證明格式與寫(xiě)法

1.標(biāo)題

即寫(xiě)上文種名稱“證明信”或“證明書(shū)”；有的簡(jiǎn)寫(xiě)為“證明”。標(biāo)題寫(xiě)在第一行正中位置，字體應(yīng)稍大，間距要拉開(kāi)。

2.主送機(jī)關(guān)（單位）

即接受證明信的單位名稱。應(yīng)頂格書(shū)寫(xiě)，后面加冒號(hào)。

證明信一般應(yīng)有明確的受文單位，一般不要泛寫(xiě)“有關(guān)單位”等字樣，而應(yīng)當(dāng)在備注項(xiàng)注明“本證明由持證人攜帶，與其身份證同時(shí)使用”，以免發(fā)生其他問(wèn)題。

3.正文

正文包括開(kāi)頭、主體和結(jié)束語(yǔ)等內(nèi)容。

(1)開(kāi)頭。概括說(shuō)明出具證明信的緣由、依據(jù)。一般寫(xiě)為“根據(jù)你單位函件（××字[ 2005]×號(hào)）要求，現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題證明如下：”。

(2)主體。這是證明信的核心內(nèi)容。不同類型的證明信，其內(nèi)容和寫(xiě)法不同。分述如下：

①存檔證明信。主體內(nèi)容根據(jù)對(duì)方要求證明的問(wèn)題而定。比如對(duì)方要求證明“×××同志是否在你單位工作過(guò)，期間有無(wú)重大問(wèn)題”，證明信的主體則可寫(xiě)為“×××同志于2002年2月至2007年9月在我單位任x×科科長(zhǎng)，期間沒(méi)有任何重大問(wèn)題”。如果對(duì)方需要調(diào)查某件事情，證明信的主體則需要寫(xiě)清人名、身份、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人物的活動(dòng)及表現(xiàn)，以及事情的來(lái)龍去脈，不得含糊。如果事隔已久需要通過(guò)回憶去寫(xiě)，也要盡可能地寫(xiě)準(zhǔn)確，確屬想不起來(lái)的情況，如實(shí)注明什么情況記不清楚。

②遺失證件證明信。主體內(nèi)容一般為人名、時(shí)間、地點(diǎn)、遺失證件情況，并且應(yīng)當(dāng)寫(xiě)上遺失證件的號(hào)碼。

③攜帶式證明信。主體內(nèi)容一般包括姓名、性別、年齡、身份、職務(wù)、外出地點(diǎn)、外出目的，如出差、探親、旅游等。這種證明信在首部標(biāo)題之下標(biāo)有發(fā)文序號(hào)，另外留有存根。存根內(nèi)容比較簡(jiǎn)略，只需寫(xiě)姓名、外出地點(diǎn)、外出事由、有效期限等。

(3)結(jié)束語(yǔ)。一般于主體之后書(shū)寫(xiě)“特此證明”，與主體部分接寫(xiě)的，可以加句號(hào)。另提行寫(xiě)的，后面不加標(biāo)點(diǎn)。

4.落款

包括署名、時(shí)間、單位簽署意見(jiàn)和備注有效期等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

(1)署名。于證明信右下方寫(xiě)上單位全稱。如果是個(gè)人開(kāi)具的證明信，再于單位名稱下面寫(xiě)上出具人姓名，并蓋個(gè)人印章。

(2)時(shí)間。寫(xiě)明開(kāi)具證明的年、月、日。

(3)單位簽署意見(jiàn)。主要用于個(gè)人證明信。簽署意見(jiàn)包括兩方面內(nèi)容：

一是對(duì)寫(xiě)證明信者的政治思想、業(yè)務(wù)能力等作簡(jiǎn)評(píng)。如“該同志思想政治作風(fēng)正派、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)”等；

二是對(duì)證明信中的內(nèi)容所持態(tài)度。如果認(rèn)為證明情況比較準(zhǔn)確，可寫(xiě)“情況屬實(shí)”；如果證明信中反映的情況組織上不很了解，可以寫(xiě)“此證明僅供參考”等。

(4)印章。這是證明信有效的標(biāo)志，不管哪類證明信，務(wù)必有單位印章或某組織印章。

(5)備注。主要用于隨身攜帶證明信。在時(shí)間項(xiàng)下一行位置注寫(xiě)“有效時(shí)間為2008年×月×日至2008年×月×日”。

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