太原科技大學(xué)檔案館自查報(bào)告

檔案館工作總結(jié)

檔案館自06年成立以來(lái)在學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)下，本著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為師生服務(wù)的精神，團(tuán)結(jié)協(xié)作積極進(jìn)取，在檔案業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各方面都取得了比較大的進(jìn)展。檔案館于201*年5月8日正式成立，屬教輔機(jī)構(gòu)處級(jí)建制，與圖書館合署辦公。由學(xué)校副校長(zhǎng)分管。建立了全校的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)了檔案館對(duì)全校各系處（部）檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)職能檔案館�，F(xiàn)有職工7人，其中館長(zhǎng)1人、各部門職工6人。檔案館使用面積350余平方米，09年新建了150平方米的密集庫(kù)房，目前合計(jì)500平米，基本滿足了館藏空間的需要。主要工作

1、年度歸檔和日常性查檔服務(wù)工作

歸檔文件材料基本齊全、完整。檔案整理的質(zhì)量基本符合要求。按照分類方案進(jìn)行分類、組卷；檔號(hào)編制正確；裝訂整齊、卷內(nèi)無(wú)有金屬物；卷面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范；分類細(xì)致；案卷標(biāo)題擬寫簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。檔案存放排列有序，編號(hào)科學(xué)規(guī)范，庫(kù)房整潔衛(wèi)生。

具體來(lái)說(shuō)我館現(xiàn)存有太原科技大學(xué)綜合檔案共十大門類15300余卷，還有人事檔案2200余卷，學(xué)生檔案20370余卷，試卷檔案4000余卷，共計(jì)26570余卷，各種目錄100余冊(cè)。全年為校內(nèi)外，單位與個(gè)人提供查檔服務(wù)上萬(wàn)人次。

2、學(xué)校重大活動(dòng)的檔案保障工作

檔案館肩負(fù)著校內(nèi)、外的各項(xiàng)服務(wù)，對(duì)校內(nèi)職稱評(píng)定、教學(xué)評(píng)估、學(xué)生考研、出國(guó)、補(bǔ)辦畢業(yè)證、編寫校友通訊錄、更改校名、校慶、校舍翻修、查找各種憑證等提供了大量的重要依據(jù)。近幾年，查閱檔案的部門和個(gè)人逐年遞增，由于大家齊心協(xié)力、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、服務(wù)熱情周到，受到了學(xué)校各方面的一致好評(píng)。通過(guò)檔案利用的增多，增強(qiáng)了大家的檔案意識(shí)，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供了可靠依據(jù)發(fā)揮了積極作用。

201*年在迎接本科教學(xué)評(píng)估、07在學(xué)校申報(bào)博士點(diǎn),等重大活動(dòng)中,工作細(xì)致,服務(wù)到位,多次加班查檔及整理大量資料.為各相關(guān)部門提供了大量檔案資料,為全力配合與保障其他同志隨時(shí)待命,確保有隨機(jī)性任務(wù)能夠及時(shí)到位.能夠站在學(xué)校全局角度,不怕麻煩,工作不打折扣,做到在學(xué)校的重大活動(dòng)中既要按工作需求全力保障,服務(wù)到位,又使檔案原件在人員經(jīng)手多,周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)復(fù)雜情況下的無(wú)丟失,無(wú)損壞,確保檔案的安全。

3、加強(qiáng)管理，規(guī)范業(yè)務(wù)。

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，它的工作涉及到學(xué)校的方方面面，要

想做好檔案工作，必須領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)健全，有一套科學(xué)、規(guī)范的管理體制，同時(shí)，要建立一支高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍。我校于1995年成立了檔案工作委員會(huì)，并由學(xué)校副校長(zhǎng)分管領(lǐng)導(dǎo)，確定了各部門的兼職檔案人員34名。我館還建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)并制作了檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖，確保了檔案工作開展的順利進(jìn)行。我館還做到崗位分工，責(zé)任到人，并且制作了檔案工作的規(guī)章制度匯編并制成手冊(cè)下發(fā)到學(xué)校各系處（部）相關(guān)人員手中，人手一冊(cè)。加強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范。

