探析高校教學秘書工作

探析高校教學秘書工作

劉青蕓

福州職業(yè)技術學院福建福州350108

摘要：高校教學秘書是高校教學管理過程中一個非常重要的環(huán)節(jié)，它有著其他工作不能替代的作用，本文詳細介紹了教學秘書工作的重要作用，分析了教學秘書工作的現狀及存在一些問題，提出了一些積極地工作建議。關鍵詞：高校；教學秘書；教學管理

教學秘書工作對于一個高校的教學工作起著非常重要的作用，扮演著非常重要的角色，教學秘書素質的高低、能力的大小、作用發(fā)揮程度、工作質量的好壞，將直接影響教學管理工作水平，所以說，教學秘書必須要不斷地提高自身的業(yè)務水平，根據時代的變化不斷地提高自己的各方面素質，積極創(chuàng)新，發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調、服務保障等作用，以適應高等教育事業(yè)發(fā)展的需要，保證高效教育的順利發(fā)展。一、存在的問題

(一)教學秘書綜合素質較低對于教學秘書自身而言，自身的業(yè)務素質需要很大的提高，這是由于高校教學制度和教學秘書自身造成的原因，許多高校對教學秘書人員重使用、輕培養(yǎng)，很多工作分配給教學秘書，但是對教學秘書的培養(yǎng)是非常少的，對教學秘書進行送出去培訓學習、交流進修的機會很少，而且很不系統(tǒng)、不正規(guī)，導致教學秘書的知識更新嚴重不足，現代信息意識薄弱，不能適應現代教學的基本要求。另一方面對教學秘書存在著待遇不公的現象，知識經濟的到來，而教學秘書得不到現代高等教育管理方面的系統(tǒng)培訓，觀念不能及時更新，更接觸不到新的教育管理理念，大大制約了教學管理能力的提高，導致教學秘書不能適應現代高校工作的需要。目前，很多教學秘書是本科生來擔當，由于專業(yè)知識的不對口，導致很多工作不能很好地勝任。

(二)隊伍不穩(wěn)定

由于受到傳統(tǒng)教育思想的影響，高校對教學秘書工作缺乏正確的認識和客觀的評價，沒有對教學秘書在教學環(huán)節(jié)中起的重要作用引起足夠的重視，對于教學環(huán)節(jié)上的質量管理存在不夠重視。對教學秘書工作存在一定的偏見，認為教務管理是一些簡單的事務性工作，他們這些工作是每個人都能做的工作，只是簡單的機械的工作。由于學校和領導存在這些錯誤的認識，這就導致在教學秘書人員的配備、業(yè)務學習、崗位培訓等方面，重視程度遠遠不夠；在其他方面，例如在利益分配、干部聘任、職稱評定、評獎評優(yōu)等方面都受到相對不公正的待遇，這就導致很多教學秘書心里不平衡，很多人不安心教學秘書工作崗位，離崗、轉崗人員相對較多，教學秘書隊伍呈現不穩(wěn)定狀態(tài)。(三)缺乏創(chuàng)新意識，科研工作薄弱

教學秘書工作看似比較簡單的工作，其實是一項要求非常細致、細心的工作，它的作用主要是橋梁紐帶的作用。對上服務與學校教務處和學院領導，對下服務于廣大師生，習慣于按領導指示、文件精神處理問題，很少有機會參與。這種工作特點是由于體制和教學秘書自身造成的。很多教學秘書不能很好地利用在工作中取得的第一手教學管理改革資料，認真總結經驗、摸索規(guī)律，進行教學管理理論研究并形成科研成果，為深化教學管理改革獻計獻策。二、思考和建議(一)引進專業(yè)人才

對于高校教學秘書工作高效一定要引起足夠的重視，這就需要高校不僅在政策上給予支持，更要做出一些比較實際的行動來。隨著教學工作的需要，可以大膽地引入教學秘書工作崗位的競爭機制，合理調整現有人員，鼓勵管理經驗豐富、管理水平高、業(yè)務能力強、敢于

開拓創(chuàng)新，有著愛崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年人才，甚至可以引進一些高學歷的青年教師投身到教學秘書隊伍中來，這樣可以改變現有的隊伍狀況，切實把教學秘書隊伍建設納入學校整體規(guī)劃之中。

