201*年檔案整理工作總結(jié)報告

關(guān)于201*年檔案整理工作的報告

公司領(lǐng)導(dǎo)：

在一個月（6月份）時間內(nèi)，綜合管理部組織完成了201*年文件整理、歸檔工作。從總體上看，公司檔案管理工作取得一定成績，也暴露出一些問題。現(xiàn)報告如下：

一、關(guān)鍵行動舉措（一）鞏固觀念、達(dá)成共識

由于3-5月份工作重點在宣傳畫冊上，綜合管理部雖多次向各部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案整理人員提及與要求過，但遲遲未見行動。主要根源是相關(guān)人員的觀念與認(rèn)同感存在偏差，后經(jīng)公司高層在會議中反復(fù)強(qiáng)調(diào)，綜合管理部全程跟蹤、督促，以身作則，宣導(dǎo)檔案整理工作的重要性和必要性，逐漸達(dá)成共識。

（二）層級負(fù)責(zé)制、全員參與

形成公司高層重視，綜合管理部主抓，各部門負(fù)責(zé)人協(xié)助，兼職檔案管理員落實的層級負(fù)責(zé)制。過程中，重在全員參與，整理、篩選、分類201*年工作中的文件資料。（三）參照規(guī)范、認(rèn)真完成

同往年一樣，依然以《企業(yè)檔案工作規(guī)范》為工作守則，對照執(zhí)行。涵蓋文件收集、整理、分類、編目、掃描、入盒、上架的工作流程，逐步完成。共整理出989件。其中，永久262件，長期395件，短期332件。

最終將目錄添加進(jìn)Excel檔案查詢表格，方便及時查找。如下表：分類類別明細(xì)賬合同：141件一經(jīng)營決策經(jīng)營決策：36件物資管理：13件營銷管理：105件二

按保管期限分類永久：141件長期：36件短期：118件永久：108件長期：96件生產(chǎn)管理220件

短期：16件50件三行政管理活性劑項目組：59件四五科研檔案設(shè)備儀器研發(fā)中心：41件17件車輛管理：8件工作簡報：17件六獨(dú)立成卷會議管理：2件網(wǎng)絡(luò)發(fā)文：131件項目申報：149件七

二、今年較往年取得的明顯進(jìn)步

（一）在綜合管理部深入交流和示范帶動下，各部門兼職檔案整理人員工作能力有提升。

（二）鞏固、強(qiáng)調(diào)層級管理的責(zé)任制度。（三）文件鑒定、分類水平有改進(jìn)。（四）重視執(zhí)行檔案文件借閱與歸還制度。

三、工作中存在的問題

（一）員工平時收集、保存文件意識淡薄，工作中形成的文件或辦理完畢的文件未隨時存放或收集，隨意放置，無法查找，影響了檔案總體質(zhì)量。（二）隨著工作開展，涉及到文件資料越多、分類越細(xì)、部門越多，文件資料鑒定、分類、編目等專業(yè)性要求更高，工作能力仍需提升。

會計檔案會計憑證44盒，會計賬簿5冊，會計報表5本永久：6件長期：11件短期：33件永久：7件長期：77件短期：16件長期：17件長期：158件短期：149件

（三）部門負(fù)責(zé)人對檔案管理的認(rèn)同度不夠。

四、下半年檔案工作的方向

（一）檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和外出實地考察

組織全員學(xué)習(xí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，知曉哪些文件屬于檔案歸檔范圍；組織各部門相關(guān)兼職檔案管理人員分別學(xué)習(xí)科技檔案、人事檔案、工程檔案、文書檔案的規(guī)范；聯(lián)系到規(guī)范運(yùn)行的檔案室，組織外出考察學(xué)習(xí)。（二）檔案管理體制的健全

重點思考檔案接納、借出、歸還、鑒定、銷毀制度；做好檔案柜日常管理。

（三）提高檔案資料的使用價值

將檔案文件同公司大事記的撰寫工作結(jié)合起來，提供盡可能的幫助。同時，注意文件資料的借出和歸還手續(xù)，保持檔案文件的完整性。(四)執(zhí)行檔案文件不定期檢查制度

不定期檢查檔案柜文件的安全，存放的位置，文件盒內(nèi)資料的完整性。根據(jù)實際，提出完善意見和建議。特此報告

綜合管理部二○一二年七月十三日

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201*年檔案整理工作總結(jié)報告

檔案整理工作已接近尾聲，現(xiàn)從以下四方面對自己工作做總結(jié)匯報：一、近兩個月來做了哪些工作

二、在整理過程中存在哪些問題，是如何解決的

三、分析問題產(chǎn)生的原因，探索人事檔案工作將來如何開展四、本次檔案整理工作的意義

從201*年3月1日來總部報到，至今已歷時50天時間，期間在張志英同志的傾力協(xié)助、支持、關(guān)心下，我們把公司本部人員、漳電分公司、河津分公司、寧夏、華澤等單位副處以上人員的檔案共計72本進(jìn)行了審核、補(bǔ)充、整理歸檔。

同時，對其它單位的檔案管理人員進(jìn)行了培訓(xùn)、指導(dǎo)、具體幫帶、輔助整理等工作。受培訓(xùn)人員達(dá)10多人，培訓(xùn)時間貫穿整個整理過程，隨來隨培訓(xùn)。

在整理過程中，每份檔案都有不同程度的缺短材料，我們補(bǔ)充完善了1200多份材料，復(fù)印800多件原件，補(bǔ)做《干部任免審批表》400多份，在作表時查找相關(guān)文件資料400多件，補(bǔ)蓋公章1200多個。（審批表、復(fù)印件需加蓋公章，張工親自多次去北京或到原單位補(bǔ)蓋，或找人順帶等等，千方百計做這些工作）。

