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牌口村創(chuàng)建規(guī)范化檔案室工作總結(jié)

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牌口村創(chuàng)建規(guī)范化檔案室工作總結(jié)

牌口村創(chuàng)建規(guī)范化檔案室工作總結(jié)

牌口村位于皋埠鎮(zhèn)南部,毗鄰紹興縣茶場(chǎng),縣級(jí)公路(皋拈公路)橫旦境內(nèi),屬半山區(qū)行政村,全村有總戶462戶,人口1328人、黨員47人;現(xiàn)有耕地809畝,山林5741畝,自然環(huán)境優(yōu)美,旅游資源豐富。201*年村級(jí)集體收入達(dá)70余萬元,農(nóng)民人均純收入近1201*元。

近年來,我村在上級(jí)部門的幫助指導(dǎo)下,緊緊圍繞農(nóng)村工作大局,不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和提高管理水平,在努力實(shí)現(xiàn)檔案工作“五有一實(shí)現(xiàn)”的基礎(chǔ)上(有領(lǐng)導(dǎo)分管、有專職檔案人員、有檔案管理制度、有相關(guān)檔案、有檔案框架、實(shí)現(xiàn)各門類檔案集中統(tǒng)一管理),大力加強(qiáng)村級(jí)檔案室的規(guī)范化建設(shè)步伐,使檔案工作在服務(wù)農(nóng)村、服務(wù)農(nóng)業(yè)、服務(wù)農(nóng)民中發(fā)揮了應(yīng)有作用,F(xiàn)將我村規(guī)范化檔案室建設(shè)工作簡(jiǎn)要介紹如下:

一、領(lǐng)導(dǎo)重視,組織健全,確保創(chuàng)建工作有效推進(jìn)

村級(jí)檔案是行政村歷史和發(fā)展的真實(shí)記錄,反映了農(nóng)民生產(chǎn)生活和村務(wù)活動(dòng)的基本面貌。建立和規(guī)范檔案工作,對(duì)于保障村民合法權(quán)益、維護(hù)農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定、推動(dòng)村務(wù)公開和民主管理、促進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村各項(xiàng)建設(shè)都具有十分重要的意義。本著對(duì)當(dāng)前工作負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)人民負(fù)責(zé)的態(tài)度,村委主任親自抓檔案規(guī)范化工作,并專門安排文書和大學(xué)生村官擔(dān)任檔案員,同時(shí)制定了檔案管理檔案員,及檔案管理相關(guān)制度,做到檔案規(guī)范化工作的有序推進(jìn)。

二、軟硬件兩手抓,檔案管理向規(guī)范化邁進(jìn)

一是從硬件上進(jìn)一步完善。從我村開展社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)工作以來,由于設(shè)施陳舊、年代久遠(yuǎn)加之人員變動(dòng)等原因,之前的檔案工作相對(duì)落后,已無法滿足新形勢(shì)下農(nóng)村建設(shè)工作對(duì)檔案管理的基本需求。為此我村克服困難,專門落實(shí)資金,加大對(duì)村檔案室和配套設(shè)施的建設(shè)力度,專門設(shè)立了檔案室,配有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備,為檔案現(xiàn)代化管理提供了必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。配備了足夠的檔案柜,在檔案室安裝遮光窗簾,滅火器等設(shè)備,形成了設(shè)施齊全、便于查閱的保管條件和工作環(huán)境。檔案設(shè)備的添置,為檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn),高質(zhì)量提供了物質(zhì)保障。

二是從軟件上進(jìn)一步強(qiáng)化。我村檔案室配有專職檔案員,建立了檔案管理人員崗位責(zé)任制,村級(jí)檔案借閱登記制度,檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)、利用制度,文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表等一整套檔案管理制度,使村級(jí)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)我村著力抓好檔案員培訓(xùn),積極參加上級(jí)部門組織的業(yè)務(wù)人員到村進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。在檔案的存檔范圍上,我們從單一的文書,擴(kuò)展到了包括文字資料、各類榮譽(yù)、聲像資料等更多類型、更廣范圍的較齊全的檔案門類。

三、注重資料收集,加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

1.做好檔案整理工作。為檔案資料的完整性,我們注重收集農(nóng)村歷史沿革、人文風(fēng)俗、村務(wù)公開、財(cái)務(wù)公開、民主管理、村莊規(guī)劃、新型合作醫(yī)療、工作總結(jié)、計(jì)劃、匯報(bào);工作中簽訂的協(xié)議、合同書;

典型經(jīng)驗(yàn)材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等各種資料,及時(shí)歸檔,確保資料的完整性和真實(shí)性;針對(duì)歷史原因造成的檔案缺失,我們組織人手,通過各種有效手段,對(duì)解放后特別是改革開放以來的檔案進(jìn)行補(bǔ)充整理,并錄入電腦;特別重視村民檔案工作,通過對(duì)全村村民各項(xiàng)資料的梳理、核實(shí),初步實(shí)現(xiàn)了一戶一檔。

2.做好檔案安全保管工作

檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重,平時(shí)基礎(chǔ)工作做得再好,一旦發(fā)生失、泄密和丟失等情況,損失不可估量。為加強(qiáng)檔案保密,提高安全管理意識(shí),檔案室加裝了防盜窗,基本符合“八防”要求,檔案保管安全。在日常工作中時(shí)刻牢記“檔案安全,責(zé)任重于泰山”,從未發(fā)生過檔案被損毀、丟失、涂改和泄密等違法違紀(jì)行為。