進(jìn)一步完善和落實(shí)了檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),各類職責(zé)及各項(xiàng)工作制度；規(guī)范了業(yè)務(wù),全面執(zhí)行新的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；是進(jìn)一步加強(qiáng)和落實(shí)安全管理,對(duì)庫(kù)房安全工作進(jìn)行了重點(diǎn)檢查,及時(shí)更新,補(bǔ)充了新型滅火器,防潮(殺蟲)劑,要求每個(gè)同志都能掌握新型滅火器的使用方法;加強(qiáng)了對(duì)庫(kù)房溫,濕度的監(jiān)控.安全性符合檔案"十防"的工作要求。4、積極參加調(diào)研學(xué)習(xí),明確工作新思路

升館后,必須轉(zhuǎn)變思想,提高認(rèn)識(shí),以新的標(biāo)準(zhǔn)開展工作,才能符合學(xué)校對(duì)檔案工作的新要求.我們一是加強(qiáng)了與上級(jí)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的聯(lián)系和交流;二是通過(guò)網(wǎng)上了解全國(guó)一些特色高校檔案館工作開展情況,并對(duì)部分高校進(jìn)行實(shí)地調(diào)研.07年5月,檔案館派人到福建大學(xué),廈門大學(xué)等省內(nèi)外部分高校檔案館進(jìn)行了調(diào)研學(xué)習(xí),08年6月派人到大連參加全國(guó)高校檔案管理學(xué)習(xí)班，08年12月參加高校檔案協(xié)會(huì)的常務(wù)理事會(huì)，學(xué)習(xí)教育部第27號(hào)令制定的背景、意義和主要內(nèi)容,通過(guò)學(xué)習(xí)交流,開闊眼界和思路,了解掌握新的信息和動(dòng)態(tài),為檔案館今后的發(fā)展打下了基礎(chǔ)。

5、文檔一體化管理,檔案數(shù)字化,信息化工作逐步實(shí)施

文檔一體化,檔案數(shù)字化,信息化管理是近年來(lái)檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)和方向,為了更好的體現(xiàn)檔案館的服務(wù)宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案館設(shè)計(jì)并且完成了檔案館的網(wǎng)頁(yè)，力求拓寬服務(wù)領(lǐng)域。網(wǎng)頁(yè)也于09年正式試運(yùn)行，起到了宣傳檔案館作用的同時(shí)也提高了檔案查詢的效率，進(jìn)行了檔案知識(shí)的普查，如果能配合上檔案全面數(shù)字化，將大大提高檔案的利用率的同時(shí)保護(hù)原始檔案。拓寬檔案服務(wù)的領(lǐng)域，全方位立體式的方便檔案查閱者。

通過(guò)研究考察,將檔案管理軟件的引進(jìn)納入了工作計(jì)劃.目前正在積極開展工作,以選擇標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,推廣效果好的檔案管理軟件及相關(guān)配套硬件,同時(shí)也需要學(xué)校的大力支持，隨后逐步建立和充實(shí)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù),加快信息化建設(shè)步伐。主要業(yè)績(jī)

人事檔案201*年7月通過(guò)省組織部的審核驗(yàn)收合格，一次性通過(guò)，在全省高校中僅有幾家。201*年10月迎接了教育廳對(duì)全省檔案工作的檢查我校獲得優(yōu)秀，名列前茅。

我校的檔案工作達(dá)標(biāo)后，檔案工作逐步走上系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，全校教職工的檔案意識(shí)日益增強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不斷提高，檔案工作不斷強(qiáng)化，各部門材料基本上都能主動(dòng)向檔案部門移交，使檔案的收集難基本得到解決，檔案的利用逐年遞增，使檔案的利用在學(xué)校的教育、改革發(fā)展、管理、建設(shè)等方面發(fā)揮了重要的作用，檔案工作的規(guī)范化管理水平，促進(jìn)檔案信息資源更好地為高校的發(fā)展服務(wù)，使我們高校檔案工作能夠邁上一個(gè)新臺(tái)階。今后的方向

