淺談企業(yè)公文寫作的常見錯(cuò)誤和改進(jìn)建議

摘要：企業(yè)公文，是企業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中，為行使法定職權(quán)所制作的文件。公文在企業(yè)中起著承上啟下、綜合全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外的中樞作用。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方針、政策，上級(jí)的指示、工作部署，下級(jí)的請(qǐng)示和意見反饋，各單位之間工作的協(xié)調(diào)、聯(lián)系等大多是通過文件來傳達(dá)的。另一方面，公文還蘊(yùn)含企業(yè)文化及企業(yè)形象，若企業(yè)公文處理不規(guī)范出現(xiàn)差錯(cuò)的話，則會(huì)為企業(yè)帶來的不良影響，基于造成不必要的麻煩。所以公文處理是我們最重要最基礎(chǔ)的日常工作，其顯著特點(diǎn)是行文的規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)際，列舉企業(yè)公文寫作中較常出現(xiàn)的錯(cuò)誤，并提出改進(jìn)建議，以提高企業(yè)公文處理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公文寫作 常見錯(cuò)誤 改進(jìn)建議

為提高黨政機(jī)關(guān)公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，201*年6月29日，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（下稱《格式》）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704-201*）。該標(biāo)準(zhǔn)于201*年7月1日起正式實(shí)施。此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)國(guó)標(biāo)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修訂，是黨政機(jī)關(guān)公文規(guī)范化的重要依據(jù)，適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)和單位的公文可以參照?qǐng)?zhí)行。 新標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布施行后，省政府和省政府辦公廳，市政府和市政府辦公室先后下發(fā)了一系列有關(guān)規(guī)定和辦法，明確了公文起草、報(bào)送和辦理的基本原則與具體要求。但不少單位和部門在制發(fā)文件時(shí)，并沒有嚴(yán)格按照規(guī)定、要求去做，存在很大的隨意性，造成公文格式的不規(guī)范，甚至出現(xiàn)了一些常見的錯(cuò)誤。

一、企業(yè)公文普遍存在的錯(cuò)誤

（一）文種的選擇不當(dāng)

企業(yè)公文中最常用的主要文種有“決定”、“決議”、“通知”、“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“批復(fù)”、“指示”、“函”、“會(huì)議紀(jì)要”、“公告”、“通告”、“條例”、“制度”、“規(guī)定”、“辦法”等。而在平時(shí)的工作中，較常見的文種選擇不當(dāng)主要是，應(yīng)該用“公告”的文件用“通知”，應(yīng)當(dāng)用“函”的文件，卻使用了“通知”或“報(bào)告”。如：企業(yè)與平等的或不隸屬的單位之間的聯(lián)系工作，應(yīng)當(dāng)用“函”，而不能用“報(bào)告”或“通知”；如xxx社區(qū)選舉委員會(huì)面向本社區(qū)發(fā)布的關(guān)于組織參選居民登記工作事項(xiàng)的公文，應(yīng)該用“公告”而不是“通知”。

（二）文件格式不規(guī)范、得體

企業(yè)公文格式的不規(guī)范、不得體，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)公文格式一般包括：公文編號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、單位印章、發(fā)文日期、主題詞、注釋、抄報(bào)（抄送）機(jī)關(guān)、簽發(fā)人等要素。最常見的主要問題有：

1.標(biāo)題沒有準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容和標(biāo)明公文種類。俗話說：“看報(bào)看題，看書看皮�！薄皹�(biāo)題引人看，新聞活一半”，這些都充分說明了標(biāo)題的重要性。而企業(yè)中的很多公文都僅用“通知”兩字，使閱讀公文與收文登記者要看了內(nèi)容后才能了解公文的主題，甚至于讓受文者無法直觀判斷公文的重要性。

2.未標(biāo)注公文編號(hào)。在《格式》中明確指出公文編號(hào)的作用，其在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。公文編號(hào)的使用，在企業(yè)中不但起到便于歸檔的作用，同時(shí)起到文件發(fā)文單位或部門的標(biāo)識(shí)作用，這樣有利于在第一時(shí)間區(qū)分發(fā)文性質(zhì)和更好的理解發(fā)文內(nèi)容。

