檔案信息管理工作情況匯報

201*年檔案工作情況匯報

根據(jù)鑒江供水建設管理處下發(fā)的關于做好檔案管理工作的通知精神，積極迎省市水利部門及檔案局的檢查，我部對工程自開工以來的監(jiān)理檔案信息管理工作進行了總結，現(xiàn)將自查情況匯報如下：

一、檔案基本情況：

1、基礎設施情況。為了加強檔案管理工作，我部檔案資料實行專人收集、專人管理，現(xiàn)有檔案文件柜2座，配備了微機、打印機、復印機等設備。

2、檔案資料情況。檔案室現(xiàn)有資料數(shù)量如下：

1）監(jiān)理規(guī)劃（1份）和各項目工序的監(jiān)理實施細則23份；2）工程形象進度和完成的工程量統(tǒng)計報表累計20份；3）工程進度款的計量支付證書累計19份；

4）工程質量統(tǒng)計及進度分析、存在問題和建議等專題報告5份；5）監(jiān)理旬報30份；6）監(jiān)理月報22份；

7）工程監(jiān)理工作總結報告2份；8）監(jiān)理批復30份；

9）各種會議的會議紀要61份；10）監(jiān)理通知累計48份；11)監(jiān)理文件累計23份；12）監(jiān)理報告11份。

3、對庫存檔案基本上錄入電腦，實行了電子信息化管理。二、主要作法：

1、要求所有歸檔資料應清晰、字跡工整、表格完整，復印件不得出現(xiàn)歪斜、缺漏等現(xiàn)象，資料內(nèi)不得用涂改液、膠水。資料內(nèi)嚴禁一切金屬物，采用三孔一線法，三個孔保持正確間距，間距為9.9,裝訂線在距案卷左邊1至1.5處(以不影響查閱卷內(nèi)內(nèi)容及美觀牢固為原則)。橫寫的材料一律把文件頭放在裝訂線一側裝訂。

2、分部、階段、單位工程驗收報告、驗收簽證、鑒定書、竣工圖冊、竣工圖集、設計變更通知需印刷成冊，裝訂的資料封面顏色、封面格式由上級主管部門統(tǒng)一，資料應寫明資料的具體內(nèi)容及樁號，不得采用同一案卷題名不同卷數(shù)的問題。其它原始資料（施工資料、施工記錄、質保資料、單元評定資料等）采用案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表分置案卷首尾三孔一線裝訂，不需要用彩色封面印刷成冊。

3、建立工程信息編碼系統(tǒng)，保證工程信息的采集準確、全面和及時，運用計算機網(wǎng)絡技術和P3軟件協(xié)助快速處理和反饋，為工程建設的目標控制提供及時、準確的信息。

⑴監(jiān)理文件的建立和發(fā)送

監(jiān)理文件格式按本公司《信息管理規(guī)定》（ISO201*：201*監(jiān)理工作質量保證體系文件）執(zhí)行，并按圖10.2的程序建立和發(fā)送。

擬稿核稿是否需要會簽否簽發(fā)是有關部門會簽文件編號、打�。ㄐ：耍┰�件存檔文件的整理、移圖10.2監(jiān)理文件建立流程圖

⑵外部文件管理程序外部文件和資料包括來自發(fā)包人、承包人和其他有關各方如上級及地方單位的資料，其管理程序按圖10.2程序進行。

簽收、登記、甄別設計文件（設計或設計監(jiān)一般文件報表（承包人）竣工文件（承包人）退回（閱）填寫文件處審批（承包格不合審查有關部門是否轉發(fā)（監(jiān)理是否退不合審閱格合（監(jiān)理是否需處轉發(fā)發(fā)回包人及有關部竣工驗格合否門收監(jiān)理有關轉發(fā)有關單位及監(jiān)理4、工程信息收集、整理、儲存⑴工程信息收集

①監(jiān)理工作準備階段，由信息員負責向發(fā)包人收集工程設計文件及有關工程資料。②合同、造價監(jiān)理工程師負責收集工程建設地區(qū)的原材料、燃料來源、水電供應、交通運輸、勞力、工資標準等信息資料。

整理、歸檔圖10.2外部文件管理程序圖③施工過程，駐地監(jiān)理工程師負責收集有關進度、質量、投資、合同等方面的信息，收集上級單位對工程建設的各種意見和指令。

④各專業(yè)監(jiān)理組負責收集各種工程項目自檢報告、質量問題報告、質量驗收簽證等。⑤工地會議信息記錄將在參加會議的監(jiān)理人員中指定專人進行收集整理。⑥現(xiàn)場每日的氣象資料收集由信息員進行記錄。⑵信息整理和儲存制度

①監(jiān)理人建立的文件，屬內(nèi)部信息，由信息員按《信息管理規(guī)定》的格式整理歸類儲存。

②工序質量驗收簽證類外部信息，按分部工程類別，由各專業(yè)監(jiān)理組按工程檔案管理規(guī)定整理儲存。

③設計文件、一般文件、報表、竣工等文件信息資料按外部文件管理程序進行整理儲存。

5、工程信息管理措施

⑴安排專職信息員負責信息管理

監(jiān)理人將安排專職的文檔管理員負責監(jiān)理文件和外部文件的管理，包括文件收發(fā)、保管、整理、歸檔、移交、無效文件的回收處理等。

⑵所有信息均編碼標識

有效信息按編碼系統(tǒng)進行編碼標識，對復制的文件標注“復印件”或“副本”標記，被替代或作廢的文件標注“作廢”標記，所有信息均按編碼分類存檔。

⑶采用計算機網(wǎng)絡建立信息目錄查詢系統(tǒng)

