秘書實務實訓周的總結

發(fā)件人：08171-18-汪丹婷

這次到丁老師所在的華東理工網絡學院實訓，主要內容是抄寫一

秘書實務實訓周一周總結

些畢業(yè)生的個人小結，以及資料的錄入。相比較之前的為檔案編號、文件（黨政機關的紅頭文件）的登記、校對、整理等比較枯燥的工作，此次試訓真的是學到不少多東西。

我一邊仔細的抄寫畢業(yè)生們的個人小結，一邊體會了那些畢業(yè)生們的經驗之談，都是自己子在工作中總結出來的，很生動，很真實，很有用。真的值得我好好學習。這讓我對學習與實踐密不可分的重要關系有了更進一步的理解。其中最讓我值得一提的是那些工整的字體，好的字體，一目了然，作為秘書寫得一手的好字也是很有必要的。說完了抄寫工作再說說錄入工作吧。中英文錄入是我的老本行，經常在學�；蛘呒依锸褂梦骞P。但是一拿起藥錄入的資料，我就傻眼了，很多都是專業(yè)術語。學校里的打字軟件是固定一篇反復的連打，速度是越大越快的。打資料的時候發(fā)現有很多字都不知道要怎么用五筆去拼。我一定會再多打些其他的文章，擴展我的打字范圍。通過一周的實訓我明白了，工作中可能會碰到個中各樣的問題和困難，不是所有的領導都會像老師那樣幫助你、耐心的教你。謝謝丁老師給我這次實訓機會，讓我在您那里學習。所以在今后的工作中我會加倍仔細，做好自己的本份工作，盡力做一名有責任心、稱心、細心地秘書！

擴展閱讀：秘書實務實訓小結

秘書實務實訓小結

一、實訓項目名稱：秘書實務實訓

二、實訓時期：

201*年11月7日201*年11月11日

三、指導老師：

李蘭英、葛紅巖

四、同組人：

江源、施志浩、曹舒倩、李曉瑩、趙夢婷、王崢嶸、王博威、周雯、劉暢、烏日娜

五、本項目實訓目的：

通過案例形式密切聯(lián)系實際，潛移默化地進行綜合素質、職業(yè)素質教育，增強我們綜合運用所學的知識去解決實際問題的能力。

六、實訓內容：

實訓的第一天，老師對我們進行了秘書實訓安排的告知，之后由我們自行分配小組的抽簽決定所要模擬的秘書接待案例，分配角色。下午我們進行編劇，排練。第二天上午老師對我們進行了考核，指出不足之處同時抽取第三天上午所要模擬的案例并在當天下午編劇，排練。第三天上午，我們進行了第二天下午所抽取的案例的演練，老師進行指導，下午要考秘書中級的同學聽了講座，而沒有報考的同學則在寢室做老師布置的題目。第四天我們再一次的進行了模擬演練，老師進行考核。第五天上午我們聽了各組組長的總結以及老師對我們的評價，同時前幾天沒有通過老師考核的組留下來繼續(xù)補考。一周的秘書實訓讓我們都感到很充實，學到很多！

實訓課題一

一日午休，小王在一疊文件上睡著了。

一名男子急匆匆地來訪：我要找你們的董事長談談。

小王：您好。請您現在沙發(fā)上稍做休息。來，請喝茶。請問您這次來找我們董事長有什么事情嗎？男子：我是XX公司的項目經理，我姓江。我們公司與貴公司合作的項目工地上出了些題，我希望與你們王董面談。小王：好的，請您稍等片刻。（打電話給趙主任）