四、積極開發(fā)利用和對(duì)外宣傳

檔案工作人員熟悉室藏檔案,能及時(shí)準(zhǔn)確地調(diào)閱案卷,做到檔案室隨時(shí)向村民提供查閱檔案服務(wù),充分利用村檔案室的檔案信息資源,為發(fā)展村級(jí)經(jīng)濟(jì),新農(nóng)村建設(shè),村務(wù)管理,調(diào)解糾紛等發(fā)揮了積極作用。

通過廣播、會(huì)議等形式告知村民,村級(jí)檔案室的建設(shè)及室藏情況,有效的服務(wù)全體村民。同時(shí),利用各種宣傳手段,廣泛的征集收集各類有室藏價(jià)值的資料,進(jìn)一步豐富村級(jí)檔案室室藏的內(nèi)容,以達(dá)到更好服務(wù)于三農(nóng)的效果。

經(jīng)過幾年的努力,我村規(guī)范化檔案室建設(shè)工作取得了一定的成績(jī),但是隨著社會(huì)的發(fā)展,時(shí)代的進(jìn)步,檔案工作的重要必將更加顯

現(xiàn),我們的任務(wù)也將更加繁重,我們會(huì)繼續(xù)努力,不斷提高檔案管理工作水平,使檔案管理逐步走向現(xiàn)代化、實(shí)用化,為農(nóng)村社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的保障。

皋埠鎮(zhèn)牌口村

201*年10月10日

擴(kuò)展閱讀:江陰市村、居民委員會(huì)創(chuàng)建市合格檔案室參考資料

江陰市村、居民委員會(huì)創(chuàng)建市

合格檔案室參考資料

江陰市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科

二OO一年三月編制說明

為進(jìn)一步貫徹執(zhí)行《檔案法》和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》,將我市村、居(以下略)民委員會(huì)檔案管理納入規(guī)范化的軌道,促進(jìn)檔案工作更好地為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民服務(wù)。江陰市檔案局依據(jù)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范,結(jié)合我市農(nóng)村建設(shè)的實(shí)際,編制了《江陰市村、居民委員創(chuàng)建市合格檔案室參考資料》,供參考。

一、本資料在業(yè)務(wù)方面僅編制了文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照相檔案的整理方法?萍紮n案因有《科技檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)講課提綱》可供參考;特殊載體檔案中的其他類目前在村級(jí)中存在很少,故也未編入。如需了解指導(dǎo),可與市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科聯(lián)系。

二、為主便檔案人員掌握業(yè)務(wù),簡(jiǎn)化檔案整理方法,本資料將村級(jí)檔案的保管期限只劃為“長(zhǎng)期”和“短期”兩種。以前已建成江陰市合格檔案室的村,今后立卷歸檔可參照現(xiàn)行方法掌握。

三、本參考資料中所用的各種卷皮、目錄、標(biāo)簽、表式等,均由江陰市檔案局提供。

本資料中存有不足處,懇請(qǐng)大家提出修正意見。目錄

1、江陰市村、居民委員會(huì)創(chuàng)建江陰市合格檔案室基本要求12、檔案室職責(zé)23、檔案員職責(zé)24、歸檔制度35、檔案利用制度46、檔案保密制度47、庫房管理制度58、文件材料歸檔范圍及保管期限表(試行)69、檔案分類方案1110、文書檔案整理方法1211、會(huì)計(jì)檔案整理方法1712、照片檔案整理方法2113、檔案工作臺(tái)帳":null,"page":{"ph":1263.375,"pw":893.25,"v":6,"t":"1","pptlike":null,"cx":0,"cy":0,"cw":893.25,"ch":1263.375}})江陰市村、居民委員會(huì)創(chuàng)建江陰市合格檔案室的基本要求

為貫徹全國農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作會(huì)議精神,切實(shí)加強(qiáng)村、居民委員會(huì)創(chuàng)建合格檔案室工作的力度。各村、居委會(huì)要繼續(xù)按1994年3月14日江陰市檔案局下發(fā)的《關(guān)于新建合格檔案室的通知》的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,為便于宣傳、掌握,現(xiàn)將江陰市合格檔案室的基本要求歸納為有“六個(gè)一”,即有:

1、一個(gè)人員:負(fù)責(zé)管理檔案的專(兼)職人員。

2、一套制度:文件材料的立卷歸檔和檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等制度。

3、一個(gè)庫房:專門存放檔案的場(chǎng)所。4、一組柜子:二套以上鐵(木)質(zhì)檔案柜。

5、一套臺(tái)帳:各類檔案案卷目錄,統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,利用登記和移交登記簿等。

6、統(tǒng)一管理:按文書、科技、會(huì)計(jì)、特殊載體檔案等分類整理、歸檔,并符合質(zhì)量要求,實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

檔案室職責(zé)

1、宣傳、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策。

2、集中統(tǒng)一管理村委的全部檔案。3、維護(hù)和確保村委檔案的完整與安全。

4、開展檔案編研工作,編制檔案檢索工具,積極熱情主動(dòng)為村委工作和村民提供服務(wù)。

5、負(fù)責(zé)對(duì)村委各部門和村屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。6、對(duì)需要移交的檔案,按照有關(guān)規(guī)定向指定的檔案館(室)移交。

檔案員職責(zé)

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策。

2、認(rèn)真制訂并嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。3、學(xué)習(xí),掌握檔案管理的基本業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。

4、及時(shí)做好應(yīng)歸檔材料的收集、整理工作和檔案的接收、移交、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作,確保檔案完整與安全。

