ERP在物資管理中的作用

上海吳涇化工有限公司是建于1958年的國有大型企業(yè)，集化工生產(chǎn)、機修、動力、儀表等于一體。公司主要生產(chǎn)醋酸等系列產(chǎn)品。輔助材料庫備很大，日常庫存基本維持在3千萬元左右，而最高庫存達4--5千萬元。雖然在公司總資產(chǎn)中所占比例較小，但在腐蝕性強、易損耗、維修頻率較高的大型化工企業(yè)，輔助材料庫備的合理持有卻對企業(yè)的正常生產(chǎn)起著舉足輕重的作用。長期以來公司對輔助材料庫存、帳務及物資收發(fā)的管理主要依托人工管理，倉庫內(nèi)較多的工作要經(jīng)過手工的收集、整理、匯總后再輸入到計算機中去才能產(chǎn)生結果，很多勞動要經(jīng)過手工及計算機的重勞動。這種管理方式?jīng)Q定了企業(yè)在庫存管理、在途材料管理、應付帳款及最終的成本結算中容易產(chǎn)生時間性差異。隨著經(jīng)濟的全球化、技術的創(chuàng)新化、競爭的激烈化，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應公司經(jīng)濟的日益發(fā)展，成為公司財務管理的瓶頸。因此加強采購管理、減少資金占用、合理儲備庫存物資已成為當務之急。實施ERP系統(tǒng)管理，是我們對傳統(tǒng)的財務會計核算方式及財務管理加以改進、加強公司內(nèi)控制度建設的有效途徑，而其中的物資管理系統(tǒng)能在企業(yè)管理中發(fā)揮重要作用。

一、原有物資管理模式滯后性剖析

公司每年輔助材料采購量達1.51.6億元，品種多達幾千種，大到備品備件小到螺絲螺帽，這些物資分布在公司近20個倉庫內(nèi)，分散在公司80公頃廠區(qū)的各個方位，材料的采購單、入庫單、領料單在各個相關部門之間流轉，數(shù)據(jù)需要部門間通過單據(jù)、人工報表等進行傳遞。月末由物資管理部門專設的料帳員集中歸集分配，進行庫存帳核算后，再將各部門領料單傳遞到財務部門，據(jù)以進行分類、運算和費用分攤，各部門都形成了一個信息孤島，有用的數(shù)據(jù)無法得到充分的利用。這種運轉方式的弊端是：

1、信息嚴重滯后。在部門之間和部門內(nèi)部傳遞的信息，由于人工處理流轉時間長，往往與財務核算月度或年度出現(xiàn)時間差，加上大量的單據(jù)靠人工分類統(tǒng)計，形成滯后的數(shù)據(jù)采集和緩慢的分析計算狀況；各部門的數(shù)據(jù)入口不一致，統(tǒng)計的標準也各不相同，容易造成同一筆數(shù)據(jù)有著兩種不同的記錄，使報表信息出現(xiàn)偏差。

2、閑置資產(chǎn)不能及時處置。由于倉庫分散，有時貨到后采購員未能及時將手工填寫的入庫單送達倉庫，時間一長形成宕帳；各個倉庫實物帳冊少則十余本，多則幾十本，對于帳期過長物資不能及時發(fā)現(xiàn)，呆滯、毀損、變質(zhì)資產(chǎn)不能及時處置，最后形成不實不良資產(chǎn)。公司過去幾年的不良不實資產(chǎn)處置中，就消化了由于上述原因所形成的不實不良資產(chǎn)近千萬元，而這些資產(chǎn)的整理、歸集、處置、消化更是耗費了大量的人力、物力、財力。

3、物資管理費時費力，效率低。盡管崗位設置齊全，倉庫保管員、料帳員及財務人員除了做大量繁瑣復雜的核算工作，每月大量的收、發(fā)、存單據(jù)，不僅成本高、效率低、誤差大，僅對這些單據(jù)的裝訂、保管就要化2、3天，但是對物資采購的實物控制、流轉控制效率還是低下，主要是由于各部門信息數(shù)據(jù)不能實時共享，統(tǒng)計口徑不一致造成的。