當(dāng)然我們的工作中仍然有不足。

1、兼職檔案人員變動(dòng)頻繁，給檔案的收集、整理工作帶來(lái)諸多不便。

2、理論提高不夠，在與兄弟院校交流中缺少重量級(jí)論文，檔案工作人員每天忙于工作，又加上經(jīng)費(fèi)少，很少有機(jī)會(huì)外出考察學(xué)習(xí)，造成工作人員理論提高不夠。在今后需加強(qiáng)學(xué)習(xí)，善于總結(jié)，提高理論水平，做好編研工作，力爭(zhēng)寫出高水平論文。3、檔案現(xiàn)代化管理工作需加強(qiáng)

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)信息化程度越來(lái)越高。目前學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化處于起步階段。一方面，學(xué)校需加大投入，另一方面，我們必須做好基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)管理，充分發(fā)揮各部處各單位積極性，相互支持，形成合力。只有提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，檔案的作用才能得以充分發(fā)揮，達(dá)到為學(xué)校改革和發(fā)展提供高水平服務(wù)的目的。

檔案工作平時(shí)默默無(wú)聞，也不引人注目，因此常常被忽略；但檔案工作又是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的起依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作。我檔案館工作者本著對(duì)學(xué)校高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，不計(jì)名利得失，默默工作著。今后的檔案工作規(guī)范化管理中，我館全館工作人員更要統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、腳踏實(shí)地、勤奮工作、不斷學(xué)習(xí)來(lái)提高自身素質(zhì)，認(rèn)真履行職責(zé)，盡快把我校的檔案館建成一個(gè)高效的、現(xiàn)代化管理的檔案館，為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。一流大學(xué)要有一流檔案，這正是我們科大檔案工作者的今后的奮斗目標(biāo)。

太原科技大學(xué)檔案館

201*年1月

擴(kuò)展閱讀：高校學(xué)生檔案室工作流程

學(xué)生檔案室工作流程

我校檔案館學(xué)生檔案室的主要職責(zé)是對(duì)在校學(xué)生的各類檔案材料進(jìn)行收集、整理、登記、歸檔并且為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞或存留等，同時(shí)要積極配合、銜接各部門的工作，負(fù)責(zé)與各個(gè)部門進(jìn)行檔案材料交接等。

檔案室工作人員大多是中共黨員，時(shí)常學(xué)習(xí)馬列主義理論，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家機(jī)密，熱愛(ài)檔案事業(yè)，終于職守，埋頭苦干；刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷積累了一定的檔案專業(yè)知識(shí)。

為了提高對(duì)學(xué)生檔案的管理水平，更好的為學(xué)生服務(wù)，我校學(xué)生檔案室工作嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家教育部頒發(fā)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》與結(jié)合我校實(shí)際情況指定的《太原科技大學(xué)檔案館管理辦法》等法規(guī)進(jìn)行辦理。

首先，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、學(xué)校保密制度，在確保檔案安全和國(guó)家機(jī)密前提下，負(fù)責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計(jì)和保管學(xué)生的各類檔案材料。歸檔的材料主要包括的高中檔案、高考檔案、黨團(tuán)材料、入學(xué)登記表、獎(jiǎng)懲材料、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、資格審查表、成績(jī)單、報(bào)到證（白聯(lián)）等。每年都是按照事先

制定的工作計(jì)劃、規(guī)劃有條不紊地展開工作，在檔案材料的收集、整理、分類、編號(hào)、上架保管等方面，按照便于保管、方便利用的原則和有關(guān)檔案管

理的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和排列，庫(kù)房對(duì)檔案資料做了明了的存放標(biāo)志。

努力做到檔案歸檔及時(shí)，整理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、并有完備、齊全的交接手續(xù)。并且定期總結(jié)，不斷完善歸檔制度，做到應(yīng)歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔

保存。

再者，必須維護(hù)檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復(fù)、保護(hù)等工作。檔案庫(kù)房時(shí)刻保持