3.簽發(fā)人的標(biāo)注。日常企業(yè)公文中，并非所有的公文都要明確簽發(fā)人，但是請(qǐng)示或報(bào)告類的公文則必須明確印有簽發(fā)人名，其主要作用在于讓上級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)了解下級(jí)單位誰對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)，起降低疑問和提高審批速度的作用。

4.單位印章使用混亂。印章是公文制發(fā)單位對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證，必須按規(guī)定正確使用。在現(xiàn)在的企業(yè)中，由于有很多是集團(tuán)公司的下屬單位，而在日常的公文中，我們不難發(fā)現(xiàn)公文的表頭有集團(tuán)公司與下屬公司名稱同時(shí)存在。而在發(fā)文中，有些企業(yè)用集團(tuán)公司的印章來發(fā)下屬公司的一般性公文的情況時(shí)有發(fā)生。單位印章使用的不規(guī)范，不但會(huì)讓員工陷入混亂，同時(shí)也可能為企業(yè)帶來不必要的麻煩。

5.公文的附件標(biāo)注亂。公文的附件,是附在主件、正件之后,對(duì)文件內(nèi)容起輔助說明和補(bǔ)充作用的圖文材料,是整個(gè)公文的有機(jī)組成部分。公文如有附件的應(yīng)當(dāng)附注在正文之后，發(fā)文單位名稱之前，并注明附件的名稱和件數(shù)，且名稱應(yīng)為全稱并與附件名稱一致。而企業(yè)公文中對(duì)附件的標(biāo)注常常是五花八門，無論是位臵，字體，還是方式都具有隨意性，不合規(guī)范。

（三）公文寫作不規(guī)范

企業(yè)公文寫作的不規(guī)范，最突出的問題體現(xiàn)在公文結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、版面的不完整上。

1.結(jié)構(gòu)缺乏完整性。公文版面完整性，主要是指眉首、主體、版記的完整，在這三項(xiàng)中缺一不可。在平常的工作中，不少企業(yè)時(shí)常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位臵。如：有的文件缺少發(fā)文號(hào)；有的文件沒有紅色下劃線；有的附件項(xiàng)被臵于版記部分，

或被臵于生效標(biāo)識(shí)之后；有的附注項(xiàng)則臵于生效標(biāo)識(shí)之前，或臵于版記的范圍內(nèi)；有的甚至就沒有使用頁碼，等等，這些錯(cuò)誤導(dǎo)致公文的執(zhí)行過程中產(chǎn)生了許多不必要的麻煩。

2.內(nèi)容缺乏完整性。公文內(nèi)容完整性主要是指公文的主體部分要闡述明白、清晰，前后呼應(yīng)，上下連貫，表述完整。例如，公文人名（如：用“劉總”的簡(jiǎn)稱代替“劉xx總經(jīng)理”）、日期不完整或漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字混用（如：把“二零一三年”寫成“二0一三年”）、單位名稱不全或錯(cuò)誤（如： 以“粵錦集團(tuán)公司”代替“廣東粵錦集團(tuán)有限公司”）等問題也應(yīng)予以避免。

3.版面缺乏完整性。公文版面是否規(guī)范化直接影響企業(yè)管理水平的規(guī)范程度。在很多日常企業(yè)公文中，常常忽略了這一點(diǎn)。例如：有些“通知”公文的“通知”兩字用的是一號(hào)或小初的字體，正文用的第一段是二號(hào)字體，第二段用四號(hào)字，甚至于把部分字眼著重用粗體等，這樣都讓公文各部分顯得格格不入。而有的公文，沒有對(duì)文字進(jìn)行兩邊對(duì)齊，各行的最后參差不齊；有的序號(hào)采用自動(dòng)格式，數(shù)字與文字相差幾個(gè)空格；有的各個(gè)段落的單元格不一致，或單元格過大（如使用1.5倍行距等）；有些公文中的標(biāo)題部分未作加粗及用黑體字使之醒目：有的正文與落款相距十幾行，且全靠在右邊，等等，此類問題不同程度地影響了公文的美觀、整齊與清晰，也應(yīng)引起注意。

