幼兒園檔案管理

幼兒園檔案管理

（注：該文為長沙市幼兒園檔案管理培訓班講稿，并已在幼教版發(fā)表）

一、幼兒園檔案的含義與作用

幼兒園檔案是指幼兒園全部工作活動形成的，具有保存價值的各種文字、圖紙、音像等不同載體的歷史記錄。它是實施素質(zhì)教育，提高保教質(zhì)量，推動各項工作的重要依據(jù)和必要條件。

幼兒園在各項工作活動中形成的、具有保存、查考、利用價值的文件材料均應歸檔。各幼兒園應建立健全文件材料的形成、積累和立卷歸檔制度，并將文件材料的立卷歸檔列入各部門和有關人員的崗位責任制；應把檔案管理列入本園工作計劃，建立檔案室或檔案專柜，確定一名園長分管，指定歸口部門，落實專人管理，解決所需經(jīng)費，確保檔案工作的開展。

二、幼兒園檔案管理的目的

為了適應幼兒園檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一幼兒園的檔案分類，實現(xiàn)幼兒園檔案分類、編號、排架、檢索的標準化和規(guī)范化，達到加強幼兒園檔案和檔案工作的科學管理，促進整體業(yè)務建設的深化，充分發(fā)揮幼兒園檔案的作用，更好地為幼兒園工作和社會主義建設服務。

三、幼兒園檔案管理的原則

幼兒園檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則，必須收集齊全，規(guī)范整理，確保完整和安全。任何部門和個人不得私自保存、銷毀應歸檔的文件材料。

幼兒園的檔案管理，應以辯證唯物主義為指導，引入系統(tǒng)論的觀點和現(xiàn)代化管理的方法，源于實踐，高于實踐，把幼兒園檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，應具有較強的思想性、科學性和適用性。

（一）體現(xiàn)思想性

檔案工作是黨性、政治性很強的工作。幼兒園檔案分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導，以國家的有關檔案工作的法規(guī)標準為依據(jù)。要堅持黨的“一個中心，兩個基本點”的基本路線的原則精神，從實際出發(fā)，突出教學、科研檔案在幼兒園檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時期幼兒園職能活動的新情況、新特點。

（二）符合科學性

幼兒園檔案管理的各項內(nèi)容，既要實事求是，符合幼兒園檔案工作的實際，又要遵循檔案學基礎理論和形式邏輯原則，在理論與實踐的結(jié)合方面，應有較強的科學性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。1、采用“幼兒園檔案”這一綜合概念，以幼兒園全部檔案為對象，按照幼兒園檔案形成的領域范疇將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。

2、在充分反映幼兒園檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點的前提下，確定統(tǒng)一的分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。

3、類目設置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內(nèi)不隨意改變。

4、類目排列，檔號結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到幼兒園檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

（三）重視適用性

幼兒園檔案管理采用多元，靈活的處理方法，在強調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時，照顧不同類型、規(guī)模、層次部門的特點，根據(jù)各園檔案實際情況和發(fā)展水平，給各園在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

為了方便掌握使用，幼兒園檔案管理在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。

四、幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)（詳見附錄）

應歸檔的各種文件材料，要收集齊全完整，并進行分類立卷。案卷要求做到分類合理，標題簡明確切，編制目錄清晰，檔案裝具符合國家標準。幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)一般由三大塊構(gòu)成。

（一）一級類目的劃分與標識

一級類目是幼兒園檔案分類的最高層位。根據(jù)幼兒園檔案產(chǎn)生的領域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為四（六）（五、七）個一級類目，其名稱、標識符號和主要內(nèi)容如下：DQ黨群

主要包括幼兒園黨群部門在工作中形成的文件材料。XZ行政

主要包括行政職能部門（教保、后勤等部門除外）工作中形成的文件材料。BJ保教

主要包括保教管理和保教實踐活動中形成的文件材料。HQ后勤

主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。

BJ保健主要包括衛(wèi)生保健管理和衛(wèi)生保健工作中形成的文件材料。

CK財會主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

一級類目的標識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的簡稱。SX聲像主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。

需要說明的是：考慮到不同規(guī)模、類型園所的差異性，為保持其有機聯(lián)系和便于管理、利用，在一級類目的設置上可采用二種分類方案，各園可根據(jù)實際情況選擇。但一個園所只能選一種，并保持穩(wěn)定。

