秘書工作

秘書（公益型）

工作描述：

秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負責掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機構(gòu)或部門負責人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；收發(fā)與回復(fù)日常郵件；

撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；會談、會務(wù)安排；安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作；將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔；接待訪客；

采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。

秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個部門或機構(gòu)的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。

核心競爭力：

知識要求：一般情況下，企業(yè)要求秘書具備中文或行政專業(yè)大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務(wù)會計等基本知識，并有一定的外語基礎(chǔ)。

技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化設(shè)備，在授權(quán)范圍內(nèi)有一定的預(yù)見能力和判斷能力。經(jīng)驗要求：具有一年以上相關(guān)職位的工作經(jīng)驗，對所在行業(yè)和企業(yè)狀況有所了解。職業(yè)素養(yǎng)：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。

職業(yè)現(xiàn)狀：

秘書職業(yè)向來是職場上供需兩旺的人才需求熱點，據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國的秘書從業(yè)人員達2300萬人。隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內(nèi)參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。

風險與回報：

秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關(guān)鍵。據(jù)權(quán)威部門統(tǒng)計，80%以上的秘書月薪在3000元以下，月薪在50008000元之間的秘書有4.31%；月薪在8000以上的秘書只有2.02%。

職業(yè)趨勢：

發(fā)展路徑：做秘書得先有“秘書證”，國家勞動和社會保障部將秘書職業(yè)資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書。要求秘書持證上崗。轉(zhuǎn)型機會：根據(jù)秘書的知識結(jié)構(gòu)和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調(diào)能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工作。

職業(yè)典范：

每一個成功者的背后都有一個默默耕耘、辛苦工作的秘書，他們的名字往往不被人們所關(guān)注和提起，千尋萬覓，終于找到一個，她就是世界首富比爾蓋茨的秘書露寶，比爾蓋茨曾說“微軟的成功有她的一份功勞”。參考資料：職場網(wǎng)

秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì)（一）、基本素質(zhì)

1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2、心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3、思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構(gòu)里工作，應(yīng)當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹慎為好�。ǘ�）、業(yè)務(wù)素質(zhì)

1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。

2、實踐經(jīng)驗：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學習。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。（詳見“四”）（三）、文化素質(zhì)

1、社會科學學好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之：塞北一天一地一圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。

2、自然科學：仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關(guān)知識，如機械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平時要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

（四）此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。

但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。

四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河:你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實可行的方法。工作藝術(shù)：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法,順利地完成工作任務(wù)，同時給人以美的感覺和享受。

作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應(yīng)該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點：1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間；與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系；與當事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系；與有關(guān)部門的關(guān)系等。

在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會欣賞這種人。對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。

====================================================================當好秘書的絕活

秘書這個行業(yè)讓很多人羨慕,卻又讓很多人望而卻步,因為這個職業(yè)的性質(zhì)決定了要和老板直接接觸,稍有不慎就可能會惹“老虎”發(fā)威.下面是幾位“先行者”對于如何做個好秘書的經(jīng)驗之談,相信會給想做秘書的朋友們一點幫助！全能秘書的全部內(nèi)涵Monica年齡：28歲任職：4年傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,而我想澄清的是這是一種認識上的誤區(qū).目前外資企業(yè)越來越多,秘書是一個企業(yè)運作管理中不容忽視的環(huán)節(jié).所謂“行行出狀元”,我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì).現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”秘書.首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語通常指英語,這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現(xiàn)代化機器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,尤其是電腦.其次,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書也不例外.平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件,保守秘密就顯得分外關(guān)鍵.另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時,我們要處理一些文件,有時需要立即替他批復(fù).所以一個好秘書,除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外,還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機應(yīng)變的能力.這些有時候需要多年的鍛煉和培養(yǎng).所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經(jīng)歷.最后,要講究公私分明.千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的.溝通最重要Jessy年齡：22歲任職：1年時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細心、謹慎、考慮周到.除此之外,秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重.而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力.我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室,但是客戶們一進門先瞅見我,形象當然很重要.其實不用穿得很時尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系.領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個平衡點,正確傳達領(lǐng)導(dǎo)的意思表示,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾.做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù),其實還要求人員有較廣的知識面.在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費用,說得難聽點有點“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面.現(xiàn)在我也習慣了這些事務(wù),總結(jié)了一套經(jīng)驗技巧,這也是一種溝通的能力.小心那些潛在的危機艾小姐年齡：26歲任職：3年我曾經(jīng)在一家公司做文秘,老板是個臺灣人.工作辛苦點就算了,最怕上司是個好色的半老頭.當我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時,深覺女秘書不好當,特別碰著這么一個上司,自己再怎么端莊嚴謹,有時候也很無奈！上司不好伺候,更不好得罪,那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威脅,要么就被炒魷魚.我不會因為想保住工作而失去原則,畢竟我知道我是為了什么而工作,所以我開始暗地尋找機會跳槽.一個月后,我就遞交了辭呈.現(xiàn)在我的老板是女的,讓我安心許多.我的工作重心是安排一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財務(wù)或者人事方面的報告、有時候幫老板做一些決定.但也有煩心之事,我這個女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣,通常情況而言,往往與工作有關(guān).我又一次意識到：萬一在老板心情不好時處理不當,要么使老板小看你,要么激化雙方的矛盾,后果都不好.然而,這還是有辦法避免的.我必須學會察言觀色,同時提高工作能力和辦事效率。