小王：趙主任，您好。XX公司的江經理說與我公司合作的一個項目工地上出了些問題他希望能與王總面談。

趙主任：好的，這個項目我了解的。王董很重視這個合作項目，你把電話轉接給王總吧。小王：好的，趙主任。

（將電話轉接給王董）

小王：往東，您好。XX公司的江經理稱我公司與XX公司的一個合作項目工地上出了一些問題，希望與您面談。王董：是關于什么事項的呢？小王：我讓江經理和您說吧。

男子：王董您好，我是XX公司的項目經理，我公司與貴公司合作的一塊工地上缺了一大批貨物，希望您速來解決。

王董：不好意思，我現在在香港出差，稍后與您聯(lián)系。（小王接電話）小王：王董。

王董：我現在在香港出差有公務，不能接待他。你幫忙招呼一下他，我會再聯(lián)系他。小王：好的，我了解了，王董再見。王董：嗯，好的。再見。

小王：不好意思，領導沒辦法接待您，您先請回吧。（趙秘書知道這個情況后找小王）

趙主任：剛剛有位客戶向我投訴，說你在接待時睡覺，有這回事嗎？睡覺會影響我公司的形象。不僅如此，你還讓客戶長時間得等待，沒有做好董事與客戶之間的溝通情況。你應該雙方進行調解，正確處理好客戶與董事之間的溝通。你應該好好學習如何做好秘書的接待工作。

實訓課題四

總經理：江源副總經理：王博威王秘書：周雪辦公室主任：趙夢婷總經理辦公室內

（副總經理來找總經理商量）

總經理：請進！哦，王副總，有什么事找我么？

副總經理：江總，我這有一個世博會的項目想讓你看一下�？偨浝恚亨�，好的，讓我看一下。

（總經理仔細看文件，副總在一邊給總經理講解方案）

副總經理：這個項目我覺得很有前景，利潤也相當可觀，屆時世博會開展，匯集國內外眾多游客，將會是我們打響知名度的一個良機�？偨浝恚旱�是這個項目所需要的資金太過龐大了，公司最近資金周轉還有些緊張。

（王秘書敲門，推門進入，手拿文件夾，遞給總經理簽字）

王秘書：總經理，這些是今天等待您簽字的文件�？偨浝恚亨�

王秘書站在一邊等待，總經理一邊簽署文件，一邊繼續(xù)和副總經理討論

副總經理：資金問題可以和財務部協(xié)調，同時暫停幾個項目，資金問題，我想應該可以解決。

總經理：對方要確保工期，對交貨日期嚴格控制。目前以我們公司產量，是很難準時交貨，如遇突發(fā)情況沒能準時交貨，這可不是一個小數目！副總經理：工期我們可以趕，可以通知讓全體員工加班，確保工期�？偨浝恚耗氵@樣趕工期，產品質量是得不到保證的。

副總經理：眼下這個項目可是公司走上國內一線品牌的一個可遇不可求的機會�？偨浝恚旱�是你有沒有想過如果產品質量出了問題，會給公司帶來多么大的打擊

么！你我作為經理更需要為公司的后路著想。

副總經理：正好王秘書也在，你來說說，你贊同誰的想法。

王秘書：正如副總經理說的這個項目確實是個機會，我覺得這個項目可行。總經理:（臉色陰沉）好了這里沒你的事了，出去吧！（文件遞給王秘書，王秘書拿著文件出門去）總經理：我覺得這件事事關公司未來的發(fā)展，我覺得有必要召開董事會繼續(xù)討論。好了，這件事就先這樣吧，你可以在董事會上陳述你的方案，到時候再做最后的決定。沒什么事的話，你就先去忙吧。

（副總經理退出辦公室）

（辦公室主任得知了這件事，將王秘書叫到了自己的辦公室）

主任：聽說那天總經理和副總經理爭執(zhí)時你附和了副總經理讓總經理不悅了？能說說是怎么回事么？王秘書：那天兩位經理在為公司接下來的計劃爭論，然后爭執(zhí)中副總經理就詢問問我贊同誰的想法。就我個人來說我更傾向于副總經理創(chuàng)新的想法，沒想到這么一附和引起了總經理的不悅。