（二）二級類目的設置和標識

二級類目是對上級類目的細分。細分的標準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進行設置。設置的標準，在大原則統(tǒng)一的情況下，各園可視具體情況對隨機類目進行選擇。值得注意的是，類目一經(jīng)確定，就不得隨意變動。

二級類目的標識，采用“雙位制”。如：黨群中的黨務工作為“11”，其余二級類目依次層累為12、1399，但10、20等帶“0”的數(shù)字不用。

（三）三級類目的擴展和標識在二級類目確定的設置原則、范圍、方法的基礎上，由各園根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴展三級類目，其標識方法與符號和二級類目相同。

五、幼兒園檔案管理的檔號編制

各幼兒園檔案室和檔案管理人員，應根據(jù)工作需要，編制必要的檢索工具和參考資料，并做好檔案的收進、移出、保管、利用等情況的登記工作。

（一）檔號的含義

是存取檔案的代號，排架的依據(jù)，必須反映幼兒園檔案的分類體系和物理位置。

（二）檔號編制原則

必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應計算機管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。1、唯一性原則。檔案館（室）內(nèi)檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

2、合理性原則。檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。3、穩(wěn)定性原則。檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意改變。

4、擴充性原則。檔號必須留有適當?shù)倪f增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。

5、簡單性原則。檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

（三）檔號結(jié)構(gòu)、模式和標識：

1．檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。年度號由四位阿拉伯數(shù)字組成。

分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數(shù)擴展到三級類目者，還應把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目，由各園自行掌握。比如：“黨支部會議記錄”的分類號，由一級類目組成者為“DQ”；由二級類目組成者為“DQ11”；由三級類目組成者為“DQ11”案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號可不限級數(shù)。2．檔號的模式。檔號的模式規(guī)定為：年度號十分類號十案卷號

對于庫藏有多個全宗的園所，原則上應在年度號前加全宗號。標識到文件級的，還應在案卷號后面加件號。3．檔號的標識。

采用漢語拼音和阿拉伯數(shù)字相結(jié)合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學籍管理的第23號卷的檔案，可標為：1990一JXl4一23。

（四）檔案的排架問題

從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面。這里規(guī)定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各園在按檔號排架時，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身條件，既可按一級類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。

六、幼兒園檔案管理中幾個問題的處理（一）關于聲像載體檔案

聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為幼兒園檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，其數(shù)量越來越多，重要性越來越明顯。從當前幼兒園聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出四個一級類目的范圍，故暫不能將它與四個一級類目并列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨編號排架，同時注明與相應載體檔案的參照號。其編號模式為：

年度號十聲像檔案代號（SX）＋載體代號（代碼）＋保管單位號保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。例如：某領導同志1990年來園視察，照片冊序號是23，錄像帶序號是102，則可分別標引為：1990一SX12一231990一SX13一102

（二）關于人物檔案、教師業(yè)務檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題：由各園根據(jù)上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。這里簡要介紹干部檔案的內(nèi)容。

干部檔案正本，由全面地反映一個干部的歷史和現(xiàn)實情況的材料所構(gòu)成，包括下列內(nèi)容：1、履歷表；2、自轉(zhuǎn)；3、鑒定；4、考核材料；

5、政治歷史問題的審查材料及甄別、復查材料；6、參加中國共產(chǎn)黨或共青團的材料；

7、獎勵（包括科學技術(shù)和業(yè)務獎勵）及英雄模范先進事跡材料；8、處分、取消處分和甄別、復查材料；

9、任免呈報表，晉升技術(shù)職稱、學位、學銜審批表，出國人員審查表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等；10、其他可供組織上參考的材料，如干部個人寫的思想、工作、學習總結(jié)、檢查等。

干部檔案副本，是概括地反映一個干部的歷史和現(xiàn)實情況。由正本中的部分材料所構(gòu)成，包括下列內(nèi)容：1、近期填寫的干部履歷表；2、各個階段的主要鑒定；3、考核材料；

4、政治歷史問題的審查、甄別、復查、平反結(jié)論；5、獎勵材料；

6、處分、取消處分及甄別、復查、平反的決定；

7、晉升技術(shù)職稱、學位、學銜審批表，出國人員審查表，工資級別登記表等。（三）各類檔案材料歸檔時間：文書、會計檔案，按年度整理立卷；教保、教師業(yè)務和學籍管理檔案，按教學年度整理立卷。各類檔案都應于次年六月份以前移交檔案室或檔案工作人員保管。