5、積極開展檔案開展工作,主動(dòng)熱情地提供檔案為村領(lǐng)導(dǎo)、村民服務(wù),并做好利用登記工作。

6、及時(shí)、準(zhǔn)確地向村委會(huì)和上級(jí)檔案管理部門匯報(bào)工作情況,

提供檔案利用典型事例。

7、在工作調(diào)動(dòng)時(shí),認(rèn)真辦理檔案移交手續(xù)。

歸檔制度

一、文件材料歸檔范圍

見P4《文件材料歸檔范圍及保管期限表》二、歸檔時(shí)間:

1、文書檔案:應(yīng)在第二年六月底前歸檔。

2、會(huì)計(jì)檔案:在會(huì)計(jì)年度終了后,由本村財(cái)務(wù)部門保管一年至二年后向檔案室移交。

3、照片、錄音帶、錄像帶等應(yīng)隨時(shí)歸檔三、歸檔要求:

1、歸檔的文件材料力求齊全、完整、準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)面貌和歷史過程。

2、歸檔的文件材料力求字跡端正,線條清楚,圖樣清晰,簽署完備。

3、本村產(chǎn)生的文件材料必須是原件歸檔。

4、各類文件材料歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加份數(shù)。

5、凡是歸檔的文件材料、案卷要列出清單,交接雙方在清單上簽字,存檔備查。

6、歸檔的文件材料應(yīng)按照檔案形式的特點(diǎn)和規(guī)律,加以系統(tǒng)整理。

檔案利用制度

1、凡本村人員因工作需要均可利用本室檔案,外村人員須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可利用檔案。

2、凡利用檔案,限在檔案室內(nèi)查閱;需外借者,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),借閱時(shí)間不得超過一星期。

3、復(fù)制檔案須經(jīng)檔案員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。

4、利用者不得在卷內(nèi)文件材料上涂改、劃杠、污損、撕頁或私自拆卷,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)輕重給予處分。

5、檔案室人員要熱愛本職工作。鉆研業(yè)務(wù),熟悉檔案,積極主動(dòng)地開發(fā),提供檔案信息資源。

檔案保密制度

1、保守機(jī)密是關(guān)系到黨和國家的一件大事,做好保密工作是每一個(gè)公民的職責(zé)。

2、保密工作要貫徹預(yù)防為主的原則,要提高警惕,杜絕各種泄密、竊密現(xiàn)象。

3、凡涉及到本村各類計(jì)劃(長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃),各類需要保密的會(huì)議,有關(guān)經(jīng)濟(jì)問題的調(diào)查,重大事故調(diào)查情況以及不宜公開的檢舉揭發(fā)信,職工處分材料等屬保密內(nèi)容。

4、檔案室工作人員嚴(yán)格執(zhí)行保密條例,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,不得擅自向外單位提供檔案、情報(bào)、資料。

5、檔案工作人員不在公共場(chǎng)所談?wù)摫C芪募膬?nèi)容。6、對(duì)違反保密規(guī)定,泄露秘密的要酌情給予行政處分或依法追究刑事責(zé)任。

庫房管理制度

1、非檔案室人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2、庫內(nèi)嚴(yán)禁帶入火種和易燃易爆物品。3、庫內(nèi)保持整潔,嚴(yán)禁將蟲蛀材料帶入庫房。

4、定期檢查七防(防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物和污染物)措施,如有問題及時(shí)處理,并報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

文件材料歸檔范圍及保管期限(試行)

一、文書檔案

(1)本村黨員大會(huì)、支部(總支、黨委)會(huì)議文件、記錄;干部任免、獎(jiǎng)懲報(bào)告及上級(jí)批復(fù)、決定;黨組織統(tǒng)計(jì)年報(bào);接收、調(diào)出黨員組織關(guān)系介紹信、存根、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正通知;黨組織建設(shè)、黨員教育管理工作文件。

長(zhǎng)期

(2)共青團(tuán)團(tuán)員文件、團(tuán)支部(總支、團(tuán)委)會(huì)議文件、記錄;團(tuán)組織建設(shè)、干部任免、獎(jiǎng)懲報(bào)告及上級(jí)批復(fù)、決定;發(fā)展、調(diào)動(dòng)團(tuán)員的通知、組織關(guān)系介紹信、存根;共青團(tuán)教育、宣傳工作文件材料;團(tuán)組織統(tǒng)計(jì)年報(bào)等。

長(zhǎng)期

(3)本村婦女代表會(huì)議文件、記錄;婦女工作表彰材料,婦女權(quán)益申訴、調(diào)查處理材料,婦女衛(wèi)生普查材料等。長(zhǎng)期

(4)本村民兵組織建設(shè)、訓(xùn)練工作材料;征兵工作文件等

長(zhǎng)期

(5)本村精神文明建設(shè)活動(dòng)材料。長(zhǎng)期2、村民委員會(huì)工作

(1)本村村民大會(huì)、村委會(huì)等會(huì)議材料。長(zhǎng)期(2)本村發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、大事記、反映本村重要活動(dòng)的剪報(bào)等。

長(zhǎng)期

(3)本村干部在上級(jí)會(huì)議上的交流、發(fā)言材料。長(zhǎng)期(4)本村內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、更名、印章啟用的報(bào)告及上級(jí)批復(fù)、決定、通知。長(zhǎng)期

(5)本村制訂的村規(guī)民約、章程、規(guī)定、制度等。長(zhǎng)期(6)上級(jí)和本村表彰的本村勞動(dòng)模范、五好家庭等先進(jìn)材料。