主任：小王你這就不懂了，調和領導間關系是需要很多技巧的。首先，作為一個秘書，是不應該參與領導間的爭執(zhí)的。不管是領導之間的個人爭執(zhí)還是對于公司決定上的爭執(zhí)，秘書應該做的應該是協(xié)調，而不是參與其中附和其中的任意一方。你要記住你是一個秘書，領導間的決策是你的職權范圍之外的，況且不管你贊同哪一方，都會引起另一方的不悅。這種時候你可以通過請示工作或者接電話之類的事物分散他們的注意力，停止他們的爭執(zhí)，或許在他們冷靜下來后深入探討會達成共識呢？你要好好記住我說的這些，在你未來的工作中一定會起到作用的。王秘書：謝謝主任的教導，以后我在工作中一定會注意的。

案例三（P66-第三題）

上海立峰公司總經理：江源、秘書：烏日娜臺灣益明公司總經理：王博威、秘書：曹舒倩公司員工代表2名：李曉瑩、趙夢婷服務人員2名：劉暢、王崢嶸

主持人：周雪、酒店前臺：周雯攝影攝像：施志浩

江源坐在辦公室里打電話叫烏日娜進來

江源：明天有個和臺灣益明公司的簽約儀式，這是這次簽約儀式的信息表，你

去準備一下簽約的場地，這次簽約很重要，一定要一個個確認。這是簽約儀式的時間地點，你去寫個邀請函發(fā)給益明公司的總經理，然后寫份會議策劃給我，把這次簽約的預算也寫上交給我

（烏日娜接過信息表）烏日娜：好的，我這就去做江源：去吧

烏日娜走回自己的辦公室，起草通知，發(fā)給臺灣益明公司的總經理，然后去了酒店會議室進行籌備工作（放席卡，擺茶杯，擺椅子、秘書一邊做一邊拿小本子記錄，然后回到辦公室，起草預算書，寫會議發(fā)言稿。寫完后敲門來到江源辦公室

烏日娜：江總，都準備好了，這是我擬定的策劃書，這是您的發(fā)言稿，這是簽約

儀式的經費預算，這是合同文本，請您過目

江源：好的，我看看，你再去酒店會議廳檢查一下，別出錯了烏日娜：好的

烏日娜帶著簽到本再次確認會場安排（按開關，擺椅子）然后將簽到本交給酒店負責人

烏日娜：明天有個重要的簽約儀式，麻煩你負責簽到王崢嶸，您放心

(烏日娜回到辦公室后，打電話給臺灣益明公司秘書曹舒倩)烏日娜：您好請問是臺灣益明公司的曹秘書嗎，我是上海立峰公司總經理秘書烏

日娜，關于明天的簽約儀式定在上午10點，我們準備了專人去接機，麻煩您告訴我你們的航班號和到達時間，還有是否需要派車接送呢

曹舒倩：您好烏秘書，很感謝貴公司的接待，但是很抱歉，我們已經準備了接機

人員并派有專機接送，非常感謝

烏秘書：好的，那我和我們江總就在酒店門口恭候您和王總的到來曹舒倩：好的好的

第二天，王博威帶著秘書曹舒倩，李曉瑩來到酒店門口，江源，烏日娜，趙夢婷在門口等候，江源看到王博威走近，主動熱情迎接上去握手江源：王總啊，歡迎您的到來，路上辛苦了，里面請王博威：江總，您好您好，請

劉暢在酒店門口迎賓，看到兩位老總握完手說：歡迎光臨，里面請。走在眾人之前做手勢指引走到會議室，王崢嶸坐在會議室門口做簽到，看到來人說：麻煩簽下到，烏日娜代替上前簽到，全部進入會議室，劉暢最后進，然后關門。