附錄：幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)DQ黨群工作

11黨務工作（上級文件、工作制度、計劃與總結(jié)、其他）12紀檢（紀律檢查、廉政建設）13組織（培養(yǎng)對象、發(fā)展與統(tǒng)計）14宣傳教育

15統(tǒng)戰(zhàn)（民主黨派材料入此。）

16工會（上級文件、工作制度、計劃與總結(jié)、其他，婦女工作材料入此）

17團支部（上級文件、制度與職責、計劃與總結(jié)、學習資料、其他）

XZ行政工作11目標管理1111發(fā)展規(guī)劃與階段總結(jié)1112工作計劃與總結(jié)1113全園周工作安排1114創(chuàng)建工作12人事管理1211職工花名冊1212職工培訓1213各類資格合格證書1214崗位聘任情況1215師資培養(yǎng)材料1216干部、職工人事檔案1217專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務檔案13制度管理1311制度與職責

1312職責履行情況與職責執(zhí)行情況1313崗位考核情況（職工出勤情況、月工作考核、民主測評情況）14民主管理1411教職工代表大會1412園務會1413全園會1414家委會15尋求支持1511上級文件1512領導關懷1513申請報告16文化建設

1611園所文化（園旗、園徽、園歌、園訓等）1612對外宣傳（園所簡介、宣傳單等）1613文藝創(chuàng)作（職工、幼兒）1614員工手冊1615園史資料（園史、大事記、重大活動資料、接待活動記錄、榮譽冊、表彰推薦材料、園務日志）BJ保教工作11日常保教工作

1111幼兒情況（招生、編班、幼兒花名冊、幼兒發(fā)展情況、幼兒個案記錄、畢業(yè)生信息反饋工作）

1112一日生活作息制度（課程設置、保教人員一日工作程序、幼兒一日生活作息時間安排）

1113保教計劃、筆記、觀察記錄檢查

1114教玩具與圖書管理（教玩具目錄及發(fā)放使用記錄、自制教玩具目錄、幼兒圖書目錄及發(fā)放記錄、教師參考用書目錄與使用記錄、音像資料目錄與使用記錄）

1115班級管理（班會記錄、交接班記錄、周計劃）12衛(wèi)生保健工作

1211上級文件（衛(wèi)生、婦幼保健部門）

1212專項管理（愛衛(wèi)小組、健教小組、膳食委員會名單）1213上級衛(wèi)生保健部門工作計劃（市、區(qū)）{"Error":{"code":"8","Message":"badrequest","LogId":"1997348048"}}告，論文，專著，參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。4、成果和獎勵申報階段：成果和獎勵申報材料及審批材料,推廣應用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。5、推廣應用階段：推廣應用方案、總結(jié)等。各單位要從實際出發(fā)，制定本單位的歸檔范圍。）

1314示范與交流1315研究性活動

1316教育活動專題計劃與總結(jié)14家長工作1411計劃與總結(jié)

1412家長開放日、匯報活動1413宣教與咨詢

1414家長座談會（記錄、提綱）1415家訪記錄1416家長意見反饋1417家長學校15保教成果1511幼兒獲獎情況（分國家、省、市、區(qū)入冊）1512保教人員經(jīng)驗論文獲獎1513保教人員教學活動獲獎

1514保教人員發(fā)表文章、教參教材教案情況HQ后勤工作11業(yè)務學習

12安全管理（安檢責任書、檢查記錄、綜治、消防管理）13服務家長（接送幼兒、衣物清洗）

14財產(chǎn)管理（財產(chǎn)登記、清點記錄。主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料）

15財會工作（會計報表、會計帳簿、會計憑證、工資清冊、獎金發(fā)放、上級文件）

16基本建設（綠化、基本建設。主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料）

17愛衛(wèi)工作（計劃與總結(jié)、工作記錄、衛(wèi)生知識測查）SX聲像資料11照片（文字說明的成分和編寫要求。文字說明的成分包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。a．事由：照片影像所反映事件，事物的情由；b時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；c．地點：被攝物所在的具體地點；d．人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；e．背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；f．攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。文字說明的編寫要求：a綜合運用六個要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；b．文字簡潔、語言通順。一般不超過200字；c．用阿拉伯數(shù)字表示時間.年、月、日用“．”表示。例：1953年3月22日寫作1953．3．22。12錄音帶13錄像帶14幻燈片15磁盤16光盤17證書

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