長(zhǎng)期

(7)本村民事、經(jīng)濟(jì)糾紛調(diào)解處理協(xié)議書、裁定書、判決書。

長(zhǎng)期

(8)本村優(yōu)撫救災(zāi)、扶貧幫困工作規(guī)定及實(shí)施材料。長(zhǎng)期(9)本村關(guān)于計(jì)劃生育工作的計(jì)劃、總結(jié)、措施、宣傳教育材料、統(tǒng)計(jì)表,獨(dú)生子女、照顧生育二胎的申請(qǐng)、批復(fù)及違反計(jì)生條例的調(diào)查處理材料。

長(zhǎng)期

(10)本村關(guān)于環(huán)保、衛(wèi)生工作的規(guī)劃、計(jì)劃、專題匯報(bào)、總結(jié)、考評(píng)材料以及衛(wèi)生專項(xiàng)治理工作材料。

長(zhǎng)期

(11)本村財(cái)產(chǎn)登記表、統(tǒng)計(jì)表、普查資料及權(quán)屬證明文件材料。

長(zhǎng)期

(12)集體資產(chǎn)管理的規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則;集體資產(chǎn)營(yíng)運(yùn)方案和投資計(jì)劃;資產(chǎn)運(yùn)作機(jī)構(gòu)的預(yù)決算方案和收益分配方案。

長(zhǎng)期

(13)本村關(guān)于各業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的規(guī)劃、規(guī)定、年度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

長(zhǎng)期

(14)本村與企業(yè)、農(nóng)戶、有關(guān)單位、個(gè)人簽定的承包、租賃、投資、聯(lián)營(yíng)合同(協(xié)議)、公證書等材料。

長(zhǎng)期長(zhǎng)期

(15)本村專業(yè)戶,典型戶情況調(diào)查材料。

(16)本村關(guān)于村辦企業(yè)改革、轉(zhuǎn)制方案、企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估文件。

-7-

長(zhǎng)期(17)本村財(cái)務(wù)管理材料,包括:本村財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法。本村及村辦企業(yè)審計(jì)工作材料。

長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期

本村干部、職工收益分配方案材料。

本村涉及農(nóng)民負(fù)擔(dān)的規(guī)定、辦法及實(shí)施情況的材料。長(zhǎng)期本村農(nóng)業(yè)稅征收匯總表、糧食計(jì)劃征購報(bào)表、社會(huì)災(zāi)情減免統(tǒng)計(jì)表。

長(zhǎng)期

本村村民養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、村民福利、五保戶工作的規(guī)定、辦法及實(shí)施材料。

長(zhǎng)期

(18)本村建設(shè)規(guī)劃、方案、報(bào)告、批復(fù)等文件。長(zhǎng)期(19)本村土地征用、租用、調(diào)撥的報(bào)告、批復(fù)、協(xié)議、合同、征土工安排、農(nóng)轉(zhuǎn)非等文件。

長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期

(20)本村村民建房申請(qǐng)及批準(zhǔn)材料。

(21)本村關(guān)于宅基地丈量登記登記、統(tǒng)計(jì)表。

(22)本村向上級(jí)所作的一般性或上級(jí)未批量的請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告。

短期

(23)本村選舉市、鎮(zhèn)人民代表候選人名單、選民登記表。

短期

(24)本村的各種季度、月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。(25)一般的人民來信來訪材料。

短期

短期

短期

(26)上級(jí)印發(fā)的政策性、法規(guī)性文件。

(27)本村關(guān)于農(nóng)植物、花果、林、桑栽培技術(shù)文件、原始記錄、總結(jié)。

-8-

長(zhǎng)期(28)本村關(guān)于植物保護(hù)、病蟲害防治技術(shù)文件、原始記錄、總結(jié)。

長(zhǎng)期

(29)本村關(guān)于水產(chǎn)養(yǎng)殖、家禽家畜飼養(yǎng)技術(shù)文件及原始記錄、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表。

長(zhǎng)期

(30)農(nóng)機(jī)管理、農(nóng)田水利建設(shè)規(guī)劃、方案、報(bào)批文件、工程設(shè)計(jì)、施工文件及圖表。

二、會(huì)計(jì)檔案1、會(huì)計(jì)憑證類2、會(huì)計(jì)帳薄類

(1)現(xiàn)金和銀行日記帳(2)總帳及各種明細(xì)帳3、財(cái)務(wù)報(bào)告類(1)會(huì)計(jì)年報(bào)表(2)月、季報(bào)表4、其它類

(1)會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

短期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期

長(zhǎng)期短期

長(zhǎng)期短期

短期

長(zhǎng)期

(2)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)(3)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

注:涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證、帳簿三、照片檔案

1、本村黨支部活動(dòng)、村委換屆選舉、社員代表大會(huì)等會(huì)議照片。

長(zhǎng)期

2、本村歷年來獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗等拍

攝的照片。長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期

3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來村視察、檢查工作形成的照片。4、本村同有關(guān)單位舉行會(huì)談、簽約等照片。

5、本村重大的驗(yàn)收、評(píng)比、評(píng)審活動(dòng)過程中形成的照片。

6、本村有關(guān)重大工程建設(shè)、村容村貌等照片。

-10-

長(zhǎng)期

長(zhǎng)期檔案分類方案

一、分類說明

村民委員會(huì)是農(nóng)村基層群眾性自治組織,根據(jù)其工作性質(zhì)、特點(diǎn),檔案分類參照《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》實(shí)施。

文書檔案:按年度問題分類科技檔案:按性質(zhì)分類

會(huì)計(jì)檔案:按核算單位年度形式分類特殊載體檔案:按載體形式年度內(nèi)容分類二、檔案分類表一級(jí)類目文書檔案科技檔案二級(jí)類目(按年度問題分類)基建檔案設(shè)備檔案會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)報(bào)告其他類照片特殊載體檔案錄音帶錄像帶光盤

