我的外貿(mào)跟單流程總結(jié)

我的跟單流程總結(jié)

老板要求我們每個(gè)人對(duì)自己的工作流程做一份總結(jié)，下午我把自己的工作內(nèi)容總結(jié)了一下，這里貼出來(lái)，希望大家能共同討論。我也是憑自己的知識(shí)與僅有的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)寫的，有哪些不對(duì)的地方還請(qǐng)好心的GGJJ指出來(lái)，這里感激不盡！聲明一下，我的工作范圍都是限定在付款方式為T/T，F(xiàn)OB深圳的，其它涉及不深。

跟單業(yè)務(wù)工作流程：

一.跟單：

1.制作合同：客戶下單以后，核對(duì)產(chǎn)品價(jià)錢是否與以前所做的訂單或之前確認(rèn)的價(jià)錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入外貿(mào)專家軟件里做出口合同給客戶確認(rèn)，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購(gòu)貨合同給工廠進(jìn)行生產(chǎn)，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產(chǎn)。無(wú)論是在做出口合同或購(gòu)貨合同，一定要特別注意產(chǎn)品描述，數(shù)量，價(jià)格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協(xié)調(diào)好，以免以后趕不交期。下購(gòu)貨合同到工廠后，要求工廠負(fù)責(zé)人簽回，存檔留底，如可以，可同時(shí)要求工廠提前算出訂單材積以準(zhǔn)備以后安排訂艙拼柜事宜。

2.商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個(gè)星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發(fā)票。大概兩三天后，工廠在向當(dāng)?shù)厣虣z局申請(qǐng)辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報(bào)關(guān)。換證憑條只顯示實(shí)際報(bào)關(guān)商品的第一項(xiàng)商品及報(bào)關(guān)總金額，有效期一般為三個(gè)月，實(shí)際報(bào)關(guān)金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復(fù)使用。

3.辦理C/O或FormA：看所屬客戶是屬于哪一個(gè)國(guó)家或客戶的具體要求來(lái)辦理C/O或FormA。FormA是普惠制產(chǎn)地證書，目前給予我國(guó)普惠制待遇的國(guó)家共36個(gè)，可以享受減免關(guān)稅待遇。C/O是一般性原產(chǎn)地證書，只是證明貨物是產(chǎn)自中國(guó)的。一般原產(chǎn)地證書得到貿(mào)促會(huì)辦理，而普會(huì)制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運(yùn)期至少一個(gè)星期前辦理。不管你辦理的是一般產(chǎn)地證還是普惠制產(chǎn)地證，基本程序都是先在網(wǎng)上制作好資料（包括合同，發(fā)票，裝箱單等）后再發(fā)過(guò)去,待機(jī)器檢查合格后再由貿(mào)促會(huì)或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領(lǐng)取單證了。

4.驗(yàn)貨訂艙：經(jīng)常注意工廠訂單生產(chǎn)進(jìn)度，在交貨期前十多天，詢問(wèn)工廠是否可以按時(shí)交貨，如可以，準(zhǔn)備向貨代訂艙同時(shí)安排驗(yàn)貨人員驗(yàn)貨。驗(yàn)貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數(shù)，產(chǎn)品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會(huì)傳真進(jìn)倉(cāng)單給你，注意進(jìn)倉(cāng)單上面的截柜時(shí)間，截補(bǔ)料時(shí)間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時(shí)間內(nèi)將貨物送進(jìn)倉(cāng)庫(kù)。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時(shí)間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進(jìn)倉(cāng)單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。

5.報(bào)關(guān)：訂好艙后在文件補(bǔ)料時(shí)間至少三天以前，填寫報(bào)關(guān)資料寄給報(bào)關(guān)行或讓貨代幫忙報(bào)關(guān)。報(bào)關(guān)資料包括：外銷合同，裝箱單，發(fā)票，報(bào)關(guān)單，核銷單（注意核銷單在寄給報(bào)關(guān)行或貨代前，必須先向商檢局備案），報(bào)檢委托書，換證憑條，C/O或FormA等。

6.拿單：貨物報(bào)好關(guān)，進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)后，及時(shí)出提單補(bǔ)料給貨代，并與其核對(duì)提單草本。船開(kāi)后兩三天內(nèi)，貨代會(huì)列出費(fèi)用清單來(lái)，包括文件費(fèi)，AMS費(fèi)用，清關(guān)費(fèi)，操作費(fèi)等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒(méi)有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請(qǐng)，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。

7.通知客戶：貨物開(kāi)船后，發(fā)郵件通知客戶船名，開(kāi)船日期等等，以便讓其及時(shí)購(gòu)買保險(xiǎn)。

8.催款寄單：拿到提單正本后，掃描復(fù)印件電郵給客戶，催其付清余款�？蛻糌浛畹綆ず螅�再寄正本提單，裝箱單（數(shù)據(jù)應(yīng)與提單上一致），發(fā)票給客戶，在發(fā)票裝箱單上寫明柜號(hào)，封條號(hào)及發(fā)票號(hào)，雖然不太重要，但我覺(jué)得寫上還是比較好。