（四）語言表達(dá)不規(guī)范

企業(yè)公文的語言表達(dá)不規(guī)范，最突出表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

一是公文的語言不夠準(zhǔn)確與完整。所謂準(zhǔn)確性，就是指表意清楚明白，確切無誤，不產(chǎn)生歧義。企業(yè)公文語言之所要求準(zhǔn)確性和完整性，是因?yàn)楣�文寫作的目的就是要使受文者�?zhǔn)確接受作者的旨意，以便指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)。因此，我們?cè)诠�文寫作時(shí)，必須反復(fù)推敲，仔細(xì)斟酌，精心挑選詞語和分辨詞義，尤其是一些關(guān)鍵詞，一個(gè)字也不能差，必須表述準(zhǔn)確到位。

二是公文的標(biāo)點(diǎn)使用不符合標(biāo)準(zhǔn)。在企業(yè)文書中，對(duì)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用的不恰當(dāng)普遍存在于冒號(hào)、頓號(hào)、逗號(hào)的使用。如：段落中的第1點(diǎn)應(yīng)該為“1.”而不是“1、”或“1：”；而在一些公文中，因沒能正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在句子中的位臵，而讓受文者產(chǎn)生歧義，造成意思理解完全不同的情況也時(shí)常出現(xiàn)。因此，我們?cè)诠�文寫作時(shí)，一定要注意用詞的準(zhǔn)確與完整，以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正確使用，以免造成不良后果。

二、提高企業(yè)公文處理水平的建議

企業(yè)公文出現(xiàn)上述問題，主要有以下幾方面的原因：一是對(duì)企業(yè)公文文種的正確使用認(rèn)識(shí)不深，二是審核把關(guān)不嚴(yán)格，三是辦文人員公文寫作水平有限。為規(guī)范公文文種使用，

提高公文處理質(zhì)量，應(yīng)著重從以下三方面深化認(rèn)識(shí)，改進(jìn)工作，提高水平。

一是嚴(yán)格區(qū)分企業(yè)公文文種的使用。辦文人員應(yīng)掌握如“決定”、“決議”、“通知”、“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“批復(fù)”、“指示”、“函”、“會(huì)議紀(jì)要”、“公告”、“通告”、“條例”、“制度”、“規(guī)定”、“辦法”等企業(yè)公文中常用文種的正確使用能力，區(qū)別它們的不同，以免錯(cuò)用文種。

二是辦文人員的公文處理能力。從一定意義上講，辦文人員的公文處理能力直接決定公文質(zhì)量。企業(yè)要重視辦文人員的選定及培養(yǎng)工作，選擇具有專業(yè)的公文寫作能力的人員從事該項(xiàng)工作，而辦文人員也應(yīng)在工作中時(shí)刻保持加強(qiáng)公文寫作水平，不斷提高公文處理能力。

三是審核人員的嚴(yán)格把關(guān)。各層級(jí)的審核人員在公文審核中要嚴(yán)格把關(guān)、精益求精，糾正公文處理工作中存在的不規(guī)范、不細(xì)致、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}。對(duì)于不符合規(guī)范的公文要給予退回，要求重新擬定，把好公文質(zhì)量關(guān)。

三、結(jié)論

企業(yè)公文是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，對(duì)內(nèi)貫徹企業(yè)經(jīng)營(yíng)方針政策、指導(dǎo)部署和商洽工作、反映和報(bào)告情況、施行管理措施、總結(jié)和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，對(duì)外代表了企業(yè)的臉面，體現(xiàn)企業(yè)的形象與管理水平。所以，任何企業(yè)都應(yīng)重視本企業(yè)中公文處理的問題，尋求改善的方法，提高公文處理質(zhì)量。

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