年終總結(jié)怎么寫
年終總結(jié)怎么寫
一、總結(jié)的順序,二、公司層面的總結(jié),三、格式上要注意,四、原則上要注意,五、忌諱上要注意
每到年終,企業(yè)都要做總結(jié),無論是公司還是部門亦或個人,都少不了總結(jié)?偨Y(jié)是為了回顧成績、檢討過去,為過往的一年定上一個調(diào)門、畫上一個句號,為繼往開來的一年打下一個基礎(chǔ)、做好一個準(zhǔn)備。年終總結(jié)需要注意以下事項。一、總結(jié)的順序
總結(jié)不是全公司上下一聲命令、各自為政、人人齊動手、像大躍進(jìn)一樣在限定的時間段內(nèi)完成,而應(yīng)該是在進(jìn)行年度總結(jié)之前,公司召開動員大會,將任務(wù)部署的同時提出相關(guān)要求,按照一宏觀、二微觀、三宏觀的順序操作。第一個宏觀是指在要求下,公司老總、部門老總、個人就可以同時構(gòu)思自己的大綱,微觀就是從上到下的公司所有人做自己個人的年度工作總結(jié),第二個宏觀就是從下往上,即從個人到部門、從部門到中心、從中心到公司的順序進(jìn)行總結(jié)。這是因?yàn),沒有標(biāo)準(zhǔn)要求,總結(jié)就會五花八門,沒有個人總結(jié),部門總結(jié)、中心總結(jié)和公司總結(jié)就會變成部門和公司領(lǐng)頭的事情,會變得沒有參考依據(jù),會變成空中樓閣的杜撰。有了這個順序,大家都知道,所有更高一個層面的總結(jié)都是對其屬下的所有人的工作總結(jié),公司的總結(jié)不是總經(jīng)理個人年度工作的總結(jié),而是全體公司員工年度工作業(yè)績和問題的總結(jié)。
二、公司層面的總結(jié)
公司的年度工作總結(jié)報告是總經(jīng)理交給董事會/董事長的年度經(jīng)營報告,是反映一個公司年度的全面工作狀況,比中心、部門和個人的總結(jié)要重要得多,盡管在細(xì)節(jié)上會跟中心、部門和個人的總結(jié)的要求差不多,但內(nèi)容的全面性與側(cè)重點(diǎn)會有質(zhì)的不同。一般來說,公司年度總結(jié)不可缺少1、經(jīng)營利潤和凈利潤指標(biāo)狀況;2、財務(wù)指標(biāo)發(fā)生的一系列變化;3、投資企業(yè)/項目的建設(shè)及調(diào)整;4、產(chǎn)品和產(chǎn)品線目標(biāo)狀況;5、客戶與市場目標(biāo)狀況;
6、各子公司的權(quán)益或/和各部門的效益;7、組織建設(shè)狀況等因素;
8、以及其他大眾(股東或員工)關(guān)注的重要因素。談以上總結(jié),要以經(jīng)營結(jié)果為導(dǎo)向,要以事實(shí)為依據(jù),要數(shù)字化、圖表化、邏輯化表達(dá),要對比年初的計劃出百分比,要尊重客觀投資與經(jīng)營環(huán)境現(xiàn)實(shí)。
公司年度總結(jié)不僅要談數(shù)字和結(jié)果,還要分析經(jīng)營過程,比如全面經(jīng)營質(zhì)量的改善狀況(較上一年度比較)、年初和年中的重大決策方針的執(zhí)行與問題點(diǎn);還要進(jìn)行橫向與縱向的對比分析。