=================================================高級秘書應(yīng)具備的素質(zhì)享受高薪、上寵下舉的高級秘書無疑備受職場女性的青睞。隨著各類中外秘書證書蜂擁而至，很多初級秘書會認為考證是攀登高峰的唯一捷徑。然而，經(jīng)驗告訴我們，理論知識固然重要，實踐經(jīng)歷和敬業(yè)精神更是不可或缺的兩項法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質(zhì)：

1、高效的工作能力。

能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應(yīng)各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

2、善于人際溝通。

秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關(guān)系和公司的動作，秘書應(yīng)該用溝能的藝術(shù)，化解上下級之間的尷尬和猜疑。

3、有外交家的平衡術(shù)。

躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應(yīng)對，能把握各種利害關(guān)系，找到一個最佳平衡點。

4、能擔當重要責任。

高級秘書負責各領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領(lǐng)導(dǎo)最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張弛有度，深入了解領(lǐng)導(dǎo)的喜好是有用的護身符。

5、有良好的社交能力。

熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關(guān)的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關(guān)系。這時公關(guān)技巧的運用是必不可少的。

此外，服務(wù)于不同的行業(yè)，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務(wù)所需要懂得相關(guān)法律知識的秘書，而商務(wù)公司中又需要有良好的商務(wù)談判能力和協(xié)調(diào)能力，最好還能具備企業(yè)管理知識、財務(wù)知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經(jīng)驗的累積，因此一般年齡在30-40歲左右的女性是最合適的。

擴展閱讀：秘書工作內(nèi)容

秘書工作內(nèi)容

秘書人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)以及日常事物，并為決策以及實施提高服務(wù)的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。

一、商務(wù)溝通

（一）接待工作

1.全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準備。

2.熟悉接待工作的內(nèi)容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。

3.做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。

4.了解來賓宴請工作的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。

5.送別來賓的時候，應(yīng)該為來賓預(yù)定返程票，安排好返程交通工具。

(二)溝通與協(xié)作工作

1.運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人有效溝通。

2.組織和引導(dǎo)團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。

3.及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。

（三）商務(wù)談判

1.掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。

2.布置商務(wù)談判現(xiàn)場，營造融洽的商務(wù)談判氣氛。

3.做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。

二會務(wù)管理

(一)會議籌備

1.科學準確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格、和標準

2.合理地擬定會議議程、日程和預(yù)算經(jīng)費。

3.掌握選擇會議場所的程序，選擇并預(yù)定合適的會議場所。

4.掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場。

5.及時通知與會人員，準備會議文件和制作會議證件。

6.安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。

(二)會議溝通與協(xié)調(diào)

1.掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務(wù)工作

2.運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成。

3.做好會議保衛(wèi)、保密工作。

4.組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果。

5.及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進行

（三）會議善后

1.做好與會人員的返程安排

2.檢查清理會場和整理會議文件。

3.傳達會議決議，撰寫會議總結(jié)和結(jié)算會議經(jīng)費。

4.評估會議效果

三商務(wù)活動管理

（一）商務(wù)活動

1.安排會見、會談

2.組織和協(xié)調(diào)大型商務(wù)活動以及安排與會人員參加文娛活動

2.掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會。

4.安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。

（二）商務(wù)旅行

1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂周密的出行計劃，為其準備旅行時攜帶的物品

2.做好票務(wù)預(yù)定、旅行住宿的安排和辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)等事務(wù)。