文書檔案整理方法

一、組卷

(一)組卷的一般要求

按文件的自然形式規(guī)律,保持文件的歷史聯(lián)系,以問題為主,兼顧時(shí)間、名稱、作者等特征,將其中具有共同特征和聯(lián)系密切的文件材料組合在一起。同時(shí)考慮文件的不同價(jià)值和數(shù)量,便于保管和利用。

(二)組卷方法

1、村級(jí)初次建檔時(shí),對(duì)一九九九年(含一九九九年度)前形成的文件材料,采用問題一一年度分類后,內(nèi)容相近的文件材料可以跨年度組卷。

2、對(duì)一九九九年以后形成的文件材料,采用年度問題分類后,應(yīng)將反映同一件事或同一個(gè)問題的文件材料組成案卷。

3、對(duì)于跨年度材料作如下處理:

(1)一項(xiàng)工作跨兩年以上形成的文件材料放在結(jié)束一年立卷。(2)跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷。

(3)跨年度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)放在針對(duì)的最后一年立卷。(4)計(jì)劃同總結(jié)寫在一起的文件。如文件的中心內(nèi)容是總結(jié)應(yīng)放在總結(jié)的針對(duì)年;如中心內(nèi)容是計(jì)劃,則應(yīng)放入計(jì)劃的針對(duì)年度立卷。

(5)跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),應(yīng)一起放在批復(fù)的一年,無批復(fù)的放在請(qǐng)示的年度內(nèi)。

(6)跨年度的表彰文件應(yīng)放在表彰的針對(duì)年。二、編目

1、卷內(nèi)文件排列:一般按文件的重要程度或形成時(shí)間先后順序排列,如同一問題的批復(fù)和請(qǐng)示(報(bào)告),則批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

2、卷內(nèi)文件的編號(hào):裝訂的案卷應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角,背面的左上角編寫頁號(hào),空白頁不編號(hào)。每一卷的第一頁為“1”號(hào)。

3、卷內(nèi)文件目錄的編制:

卷內(nèi)文件目錄

順序號(hào)責(zé)任者文號(hào)ABC題名D日期頁號(hào)備注EFGA、順序號(hào):即件號(hào)。以卷內(nèi)文件排列先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字流水編號(hào),最后一個(gè)數(shù)字代表卷內(nèi)文件的總件數(shù)。中間不能重、漏。正件與附件,印本與定稿,因系同一文件,故編一個(gè)號(hào)。

B、文號(hào):指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào),應(yīng)該原文號(hào)按照實(shí)抄錄,代字、年度、順序號(hào)都不能省略,如“×鎮(zhèn)委(1998)20號(hào)”。

C、責(zé)任者:指文件的制發(fā)機(jī)關(guān)或署名者。填寫時(shí)可以使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱,如“中國共產(chǎn)黨××鎮(zhèn)委員會(huì)”,可簡(jiǎn)稱為“××鎮(zhèn)黨委”!啊痢链迕裎瘑T會(huì)”則填寫“××村委”,不能填寫“本村”。

D、題名:即文件的標(biāo)題,一般應(yīng)當(dāng)照實(shí)抄錄。

E、日期:指成文時(shí)間,填寫時(shí)間一律用阿拉伯?dāng)?shù)字,年、月、日用“〃”代之。上下兩份文件屬同一年的,則第一份寫清年、

月、日,第二份則可省略年份,只填寫月、日。

F、頁號(hào):指卷內(nèi)文件所在頁的編號(hào)。填寫每份文件的首頁號(hào),最后一份文件不管是一頁還是多頁必須填寫起止頁號(hào)。如“25-70”。

G、備注:沒有特殊情況一般不填。4、備考表的編制

備考表亦稱考證表,用以登記卷內(nèi)文件的基本情況,監(jiān)督和保護(hù)文件,其項(xiàng)目如圖:

本卷情況說明:A立卷人:B檢查人:C立卷時(shí)間:D

A、主要填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀及其它需要解釋說明的情況,無情況說明的,不必填寫。B、由責(zé)任立卷人簽名或蓋章。C、由案卷質(zhì)量審核者簽名或蓋章,以示負(fù)責(zé)。

D、用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫完成立卷的日期。

5、案卷封面的填寫

ABC自年月至年月本卷共件頁期限歸檔號(hào)

A、填寫“××鎮(zhèn)××村村民委員會(huì)”。B、不填

C、填寫案卷題名。

“自年月至年月”填寫卷文件目錄中最早的日期和最晚的日期。

“期限”填寫“長(zhǎng)期”或“短期”“本卷共件頁”中,“件”不填,“頁”填寫本卷總頁數(shù)!皻w檔號(hào)”不填。

6、案卷題名的擬寫

(1)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容、年份。(2)文字要簡(jiǎn)明扼要,言簡(jiǎn)意賅。一般不超過五十字為宜(3)結(jié)構(gòu)要完整。案卷題名的基本結(jié)構(gòu)通常是責(zé)任者+問題

+文種(通知、報(bào)告、決定)。

(4)注意遣詞用語,正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在標(biāo)題中,可適當(dāng)運(yùn)用“關(guān)于”“有關(guān)”“對(duì)”等介詞連接,題名末尾均不用句號(hào)。

7、案卷的裝訂

(1)方法:裝訂文件,應(yīng)取齊左側(cè)與下緣,用三孔一線裝訂,結(jié)打在背后。兩孔間距為8cm。

(2)裝訂前必須做好以下工作:A、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物。B、破損、窄幅文件要托裱、貼邊。C、超長(zhǎng)超寬的文件要折疊。8、案卷排列與編號(hào)