(二)提高教學秘書的服務意識教學秘書自身素質的提高，一方面是要靠學校的一個好的規(guī)章制度和給予好的待遇等方面，另一方面就是依靠個人自身努力的提高，要有高度的責任感和強烈的事業(yè)心。在教學秘書工作中，要認真貫徹落實黨的教育方針和相關政策，愛崗敬業(yè)、無私奉獻、勤勤懇懇、任勞任怨、全心全意為黨的教育事業(yè)服務。教學秘書要認清自己所從事工作的重要性，明確教學秘書工作的服務宗旨，真正擔負起組織育人、管理育人、服務育人的重擔，出色地完成自己的本職工作。

(三)加強繼續(xù)教育工作，提高積極性對于教學秘書的培訓高校要加大力度，不僅是在資金的支持，在相關政策上也要給予相關的支持，制定切實可行的中、長期培訓計劃，實施多渠道、多形式加強教學秘書人員的培養(yǎng)，還可以通過定期或不定期地組織他們學習高等教育學、教育管理學、教育心理學、高等教育行政管理學、社會學、人際關系學、高等教育法規(guī)、秘書學等專業(yè)學科知識，加強這方面的培訓和學習，提高教學秘書自身的專業(yè)素質和理論水平�？梢酝ㄟ^組織教學秘書參加校內外教務管理研討會和經驗交流會，學習先進的管理經驗和科學的管理思想，這樣可以改進管理方法，也可以提高教學秘書的管理水平。在多個部門的關懷和支持，學校各級領導要主動關心教學秘書人員的工作、學習和生活，在教學管理活動中，要充分肯定教學秘書的地位和作用。

三、高校教學秘書在教學管理中的作用(一)服務保障作用

高校教學秘書的工作就是保障教學工作的順利開展，服務的對象主要包括教師和學生兩個部分，通過對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理，實現維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成。教學秘書加強與教師、學生的溝通，處處為廣大師生著想，及時反饋教學信息，切實做好本職工作，真正把服務落實于各項教學管理工作中，為日常教學活動的順利進行保駕護航，成為教學秘書工作的重要內容。(二)組織協(xié)調作用

協(xié)助作用主要表現在整個教學過程都離不開教學秘書這個工作，它是保證正常的教學秩序的一個重要環(huán)節(jié)。遵照教學工作規(guī)范的要求，負責教學計劃進程表填寫、教師調停課報批、考試組織安排，試卷整理歸檔以及成績錄入等具體工作。在教務管理工作中，教學秘書負責組織、落實各項教學工作，教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、統(tǒng)籌性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學秘書協(xié)調各方面的工作，直到直接管理和落實。(三)參謀助手的作用

教學秘書在管理工作中，要及時收集、整理各類信息，還應該積極調查并發(fā)現新情況、研究新方案、采取新措施，高校很多教學計劃是通過教學秘書得到第一手的教學信息，教學秘書起著非常重要的參謀作用，為領導的決策創(chuàng)造條件，起到參謀助手的作用，對教學工作起著非常重要的參謀助手的作用。高校的很多教學工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進等很多教學事務，很多教學工作都是由教學秘書來協(xié)助完成。

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姓名：劉青蕓。性別：女，籍貫：泉州，學歷：本科，職稱：研究實習員，工作單位：福州職業(yè)技術學院，郵編：350108，

詳細的地址和電話：福州大學城源陽路1號福州職業(yè)技術學院人文社科系辦公室。電話：13559935701

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教學秘書工作

教學活動是各級各類學校工作的核心，高等學校系級人員各司其職，盡最大力量發(fā)揮自己的作用，完成上級部門布置的各項任務，提高教學質量，滿足社會對人才標準的要求。一個學校整體的教學水平和社會聲譽來自學校各級學院、系等基層單位的工作業(yè)績，以及培養(yǎng)出來的學生在社會上的聲譽。系級教學單位的一切工作是學校興旺發(fā)展的前提。在系級組織中，教學秘書從組織、落實教學計劃到協(xié)調配置教學資源都起著橋梁的作用。這項平凡而艱巨的工作對教學秘書的能力結構要求甚高，明白這些能力要求并在工作實踐中有意識地培養(yǎng)這些能力，是教學秘書從新手到專家轉變的必經環(huán)節(jié)。在社會轉向市場經濟的今天，競爭已滲入高校的各個環(huán)節(jié)，作為教學秘書，認識一個合格教學秘書的能力結構，對增強高校的競爭力和生存力具有重要的意義。