3.為大型團隊商務(wù)旅行擬定旅行計劃。

四辦公室的管理

（一）辦公環(huán)境管理

1.合理設(shè)置辦公室的布局

2.布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設(shè)備。

3.維護責任區(qū)整潔的工作環(huán)境

4.應(yīng)對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理

（二）辦公資源管理

1.采購、調(diào)配和利用各類辦公資源

2做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作

3參與政府采購管理和招標工作

（三）辦公效率管理

1.制訂科學的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務(wù)。

2.科學的為領(lǐng)導(dǎo)和自己編寫工作日志，提高工作效率，進而推進各項目標的順利完成。

五、信息與檔案管理

（一）信息管理

1.運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的手機領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種信息。

2.掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進行處理。

3.運用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。

4.熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作

5.熟悉執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。

6.掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。

（二）檔案管理

1.掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應(yīng)立卷歸檔的文件材料

2.熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。

3.了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進行科學的鑒定。

4.掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全

5.掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具

6.運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務(wù)。

六．日常辦公事務(wù)處理

（一）文書處理

1.熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作

2.科學做好文書的清退和傳遞工作

3.掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質(zhì)量，進而提高檔案的質(zhì)量

4.掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作

5.掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進行焚毀。

6.掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書

（二）其他事務(wù)

1.運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理。

2.掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務(wù)。

3.掌握零用的管理方法和報銷手續(xù)

4了解值班工作的內(nèi)容，加強值班工作的標準化管理。

七．常用事務(wù)文書寫作

（一）行政事務(wù)文書寫作

掌握公告、通知、通報、請示、批復(fù)、命令、指示、計劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務(wù)文書的書寫格式與寫作要求。

（二）公關(guān)禮儀文書寫作

掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。

（三）涉外經(jīng)濟類文書寫作

掌握經(jīng)濟于此報告、市場調(diào)查報告、業(yè)務(wù)合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求

八商務(wù)禮儀

（一）個人禮儀

掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求

（二）日常交際禮儀

掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。

（三）涉外商務(wù)禮儀

掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務(wù)禮儀要求。

秘書人事工作容明1.制定、執(zhí)行公司人力資源規(guī)劃；2.制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事管理制度；

3.招聘：制定招聘計劃、策劃招聘程序、組織招聘工作；安排面試、復(fù)試、綜合素質(zhì)測試；

4.績效考評：制定考評政策、統(tǒng)計考評結(jié)果、管理考評文件、做好考評后的溝通工作、不合格員工的辭退；

5.激勵與報酬：制定薪酬政策、晉升政策；組織提薪評審、晉升評審；

6.公司福利：制定公司福利政策、辦理社會保障福利；7.人事關(guān)系：辦理員工各種人事關(guān)系的轉(zhuǎn)移；

8.教育培訓：組織員工崗前培訓、協(xié)助辦理培訓進修手續(xù)；9.與員工進行積極溝通，了解員工工作、生活情況。

如何做好秘書工作的幾點體會

綜合科鄭曉鋒

今天能站在這個神圣的講臺上傾吐心聲，我感到很榮幸，心情也非常激動，十分感謝政府辦公室領(lǐng)導(dǎo)給我這次機會向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，與各位同志進行學習交流。下面結(jié)合自己的工作實際向各位領(lǐng)導(dǎo)和同志們匯報一下如何做好秘書工作的幾點粗淺體會。有不當之處，請領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評指正。

作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，在近二年的時間里，在各位領(lǐng)導(dǎo)和同志們的鼓勵、支持和幫助下，我學到了很多、也提高了不少。可以說秘書工作是個鍛煉人的崗位，它要求秘書人員必須具有較高的綜合素質(zhì)和能力。我認為主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，秘書人員應(yīng)具備三方面的基本素質(zhì)

一是先做人，后做事。從小處說要完成一項工作，從大處說要成就一番事業(yè)，必須先具備做人的優(yōu)秀品質(zhì)。先做人后做事，是從主次地位角度來說的，先做人、后做事兩者是辯證統(tǒng)一的，應(yīng)該把兩者統(tǒng)一起來，看成是同一過程不同層次或方面。作為秘書人員，只有在做事的工作過程中見賢思齊、從善如流，才能夯實做人的基礎(chǔ)，從而才能把事情做好。做到辦事扎實，待人誠實，為人樸實。

二是敏于事，慎于言。敏于事即要手勤、腿勤，具有敏銳的洞察力和政治鑒別力，設(shè)想周到，能起到拾遺補缺的作用。慎于言即一定要以高度的責任感管好自己的嘴，不該問的不問，不該講的不講，工作中不能夸夸其談，言過其實。要做到言之有物，言之有據(jù)，言之有理，言而有信。