(1)分不同的保管期限,不分年度流水編號(hào),即:同一保管期限內(nèi)年代與年代相連,每一保管期限的第一本案卷均為“1”號(hào)?缒甓劝妇須w入止年進(jìn)行排列。

(2)在同一期限同一年內(nèi),按“黨群工作”,“村委工作”順序排列。

9、案卷目錄的編制

案卷目錄

案卷號(hào)檔案室編檔案館編AB題名C年度頁數(shù)期限備注DEFGA、填寫案卷順序號(hào),每卷一個(gè)號(hào)。B、不填。

C、填寫案卷標(biāo)題。

D、填寫案卷所屬年度,年度要填寫完整?缒甓鹊陌妇斫y(tǒng)一填寫止年。

E、填寫案卷總頁數(shù)。F、填寫該案卷的保管期限。G、不填。

10、案卷標(biāo)簽的填寫、粘貼

(1)文書檔案標(biāo)簽一律使用以下格式:

單位A、填寫“××村委”。A全宗B、不填。BC、填寫案卷所屬年度。年代D、填寫案卷排列后的順序號(hào)。C卷號(hào)D(2)長(zhǎng)期、短期二種不同期限的案卷,分別使用藍(lán)、黑二種不同顏色的標(biāo)簽。

(3)標(biāo)簽在離卷脊底邊3.5公分處往上粘貼。

會(huì)計(jì)檔案整理方法

一、會(huì)計(jì)材料整理

各單位形成的會(huì)計(jì)材料,由會(huì)計(jì)人員按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,編目裝訂成冊(cè)。按照會(huì)計(jì)制度統(tǒng)一規(guī)定,年終在辦理決算后,會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)材料應(yīng)一律歸檔,統(tǒng)一保管。

1、會(huì)計(jì)憑證要裝訂、包角。會(huì)計(jì)應(yīng)將憑證編號(hào),封面上的內(nèi)容填寫齊全,蓋上相應(yīng)的圖章,并在包角處蓋上騎縫章。

2、固定的會(huì)計(jì)帳簿保持原狀,活頁記帳簿要用會(huì)計(jì)檔案卷皮裝訂,每一冊(cè)帳簿的內(nèi)頁都要逐一編號(hào),封面上要填寫好帳簿名稱,帳簿名稱前要加上帳簿所屬的年度,年度的表示用中文數(shù)字,如:一九××年現(xiàn)金日記帳。

3、會(huì)計(jì)報(bào)表組卷,應(yīng)編寫頁號(hào),填好卷內(nèi)目錄、備考表,用文書檔案卷皮裝訂,標(biāo)題的寫法與會(huì)計(jì)帳簿相同。如一九××年財(cái)務(wù)報(bào)表。

二、會(huì)計(jì)檔案案卷的排列、編目

凡移交進(jìn)檔案室的會(huì)計(jì)檔案案卷,檔案員必須填好標(biāo)簽,貼在案卷的背脊上,編制好案卷目錄,然后有序地存放到檔案箱柜中,具體做法如下:

(一)案卷的排列、編號(hào)

1、會(huì)計(jì)檔案案卷按會(huì)計(jì)核算單位分別排列,會(huì)計(jì)核算單位之間的案卷不混。

2、各單位會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳簿類、會(huì)計(jì)報(bào)告

類、其他類分別排列、編號(hào)。

3、案卷排列、編號(hào)方法:

(1)會(huì)計(jì)憑證:采用小流水或大流水排列編號(hào)法,任選一種。A小流水排列編號(hào)法:即每年的憑證從第1冊(cè)至最后1冊(cè)順序排列,每年一個(gè)段落。

B大流水排列編號(hào)法:即從憑證最早年度的第1冊(cè)開始,連續(xù)順延排列,直至該單位的所有憑證全部排列結(jié)束,年與年之間的案卷號(hào)相連,中間無斷號(hào)。

(2)會(huì)計(jì)帳簿類、會(huì)計(jì)報(bào)告類、其他類不分保管期限,全都采用大流水排列編號(hào)法。每年的帳簿排列的規(guī)律相同,如總帳、日記帳、分類帳……

(二)標(biāo)簽

1、會(huì)計(jì)檔案全用藍(lán)色標(biāo)簽。

2、會(huì)計(jì)憑證采用梯形標(biāo)簽,其余類采用條形標(biāo)簽,格式如下:會(huì)計(jì)憑證標(biāo)簽類別年度目錄號(hào)案卷號(hào)期限會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他類標(biāo)簽

全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)年度保管期限

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3、標(biāo)簽的填寫方法:憑證標(biāo)簽:(1)類別:不填。

(2)年度:填寫案卷所在的年度。(3)目錄號(hào):不填。

(4)案卷號(hào):填寫案卷的編號(hào)。(5)期限:填寫應(yīng)保管的期限。會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)告、其他類標(biāo)簽:(1)全宗號(hào):不填。

(2)目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度與憑證標(biāo)簽填寫方法相同。(3)保管期限:即期限,與憑證相同。注意:標(biāo)簽中的數(shù)字全用阿拉伯?dāng)?shù)。(三)標(biāo)簽的粘貼方法

1、憑證標(biāo)簽:從包角的底邊向上粘貼。

2、其他標(biāo)簽:在離卷脊底邊20MM處向上粘貼。(四)編制案卷目錄

1、會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(格式見會(huì)計(jì)檔案案卷目錄)分核算單位按類別編制案卷目錄。