4、全方位管理不到位，削弱了會計監(jiān)督功能。在手工系統(tǒng)中，原有的庫存明細帳有料帳員核算，而在途材料、庫存總帳則有財務人員核算，管理上存在脫節(jié)，財務人員對庫存物資有“鞭長莫及”的感覺，只能靠抽查來確定庫存的準確性；對采購物資是否及時入庫很難把握，會計監(jiān)督職能不能充分發(fā)揮作用。

二、實施ERP物資管理在企業(yè)管理中的作用

為了保證公司資產(chǎn)的安全性、會計資料的準確性和可靠性，提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行公司規(guī)定的管理方針，實現(xiàn)庫存和財務的統(tǒng)一（即在實際業(yè)務發(fā)生時將資金流和實物流分開進行，核算時一體化），筆者認為推進ERP的實施是必要之舉。實施ERP后，企業(yè)的會計電算化程度大大提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯，會計核算的準確性和可靠性得到了保證，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，更重要的是能夠實現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)共享，同一統(tǒng)計口徑，滿足企業(yè)經(jīng)營管理的需要。

（一）在財務管理上的作用

1.ERP能在收、發(fā)、存各個環(huán)節(jié)設置關口，實現(xiàn)財務的透明化管理。由于ERP的物資管理從源頭--生產(chǎn)需求開始，到采購計劃、詢價、價格審批、付款、入庫及庫存系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可時刻跟蹤采購計劃、定單的完成情況和供應商的供貨情況，超量采購或沒有計劃的采購都需由主管領導核實同意后方可入庫，加強了對采購計劃的管理。同時從物流和資金流兩條線出發(fā)，采購計劃-采購定單-入庫單-采購發(fā)票各業(yè)務環(huán)節(jié)相互對應和相互協(xié)調(diào)，通過信息系統(tǒng)使得數(shù)據(jù)在上述單據(jù)中關聯(lián)，增強可跟蹤性和可回溯性，并最終使得財務、采購、倉庫各部門信息共享。

2.合理正確的庫存占用，為企業(yè)的全面預算提供了支撐點。企業(yè)的千余種物資按類編制物資編號，庫存物資明細帳在系統(tǒng)中反映得清清楚楚，分公司臨時急需物資只需經(jīng)過電腦查尋，即可知道是否有庫存，減少了庫存物資的呆滯品，生產(chǎn)經(jīng)營和采購都能根據(jù)準確的庫存數(shù)據(jù)進行組織，庫存資金的合理正確，加強了企業(yè)對歷史數(shù)據(jù)的利用程度，為進一步市場分析提供數(shù)據(jù)基礎和決策支持，也為公司輔助材料的預算在數(shù)量、金額上提供了數(shù)據(jù)支持。

3.規(guī)范內(nèi)部控制制度是確保ERP實施的前提。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標，必須建立起一整套內(nèi)部控制制度，以保證企業(yè)經(jīng)濟的有序發(fā)展。ERP的實施需要有完善的內(nèi)控制度作為依托，同時ERP的實施也是內(nèi)控制度得以完善的基礎，兩者相輔相成。通俗的講，ERP實施的過程，也是企業(yè)規(guī)范操作流程、實施流程再造的過程，它是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要許多部門的直接參與，需要各個相關的業(yè)務部門進行充分有效的溝通，并對現(xiàn)有的工作流程進行或多或少的改變，使各部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)保持準確性和一致性。