在補(bǔ)充完善了歸檔材料后，通過準(zhǔn)確分類、裁剪修補(bǔ)、認(rèn)真書寫分類號和頁碼，打印目錄、整齊裝訂，使近80份檔案完美上架。一份檔案，不經(jīng)過10次以上的反復(fù)是上不了架的，我們就利用周末或晚上加班，使工作時間有了保障。在整理過程中發(fā)現(xiàn)存在共性的問題有以下7個方面：1、年齡出現(xiàn)多個版本，隨意更改；2、姓名隨意更改，多用同音字；

3、《干部履歷表》多年不填寫，填寫了的缺照片，缺本人簽字，缺機(jī)關(guān)蓋章，不規(guī)范；

4、在應(yīng)審計的崗位上工作過的干部，沒有審計報告或結(jié)論性的審計材料（普遍沒有歸檔）；

5、掛職人員、培訓(xùn)人員、出國人員所需的鑒定、成績、審查表等普遍缺少歸檔；6、受獎干部缺少登記表、審批表，只是提供了獎狀復(fù)印件；

7、《干部任免審批表》缺的程度很嚴(yán)重，有的干部已是副處甚至以上，竟沒有一張任免表，有的離開原來單位十多年了，職位多次變動，任免表還停留在原單位僅有的幾張。

對以上存在的問題我們是怎么解決的？

①、對年齡的確認(rèn)，我們依據(jù)檔案里最早出現(xiàn)年齡的那份材料（一般是《入團(tuán)志愿書》），再參考本人身份證，如若相差不過2個月，就與其身份證保持一致，盡量不給其以后的生活造成麻煩。對于相差一年或兩年的，嚴(yán)格依據(jù)最早的那份材料來確認(rèn)。

②、對姓名中出現(xiàn)多音字的，請其出示更改姓名證明，或不曾更改的，只是自己隨意寫，就在檔案目錄前填寫《檔案中存在的問題》。

③、對于《干部履歷表》短缺的，已無法重新組織填寫的，只能成為遺憾。缺照片、本人簽字的，我們盡量找本人索要相近時代的照片補(bǔ)貼上去，需補(bǔ)蓋審查機(jī)關(guān)公章的，去原單位補(bǔ)蓋。并指導(dǎo)規(guī)范填寫新的履歷表。

④、對參加過培訓(xùn)，受過獎勵的人員索要培訓(xùn)證書、獎狀等原件進(jìn)行復(fù)印，并對復(fù)印件加蓋人資部公章，填寫復(fù)印人姓名。

⑤、對《干部任免審批表》的補(bǔ)做，我們在人資及黨群部門配合下，查找當(dāng)年的文件，依據(jù)其文號、時間、任免內(nèi)容，并查找出本人的簡歷，重新制作相應(yīng)的任免表，并補(bǔ)蓋相關(guān)部門的公章。

總上所述問題，分析存在的原因有以下幾方面：

①、出生日期的前后不一致，有陰陽歷、采用虛歲等不同習(xí)慣造成的，也有筆誤，也有個人為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意所為。

②、姓名出現(xiàn)同音字，是歷史原因造成的，在沒有居民身份證的年代，人們對自己的名字隨意換用與其同音的字，總之，沒有確定名字的觀念和意識。

③、對于《干部履歷表》的缺失及不規(guī)范、審計報告、培訓(xùn)成績、鑒定表、獎勵人員登記表、出國人員審查表、干部任免審批表等等材料的缺失，我認(rèn)為主要原因在于人事檔案管理部門沒有及時組織填寫、收集歸檔所造成的。

為什么這么說呢？因為一般員工、干部不了解人事檔案，沒有歸檔的意識。那么及時收集歸檔是人事檔案管理人員責(zé)無旁貸的工作。

然而目前的現(xiàn)狀是，各單位人事檔案都是兼職，沒有時間精力來分管這塊，而且這塊的制度也不健全，以致造成不能對應(yīng)歸檔的材料及時、完整歸檔，使人事檔案雜亂無章地塵封在鐵皮柜里，多年無人問津。

我們在整理檔案的過程中，感到最費(fèi)時、費(fèi)力的就是補(bǔ)充、收集缺的材料，一旦材料齊全，那整理工作就是既快又輕松的。

針對存在這么多的問題及目前人事檔案工作的現(xiàn)狀，我有以下不成熟的想法及建議：

1、首先設(shè)崗，設(shè)專人負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，制定、完善檔案的收集、歸檔、整理制度；

2、檔案管理人員組織員工、干部開展講座，提高大家的歸檔意，變被動為主動；3、管理人員跟蹤、收集，形成網(wǎng)絡(luò)管理，比如在人資登記的參加培訓(xùn)人員，參加資格、職稱考試人員、出國人員、受獎勵人員，檔案人員要首先獲取這些人員的名單，然后跟蹤，一一收集歸檔，這樣就不會有紕漏。（訂制度：參加以上的人員必須及時上交相關(guān)資料，且與報銷差旅掛鉤等）。

如果檔案管理部門能按制度及時收集應(yīng)該歸檔的材料，而且廣大員工、干部都具備了歸檔的知識及意識，那出現(xiàn)缺失的檔案材料的幾率就會大大降低，甚至不會出現(xiàn)這樣的情況。

通過這次檔案整理，以及對各分公司檔案人員的培訓(xùn)，使公司本部及各分公司的檔案整理工作全面展開，把以往塵封多年的檔案進(jìn)行了審核、補(bǔ)充、整理，使遺留的所有問題得到了全面解決，從中找到了存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為以后人事檔案工作步入正軌，打下堅實基礎(chǔ)！

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