三是博學不窮，篤行不倦。是否勤于學習、善于學習，學以致用是決定秘書工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素。人的一生就是一個不間斷的學習和實踐的過程。中國有名古話講，“博學之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之，”只有這樣才能適應(yīng)新形勢對秘書工作越來越高的要求。

第二，秘書人員應(yīng)具備三種基本能力

一是較高的文字水平。秘書人員工作中的一個重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作。所以，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實的內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員要加強寫作實踐，熟練掌握各類公文特點、寫作要求和語言表過技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。在這一點上，雖然到政府辦公室以來一直刻意的注重提高，但離領(lǐng)導(dǎo)的要求還有很大差距。今后會更加努力提高此方面的能力。

二是較強的組織能力。根據(jù)職責的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類會議和活動，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學的組織管理能力，就無法把工作做好。所以，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和領(lǐng)導(dǎo)是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀點，統(tǒng)籌安排工作。剛接觸秘書工作時，由于工作的不熟和閱歷的欠缺，經(jīng)常有一種手忙腳亂的感覺，有點力不從心。在各位領(lǐng)導(dǎo)和同志們的幫助下，我在此方面有所改善。我認為，提高組織能力，向領(lǐng)導(dǎo)和身邊的同志學習比向書本學習更直接、更有效。

三是廣泛的社交能力。當前社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識�？梢圆┎杀婇L，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本。這樣在實際工作中才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)當好參謀助手。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，雖然是公事公辦，介社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

第三，秘書人員應(yīng)具備五種良好的工作作風一是忠于職守，自覺履行各項職責。各行各業(yè)的工作人員都要忠于職守，熱愛本職。這是最基本的職業(yè)要求和良好的工作作風。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項工作職責，認真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項工作。要有強烈的事業(yè)心和責任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。

二是服從領(lǐng)導(dǎo)，當好參謀。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀和助手，應(yīng)當嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是，別出心裁，是職業(yè)道德所不允許的。個人的積極性、創(chuàng)造性只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮。不能用個人不成熟的想法，去影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作及決策。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學化的今天，尤其要求秘書人員改變以往辦事即是稱職的觀念，要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的秘書人員的新觀念。

三是兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。秘書人員的工作性質(zhì)，要求其埋頭苦干，決定其工作主要是實干。秘書工作要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干。要具體而緊張的工作中，要腳踏實地，不計個人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

四是謙虛謹慎，辦事公道。熱情服務(wù)，謙虛謹慎，這是秘書人員應(yīng)具有的工作作風和良好美德。不能因為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡，自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，而不是命令式的開展工作。要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。辦事公道正派。對領(lǐng)導(dǎo)對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各職能部門服務(wù)、為群眾服務(wù)當作自己的神圣職責。

五是恪守信用，嚴守機密。恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信、行必果。一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇有變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密，是秘書人員職業(yè)的最基本要求，也是必須具有的工作作風。自覺加強保密觀念也是秘書人員必須遵守的職業(yè)道德。

六是實事求是，勇于創(chuàng)新。要堅實事求是的工作作風，一切從實際出發(fā)，理論聯(lián)系實際，堅持實踐是檢驗真理的唯一標準。秘書工作的各個環(huán)節(jié)都要求準確、如實地反映客觀實際，從客觀存在的事實出發(fā)。在工作中，切忌主觀臆斷、捕風捉影，分析問題必須從客觀實際出發(fā)，既不惟領(lǐng)導(dǎo)是聽，也不惟“本本”是從。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書人員更應(yīng)具有強烈的創(chuàng)新意識和開拓精神。勇于創(chuàng)新，要求不空談、重實干，在思想上是先行者，在實踐上是實干家，不斷提出新問題，研究新方法，走出新路子。

辦公室行政秘書工作內(nèi)容與責任A、打字速度權(quán)重30%

以每分鐘60個單詞的速度按照適當?shù)母袷綔蚀_的將來自以下各個方面的指令打印成文件：口頭指示、錄音內(nèi)容、手寫筆記或正式筆記、總經(jīng)理的手寫材料、手寫會議紀要等；打印通知、會議議程、工作日程和其他以下內(nèi)容材料；打印商業(yè)協(xié)會調(diào)查；匯總和打印經(jīng)營報告和其他各種報告、包括文本和表格；打印從報刊在職上摘選下來的文章；整理和打印信件、備忘錄、問家副本以及其他要求打印的文件；B、接待權(quán)重25%

