高校系部教學(xué)秘書(shū)的主要職責(zé)及素質(zhì)

高校系部教學(xué)秘書(shū)的主要職責(zé)及素質(zhì)

隨著高校改革的日益深化，教學(xué)管理體制和教學(xué)管理方法、手段的改革就顯得尤為重要。只有管理跟上了，教學(xué)各環(huán)節(jié)才能更好地發(fā)揮作用。而教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中起著很重要的作用，每一個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)教學(xué)秘書(shū)的參與，而其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響教學(xué)秩序。要成為一名合格的教學(xué)秘書(shū)，不僅能為日常教學(xué)管理工作提供良好的環(huán)境，使教學(xué)工作順利進(jìn)行，更應(yīng)為教學(xué)環(huán)節(jié)提出合理化建議。因此，必須要明確教學(xué)秘書(shū)的主要職責(zé)和提高教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)。

一、教學(xué)秘書(shū)的主要職責(zé)

教學(xué)秘書(shū)工作是一個(gè)服務(wù)性質(zhì)的工作，它貫穿于教學(xué)運(yùn)行過(guò)程的始終。其工作對(duì)象包括系（部）的廣大師生、領(lǐng)導(dǎo)、校教務(wù)處人員以至外系部分教師和學(xué)生家長(zhǎng)等，其工作性質(zhì)與工作對(duì)象就決定了它的特點(diǎn)：工作內(nèi)容繁雜而瑣碎，工作強(qiáng)度高，責(zé)任性大。教學(xué)秘書(shū)是系（部）正常教學(xué)秩序運(yùn)行的保證實(shí)施者。其在系（部）教學(xué)管理中的工作職責(zé)一般包括以下幾個(gè)方面。

1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各種教學(xué)文件的組織制訂和貫徹執(zhí)行。教學(xué)秘書(shū)要協(xié)助系（部）領(lǐng)導(dǎo)組織制訂和修訂專(zhuān)業(yè)教學(xué)大綱和教學(xué)計(jì)劃，核查教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行，辦理教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整手續(xù)；在領(lǐng)導(dǎo)制訂學(xué)期（學(xué)年）教學(xué)工作計(jì)劃中提出合理建議，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行；在教學(xué)日歷、實(shí)驗(yàn)教學(xué)日歷、課程設(shè)計(jì)及畢業(yè)設(shè)計(jì)等其他教學(xué)文件的格式制定方面要嚴(yán)格把關(guān)，以保證教學(xué)文件的規(guī)范化實(shí)施，為教學(xué)評(píng)價(jià)做準(zhǔn)備。

2、嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍管理規(guī)定，做好學(xué)籍管理工作。它要求教學(xué)秘書(shū)具有高度的責(zé)任心，實(shí)事求是，嚴(yán)肅認(rèn)真，不徇私情。學(xué)籍管理工作的主要內(nèi)容包括：（1）負(fù)責(zé)建立、保管全系學(xué)生的學(xué)籍檔案；（2）辦理學(xué)生升、休、復(fù)、退、轉(zhuǎn)和留（降）級(jí)等各種手續(xù)，并及時(shí)記載學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況；（3）辦理學(xué)生的報(bào)到、注冊(cè)手續(xù)。

3、嚴(yán)格貫徹執(zhí)行教學(xué)管理各項(xiàng)規(guī)章制度，做好本部門(mén)教務(wù)工作。此項(xiàng)工作主要涵蓋以下幾方面：（1）根據(jù)教學(xué)計(jì)劃上報(bào)開(kāi)課計(jì)劃；（2）根據(jù)教務(wù)處下達(dá)的教學(xué)任務(wù)協(xié)助系分管領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)授課教師的安排及課表，并將選課結(jié)果通知相關(guān)教師和學(xué)生；（3）經(jīng)系領(lǐng)導(dǎo)同意后，受理本系教師的課程變動(dòng)及調(diào)課，并統(tǒng)一到教務(wù)處辦理相關(guān)手續(xù)，并第一時(shí)間將課程的變動(dòng)情況通知相關(guān)部門(mén)及人員，并做好記載，以免造成教學(xué)秩序的混亂；（4）經(jīng)常檢查了解授課教師執(zhí)行教學(xué)情況，協(xié)助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組織好各項(xiàng)教學(xué)檢查工作并上報(bào)教務(wù)處；（5）落實(shí)教務(wù)處下達(dá)的各種考試安排。同時(shí)做好與考試相關(guān)的所有材料的組織、保管、發(fā)放等工作，做到無(wú)一差錯(cuò)；（6）負(fù)責(zé)登記本系學(xué)生的考試成績(jī)，按時(shí)匯總報(bào)送本系教師開(kāi)課班級(jí)的成績(jī)單；（7）負(fù)責(zé)本系所任課程的試卷保管工作。試卷保管周期為四年；（8）分類(lèi)收集、整理各種材料并保存歸檔：教師教學(xué)原始材料、考務(wù)材料、教務(wù)處下發(fā)各種文件及通知、各種考評(píng)材料、畢業(yè)設(shè)計(jì)、課程設(shè)計(jì)資料等等；（9）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織安排教學(xué)工作會(huì)議及試講、評(píng)選等各種教學(xué)活動(dòng)。各種材料的規(guī)范化管理要始終伴隨教學(xué)管理工作之中。