高校教學秘書的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務，執(zhí)行系領導指派的工作，是系領導的助手。從這個意義上講，教學秘書的工作既有制定教學計劃，任課申報、申請專業(yè)、對教師教學效果的考評等活動，又有參加校內各機關的會議，與上下級溝通的交往活動。工作性質決定了教學秘書應具有不同于教師、資料員的能力。

1、高校教學秘書的工作性質（1）輔助性

教學秘書主要是從屬于領導，根據系領導每個階段的工作中心和要求，安排系里教學工作的具體事宜，保證各項工作的落實。在實際執(zhí)行決策過程中，由于系領導工作忙，不可能面面俱到對各種情況分清類別是，親自處理，在這種情況下必須依靠教學秘書去適時建議和協(xié)助處理。然后，對布置的工作教學秘書要做好跟蹤，督促各有關人員完成。同時，收集實施工作時的各種反饋信息，及時客觀地向系領導匯報，為進一步推進工作的進程，為系級領導的決策提供依據。教學秘書的輔助性要求克服無視教學實際的情況，消極地被動地執(zhí)行任務，事事迎合領導的思想和做法，應客觀、適時地反映教學活動中存在的問題。此外，不能把自己等價于領導，言談舉止要和藹，有意見要擺在桌面，切忌背后議論。一切工作從團結出發(fā)，以提高教學質量為己任。（2）參謀性

教學秘書的職責不僅是發(fā)揮執(zhí)行功能，而且還應當協(xié)助領導起參謀的作用。教學秘書是連結系領導、教務處及各系部的橋梁，他們非常熟悉與教師教學科研工作

相關的各項政策和要求。不僅如此，他們還熟悉教學資源的實際配置情況，各教學人員的秉性及實際從事的各種活動。教學秘書的這種先天優(yōu)勢為充當領導的參謀準備了物質條件，教學秘書應多提供一些建議和新方案，供領導作決策時參考。決策做出后，教學秘書一方面應及時收集決策執(zhí)行過程中各個環(huán)節(jié)的反饋信息，及時向系領導匯報，另一方面教學秘書應積極調查教學過程中出現的新情況，各兄弟院校校的改革信息，并做好分類整理存檔工作�？傊�，這些信息為領導修改和重新決策提供了寶貴的依據，為推進教學改革發(fā)揮著重要作用。

2、教學秘書的能力結構

能力是影響個體順利完成活動所必備的心理條件的綜合。從教學秘書的工作性質出發(fā)，教學秘書的能力是影響順利完成教學秘書工作的必備心理條件綜合。具體包括以下幾種：

（1）處理信息資料的能力

教學秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學工作的順利進行。這些信息材料的時效性、指導性和收藏價值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學的評估，教師的考核以及新專業(yè)的設置等教學工作，教學秘書必須具有迅速、準確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類，收藏存檔，并向系領導及時匯報，向有關教師及時通知。同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理、報告有關領導，以進一步執(zhí)行決策或調整補充，完善決策，使之更加符合教學實際的需求。

總之，教學秘書懼整理的信息是校（系）級領導做決策的依據，信息的及時，客觀全面，直接關系到校（系）級管理工作的效率，信息處理的不好，就會影響到有關領導的科學決策。因此，處理信息不僅是教學秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

（2）具有良好溝通的能力

秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務，確保教學的工作有條不紊地展開。這種工作避免不了時刻與人打交道，既有聯(lián)系學校各部門機關和廣大教職工，又有來自基層的匯報和請示的問題。這需要教學秘書是有較強的溝通能力。這是因為教學秘書參加校內各機關的會議，經常和上下左右部門的人員傳遞消息，加之他們的個性不同，而且由于工作不同所形成文化氛圍也不同，為達到溝

通暢通，需要教學秘書在堅持原則的前提下，要有靈活性和應變性，適時地進行印象整飭，熱情而又機智、幽默地傳遞信息。

在進行口頭語言溝通時，秘書常常即席而發(fā)，沒有時間在表達思想時字斟句酌，這需要教學秘書在熟悉工作業(yè)務的同時，應加強邏輯學、社會心理學、修辭學、教育學、專業(yè)知識等知識的學習，提高講演藝術和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。