當面或通過電話核定已經(jīng)簽訂的合同，熱心地幫助來電話者和來訪者；回答打進來的電話，轉(zhuǎn)達消息、提供信息或?qū)㈦娫捓�行轉(zhuǎn)給某人；接待來訪者，提供信息或直接將客人引到相應(yīng)的辦公室或個人處；作為主人在客人等待期間提供臨時服務(wù)；操縱自動應(yīng)答設(shè)施；與來電話者及來訪者保持一種合作的態(tài)度C、計劃安排權(quán)重20%

對工作日程驚醒有效管理、包括對約見、會議、旅行以及其他此類活動的安排；對工作日程進行安排；為總經(jīng)理、董事會成員和其他人員約見會面人員；為辦理出差補貼作好準備；協(xié)助進行年度會議的安排；為保證在職培訓計劃的實施，在房間內(nèi)、課間供應(yīng)相應(yīng)的服務(wù)；對組織各項設(shè)施的使用進行計劃安排；對外部發(fā)言人、咨詢專家等安排好交通、旅行以及相應(yīng)的費用；D、文件與資料的管理權(quán)重15%

創(chuàng)建賓個維護一個合適的文件管理系統(tǒng)，能夠按照要求迅速地放置和取出文件；制定文件空間分配計劃，分別在文件管理系統(tǒng)中為回函、會議記錄、報告、規(guī)定以及其他相關(guān)問家做出妥當?shù)陌才�；將資料放進文件夾中的適當?shù)胤剑粡奈募�夾中查找并取出需要的資料；對文件進行挑選、裝訂和剔除，在必要時進行文件匯總或銷毀；保存和保護某些重要文件；將文件資料整理成可直接使用的形式E、辦公室一般服務(wù)權(quán)重：10%

以一種受歡迎的方式和既定的程序來履行相關(guān)的辦公室職責；通過郵遞中心處理郵件、寄送文件和郵品；拆閱外來郵件并進行分送；對文件進行復(fù)制；掌握一定的現(xiàn)金；從相關(guān)的報紙和雜志中摘取與組織有關(guān)的文章；負責公告欄的書寫；完成其他預(yù)定的工作

相關(guān)秘書工作內(nèi)容

文章關(guān)鍵字：秘書時間：201*-03-24

秘書工作內(nèi)容

一、負責人事處文秘、公章管理。

二、開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào)動通知。三、負責各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作。四、負責本部門的信訪接待和日常事務(wù)工作。五、負責人事檔案和文書檔案的管理工作。六、協(xié)助做好人事統(tǒng)計報表的統(tǒng)計工作。

七、負責人事處網(wǎng)頁的維護和文件、表格的錄入工作。八、做好本部門計生、安全保衛(wèi)、保密等工作。九、完成處領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

公司的文員和文秘都做什么工作內(nèi)容？

而根據(jù)工作種類，文員又可以分為以下幾類。

一.財務(wù)文員就做好財務(wù)報表，工資報表，并負責打入各員工銀行帳號，并做好各項成本統(tǒng)計！

二.人事文員就負責考勤，出考勤表，以及管理人事檔案，并及時完成招聘任務(wù)。三.車間文員要負責產(chǎn)量報表的收集和錄入，并協(xié)助主管做好車間管理！

四.前臺文員要負責接待到廠訪問人員，并做到服務(wù)！以及安排住宿和客戶行程安排！

而文秘相對比文員要高一級別。。

文秘人員職責

1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定工作計劃和工作總結(jié)，協(xié)同督促各處室完成計劃、總結(jié)并收集歸檔。

2.草擬重要文件、公文，驗審學校有關(guān)文稿。3.負責有關(guān)會議的記錄、勤務(wù)工作。

4.編排學校周工作安排表，編集學校簡報，收集、編寫、上報學校信息材料。5.負責管理并辦理教職工資格證書、聘書、職稱資格證書、年度考核、專業(yè)技術(shù)呈報、聘用合同書、證書的簽定、換發(fā)、填寫、報批工作。6.負責收集、統(tǒng)計和管理職工業(yè)績考核、獎懲材料。7.負責公文登記、分送、處理和文書立卷歸檔工作。8.負責按要求填寫上報的各類報表。

9.按學校檔案管理要求做好文書檔案的分類、歸檔和保管工作。10.完成辦公室主任交辦的其他工作。

辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責：

1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。2.負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。3.做好會議紀要。

4.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。5.負責傳真件的收發(fā)工作。

6.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。7.做好公司宣傳專欄的組稿。8.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

9.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

10.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。11.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

12.社會保險的投保、申領(lǐng)。

13.統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

14.管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。15.接受其他臨時工作.

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