會(huì)計(jì)檔案案卷目錄

案卷順序號(hào)檔案室編檔案館編案卷題名起止日期卷內(nèi)張數(shù)附件張數(shù)憑證號(hào)起訖保管期限備注2、以案卷為單位順序編制案卷目錄,案卷小流水編號(hào)的每年另起一頁,大流水編號(hào)的連續(xù)填寫,不另起頁。其格式見《會(huì)計(jì)檔

案案卷目錄》。

3、各欄目填寫要求:

(1)案卷順序號(hào):填寫案卷的編號(hào),即標(biāo)簽上的案卷號(hào),案卷號(hào)填寫在“檔案室編”欄內(nèi)。

(2)案卷題名:填寫案卷的標(biāo)題(名稱),標(biāo)題中突出年或年、月,年、月用中文數(shù)字表示,如一九××年×月記帳憑證,一九××年銀行日記帳。

上下格相同的時(shí)間,下格可以用省略寫法。(3)起止日期:填寫卷內(nèi)文件的最早和最晚日期。

(4)卷內(nèi)張數(shù):填寫卷內(nèi)文件的張數(shù),憑證類填寫憑證的張數(shù)(不包括附件)。

(5)附件張數(shù):指憑證的附件,其余類不必填寫。如果憑證封面上沒有記錄附件的張數(shù),則此欄不填。

(6)憑證起訖號(hào)碼:指本卷憑證的起號(hào)和訖號(hào)。(7)保管期限:填寫本案卷應(yīng)保管的期限。(8)備注:需注明的其他事項(xiàng),一般不填。

注:以上涉及到數(shù)字的,除案卷題名中年度用中文數(shù)字外,其余一律用阿拉伯?dāng)?shù)。

(五)案卷目錄的整理裝訂

1、每個(gè)核算單位的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄單獨(dú)裝訂成一冊(cè),裝訂時(shí)每一個(gè)類后都要留上若干空頁,以備逐年登記。案卷目錄用案卷目錄夾或卷皮包裝。

2、為便于使用,建議在每一類的首頁用指示標(biāo)簽標(biāo)注類別。

照片檔案的整理方法

一、組卷:按照片所揭示的內(nèi)容或?qū)n}組卷

1、照片與底片同存一卷,用江陰市檔案局專門設(shè)計(jì)制作的《照相檔案》冊(cè)存放,滿一冊(cè)為一卷。

2、同一冊(cè)內(nèi)照片按時(shí)間順序排列。

3、照片粘貼于指定的位置上,底片裝在與照片相對(duì)應(yīng)的底片袋內(nèi)。

二、填寫照片文字說明1、文字說明的編寫要求(1)文字簡(jiǎn)潔,語言通順。

(2)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間。年、月、日間隔用“.”表示。例如:1998年5月1日寫作1998.5.1。

2、文字說明的內(nèi)容及填寫方法

(1)編號(hào):即照片的排列號(hào),每?jī)?cè)照片從“1”開始流水編號(hào),每張照片一個(gè)號(hào)。

(2)攝影者:照片拍攝單位或拍攝人。(3)時(shí)間:攝影時(shí)間。

(4)地點(diǎn)(背景):攝影地點(diǎn)或?qū)沂菊掌黝}具有一定作用的背景。

(5)內(nèi)容:照片所反映的主要內(nèi)容。

(6)人物:照片上主要人物的姓名、身份。照片上要指出的主要人物有多個(gè)時(shí),必須指明每個(gè)人物的具體位置。

三、編頁號(hào):照片檔案編頁號(hào)的位置,正面在右上角,反面在左上角。每?jī)?cè)從第一張照片的所在頁開始,用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起,順序編號(hào)。

四、填寫卷內(nèi)目錄:以一組或一張照片為單位填寫。

(1)編號(hào):指照片的編號(hào)。如以一組填寫時(shí),用破折號(hào)連接,如“15”。

(2)內(nèi)容:按照片文字說明部分的“內(nèi)容”抄寫;以組為單位填寫時(shí),要重新概括內(nèi)容。

(3)頁號(hào):填寫照片所在的頁號(hào)。(4)備注:一般情況不填。五、擬寫案卷標(biāo)題

按照卷內(nèi)照片所反映的內(nèi)容擬寫好標(biāo)題。如“××村委××?xí)h照片”,“××村委歷年來獲得的各類榮譽(yù)照片”。標(biāo)題填寫于照相檔案冊(cè)首封面的隔面。

六、編制卷內(nèi)備考表

備考表在照相檔案冊(cè)的底頁,編制備考表的方法與文書檔案相同。

七、編制案卷目錄

照相檔案單獨(dú)編制案卷目錄,案卷目錄格式及填寫方法、要求與文書檔案相同。

八、標(biāo)簽

照相檔案使用的標(biāo)簽格式、顏色、填寫方法和粘貼位置都與文書檔案相同。

檔案工作臺(tái)帳

村檔案室除了應(yīng)建立各類檔案案卷目錄外,必須建立如下工作臺(tái)帳:

一、檔案移交(接收)登記簿

檔案移交(接收)登記表

序號(hào)移交(接收)日期案卷或文件題名案卷或文件日期數(shù)量(卷或份)移交部門移接交收人人監(jiān)交人備注說明:“在案卷或文件題名”欄內(nèi),以案卷移交的要填寫案卷題名,以文件移交的要填寫文件名稱。

二、檔案利用登記簿

檔案利用登記表

年序日期號(hào)利用者部門姓名案卷形式目的所屬年代期限卷號(hào)歸還日期簽字備注說明:“形式”分為二種,一種為查閱,一種為借閱。三、檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳

統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳的內(nèi)容包括歷年案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì),檔案工作機(jī)構(gòu)、人員情況統(tǒng)計(jì),檔案庫房、設(shè)備情況統(tǒng)計(jì),檔案資料利用情況統(tǒng)計(jì)。

(一)統(tǒng)計(jì)要求:

1、所有統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目以年為單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì),每年年底前填寫一次。數(shù)據(jù)或內(nèi)容與上年相同的可照上年的抄一遍。

2、統(tǒng)計(jì)欄目?jī)?nèi)的所有數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù),不能打“√”。(二)統(tǒng)計(jì)格式及其填法1、歷年案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)

歷年來案卷統(tǒng)計(jì)表

年永久卷累計(jì)長(zhǎng)期卷卷數(shù)累計(jì)短期卷卷數(shù)累計(jì)卷數(shù)合計(jì)備注份卷數(shù)累計(jì)歷年案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)分綜合統(tǒng)計(jì)和分類統(tǒng)計(jì),綜合統(tǒng)計(jì)要在分類統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上進(jìn)行,使用的表式相同。

(1)分類統(tǒng)計(jì):分別建立文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等歷年案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì),在歷年來案卷統(tǒng)計(jì)表的前面加上括號(hào),括號(hào)內(nèi)分別填上各類檔案的名稱。如:(文書檔案)歷年來案卷統(tǒng)計(jì)表。

(2)綜合統(tǒng)計(jì):在表頭前加上括號(hào),括號(hào)內(nèi)填上×××檔案室。將各類檔案的數(shù)量在對(duì)應(yīng)年份對(duì)應(yīng)欄目?jī)?nèi)合并。如:(×××檔案室)歷年來案卷數(shù)量統(tǒng)計(jì)表。

(3)填寫說明:

a、年份:填寫案卷所在的年度。

b、當(dāng)年長(zhǎng)期、短期卷數(shù)分別填入“長(zhǎng)期卷”、“短期卷”的“卷數(shù)”欄內(nèi),當(dāng)年總卷數(shù)填入“合計(jì)”中的“小計(jì)”欄內(nèi)。

c、累計(jì)等于當(dāng)年數(shù)與上年累計(jì)之和。

2、檔案機(jī)構(gòu)、人員基本情況統(tǒng)計(jì)(格式見檔案機(jī)構(gòu)、人員基本情況統(tǒng)計(jì)表)

檔案庫房、設(shè)備情況統(tǒng)計(jì)表

庫房設(shè)備檔案部門檔案柜(頂)檔案箱年份庫房實(shí)用面積復(fù)印機(jī)曬圖機(jī)照相機(jī)去濕機(jī)空調(diào)縫紉機(jī)計(jì)算機(jī)木架掃描儀錄像機(jī)收錄機(jī)電視機(jī)吸塵器木質(zhì)鐵質(zhì)木鐵光盤刻錄機(jī)質(zhì)質(zhì)辦公室用房面積閱覽室面積備注(m)2檔案機(jī)構(gòu)年齡(臺(tái))(套)(臺(tái))(臺(tái))(架)(臺(tái))(臺(tái))(臺(tái))(臺(tái))(頂)(臺(tái))(臺(tái))(臺(tái))(臺(tái))(臺(tái))(臺(tái))(m2)(m2)檔案機(jī)構(gòu)、人員基本情況統(tǒng)計(jì)表

專職檔案人員現(xiàn)有文化程度從事檔案工作年限(累計(jì))檔案專業(yè)人數(shù)檔案干部檔年檔名隸分份稱屬關(guān)系管領(lǐng)導(dǎo)案室負(fù)責(zé)人總計(jì)三十五歲以下三十六歲至五十歲五十歲以上大學(xué)含大專∨高中及中專初中及初中以下三年以下四年至九年十年以上大學(xué)本科專修班兼中專訓(xùn)練班館員助理館員管理員職人員案網(wǎng)絡(luò)人員數(shù)∧(1)第1欄填寫統(tǒng)計(jì)年度,第2欄填寫檔案室名稱,第3欄填寫檔案室分管部門,第4欄填寫單位分管領(lǐng)導(dǎo)人姓名,第5欄填寫檔案室負(fù)責(zé)人姓名。

(2)第6欄“總計(jì)”=7+8+9欄=10+11+12欄=13+14+15欄。(3)第1617欄是指有檔案專業(yè)學(xué)歷的人數(shù),18欄是指參加檔案專業(yè)培訓(xùn)人數(shù)。

(4)第1921欄“檔案干部專業(yè)職務(wù)”是指有檔案專業(yè)職務(wù)的人員,其余職務(wù)不填。

(5)第22欄“兼職人員”是指非專職檔案員,村檔案人員一般都是兼職人員。

3、檔案庫房、設(shè)備情況統(tǒng)計(jì)(格式見檔案庫房、設(shè)備情況統(tǒng)計(jì)表)

4、檔案資料利用情況統(tǒng)計(jì)

檔案資料利用情況統(tǒng)計(jì)表年份查閱借閱復(fù)制(張)編印分發(fā)檢索工具種冊(cè)參考資料備注人次卷次人次卷次復(fù)印曬圖期數(shù)字?jǐn)?shù)種字?jǐn)?shù)(1)查閱:利用者在閱檔室查閱,查完即還的稱查閱。1人查閱為1人次,1人查1卷為1卷次,查2卷為2卷次……

(2)借閱:利用者借案卷到自己辦公室去查閱稱借閱。(3)復(fù)制:指從檔案中復(fù)制。其余欄目暫不填寫。

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