4.合理的比質(zhì)比價、詢價功能，確保物資的價格和質(zhì)量，同時對完善現(xiàn)代企業(yè)制度也起到了一定的作用。比如過去企業(yè)采購按合格供應方采購，但當合格供應方情況發(fā)生變化，而雙方溝通又不及時時，給企業(yè)的物資采購帶來不利。而ERP提供的供應商的信譽維護、檔案管理及物資采購相關部門的審核功能、審批權限，嚴格了采購制度。企業(yè)的各相關部門可直觀地對數(shù)據(jù)進行比較、分析，確定合理的價格及供應商，有利于采購管理中實現(xiàn)采購策略的多樣性，針對不同的物資采用不同的采購策略，保證了企業(yè)降低采購成本，節(jié)約支出。

5.會計人員的工作重心由核算向財務管理轉變。企業(yè)實施ERP管理以后，會計人員可以從繁瑣的記帳、算帳工作中解脫出來，工作重心也從核算型向管理型轉變。會計人員從以往對數(shù)字的計量與紀錄，轉向對信息的加工、再加工、深加工，為企業(yè)提供財務咨詢及分析，在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮更大的作用。

（二）在資產(chǎn)管理上的作用1、物資管理信息實現(xiàn)了實時共享，加強對全公司各類物資需求的調(diào)度，杜絕物料需求計劃不準確、采購部門盲目采購的情況，規(guī)避了采購風險。同時，所有的庫存材料信息都在系統(tǒng)中有所反映，能隨時查詢輸出。

2、ERP的實施完善了公司輔助材料的業(yè)務處理流程，把采購業(yè)務、庫存業(yè)務與會計核算有結合成一個有機的整體。由采購員編制采購計劃單，輸入發(fā)票及入庫單信息，貨到后由倉庫保管人員驗收并在系統(tǒng)中確認入庫。倉庫的驗收入庫數(shù)據(jù)可以給采購到貨分析提供基礎，同時也給會計核算的應付、實付提供了依據(jù)。實現(xiàn)了庫存管理、計劃管理、采購管理一體化的目標。

3、強化庫存日常事物管理，重視庫存成本，實現(xiàn)最佳庫存儲備。各項庫存物資的收、發(fā)、存都處于實時監(jiān)控中，有利于及時發(fā)現(xiàn)問題，管理者可直接分享相關數(shù)據(jù)、從不同角度去讀取信息，更及時全面的對庫存物資進行調(diào)控。

（1）驗收入庫管理：物料入庫包括采購入庫、分公司加工入庫、分公司退料等形式，ERP系統(tǒng)將采購單、入庫單結合起來，對到貨、計量、質(zhì)檢、評價、入庫進行有效控制，使采購結算、質(zhì)量控制、入庫管理協(xié)同工作。

（2）領料管理：系統(tǒng)要求對領料的用途作出嚴格區(qū)分，并將加工業(yè)務所領用的物料數(shù)據(jù)傳遞給成本管理模塊，使領料單的功能在系統(tǒng)中得以進一步的細化。與原來的人工分配料單相比，大大減輕了勞動力，縮短了單據(jù)的流轉時間，提高了數(shù)據(jù)的及時性、準確性。

（3）庫存更新管理：所有的出、入庫操作都會影響到庫存數(shù)據(jù)，系統(tǒng)在月底按照企業(yè)財務制度規(guī)定的庫存核算方式計算出庫價格，更新庫存金額。

（4）庫存查詢：庫存數(shù)據(jù)是企業(yè)各個部門查詢最多的信息之一，ERP管理可實現(xiàn)多個部門的同時查詢，并按需要計算平均值、求和等。

（5）材料明細核算：由于總帳系統(tǒng)僅核算到原材料的二級分類，不可能也不必要對每一種具體的物料進行詳細核算，而物資管理系統(tǒng)對每一種物料進行了明細核算，材料明細帳可以在計算機系統(tǒng)中儲存，并提供給各個部門查詢。

4、提高業(yè)務效率，使業(yè)務管理規(guī)范化，減少企業(yè)隨著經(jīng)營的日益擴大而面臨的各分公司政策難于統(tǒng)一的難題�；�礎數(shù)據(jù)關系到整個企業(yè)的信息流轉能否通暢，系統(tǒng)將一些非常重要的基礎數(shù)據(jù)，如單位編碼、物料編碼等進行了統(tǒng)一，訂單輸入、提交、審核、入庫、出庫、退貨等以工作流方式自動傳遞，避免了重復抄寫和錄入的失誤，保證了實物資產(chǎn)收、發(fā)、存的正確性、及時性，也為保證帳實相符奠定了基礎。