（3）協(xié)調合作的能力

協(xié)調是指多個部門，多個成員間的互相配合，它既有數量的配合，又有各項工作的時間配合以及行動的配合。與其它教師相比，教學秘書的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務。

教學秘書作為系領導的助手和參謀在協(xié)助系領導部署、安排教學活動時，要積極主動，同時對事物的發(fā)展要有預見性。

要充分考慮各個教師特點和需要的前提下對各項事情的輕重緩急，所需時間極易出現問題的環(huán)節(jié)做到心中有數。綜合這些方面的情況，有理有據地安排系里有關的教學活動。教學秘書在協(xié)助領導做好協(xié)調各相關領導人員的工作時，應有發(fā)展的觀點，對要協(xié)調領導安排、檢查、調研工作的各環(huán)節(jié)事先應認真思考一番，對可能出現的情況應有準備，以防意外。教學秘書應有這種能力，幫助系里領導協(xié)調處理各種事務，以推動系里工作順利進行。教學秘書還應有合作的觀念和能力。教學秘書在協(xié)助系領導下達和督促其他人員完成任務的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等價于領導，言行舉止要和藹，不應高人一等，實際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員處理好協(xié)同合作的問題。此外，教學秘書還要與上級業(yè)務部門，如教務處、科研處等部門進行聯(lián)系合作。

總之，協(xié)同合作才能完成各項任務，教學秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力。教學工作雖然大家各有分工，但它是在合作、互助的基礎上的分工，許多事情要互相理解、體諒。（4）文字寫作的能力

寫作能力是教學秘書完成工作的基本功，無論是學校內部溝通信息或者是對外進行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達思想，都將直接影響到教學秘書工作的質量。文字寫作能力對于教學秘書來說是必不可少的，是一個合格教學秘書的基本要求。

要提高寫作能力，必須不斷增加寫作的修養(yǎng)、強化寫作訓練，日常工作中各種教

學文稿寫好后，要反復讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是，教學秘書的寫作應從公文寫作的特點出發(fā)，掌握好教學公文的格式和術語，寫出的報告要結構層次分明語言準確、鮮明生動，這是對教學公文寫作的基本要求。總之，多讀多寫是提高寫作的基本和唯一手段，教學秘書應注意平時的積累和提高。

（5）計算機管理操作的能力

計算機的使用已廣泛地進入高校機關的各個部門，熟練掌握和使用計算機是教學秘書的基本技能。計算機顯著特點是功能多、效率高、速度快。教學秘書的許多日常事務工作，如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作都利用計算機完成。計算機在現代社會中的影響越來越廣泛，隨著加入世貿，高校與國外的交流和聯(lián)系也日益頻繁，外語的聽說能力也日益顯得重要，計算機和外語作現代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學秘書要不斷加強使用這些工具的水平，以適應未來工作的各種要求，教學秘書要有這種預見和緊迫感。（6）創(chuàng)新和開創(chuàng)能力

創(chuàng)新是時代的要求，是社會主義市場經濟對社會各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競爭的社會中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬院系才能在競爭的環(huán)境是生存和發(fā)展。

作為系領導助手和參謀的教學秘書，應該具有創(chuàng)新和開拓的能力，經常關注并收集各兄弟院校，甚至國外高校相關專業(yè)、系專業(yè)設置的改革信息，社會對人才需求規(guī)格的信息，以及教學、管理的新措施等。除了對有關信息材料分類整理，向系領導匯報外，還應綜合分析，形成自己的思想和見解，為領導提供教學、管理的新建議。從而有效地獲取最新的發(fā)展信息，給領導的決策提供科學的依據�？傊�，高等教育的發(fā)展，要求高校各教學單位及教學管理人員之間協(xié)調配合，做好這項工作，對于高校系、處所領導順利開展工作有積極的促進作用。在這個過程中，教學秘書的橋梁和中介作用非常重要，高校教學秘書應不斷學習，更新自己的管理科學和專業(yè)知識以及應用技能，更好地為教學服務，為推進我國高等學校改革發(fā)揮重大的作用。

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