檔案管理員

檔案管理員

負責公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作人員

工作職責

一，檔案管理員職責

1，認真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結(jié)，指導，監(jiān)督，檢查。

2，按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3，按照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

4，積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領(lǐng)導匯報處理。

5，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。6，樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。二，檔案資料管理員安全崗位職責

1、嚴格執(zhí)行《檔案借閱制度》，檔案內(nèi)容一律不得外傳。

2、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要隨手關(guān)燈、關(guān)窗、關(guān)門，鑰匙隨身攜帶，安全意識強。

3、學校檔案主要供應(yīng)本校使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經(jīng)領(lǐng)導批準同意。經(jīng)同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時歸還給檔案保管員。

4、檔案庫房是保管學校檔案的機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可一律不得進入庫房。

5、要定期或不定期的進行保密情況檢查，如發(fā)現(xiàn)有泄密情況，要及時報告有關(guān)部門和領(lǐng)導，積極采取有效措施。

6、在庫房內(nèi)不得存放易燃品和私人物品，嚴禁吸煙。做好通風、降濕、防火、防盜和衛(wèi)生工作。

檔案專業(yè)技術(shù)資格報考條件

（一）根據(jù)《XX省檔案專業(yè)技術(shù)資格考試暫行規(guī)定》，參加檔案專業(yè)技術(shù)資格考試

人員應(yīng)具備下列基本條件：

1、堅持四項基本原則，熱愛社會主義祖國，遵紀守法；認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，履行崗位職責，恪守職業(yè)道德;

2、按有關(guān)規(guī)定，參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓，取得相應(yīng)的繼續(xù)教育證書。

(二)大學專科及中專畢業(yè)的人員，需參加檔案管理員資格考試。除具備上述基本條

件外，還應(yīng)在畢業(yè)后從事檔案工作滿1年。

(三)參加檔案助理館員資格考試的人員，除具備上述基本條件外，還應(yīng)具備下列條件之一：

1、大學本科畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿1年；

2、大學專科畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿2年，或大專畢業(yè)擔任管理員職務(wù)滿1年；3、中專畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿4年，或中專畢業(yè)擔任管理員職務(wù)滿3年。(四)參加檔案館員資格考試的人員，除具備上述基本條件外，還應(yīng)具備下列條件之

一：

1、取得博士學位；

2、取得碩士學位，從事檔案專業(yè)工作滿1年；

3、取得第二學士學位或研究生班畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿2年；

4、大學本科畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿4年，或大學本科畢業(yè)擔任助理館員滿3年；5、大學專科畢業(yè)后，從事檔案專業(yè)工作滿6年，或大學�？飘厴I(yè)擔任助理館員滿4年；6、中專畢業(yè)后，從事檔案或相近專業(yè)工作滿15年，且擔任助理館員滿4年；

7、原已評聘非檔案系列中級專業(yè)職務(wù)，現(xiàn)從事檔案專業(yè)工作滿1年且業(yè)務(wù)考核合格者；

8、原已評聘非檔案系列助理級專業(yè)職務(wù)任職滿4年，且從事檔案專業(yè)工作滿1年，業(yè)務(wù)考核合格且具有大專以上學歷者；中專畢業(yè)，除具備上述條件外，還需從事專業(yè)工作滿15年。

一、檔案管理人員職責

1、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。2、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應(yīng)要求快速、準確地查詢所需檔案。

二、收集歸檔范圍

本公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關(guān)政府部門送來的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。1、股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。2、各種工作會議、專業(yè)會議的會議記錄、會議紀要。

3、公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結(jié)、匯報、簡報、通知等文件。4、各項規(guī)章制度。

5、向上級請示的文件，以及上級批復的各類文件。（不包括項目審批文件）6、各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、考察等報告。7、工程建設(shè)底圖、藍圖及文字材料。8、經(jīng)批復的工程設(shè)計圖紙及文字材料。

9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。10、宣傳或反映本公司重要活動的影像音資料。11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎?wù)�、獎旗、獎品�?2、各項財產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。13、本公司編輯、出版的刊物。

14、本公司招聘、試用轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。15、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。16、銷售合同及銷售客戶資料。

三、歸檔要求

1、凡公司發(fā)出的文件，由管理部的有關(guān)人員收集，交由檔案專管員歸檔。

2、一項工作已完成時，由經(jīng)辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動送交專管員歸檔。

3、編制交接表，一項資料由經(jīng)辦人交專管員歸檔時，應(yīng)登記并雙方簽名。4、每年三月進行一次全面、徹底的清查整理。5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。

6、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不用復制件。應(yīng)注意：檢查應(yīng)蓋公章是否已蓋，文件沒有標題應(yīng)加上標題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明。

8、歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、財務(wù)憑證、報表由主辦會計負責保管。

四、檔案的借閱與復印

1、編制借閱表，當借出和還回時都必須填寫，并經(jīng)使用人和保管人雙方共同簽名。

2、查閱各類檔案應(yīng)在公司內(nèi)進行，查閱應(yīng)不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫借出申請并經(jīng)部門負責人或副總經(jīng)理批準。

3、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準，方可查閱或復制。

五、檔案的保密管理

1、檔案專管員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。2、凡是調(diào)用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接查找。

3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經(jīng)總經(jīng)理同意。5、各部門員工只可查閱與本部門相關(guān)的資料，確實需查閱其他資料的須副總經(jīng)理同意。

六、檔案的銷毀

1、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須列出檔案銷毀清冊。

2、檔案銷毀，必須嚴格執(zhí)行審批制度，各類檔案必須經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長審批同意后銷毀。

3、批準銷毀的檔案，要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。

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