5、系統(tǒng)對各種問題提前預警，可以解決庫存資金周轉慢及盲目采購的問題。包括超儲庫存告警、過期存貨告警等，能夠提醒企業(yè)及時處理材料物資的盤盈、盤虧、毀損、呆滯，杜絕新的不良不實資產(chǎn)的產(chǎn)生，為監(jiān)控實物資產(chǎn)的合理有效提供了參照依據(jù)，從而加強了會計監(jiān)督職能。

（三）在會計核算上的作用

1、ERP的實施改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境

實施ERP后，數(shù)據(jù)信息從源頭錄入，實現(xiàn)共享。會計部門選定所需信息，利用計算機完成基本的會計業(yè)務，同時還能利用計算機完成各種財務分析、編制各種報表，原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項，現(xiàn)在可以集中在一個部門甚至一個人完成，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能。

2、ERP系統(tǒng)改變了會計的業(yè)務處理方法和處理程序

傳統(tǒng)的會計工作環(huán)境下反映會計業(yè)務處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等，在ERP中作為基本會計資料的書面形式的資料減少了，每一項會計業(yè)務發(fā)生時，有關該項交易的相關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分由計算機自動完成。原來書面形式的各類會計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，會計的業(yè)務處理方法和處理程序變得簡單。

3、實施物資采購管理系統(tǒng)可以將控制力度加強到每一筆業(yè)務。

由于客戶最初的信息資料由對客戶最熟悉的業(yè)務員錄入，使應付帳款客戶竄戶、重復開戶的概率降到最低，對應付帳款帳齡分析、欠款分析及與客戶對帳均可達到最佳狀態(tài)。材料入庫時，原材料明細與在途材料明細一一對應，在途材料構成、庫存材料構成一目了然，降低了采購風險，有利于加強對業(yè)務員的考核。

實施企業(yè)資源計劃（ERP）是中國企業(yè)順應歷史潮流，走向世界市場的必然趨勢。從眾多ERP管理成功的案例及物資管理系統(tǒng)在我公司小范圍的試運行來看，ERP的實施是企業(yè)由傳統(tǒng)管理向信息化管理轉變的必然選擇，作為一個有著五十多年歷史并且在發(fā)展中不斷做大做強的企業(yè)，ERP管理更是企業(yè)提升市場競爭力和網(wǎng)絡管理能力，進行國際化競爭的現(xiàn)實需要。但是，ERP的實施并不是一蹴而就的，它給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題。首先是觀念的轉變，新舊觀念碰撞以后將是艱難的磨合；其次是制度的改變，企業(yè)原由的內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后了，原有的業(yè)務流程和業(yè)務習慣由計算機技術進行整合后，矛盾和沖突不可避免。再次是員工的素質(zhì)和態(tài)度、知識的更新、熟練掌握信息和網(wǎng)絡技術的能力問題，其所引伸出來的是崗位轉換和人員職能調(diào)整的重任問題等等。這些都有待在實施中加以解決。我相信，只要思想上重視，組織上落實，流程上切實，ETP物資管理系統(tǒng)會在公司的企業(yè)管理中發(fā)揮巨大的作用。

擴展閱讀：ERP中物料管理導論

物料管理導論

國民生產(chǎn)總值:指在一定時間內(nèi)國家生產(chǎn)的商品和服務之產(chǎn)出.商品多為有形之實體如計算機,大白菜,洋蔥等,服務多為一些有用的職能體現(xiàn),如銀行,依法行政,喝可樂之服務,無形之服務必須以有形之職能為載體,如ERP軟件與ERP應用實施.