兩位老總坐在主席臺上，秘書站在2位老總后面，職員代表坐在主席臺下。烏日娜為兩位老總送上合約書

周雪：大家好，今天是臺灣益明公司和上海立峰公司簽約的日子，謝謝大家的

到來。有請臺灣益明公司的總經理王博威發(fā)言

王博威：（站起示意，坐下）各位尊敬的來賓大家好，非常感謝大家抽出寶貴的

時間來參加我們臺灣益明公司和上海立峰公司的簽約儀式，見證我們雙方的努力，最后祝我們的合作圓滿成功，謝謝大家

大家鼓掌

主持人：接下來有請上海立峰公司總經理江源發(fā)言（江總站起來示意，坐下）江源：各位來賓大家好，今天是我們上海立峰公司和臺灣益明公司合作的喜慶

日子，首先我要感謝的是我有一群出色的員工，沒有他們也沒有我們立峰公司的今天，最后也祝我們的合作能圓滿成功，謝謝大家

大家鼓掌

周雪：現在上海立峰公司與臺灣益明公司合作簽約儀式正式開始，江源翻開文件簽字王博威翻開文件簽字

雙方交換文件簽字，然后停住施志浩拍照，簽完后交給秘書

周雪：接下來請兩位代表合作雙方開啟這勝利想香檳，朋友們請一起舉杯來祝

賀上海立峰公司和臺灣益明公司合作成功，為了兩家公司美好的未來，干杯！

眾人喝完香檳

江源伸出手：王總，那以后就合作愉快了王博威：好好好，合作愉快周雪：今天簽約儀式到此結束，祝兩家公司今后的發(fā)展過程中取得更好的成績大家鼓掌

兩位老總邊走邊說

江源：王總，這家酒店的海鮮很出名（看下表）時間也差不多了，要不一起吃

個便飯吧

王博威：真不好意思啊江總，我一會還要趕飛機呢，時間有點緊江源：哦，這樣啊，那下次再聚吧，我們有的是機會王博威：好的好的，我們下次再聚江源：（對烏日娜說）小烏啊，那我先送王總出去，然后我先回公司了，你把

這里的事安排下也直接回公司吧烏日娜：好的好的您放心

兩位老總先退出會議室，工作人員退出會議室走出酒店大門

烏日娜返回酒店對酒店服務人員說：簽約儀式結束了，我們把東西收拾下吧烏日娜走進會議室把電腦收好，把席卡會議資料裝進紙箱和資料袋酒店服務人員將會標話筒鮮花收起來

劉暢：烏秘書話筒和鮮花我們都歸還酒店會議用物品存放間保存了王崢嶸:會標通知牌方向標志您看還要么烏日娜：麻煩您幫我全部銷毀吧，謝謝啊

全部整理完畢后，服務人員將電源切斷，關閉會議廳烏日娜：（走到前臺）麻煩幫我結算下租借會議廳的費用周雯：您好，一共5000元

烏日娜付錢帶著電腦、席卡、資料走了

回到公司，烏日娜坐在辦公桌前將今天簽約儀式記錄整理然后打印烏日娜：總經理，這是今天簽約儀式的會議記錄請您過目江源：（略看后）復制一份發(fā)給臺灣益明公司總經理烏日娜：好的

回到辦公桌前，秘書將會議記錄復制發(fā)送，然后備份

秘書實訓補充測試題

一、單選題：

1-5：DDCBD6-10:CBBAC11-15：DDDCB16-20：CABCA21-25：CBBAA26-30：ABBAB31-35:CCDCD36-40：DDACB41-45：CACCC

二、多選題：

1、ABCD2、ABC3、ABC4、ABCD5、ABD6、ABCD7、BD8、BD9、BD10、BCD11、ABCD12、ACD13、ABCD14、ABCD15、ABCD16、ABCD17、ABC18、ABCD19、ACD20、ABCD21、ABD22、ABCD23、ABC

