四天也包含在內(nèi)？了解了上述現(xiàn)象我們就可以理解為什么《中華人民共和國刑法》會(huì)有第九十九條的規(guī)定："本法所稱以上、以下、以內(nèi)，包括本數(shù)。"我們?cè)趯懽髦幸欢ㄒ�仔�?xì)推敲，避免給生產(chǎn)經(jīng)營帶來麻煩和不必要的影響。

企業(yè)公文必須文采生動(dòng)、文風(fēng)鮮明。

文從字順是公文的起碼要求，然而，適當(dāng)追求一些文采，將公文寫得更有思想性、藝術(shù)性，將使公文更具感染力、說服力和表現(xiàn)力、說服力。孔子說；"言之無文，行而不遠(yuǎn)"，這是十分中肯的意見。

一些人認(rèn)為公文語言需要"莊重、樸實(shí)"，莊重就不能抒發(fā)情感，樸實(shí)就不能使用華麗的詞句，造成公文語言在運(yùn)用上越來越枯燥乏味，在表情達(dá)意上越來越平淡膚淺，好似患了"貧血"病和營養(yǎng)不良癥。還有不少人認(rèn)為公文屬于應(yīng)用文，又不是文學(xué)作品，只要通俗、明白、易懂就行了，不需要文采。于是不少公文便只有抽象的道理，缺少具體的形象；便只有一二三四的敘述，沒有生動(dòng)鮮明的論證。然而這樣寫出的公文雖然是合規(guī)范，又有章法，卻是沒了生氣，沒了個(gè)性，形式呆板，語言枯燥，讀起來味同嚼蠟，正如毛澤東同志所說的 "不生動(dòng)，不形象，使人看了頭痛"。

公文的文采，可以增強(qiáng)公文的生動(dòng)性。公司攬貨能手吳寶惠在其演講稿中的最后一段寫道："公司成長了，客戶成長了，我也成長了；我付出，我收獲，我跨越；正如中海司歌所寫，中海的舞臺(tái)使我"人生無悔青春閃光"；我深愛著這個(gè)

充滿拼搏、團(tuán)結(jié)、進(jìn)取精神的團(tuán)隊(duì)，中海成為"我的一葉神舟"。在共同成長的明天，作為中海人，我執(zhí)著依舊，決心為中海的持續(xù)騰飛添磚加瓦，再創(chuàng)佳績！"。將個(gè)人經(jīng)歷感受結(jié)合司歌的歌詞，既高度概括，又非常形象；既意味深長，又恰到好處；既洗練，又準(zhǔn)確；就很有文采。

公文的文采，可以增強(qiáng)公文的邏輯性。泉州公司2003年的一篇總結(jié)曾經(jīng)這么表述"中海的貨運(yùn)體制改革是歷史的必然，這次改革勢必革除過去中海機(jī)構(gòu)中的冗余部分，擯除弊端，提高效率。這次改革有意識(shí)地建立并維護(hù)一套符合中海實(shí)際情況的現(xiàn)代公司制度，為此，我司將堅(jiān)定不移地貫徹貨運(yùn)體制改革的精神實(shí)質(zhì)，配合總部建立并維護(hù)現(xiàn)代公司制度,完善公司組織構(gòu)架，做到"命令層層下達(dá)、匯報(bào)層層上傳、分工個(gè)個(gè)明確、任務(wù)件件落實(shí)"。這段話觀點(diǎn)明確，排比應(yīng)用對(duì)仗工整，分析論證順理成章、辯證統(tǒng)一、邏輯性強(qiáng)。

公文的文采，可以增強(qiáng)公文的可讀性。毛澤《星星之火，可以燎原》中是這樣解釋中國革命高潮到來的："它是站在海岸遙望海中已經(jīng)看得見桅頭了的一只航船，它是立于高山之巔遠(yuǎn)看東方引芒四射噴薄欲出的一輪紅日，它是躁動(dòng)于母腹中要成熟了的一個(gè)嬰兒。"這段話不僅表現(xiàn)了作者高矚的政治眼光，也因其精彩生動(dòng)的比喻受到廣泛贊賞。

公文的文采還是機(jī)關(guān)文風(fēng)的折射。毛澤東同志在《工作方法六十條》中說："文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。"他在批評(píng)一些"不講究詞章"的文件時(shí)說，"看這種文件是一場大災(zāi)難，耗費(fèi)精力又少有所得，一定要改變這種不良風(fēng)氣。"而且把"不生動(dòng)、不形象"的文章的作者批評(píng)為"好象他們是立志要讓讀者受苦似的"。所以種沒有文采的公文，確實(shí)折射了機(jī)關(guān)的某種不良文風(fēng)；比如敷衍了事，應(yīng)付上級(jí)，搪塞下級(jí)；比如懶得學(xué)習(xí)，懶得動(dòng)手，懶得推敲；比如缺乏感情，缺少信念，麻木不仁等等，不一而足。相反，有文采的公文則反映了一個(gè)企業(yè)生氣勃勃、充滿激情、勤于學(xué)習(xí)、富有創(chuàng)見的文風(fēng)。綜上所述，當(dāng)我們?cè)谧珜懝�文時(shí)能做到文體得當(dāng)、行文規(guī)范、語言精確、內(nèi)涵明曉、文采生動(dòng)、文風(fēng)鮮明，便能夠?qū)懗鲆黄�言之有物、文采斐然的好公文�?/p>

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