4、協(xié)助教材科做好本系的教材管理工作。協(xié)助院（系）主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)教師做好每年春秋兩季及零購(gòu)教材（含講義）的征訂工作，及時(shí)、規(guī)范將有關(guān)材料整理、統(tǒng)計(jì)并上報(bào)教務(wù)處；協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)做好本系教師用書(shū)經(jīng)費(fèi)的結(jié)算工作等；及時(shí)反饋教師、學(xué)生對(duì)使用教材的有關(guān)信息。

5、畢業(yè)生工作。負(fù)責(zé)畢業(yè)生的成績(jī)整理核查工作，及時(shí)報(bào)送最后一學(xué)期各科成績(jī)及畢業(yè)論文成績(jī)；編報(bào)畢（結(jié)）業(yè)和授予學(xué)士學(xué)位的學(xué)生名單，經(jīng)系審核后填寫(xiě)《畢業(yè)生資格審核表》送教務(wù)科核對(duì)后留存；根據(jù)系審核通過(guò)的名單組織填寫(xiě)畢業(yè)證書(shū)和學(xué)位證書(shū)，并負(fù)責(zé)發(fā)放；協(xié)助辦理畢業(yè)生離校手續(xù)。

6、認(rèn)真及時(shí)做好教務(wù)處與系之間的信息溝通。負(fù)責(zé)教學(xué)文件的收、發(fā)、保管，及時(shí)填報(bào)有關(guān)報(bào)表。完成系領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

教學(xué)秘書(shū)的作用是通過(guò)其在高校教育管理中的工作內(nèi)容體現(xiàn)的。主要包括參謀作用、調(diào)度作用和服務(wù)作用。

二、教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具備的綜合素質(zhì)

隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)人才的需求也由原來(lái)的單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變，使高等院校面臨更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，高校不斷深化教育教學(xué)改革。面對(duì)新形勢(shì)，教學(xué)秘書(shū)不能把自己局限于抄抄寫(xiě)寫(xiě)、收收發(fā)發(fā)、跑腿學(xué)舌，應(yīng)盡快適應(yīng)高校教育教學(xué)改革發(fā)展的需要，適應(yīng)21世紀(jì)人才培養(yǎng)的需求，提高自身的綜合素質(zhì)。

1、熱愛(ài)本職工作，樹(shù)立全心全意為教學(xué)服務(wù)的思想。從教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作的內(nèi)容可見(jiàn)，教學(xué)秘書(shū)的工作是繁重而辛苦的，也是一個(gè)系（部）保證正常有序的教學(xué)秩序所必不可少的要素之一，因此一定要看重自己的工作，糾正無(wú)為思想，愛(ài)崗敬業(yè)，具有堅(jiān)持原則、遵章守紀(jì)、任勞任怨、嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作指導(dǎo)思想及工作作風(fēng)，做到熱心、細(xì)心、誠(chéng)心、耐心，全身心地投入工作，做到“學(xué)為人師，行為世范”，才能盡到自己在教育工作中的職責(zé)，才能做到“服務(wù)育人”。這也是職業(yè)道德的基本要求。

2、做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。不能只當(dāng)聽(tīng)眾，不做參謀。對(duì)自己所負(fù)責(zé)的工作，在權(quán)限內(nèi)的應(yīng)照章去做，自己決定不了的，應(yīng)提出意見(jiàn)、方案，由領(lǐng)導(dǎo)拿主意；感到領(lǐng)導(dǎo)處理得不恰當(dāng)，應(yīng)勇于闡明自己的意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)考慮，以免失誤。