三、判斷題：

1、對2、對3、錯4、對5、錯6、對7、對8、錯9、錯10、錯11、錯12、錯13、對14、錯15、錯16、對17、對

四、案例分析

1（1）、本案例反映了一個有序、完備的辦公環(huán)境對辦公室工作來說是十分必要

的。小張的問題出在：如果電話就在電腦旁邊的話，小張不用動身就可以接電話了；如果電話機旁事先擺好筆和便簽，小張也不用臨時亂找紙；如果資料柜就在電腦附近，小張更不用剛坐下又站起來。秘書小張正式由于對辦公室的工作環(huán)境問題沒有很好地把握，也沒有采取措施來對自己的工作環(huán)境進行優(yōu)化，從而導致自己的工作效率不高，同時也使辦公室顯得十分凌亂，沒有秩序。其中還充滿了潛在的危機得不到解決。可以說，優(yōu)化自己的工作環(huán)境對一個秘書來說是十分必要的。（2）、辦公室布置的原則：

辦公室空間布局的合理化原則色彩搭配相宜的原則辦公室設備優(yōu)化的原則辦公環(huán)境美化的原則

2（1）、小江的錯誤是在他在看到公司來客人時，事先沒有把公司的機密文件放

好，就直接去接待客人了。小江頭腦中欠缺了保密意識。在計算機前操作這么重要、且一定要保密的“標書”時，如果需要接到訪客，一定要立即處理電腦屏幕和手頭文稿，這是一位合格秘書必須做到的。

（2）、電子信息的保密工作應做到以下幾點：

計算機顯示器應放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，

應迅速滾動頁面或者關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器。計算機打印保密材料要人不離機，負責保存和傳遞。

在提交電子信息給他人之前，應向上核對，不能給為被授權的人。每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經常更換。應該使用密碼來保護計算機數據，并定期更換。

計算機必須經常進行查毒、殺毒，并為了安全，不要安裝借來的程序。

重要的文件要做備份，并存儲在安全、枷鎖的地方，但要記住磁盤與光盤不能

保存在過熱和過冷的地方。

有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數據落到不應得到這些信息的人手

上。

如有必要，計算機應該安裝警報系統(tǒng)，防止信息被盜。

3（1）高規(guī)格接待就是主方主要陪同人員比主要來賓的職位、級別高的接待。

（2）高規(guī)格接待表明對被接待一方的重視和友好。會留給對方一個好的公司形

象。

（3）經常用高規(guī)格接待，會產生以下三個負作用：a、會讓客人輕視主方公司；

b、會影響領導的工作；c、會讓不同企業(yè)相互攀比，產生厚此薄彼的誤會。4用印申請單部門：用印人：文件名稱：份數：文件用途：批準人：批準日期：上海宏達公司用印登記表序號日期文件名文件用用印部用印人批準人用印人稱途門簽字5（1）、王某在還沒有了解具體情況下擅自決定有損于公司利益的事情。王某是

一名經理助理，不能越位，況且公司的決定是秘書職權范圍之外的，秘書無權也不能擅自決定任何有關公司的事情。況且這次王某是為了自己的私心利用公司的名號，這一點已經違背了秘書職業(yè)道德中“廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私”的要求。

6（1）、小夏在接電話時沒有流露出很高興的接到對方來電的語氣。不僅如此，

她回復張經理的語氣流露出了生氣。如果現在對方是客戶，按照小夏接電話時的語氣的話，就會有損公司的形象。還有就是小夏在接電話時沒有運用禮貌用語，這樣不僅會使張經理覺得生氣，如果是客戶的話也會生氣的。

（2）、如果我是小夏的話，我會在電話電話響了兩遍后立即接，不管對方是誰，

我都會說：“您好，這里是總經理辦公室，我是總經理秘書小夏，現在總經理出國留學了，如果您有什么事的話請您留言，我盡快通知總經理的�！�

7（1）、因為小東因為自己是某名牌高校中文系的高材生而在公司認為自己是高

人一等的，就有點自我驕傲，有點輕飄飄。在葉經理給小東潤色他的發(fā)言稿時，小東以下犯上，對葉經理在發(fā)言稿里的錯誤直言不諱，不僅如此，他對葉經理口氣也是很不削的，他忽略了自己的角色意識，有點越位。