公司總結(jié)既要肯定成績又要發(fā)現(xiàn)問題,既要記錄值得表揚(yáng)的重大事件和人物又要對觸犯高壓線的行為進(jìn)行批評警示,既要檢討過失又要表現(xiàn)成長收獲,既要總結(jié)過去又要部署將來。需要注意的是,公司總結(jié)是否通過與工作業(yè)績是否通過不是一回事,盡管都需要董事會/董事長做出相關(guān)結(jié)論,但前者是指報告的內(nèi)容及方式是不是全面、數(shù)據(jù)是否客觀真實(shí)、認(rèn)知態(tài)度是否端正及檢討是否深刻準(zhǔn)確,后者是指總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)營的企業(yè)的年度成績是不是可以通過驗(yàn)收。
三、格式上要注意
無論是公司級報告,還是中心/部門報告、個人報告,年終總結(jié)都需要注意書寫格式,常見的格式包括標(biāo)題、正文、署名和日期三個部分。
標(biāo)題包括單位名稱、時間和內(nèi)容,如“關(guān)于某某公司201*年度全面經(jīng)營總結(jié)的報告”、“關(guān)于人力行政中心201*年度工作總結(jié)的報告”等;報告中可以有子專題報告,子標(biāo)題要寫清楚內(nèi)容,如“人力資源工作總結(jié)”、“信息化建設(shè)工作的問題”等。接下來就是正文。全面總結(jié)的正文包括四個部分:
1、基本情況,這是總結(jié)的開頭部分。這部分的寫法,常見的有概述總結(jié)工作的全貌和背景、說明總結(jié)的指導(dǎo)思想和成果、將主要的成績和經(jīng)驗(yàn)及問題扼要地提出來,先給人以總的印象,作為下文的鋪墊;
2、成績和問題,成績要說夠,問題要寫透;
3、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),經(jīng)驗(yàn)體會是總結(jié)的核心,是從實(shí)踐中概括出來的具有規(guī)律性和指導(dǎo)性的東西。能否概括出具有規(guī)律性和指導(dǎo)性的東西,是衡量一篇總結(jié)好壞的關(guān)鍵;
4、今后的設(shè)想和打算。這雖然不是總結(jié)的主要內(nèi)容,但通過做計劃來對總結(jié)進(jìn)行回應(yīng),會讓總結(jié)更有著落。
上述幾部分順序而下,各自成章,是全面總結(jié)的一種慣用寫法。子專題總結(jié)只有在必要的時候才鑲嵌進(jìn)去,以免有邀功請賞或過分謙虛的嫌疑,以介紹經(jīng)驗(yàn)為重點(diǎn),以論帶敘,首先逐條概括出經(jīng)驗(yàn)/問題的中心要點(diǎn),然后加以說明,情況、過程、做法的介紹,用來充當(dāng)經(jīng)驗(yàn)/問題的論據(jù),成績收獲融合在經(jīng)驗(yàn)的條項之內(nèi),成績中要帶有問題,問題中要帶有反省。各條項之間不要孤立,應(yīng)該具有內(nèi)在的聯(lián)系。
最后,要有署名和注明日期,即要寫上單位/部門/個人全稱及完整的年、月、日。四、原則上要注意
各級報告都要突出要點(diǎn),為此,建議先寫出大綱,然后再把大綱中所涉及的事件加進(jìn)去,然后再細(xì)致地進(jìn)行加工,最后再進(jìn)行文字的潤色。
遵循各司其職的原則,不要超越自己的職責(zé)范圍和權(quán)限去總結(jié)評價其他人的工作成績或失誤,雖然有可能涉及到其他部門的配合,但視線要盯著自己。
檢討創(chuàng)新,總結(jié)雖然要談成績與貢獻(xiàn),但主要目的是通過檢討過去,找出關(guān)鍵的問題和問題的關(guān)鍵,同時應(yīng)該拿出解決方案,尋找未來的出路和成長的方向。
總結(jié)的內(nèi)容一定要重點(diǎn)突出、心中有數(shù),總結(jié)的關(guān)鍵是要有重點(diǎn),要展現(xiàn)出自己的工作重點(diǎn)和亮點(diǎn),特別是要感應(yīng)到上司的關(guān)注點(diǎn),把問題說得更詳細(xì)具體。