9.退稅：在報(bào)關(guān)后一個(gè)月后，報(bào)關(guān)行或貨代會(huì)將報(bào)關(guān)底聯(lián)及核銷單退稅聯(lián)退還給你，拿上這些單據(jù)與銀行傳過(guò)來(lái)的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。注意：

1.有些產(chǎn)品比較工藝比較復(fù)雜，在生產(chǎn)前可以要求工廠打產(chǎn)前樣，或?yàn)榱丝刂瀑|(zhì)量，在出貨前要求工廠出具船前樣。

2.跟單工作是需要很細(xì)心跟耐心的，時(shí)時(shí)刻刻注意工廠的生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)安排船期，在制作各種單證時(shí)，一定要特別小心，所有單據(jù)都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會(huì)經(jīng)常出錯(cuò)，不過(guò)慶幸還沒(méi)給公司造成損失，都是及時(shí)發(fā)現(xiàn)了。我覺(jué)得如果不急的單證，可以自己事先準(zhǔn)備好，在拿出去前再仔細(xì)檢查一遍，就可以避免不少錯(cuò)誤�？梢悦扛粢欢螘r(shí)間對(duì)自己的工作總結(jié)一下，有哪些貨要出，哪天要準(zhǔn)備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。

二．客戶來(lái)樣工作程序：

收到客戶要求打樣的新產(chǎn)品時(shí)，首先拍照存檔，在樣品上做好標(biāo)簽，注明幾月幾號(hào)哪個(gè)客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三．寄樣工作程序：

工廠打好樣品后，根據(jù)實(shí)際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時(shí)特別注意包裝盒不要過(guò)大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對(duì)月結(jié)清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標(biāo)志，或?yàn)榉乐箍爝f人員弄錯(cuò)，可自己再用白紙打上發(fā)件人收件人聯(lián)系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰(shuí)，寄與目的，所寄物品，快遞單號(hào)等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號(hào)等。

在這些工作細(xì)節(jié)上，老板經(jīng)常說(shuō)，在所有你交給別人的資料一定要自己檢查好了確定沒(méi)錯(cuò)了再轉(zhuǎn)手給別人，別人沒(méi)有義務(wù)也不會(huì)有時(shí)間來(lái)給你挑錯(cuò)。自己得對(duì)自己的工作得有100%的責(zé)任心。在對(duì)待工作上，應(yīng)有一定的主觀能動(dòng)性，不能老是等著別人來(lái)交待工作給你或干等著別人來(lái)給你答復(fù)，可以催復(fù)人家或主動(dòng)地找事情做。在寫郵件給別人時(shí)，一定要一次性地將所有事情交待清楚寫詳細(xì)，不可以讓別人再來(lái)重復(fù)地問(wèn)你這封郵件的內(nèi)容，這樣浪費(fèi)別人的時(shí)間也是在浪費(fèi)自己的時(shí)間。

在這些工作上，我有很多的不足，比如不夠細(xì)心，有時(shí)工作責(zé)任感不強(qiáng)，老板所講的那幾點(diǎn)也經(jīng)常做不好，希望在以后的工作過(guò)程中能逐一改善。

擴(kuò)展閱讀：新手總結(jié)的外貿(mào)跟單流程

新手總結(jié)的外貿(mào)跟單流程

1…合同：平時(shí)與客戶的聯(lián)系都由老板自己掌握。由于客戶比較少，訂單量大，老板出于某種較為敏感的通病，不允許任何員工直接與客戶聯(lián)系。我們接到老板的通知后，根據(jù)客戶的要求，制作銷售合同，合同的內(nèi)容包括進(jìn)出口雙方的聯(lián)系方式、品名、規(guī)格、數(shù)量、包裝、價(jià)格、起運(yùn)港、目的港、發(fā)貨日期、付款方式、對(duì)產(chǎn)品的一些加工要求等，雙方簽字回傳，一單合同就這樣成立了。

2…布產(chǎn)：合同確定了之后，及時(shí)下計(jì)劃到工廠進(jìn)行生產(chǎn)。對(duì)于每種產(chǎn)品，客戶都有相應(yīng)的加工要求，要吩咐工廠按照客戶的要求進(jìn)行生產(chǎn)，對(duì)于部分細(xì)節(jié)需謹(jǐn)慎對(duì)待，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，造成不必要的麻煩。同時(shí)，要及時(shí)跟蹤貨物的生產(chǎn)進(jìn)程并反饋，確定貨物的完成日期及具體的出貨日期。對(duì)于出貨日期較趕的柜子，及時(shí)催促工廠抓緊生產(chǎn)進(jìn)程。

