會計檔案管理

會計檔案管理

會計檔案概念

會計檔案是國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計核算材料的歸檔

會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門或會計人員將辦理完畢的會計核算材料經(jīng)過整理向檔案部門或檔案人員移交的過程會計核算材料的歸檔要求

１、歸檔范圍。憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他會計核算資料。

不歸檔范圍:本單位經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)收支計劃、調(diào)資定級、財務(wù)制度財務(wù)政策管理文件材料，納入文書檔案立卷，不納入會計檔案歸檔范圍。２、時間。第三年。

3、要求和手續(xù)。完整齊全、真實準確、裝訂成冊。清點核對無誤。二、會計檔案的整理

１、分類。原則上按年度類型進行分類，分類4類。會計憑證類會計賬簿類會計報告類

其他會計核算材料類（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、以及其他應(yīng)當保存的會計核算專材料）會計檔案的整理2.會計檔案的組卷

會計檔案的組卷，就是按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位案卷的過程。

(1)會計憑證的組卷要求

一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以內(nèi)。1、分類組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。2、按憑證匯總?cè)掌跉w集，確定裝訂成冊的本數(shù)。

3、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。

4、記帳憑證有關(guān)人員的印章是否齊全。

5、憑證一本為1卷，必須r按照國家統(tǒng)一標準的會計檔案憑證軟封面，封面要按項目填寫。

以下材料可另行組卷：

土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；工資名冊；債權(quán)債務(wù)；

交通肇事、工傷事故的處理；

涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料；各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)、契約有必要延長延長保管期限的其他會計材料。（2）會計帳簿的組卷要求

按年度和帳簿的不同種類進行組卷。對總帳、明細帳、現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿等分別組卷裝訂。

帳簿在形成時一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結(jié)帳后整理立卷。

1、按形成的帳簿，一冊一卷，“死頁帳”不必拆去空頁，“活頁帳”去掉空白頁，將已記帳帳頁

依次編號，填寫卷內(nèi)帳戶目錄和備考表。

2、去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會計檔案面簽，并按封面或標簽上內(nèi)容填寫。

（3）財務(wù)報告的組卷要求按年度、保管期限立卷

1、首先將本級與下級財務(wù)報告分開。2、其次將年報、季報、月報分開。

3、在整理報表時，對報表進行分析和說明的文字，是會計報表的重要組成部分，如財務(wù)情況說明、財務(wù)報告等，審批報告、批復(fù)等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。注意：因保管期限不同，年度財務(wù)報告與季、月度財務(wù)報告分開立卷。

4、組好的案卷要除去卷內(nèi)文件的金屬物，編頁號、填寫封面、卷內(nèi)目錄、備考表。

（4）其他會計核算資料的組卷要求

按年度問題結(jié)合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計檔案的整理3.會計檔案的編目

會計檔案的編目應(yīng)和符合《會計檔案案卷格式》（DA/T39-201*）（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。（3）填寫案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號。（5）編制案卷目錄。（1）擬寫案卷題名

一般由單位名稱、會計核算針對時間、會計文件名稱等要素組成。如“××單位×年×月付款會計憑證”“××公司×年×月現(xiàn)金日記帳”等

（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表

除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)備考表

（3）填寫案卷（盒）封面會計憑證會計檔案盒

帳簿啟用及交接表1.會計憑證的格式憑證外面要加封面，封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm（長×寬）或245×150mm（長×寬）；適用于會計憑證的裝訂會計憑證封面(樣式)

會計憑證封面

單位名稱：憑證名稱：會計憑證封面的填寫單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱（全稱或通用簡稱）。不能用“本部”、“本局”、“本市

財政廳”等。

會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱。如收款會計憑證、付款會計憑證、轉(zhuǎn)賬會計憑證或基建會計憑證、工會會計憑證、預(yù)算外會計憑證等。

起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。冊數(shù)：起止時間內(nèi)會計憑證的冊數(shù)。冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。附件數(shù)：填寫本冊記賬憑證附件的張數(shù)。

會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。

會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負責(zé)會計工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。裝訂人：填寫負責(zé)該本會計憑證裝訂的人員。

裝訂時間：填寫負責(zé)該本會計憑證裝訂結(jié)束的時間。備注：填寫該項憑證需要說明的事項。

2.會計憑證盒的格式

會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊的厚度可根據(jù)需要設(shè)置30、40、60mm。

適用于會計憑證的裝盒會計憑證盒正面格式

很多內(nèi)容與憑證封面一致。

全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。

目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。

案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。會計憑證盒脊格式3、會計檔案盒的格式

適用于財務(wù)報告和其他類會計檔案的整理。

會計檔案盒脊

4.賬簿啟用及接交表格式

賬簿啟用及接交表用紙一般采用國際標準A4型。非國際標準的賬簿可根據(jù)實際需要確定。賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。適用于會計賬簿的整理。賬簿啟用及接交表（正面）

檔號：賬簿啟用及接交表（背面）賬戶目錄檔號章

（4）案卷的排列編號

一般按照以下次序：會計憑證按形成時間順序排列，會計帳簿、財務(wù)報告和其他類按保管期限長短排列。具體排列方法有兩種。

第一種，年度流水編號法：按財務(wù)報告、會計帳簿、會計憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。