3、通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)提高自身素質(zhì)，努力做到：

（1）努力學(xué)習(xí)教學(xué)管理的有關(guān)規(guī)章制度，做到運(yùn)用自如。教學(xué)管理規(guī)章制度是教學(xué)工作的指揮棒，離開(kāi)了這些，教學(xué)工作將寸步難行，因此，要熟練掌握教學(xué)管理的有關(guān)規(guī)章制度，如：學(xué)籍處理規(guī)定，休、復(fù)、停學(xué)規(guī)定，選課的規(guī)定，關(guān)于考試管理的規(guī)定、教學(xué)計(jì)劃等，這是做好教學(xué)管理工作的前提。（2）提高分析問(wèn)題與解決問(wèn)題的能力。有些教學(xué)秘書(shū)長(zhǎng)期以來(lái)形成了工作中不動(dòng)腦筋想問(wèn)題的習(xí)慣，遇事找領(lǐng)導(dǎo)拿主意，這種習(xí)慣勢(shì)必使教學(xué)管理不活躍，缺乏創(chuàng)造性。因此，應(yīng)培養(yǎng)教學(xué)秘書(shū)動(dòng)腦筋想問(wèn)題的能力，不僅能敏銳地發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理領(lǐng)域的問(wèn)題，還要分析是什么原因引起的，通過(guò)分析，提出自己的建議或處理問(wèn)題的方法。對(duì)會(huì)動(dòng)腦筋想問(wèn)題的具體要求：一是幫助領(lǐng)導(dǎo)想問(wèn)題，遇事能提出自己的建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀；二是能獨(dú)立思考問(wèn)題，能獨(dú)擋一面，遇事必須能夠自己動(dòng)腦筋想問(wèn)題，對(duì)所遇之事做出正確評(píng)價(jià)，不事事依賴(lài)領(lǐng)導(dǎo)拿主意；三是要能創(chuàng)造性地研究新情況，解決新問(wèn)題，對(duì)教學(xué)管理出現(xiàn)的新問(wèn)題，要能潛心研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，想出創(chuàng)造性開(kāi)展工作的點(diǎn)子來(lái)。

（3）提高口頭和文字表達(dá)能力。動(dòng)筆和動(dòng)口是教學(xué)秘書(shū)開(kāi)展工作的主要途徑和必備的基本素質(zhì)，要能動(dòng)嘴把所表達(dá)的東西說(shuō)清楚，以便于領(lǐng)導(dǎo)采納和支持你的建議，當(dāng)然，并不是言之無(wú)物的夸夸其談，而是能夠準(zhǔn)確、生動(dòng)、簡(jiǎn)明地講清問(wèn)題；除此之外要求教學(xué)秘書(shū)能起草一般的公文，能寫(xiě)報(bào)告、總結(jié)，能寫(xiě)出具有理論性、探討性的文章，特別是教學(xué)管理方面的文章。

（4）提高組織協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書(shū)擔(dān)負(fù)著校、系的教學(xué)管理工作，涉及的部門(mén)很多，這就要求教學(xué)秘書(shū)要有一定的組織協(xié)調(diào)能力。一方面，要根據(jù)自己所管工作，聯(lián)系校、系的教學(xué)，組織發(fā)動(dòng)你所管轄的人完成你的工作，把大家的積極性調(diào)動(dòng)起來(lái)，用整體的力量創(chuàng)造性地完成任務(wù)；另一方面，要協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，便于開(kāi)展工作。

（5）提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。必須采用計(jì)算機(jī)管理以提高工作和準(zhǔn)確度，減少實(shí)施學(xué)分制后教學(xué)管理所增加的工作量和難度，為保證教學(xué)管理的實(shí)施和改進(jìn)，提高教學(xué)管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力是至關(guān)重要的，使教學(xué)管理規(guī)范化、科學(xué)化。

（6）自我控制與管理能力。教學(xué)秘書(shū)要樹(shù)立教學(xué)管理人員的形象，能自己管好自己，不說(shuō)超出原則的話(huà)，不做超出原則的事，嚴(yán)于律已，遵守紀(jì)律，提高自己的服務(wù)質(zhì)量，調(diào)節(jié)自己的情緒，改進(jìn)自己的思想、行為、作風(fēng)等方面的不足。

提高教學(xué)秘書(shū)分析與處理問(wèn)題的能力，要不斷實(shí)踐，多做工作，才能提高其能力。要熟練地處理某一問(wèn)題，就必須平時(shí)多接觸，經(jīng)常處理此類(lèi)問(wèn)題才可能達(dá)到較高的熟練程度。要有不努力提高素質(zhì)就會(huì)落伍，就有被淘汰的緊迫感。

因此，教學(xué)秘書(shū)必須明確自身的主要職責(zé)，努力提高自身的素質(zhì)，以適應(yīng)教學(xué)管理體制改革的需要。

參考文獻(xiàn)：

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淺談高職院校系部教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)