3…定包裝：包裝是比較煩瑣的一項(xiàng)工作。每個(gè)客戶都有自己不同的品牌，不同的品牌有不同的產(chǎn)品，同一個(gè)產(chǎn)品因?yàn)橐?guī)格不同，包裝也就不盡相同。這主要體現(xiàn)在外箱、內(nèi)袋的圖案、字符、規(guī)格、所用的材料、大小、厚度等等。。與我司合作的包裝工廠，主要有兩家，一家是制作外箱的，一家是制作內(nèi)袋。在下訂單給他們的時(shí)候，注意計(jì)算好數(shù)量、對(duì)準(zhǔn)好圖案、規(guī)格和大小等信息，同時(shí)跟進(jìn)生產(chǎn)情況，及時(shí)將包裝送達(dá)工廠，保證工廠能如期進(jìn)行生產(chǎn)。

4...訂艙：出貨日期確定之后，向貨代下訂艙單。對(duì)于計(jì)劃內(nèi)的出貨，一般是提前一周預(yù)定下周艙位。其中必須考慮到客戶規(guī)定的每一水船必須不超過(guò)多少個(gè)柜，以及到港的時(shí)間的規(guī)定等因素。同時(shí)，公司幾個(gè)客戶經(jīng)常走的幾個(gè)目的港、船期以及ETA、ETD等信息必須做到心里有數(shù)。對(duì)于海鮮產(chǎn)品，一般使用凍柜托運(yùn)。對(duì)于船公司的租柜和還柜時(shí)間、制冷費(fèi)用、壓夜、退柜等信息心里必須有底，避免產(chǎn)生不必要的費(fèi)用。

5...報(bào)關(guān)報(bào)檢：報(bào)關(guān)報(bào)檢由工廠去落實(shí)，一般是要提前向商檢局遞送報(bào)檢資料，資料由我司提供過(guò)去，工廠再自己制作相應(yīng)的單據(jù)去報(bào)關(guān)報(bào)檢。對(duì)于退稅產(chǎn)品的報(bào)關(guān)報(bào)檢單據(jù)和整個(gè)流程我弄到目前還很雜亂，以后還需要再繼續(xù)去理清楚。

6…出貨當(dāng)天：出貨當(dāng)天從貨代公司拿到司機(jī)資料、柜號(hào)、船名等資料，傳真給工廠，工廠校對(duì)好柜號(hào)裝貨。貨物裝好后，工廠傳真裝貨明細(xì)單過(guò)來(lái)，其中包含所裝的貨物數(shù)量、規(guī)格以及生產(chǎn)批號(hào)。（我方根據(jù)生產(chǎn)批號(hào)制作CODELIST，屆時(shí)一并寄給客戶，我也不明白客戶要這種去干什么用。）

7...單據(jù)：首先是提單。提單作為貨權(quán)的憑證，顯得非常重要。先是制作提單補(bǔ)料給貨代，貨代公司在開(kāi)船后2-3天內(nèi)制作提單正本過(guò)來(lái)。其次是相關(guān)的發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)地證等單據(jù)。單證的制作有個(gè)固定的模式，只是需要將重點(diǎn)內(nèi)容更改一下就行。但在這個(gè)過(guò)程中，需要非常地細(xì)心謹(jǐn)慎，一份單據(jù)檢查了又檢查，看了又看，校對(duì)每個(gè)單詞、每個(gè)數(shù)字，就怕出現(xiàn)錯(cuò)誤，到時(shí)候引起不必要的麻煩。

單據(jù)都是以工廠為抬頭的，關(guān)于這點(diǎn)，我很有疑問(wèn)，只知道很多貿(mào)易公司都在回避客戶與工廠直接接觸，工廠能夠直接跳過(guò)貿(mào)易公司，給客戶更優(yōu)惠的價(jià)格。而在我司這邊，客戶與工廠都知道對(duì)方的聯(lián)系方式及各項(xiàng)情況。幾乎所有的單證都以工廠為抬頭（合同也是工廠為抬頭，我司簽發(fā)并蓋工廠的印章），偶爾領(lǐng)導(dǎo)會(huì)通知說(shuō)某某合同用公司自己的抬頭簽訂，相關(guān)的單據(jù)也就用公司自己的抬頭了。在這個(gè)非常多疑敏感的公司里，我也不敢多問(wèn)，所以至今我只能猜測(cè)有可能我司是賺傭金，而事實(shí)是否如此至今我還找不到答案。

8...繕后工作：一方面是跟蹤貨物的到港情況，催促客戶付款（所有的客戶都是做電匯），客戶的款是匯到工廠的賬戶，工廠的財(cái)務(wù)人員收到款項(xiàng)后，再通知我司。我司進(jìn)行電放或寄單。

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