不要忽略細(xì)節(jié),尤其是一些重大事件的細(xì)節(jié)。通過細(xì)節(jié)的描述,贏得上司的關(guān)注和理解,畢竟上司在決策層,有時并不能理解執(zhí)行層的詳細(xì)和苦衷,這對于上司做未來決策會有幫助。五、忌諱上要注意
忌諱事無巨細(xì)地描述,把總結(jié)做成匯報性的大文章,誰都沒有閱讀或者聽取,一定要突出重點(diǎn)。
全年工作方方面面,大小事情很多,無需事無俱巨細(xì)地對所有工作進(jìn)行總結(jié),芝麻西瓜一起抓。重點(diǎn)應(yīng)該是本單位、本部門承擔(dān)的任務(wù)指標(biāo)完成情況,隊伍建設(shè)情況,以及為完成指標(biāo)克服困難所采取的措施等。特別要注意用事實(shí)和數(shù)字說話,數(shù)據(jù)要能夠演繹并且能對得上分總計算,做到有理有據(jù)。
忌諱成績注水,要做到實(shí)事求是。總結(jié)成績必須是事實(shí)成果的匯總歸類和條理化,既不能人為拔高,注水膨脹,也不能把別人成果拿來共享,把年初工作計劃變換口氣當(dāng)成績來總結(jié),更不能筆下生花,無中生有,閉門造車。
忌諱簡單羅列,要依事說理。工作總結(jié)不是簡單地把工作量進(jìn)行羅列匯總,而是要通過總結(jié)上升到理性的高度來認(rèn)識所做的工作,要通過對全年的工作總結(jié)得出一般性規(guī)律,形成有益的經(jīng)驗(yàn),達(dá)成一致的認(rèn)識,使其對今后工作具有指導(dǎo)意義,對他人具有借鑒作用,沒有經(jīng)驗(yàn)體會的總結(jié)是不全面的、不完整的,也是毫無價值的。
忌諱回避問題,要一分為二、敢于批判自己、正視自己的問題?偨Y(jié)的目的在于應(yīng)用、發(fā)展和提高,“成績不講跑不掉,問題不講不得了”。在總結(jié)成績的同時,要客觀地查找工作中存在的不足和問題,正視缺點(diǎn),以警示今后的工作,少走彎路,避免在將來的工作中犯同樣的錯誤,切忌“一路頌歌,滿地鮮花”,切忌功勞是領(lǐng)導(dǎo)的、過錯是員工的表現(xiàn)。忌諱個人英雄,要體現(xiàn)全員參與。有總結(jié)才會有提高,才會有進(jìn)步。工作總結(jié)不能靠領(lǐng)導(dǎo)杜撰、不能由秘書一個人來完成,以免出現(xiàn)個人呈英雄盡歌功頌德,而應(yīng)該由各系統(tǒng)、各部門、各崗位共同來做。只有大家都來總結(jié),才能做到人人長經(jīng)驗(yàn),個個有提高,才能促進(jìn)整體工作的協(xié)調(diào)健康發(fā)展。寫好總結(jié)并不是多么困難的事情,關(guān)鍵在于你沒有養(yǎng)成寫總結(jié)、特別是不斷總結(jié)、反省和提高的習(xí)慣。所以建議你首先養(yǎng)成不斷總結(jié)的習(xí)慣,每天工作之后、每天睡覺之前思考一下今天作了什么,哪些做對了該堅持、哪些做錯了該改進(jìn),把它們用文字記錄下來,然后一個星期再總結(jié)一次,一個月、一個季度再總結(jié)一次,不會花很多的時間,關(guān)鍵是能夠養(yǎng)成一種習(xí)慣,習(xí)慣能成就一個人的個性,個性就是態(tài)度,態(tài)度決定一切,包括未來。人是這樣,企業(yè)也是如此。
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