摘要:隨著高職院校的迅速發(fā)展,提高教學(xué)管理水平已成為必然要求,而教學(xué)秘書(shū)在提高教學(xué)管理水平活動(dòng)中扮演著不可替代的重要角色。本文從教學(xué)秘書(shū)工作性質(zhì)出發(fā),結(jié)合實(shí)際工作及存在的問(wèn)題,闡述了教學(xué)秘書(shū)履行職責(zé)必備的基本能力處理信息資料的能力、溝通的能力、文字處理的能力、辦公自動(dòng)化能力和創(chuàng)新的能力。這些基本能力對(duì)保證教學(xué)工作的完成起著重要的作用。關(guān)鍵詞:高職院校教學(xué)秘書(shū)能力結(jié)構(gòu)

教學(xué)活動(dòng)是各級(jí)各類(lèi)學(xué)校工作的核心,一個(gè)學(xué)校整體的教學(xué)水平和社會(huì)聲譽(yù)來(lái)自學(xué)校各系部等基層單位的工作業(yè)績(jī),以及培養(yǎng)出來(lái)的學(xué)生在社會(huì)上的聲譽(yù)。系級(jí)教學(xué)單位的一切工作是學(xué)校興旺發(fā)展的前提。在系級(jí)組織中,教學(xué)秘書(shū)從組織、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃到協(xié)調(diào)配置教學(xué)資源都起著橋梁的作用。這項(xiàng)平凡而艱巨的工作對(duì)教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)要求甚高,明白這些能力要求并在工作實(shí)踐中有意識(shí)地培養(yǎng)這些能力,是教學(xué)秘書(shū)從新手到專(zhuān)家轉(zhuǎn)變的必經(jīng)環(huán)節(jié)。在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天,作為教學(xué)秘書(shū),認(rèn)識(shí)一個(gè)合格教學(xué)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu),對(duì)增強(qiáng)高職院校的競(jìng)爭(zhēng)力和生存力具有重要的意義。高職院校教學(xué)秘書(shū)的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務(wù),執(zhí)行系領(lǐng)導(dǎo)指派的工作,是系領(lǐng)導(dǎo)的助手。教學(xué)秘書(shū)的工作既有制定教學(xué)計(jì)劃,任課申報(bào)、申請(qǐng)專(zhuān)業(yè)、對(duì)教師教學(xué)效果的考評(píng)等活動(dòng),又有參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會(huì)議,與上下級(jí)溝通的交往活動(dòng)。工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具有不同于教師、資料員的能力。

1高職院校教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)1.1輔助性

教學(xué)秘書(shū)主要是從屬于領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)系領(lǐng)導(dǎo)每個(gè)階段的工作中心和要求,安排系里教學(xué)工作的具體事宜,保證各項(xiàng)工作的落實(shí),對(duì)布置的工作教學(xué)秘書(shū)要做好跟蹤,督促各有關(guān)人員完成。同時(shí),收集實(shí)施工作時(shí)的各種反饋信息,及時(shí)客觀(guān)地向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),為進(jìn)一步推進(jìn)工作的進(jìn)程,為系級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。

教學(xué)秘書(shū)的輔助性要求克服無(wú)視教學(xué)實(shí)際的情況,消極地被動(dòng)地執(zhí)行任務(wù),事事迎合領(lǐng)導(dǎo)的思想和做法,應(yīng)客觀(guān)、適時(shí)地反映教學(xué)活動(dòng)中存在的問(wèn)題。此外,不能把自己等價(jià)于領(lǐng)導(dǎo),言談舉止要和藹,一切工作從團(tuán)結(jié)出發(fā),以提高教學(xué)質(zhì)量為己任。1.2參謀性

教學(xué)秘書(shū)的職責(zé)不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能,而且還應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起參謀的作用。教學(xué)秘書(shū)是連結(jié)系領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處及各系部的橋梁,他們非常熟悉與教師教學(xué)科研工作相關(guān)的各項(xiàng)政策和要求。不僅如此,他們還熟悉教學(xué)資源的實(shí)際配置情況,各教學(xué)人員的秉性及實(shí)際從事的各種活動(dòng)。

教學(xué)秘書(shū)的這種先天優(yōu)勢(shì)為充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀準(zhǔn)備了物質(zhì)條件,教學(xué)秘書(shū)應(yīng)多提供一些建議和新方案,供領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)參考。決策做出后,教學(xué)秘書(shū)一方面應(yīng)及時(shí)收集決策執(zhí)行過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的反饋信息,及時(shí)向系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),總之,這些信息為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供了寶貴的依據(jù),為推進(jìn)教學(xué)改革發(fā)揮著重要作用。

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