第二種，分類流水編號法：會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。（5）編制案卷目錄

案卷目錄即是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具。案卷目錄應(yīng)根據(jù)會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制。

會計檔案目錄格式

會計檔案移交清單格式會計檔案移交清單

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

1、會計檔案的鑒定（確定保管期限）

根據(jù)國家規(guī)定，會計檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。日記帳25年總帳15年明細帳15年

年度報表永久月季報表5年會計移交清冊15年會計保管清冊永久

會計檔案銷毀清冊永久銀行余額調(diào)節(jié)表5年銀行對帳單5年

（三）會計檔案的鑒定與銷毀2.會計檔案的銷毀

保管期滿的會計檔案，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的，可以按照以下程序銷毀：

（1）由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

（2）單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（3）銷毀會計檔案時,應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

（4）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對。銷毀后,應(yīng)當在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。會計檔案移交應(yīng)注意的事項

（1）應(yīng)編制移交清冊（2）應(yīng)履行移交手續(xù)會計檔案常見問題

1、會計檔案屬專業(yè)檔案，是由本單位會計人員整理，檔案人員只是接收保管和提供利用2、出納人員不得保管會計檔案（會計法規(guī)定）

3、會計報表第一頁要有卷內(nèi)文件目錄，最后一頁有備考表4、憑證封面接洽處要加蓋財務(wù)專用章

謝謝大家！

201*年5月9日

擴展閱讀：財務(wù)檔案管理制度

財務(wù)檔案管理制度第一章總則

第一條財務(wù)檔案是公司一切商事經(jīng)營活動在財務(wù)核算管理的最終歸集。是一個公司檔案管理的核心。財務(wù)檔案保存是否完整直接關(guān)系到公司長遠的經(jīng)濟利益能否得以保全。財務(wù)檔案的完整也是公司主要相關(guān)負責(zé)人最重要的經(jīng)濟法律責(zé)任之一。

第二條為了加強公司財務(wù)檔案管理和財務(wù)監(jiān)督，確保公司的合法利益，根據(jù)《中華人民共和國財務(wù)檔案管理辦法》，結(jié)合公司的具體情況，特制定本辦法。

第三條在公司內(nèi)使用、取得和保管檔案的部門和個人，必須遵守本制度。第二章會計檔案

第四條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。

第五條會計檔案和范圍

會計檔案的范圍指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。

（一）會計憑證

會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

（二）會計賬簿、

會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。

（三）會計報表

會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，有主要財務(wù)反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。

（四）其他會計核算資料

其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財務(wù)部門負責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。

第三章會計檔案的裝訂和保管

第六條會計檔案的整理立卷會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理采用的辦法是：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

（一）分類標準統(tǒng)一。將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

（二）檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。

（三）管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第七條會計檔案的裝訂會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。

第八條會計憑證裝訂前的準備工作：

(一)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；(二)按憑證匯總?cè)掌跉w集（加按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；(三)摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；

(四)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；

(五)記賬憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全。第九條會計憑證裝訂時的要求：

(一)裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。

(二)憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；

(三)裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。第十條會計憑證裝訂后的注意事項：

(一)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；

(二)在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。

第十一條會計賬簿和裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷�；�本要求是：

(一)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶口是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

(二)活頁賬簿裝訂要求。

1多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等應(yīng)分別裝訂，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起，并按會計科目編號順序依次排頁。

2在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章

3計算機打印的賬頁應(yīng)在左側(cè)留出裝訂線，不得以打印紙原有道孔穿線裝訂。第十二條賬簿裝訂后的其也要求。

1會計賬簿應(yīng)該牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、加空白紙的現(xiàn)象。2會計賬簿的封面要嚴密，封面處要加蓋有關(guān)印章。

3封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬等。

4會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

第十三條會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后。

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如果損壞部位修補后完整無缺地裝訂；

(二)會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；

(三)按保管期限編制卷號。第十四條會計檔案的保管

當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管二年，期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交檔案管理部門時，應(yīng)按下列程序進行：

(一)開列清冊，填寫交接清單；(二)在賬簿使用日期欄填寫移交日期；

(三)交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。第十五條會計檔案的保管要求。

（1）會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。

（2）會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。

（3）會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。

（4）會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；

（5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；

（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。第四章會計檔案的借閱第十六條會計檔案的借閱

(一)會計檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人員批準。

（二）外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。

（三）本單位人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。（四）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。

第五章會計檔案的保管

第十七條會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。

（一）凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。

（二）定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年等種類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應(yīng)設(shè)置會計檔案備查表及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

（三）檔案保管期限

⑴原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單5年

⑶日記賬15年其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年⑷明細賬、總賬、輔助賬15年

⑸固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年⑹主要財務(wù)指標報表（包括文字分析）3年⑺月、季度會計報表（包括文字分析）5年⑻年度會計報表（包括文字分析）永久⑼會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久⑽主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議永久第六章會計檔案的銷毀第十八條會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。

第十九條會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

第二十條銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。

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