國家財富:一個國家的國民生產(chǎn)總值。但國民生產(chǎn)總值高并不代表國民富有。

產(chǎn)值、國家財務之來源：對資源進行轉化。如從山西采煤、將煤粉碎、將煤運輸?shù)轿魃健⑽魃綄γ哼M行堆放、西山發(fā)電廠購煤發(fā)電、發(fā)的電輸送到供電局、供電局分配到供電站、供電站分配給居民。這中間的每一步都是資源轉化的過程。

資源：以某一種形式（多數(shù)為天然）存在，可通過轉化[加工、培訓]后使企業(yè)獲得附加值的一切物質(zhì)存在[在我心目中，也包括人]。

制造：對資源進行轉化[加工]的過程，生產(chǎn)為同一意企業(yè)：行駛資源轉化過程的功能系統(tǒng)集合系統(tǒng)：具有同一目標的松散或緊密個體的集合

企業(yè)為了從資源和對資源加工的過程中獲聚最大的價值，就有必要設計一套有效的資源轉化體系。這一套轉化體系一定是在當時環(huán)境之下的有效體系。一定是在適當?shù)臅r間內(nèi)投放適當?shù)馁Y源并對投入進有效的控制。

企業(yè)之環(huán)境政府經(jīng)濟客戶質(zhì)量

訂單資格要素

一個企業(yè)要在市場上生存，必須在價格、質(zhì)量、交付、支持[政治]這樣一些基本因素，這些因素是企業(yè)獵獲訂單的基本條件，統(tǒng)稱之為訂單要素。也就是企業(yè)的產(chǎn)品必須在當時環(huán)境下，居有某一特性可被使用者接受的特性

訂單獲得要素：但是，使用者考慮并不代表購置，所以，企業(yè)必須就訂單資格中的要素進行強化，使得應用者考慮購置自己的產(chǎn)品，這些強化，可以是服務、價格、品質(zhì)等，使使用選擇產(chǎn)品的特征就是訂單贏得要素。

企業(yè)之生產(chǎn)戰(zhàn)略

全球一體化造就的是成熟企業(yè)和國家向發(fā)展中、計劃發(fā)展中、蠻荒之地傾倒一切。

全球一體化使得企業(yè)不得不考慮以市場為導向

以市場為導向的企業(yè)以專注于滿足或是超越應用者的期望而擁有訂單贏得要素，在此情況下，企業(yè)必須針對當期情況制定企業(yè)擁有訂單嬴得要素的發(fā)展、穩(wěn)定、壟斷之方式[所謂戰(zhàn)略]

交付期從供應商來看，交付期是貨到應用者手中的時間。而從應用者來看，交付期是我付錢開始到能正常穩(wěn)定應用的時間。為實現(xiàn)將產(chǎn)品交到應用者手中，企業(yè)可以以：按訂單設計：產(chǎn)品需要特別定制

訂貨型生產(chǎn)：標準構件，獲得應用者的訂單后開始生產(chǎn)

按訂單裝配[ATO]：產(chǎn)品由標準件構成，企業(yè)按客戶訂單情況儲存部件，在獲得訂單后進行組裝。

備貨生產(chǎn)：按魚期市場或企業(yè)的市場份額生產(chǎn)產(chǎn)品，然后再對產(chǎn)成品進行銷售

供應鏈：資源從一個實體流向另一個實體，并在某一個實體中進行一系列轉化，最終到達應用者手中的這一過程叫供應。在這個過程中不同的實體因為協(xié)同的原因而有著不同程度的參與，就像鏈條一下，一環(huán)緊扣一環(huán)，故叫供應鏈。供應鏈特點：

供應鏈包括提供產(chǎn)品或服務給最終客戶[應用者]的所有活動和流程供應鏈可以將任何數(shù)量的企業(yè)聯(lián)系在一起供應鏈上的企業(yè)都需要獲得自己的位置和收益一個客戶榀能是另一客戶的供商，所以在整個供應鏈條中，存在多供商/多客戶關系[三角債來源之一]產(chǎn)品或服務流向客戶，其設計和需求信息通常是反而行之，產(chǎn)品－供商－客戶供應鏈