（2）、如果我是小東，我會先對經理說讓我出去好好的看看，然后我會在我認

為不合適的地方用委婉的語氣告訴經理，同時也告訴他我的看法，給他提點意見或建議。

8（1）、小夏的語氣中帶有命令的口氣，語氣僵硬，在接待葉飛時，她并沒有用

禮貌用語，這是對葉飛等一行人的不尊重。小夏在待人接物上沒有表現的熱情開朗、溫存有利、和藹可親、舉止大方。這些是秘書最基本的禮儀，這也是使葉飛生氣的原因。（2）、如果是我的話，我在接見到葉飛時，我會先對他說一聲：“您好，是葉先

生嗎，我是系恒達商業(yè)廣場辦公室行政助理小夏，我代表我們公司的總經理來接見您。我們總經理已經在會客室等候您，請您隨我來�！保�3）、如果已經說錯話了，我會向葉飛道歉，很誠懇的對葉飛說：“不好意思葉

先生，由于我一時太緊張了，就說錯了話，如果有哪里冒犯您的，請您原諒。我們總經理現在已經在會客室等候您的到來，請您隨我來。”

個人小結

這次實訓雖然不是我們的第一次實訓了，但是大家還是不敢懈怠。我們在這一年里或多或少學到了一些專業(yè)的東西，只是自己感覺不到而已。對于所學專業(yè)，我們不能過于自卑和擔憂，否則會妨礙自己學習。我把本次為期一周的秘書實訓看作是“理論與實踐相結合的橋梁”。通過這周的實訓和學習，我知道了此次實訓的目的，也清楚目前自己的不足，那就是缺乏相應的知識與經驗，對所學的專業(yè)知識不能夠很好地運用于實踐操作。但是我也有許多收獲，在這次實訓中，我第一次體會到工作是什么樣子的，也發(fā)現了很多不曾注意到的細節(jié)，并去找到解決方法，努力克服它。

作為秘書，以后會是一個公司或企業(yè)辦公室的靈魂，也或是一個領導的左右手。只有先具備很好的操作能力以后，才能上升到一個輔助的能手。老師讓我們做的是模擬秘書在辦公室工作的情況，這樣也適當的訓練了我們當秘書不僅要有細膩的心思，而且要有一個認真的態(tài)度，不管是對人還是對人。這樣既為自己的生存留有余地，也體現出良好的修養(yǎng)內涵。

第一天，老師幫我們講了之后幾天的安排，并讓我們按小組進行抽簽，挑選明天的模擬項目。下午，我們則按小組分配，編寫劇本多等各種任務。第二天上午老師對我們第一天的模擬進行了考核，指出不足之處，同時抽取第三天上午所要模擬的案例并在當天下午編劇，

排練。第三天上午，我們進行了第二天下午所抽取的案例的演練，老師進行指導。第四天我們再一次的進行了綜合模擬演練，老師進行考核。

這次實訓內容全部是秘書工作的基本環(huán)節(jié)，通過實訓讓我了解和意識到秘書工作的實質和內涵，體驗到了秘書工作的細微之處。也明白只有心思細膩、認真才能做好秘書工作。為了向專業(yè)秘書行列進軍，我深深的感覺到自己的不足和缺點。必須要嚴格要求自己，改掉平常做事不認真、粗枝大葉的壞習慣。

一星期的秘書實訓結束了，這次實訓為我提供了與眾不同的學習方法和學習體會，總之。從書本中面對現實，為我將來走上社會打下了扎實的基礎。從實踐操作中，總結出一些屬于自己的實踐經驗，社會是不會要一個一無是處的人的作為在校秘計算機專業(yè)的大專生，現在能做的就是吸取知識，提高自身的綜合素質，提高自己的表達能力、動手能力和合作能力，自己有了能力，時候才會是車到山前必有路”相信在不久的未來，會有屬于我自己的一片天空！

周雪

法律1001班201*年11月12日

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