按信息編碼在電腦中建立信息目錄查詢系統(tǒng)，所有存檔信息均錄入到目錄查詢系統(tǒng)，使工程信息一目了然。

⑷及時收集、傳遞和整理有關信息監(jiān)理人將根據(jù)工程的進展情況及時收集、傳遞和整理有關資料，保證信息資料與工程進度同步，充分發(fā)揮信息在動態(tài)控制中的作用，嚴禁在工程完工以后補做工程資料。監(jiān)理資料的整理應以日常整理為基礎，按編碼列出目錄，分類整理。整理后的資料必須內(nèi)容完整、系統(tǒng)、準確，總監(jiān)理工程師應對歸檔（歸卷）前的資料進行審查。對于同一內(nèi)容的來函及批復，正本與底稿，正文與附件，轉發(fā)文與原件要合并一起歸檔（歸卷）。

⑸嚴格履行收、發(fā)文登記簽收手續(xù)

監(jiān)理人將建立收、發(fā)文登記本，來往文件均在收、發(fā)文登記本上記錄，并履行簽收手續(xù)。

⑹制定檔案管理規(guī)定，做好保密工作

所有信息文件一經(jīng)歸檔，任何人借閱均須按檔案管理規(guī)定手續(xù)辦理，保密資料需經(jīng)領導批準才能借閱。

⑺采用數(shù)碼照相與計算機結合進行工程形象進度管理

監(jiān)理人將采取數(shù)碼照相機的先進技術，定期、定點對工程的形象進度進行拍照，并把照片附在監(jiān)理月報中報送發(fā)包人。

⑻采用EXP6.0和P3軟件輔助信息管理

采用合同事務軟件EXP6.0、項目計劃管理軟件P3建立進度、投資、質量、合同管理、文檔管理系統(tǒng)。

10.5工程信息編碼⑴工程文件信息編碼

工程文件信息采用三級編碼，第一級表示文件類別，取文件類別名稱中關鍵字的一個拼音字母；第二級表示文件名稱，取文件名稱中兩個關鍵字的拼音字母；第三級表示文件信息序號，從“1”開始，按先后順序編排。

文件信息的具體編碼見表10.5.1例子：JTZ01第1號監(jiān)理通知監(jiān)理通知

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檔案管理工作情況匯報

（宿遷市國家保密局）

在市委辦公室的正確領導下，在市檔案局的大力支持和指導下，我局認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，著力抓好檔案管理的各項基礎設施建設，使我局檔案管理工作步入了科學化、規(guī)范化、制度化的運行軌道，各類檔案的管理、使用工作取得了一定成效，現(xiàn)將我局檔案管理工作開展情況匯報如下：

一、領導重視、組織健全

由于保密部門工作的特殊性，檔案管理顯得尤為重要，我局始終把此項工作放在重要位置，實行領導干部責任制，明確專人負責保密局檔案的管理，不斷創(chuàng)新工作方式，健全管理體制，探索符合本單位工作實際的檔案管理模式。先后投入2萬余元購置檔案柜、檔案盒、檔案裝訂工具等，及時將文件資料清理、歸檔、保存。重視對檔案管理人員的培訓，除積極參加市檔案局組織的業(yè)務培訓外，還多次組織我局檔案管理人員到先進單位、先進地區(qū)學習經(jīng)驗，交流心得，使檔案管理人員業(yè)務水平和工作能力有了明顯提高。

二、制度健全、管理規(guī)范

建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理工作得以有組織、有計劃、有程序的開展。在原有《規(guī)章制度匯編》的基礎上，完善、細化了全局檔案管理的各項要求，規(guī)范、充實了《檔案管理制度》的內(nèi)容，使文件材料從制作、接收、傳遞、辦理到整理、歸檔都進行嚴格的規(guī)范，實行文件一月一清理制度，詳細整理每一年的各類文件資料，編制索引目錄，對清理人、核對人進行登記，明確責任。

三、創(chuàng)新方式、提高效率

我局按檔案規(guī)范化管理標準，要求全體工作人員都參與檔案的收集、整理，理順內(nèi)部關系，完善各個環(huán)節(jié)的工作，消除了各部門之間相互推諉、扯皮現(xiàn)象，解決了管理缺位、協(xié)調不暢的問題。要求檔案管理人員對未歸檔的文件及時清理、歸檔，對已歸檔的文件進行再次清理，建立目錄索引，便于日后文件檢索。在此基礎上，我局還充分發(fā)揮局域網(wǎng)的優(yōu)勢，應用信息技術，建立電子目錄索引，實現(xiàn)了文書檔案目錄的快速查閱和迅速傳遞，為各處室參閱文件資料節(jié)約了大量時間，提高了工作效率。

通過一系列的努力，我局檔案管理水平有了一定的提高，檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化、信息化的發(fā)展軌道，但與檔案工作的標準化管理還有一定差距。在今后的工作中我們將進一步明確檔案管理責任、規(guī)范檔案管理制

度、創(chuàng)新檔案管理方式，不斷提高我局檔案管理工作的能力和水平。

201*年9月10日

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