供應鏈無處不在。

供應鏈關系決定著用戶的采購和應用方式。反之亦然。供應鏈之歷史背景企業(yè)發(fā)現(xiàn)他生產(chǎn)的產(chǎn)品或服務與客戶的期望不一致企業(yè)發(fā)太多精力與供應商、客戶進行博奕供應鏈概念之發(fā)展IT技術在生產(chǎn)管理中的應用市場全球化JIT思想的全球應用時毛之趨勢客戶[應用者]對產(chǎn)品的要求發(fā)生改變

傳統(tǒng)方式的沖突

改革開放之前：在供應體系中，進銷存分配在不同部門有著不同分工、部門職能面向不同領導、不同部門努力實現(xiàn)部門目標、為了達成部門目標不西損害整體利益從而使得實體運行成本增加為了獲得最大利潤，一個公司至少要有：最好的客戶服務最低的生產(chǎn)成本最低的資金積壓[最低的庫存投資]最低的供應成本

從而導致生產(chǎn)、市場、供應財務部門之沖突。解決沖突的辦法就是以供應鏈為骨架，以最優(yōu)成本送達客戶為目標，協(xié)調(diào)、平衡職能部門的沖突。

所以我們需要改變，詳細改變，后敘。

物料管理：對物料進行管理。為了應對供應鏈之變革，企業(yè)需要一個專門的部門負責物資從供應商到生產(chǎn)再到客戶的流動，通常這一職位的名稱是物料管理他包括生產(chǎn)計劃、物料控制、物料流動管理[物流管理]

理論上，但銷售價格一定時，想要獲得同等收益，在物料成本中降低是最有效的辦法。另外，中國的人工開始上漲，而產(chǎn)品價格不漲

在制品：構成產(chǎn)品的一部分，需要對期進行加工的物料。

生產(chǎn)計劃與控制生產(chǎn)計劃執(zhí)行控制庫存管理

生產(chǎn)計劃與控制系統(tǒng)產(chǎn)品描述產(chǎn)品規(guī)格生產(chǎn)設備生產(chǎn)方式生產(chǎn)時間產(chǎn)品數(shù)量

實體供應[配送]體系運輸配送庫存?zhèn)}儲包裝物料搬運訂單管理物料管理是一種平衡行為，其目的就是為了按客戶的要求完成交付并且約束以最低之成本

供應鏈衡量指標最低成本

最快速度最優(yōu)利潤邊界協(xié)作交流溝通改進丫頭購菜之案例：

材料Item薯粉魚片豆芽豆腐上海青雞翅面醬雞胗洋蔥土豆玉米大白菜蘑菇西紅柿桃子黃瓜韭菜餃子皮肉末芹菜合計菜譜

Cost$2.80$9.80$0.80$2.70$0.90$4.00$3.60$2.90$1.00$1.00$1.00$3.00$3.00$3.00$2.00$1.70$1.00$4.00$4.00$2.00$54.Item水煮魚鹵雞胗雜醬面三鮮餃子洋蔥蘑菇白菜卷玉米蘑菇燉雞翅Note:有些輔料及蔬菜由之前積累所得[輔助料]問題：一、是在同一家購菜嗎二、共花了多少時間三、能不能每周購一次菜，為什么四、可不可以把材料欄中的菜名全換掉？購的菜和菜譜有什么關系？五、是先有菜譜再有菜，還是先有菜再有菜譜？六、是否做菜要用的，此次全部購買了？

歡迎其他朋友加問題。

Cost薯粉，魚片，豆芽，豆腐，青菜雞胗，其他輔佐醬料面醬，山東拉面，豬肉，青菜餃子皮，肉末，韭菜，蝦仁洋蔥，蘑菇白菜，黃瓜，胡蘿卜零食，微博即刻雞翅，蘑菇，輔料若干

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