干凈整潔，高度重視防火、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等隱患。

定期做好對(duì)檔案的收進(jìn)、移出，給類數(shù)據(jù)等的統(tǒng)計(jì)。并向有關(guān)部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

學(xué)校為檔案館引進(jìn)了數(shù)據(jù)庫(kù)并配備了相關(guān)辦公設(shè)備，我們制定了相關(guān)規(guī)章制度，合理利用并妥善保管各類設(shè)備，全體教師和勤工助學(xué)的學(xué)生加快步伐輸錄并及時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，努力做到檔案管理現(xiàn)代化，更好的方便學(xué)生及時(shí)、準(zhǔn)確的了解自己檔案的轉(zhuǎn)遞狀態(tài)和相關(guān)法規(guī)、政策等。（二）檔案移交接收手續(xù)

檔案材料移交時(shí)我們工作人員要與移交人共同清點(diǎn)，經(jīng)查對(duì)無(wú)誤，方才辦理登記與簽收手續(xù)。

檔案館要對(duì)檔案的收進(jìn)、移出，案卷數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。按照有關(guān)規(guī)定向有關(guān)部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。

1.日常接待咨詢和查詢檔案去向的各屆畢業(yè)生。

2.研究生入學(xué)考試成績(jī)下來(lái)后，接待前來(lái)登記轉(zhuǎn)檔學(xué)生進(jìn)行登記并認(rèn)真仔細(xì)核實(shí)該生的調(diào)檔院校地址。

3.不同時(shí)段做好接收全校省三好、省優(yōu)干審批表，院優(yōu)秀個(gè)人、五四評(píng)審表，校五四表彰個(gè)人評(píng)審表，優(yōu)秀畢業(yè)生評(píng)審表等材料。4.在前半年提前做好畢業(yè)生發(fā)檔前的準(zhǔn)備工作，負(fù)責(zé)給全體畢業(yè)生代表開會(huì)，講解轉(zhuǎn)檔的注意事項(xiàng)，上傳相關(guān)轉(zhuǎn)遞文件到校園網(wǎng)上，并且印制大信封，轉(zhuǎn)遞通知單等。

5.接收各院系送交過(guò)來(lái)的畢業(yè)生登記表，資格審查表，成績(jī)單，學(xué)年鑒定表，轉(zhuǎn)正黨員材料，報(bào)到證，雙學(xué)位畢業(yè)生成績(jī)表等。6.簽收教務(wù)處送交轉(zhuǎn)學(xué)，退學(xué)，休學(xué)，留級(jí)，等各種文件，并且按照文件要求逐一登記，及時(shí)按文件要求檔案到位。

7.結(jié)合就業(yè)指導(dǎo)中心對(duì)畢業(yè)生的派遣情況，制好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞詳表，內(nèi)容主要體現(xiàn)學(xué)生的姓名、班級(jí)、學(xué)號(hào)、檔案編號(hào)、檔案轉(zhuǎn)往單位、接收檔案部門所在地、機(jī)要號(hào)、日期等。同時(shí)，還要在派遣總表中找出申請(qǐng)保留檔案的學(xué)生，劃分出來(lái)另作存留。確保萬(wàn)無(wú)一失。

8.畢業(yè)生離校后，利用暑期開始將畢業(yè)生各類材料逐一歸檔并核查數(shù)遍，確保無(wú)誤今年共發(fā)送11屆畢業(yè)生檔案1135份，08,07,屆共計(jì)20余份。09屆畢業(yè)生剩余檔案326份，10屆畢業(yè)生檔案196份，為了能夠讓畢業(yè)生及時(shí)查詢到自己檔案信息，每次發(fā)出檔案后能夠及時(shí)錄入電腦中。

8.提前做好接收新生檔案材料的準(zhǔn)備工作，順利完成和各院系的檔案交接工作，共接收新生檔案1965份及時(shí)歸檔。負(fù)責(zé)給缺高考檔案的同學(xué)復(fù)印錄檢表裝袋

9.今年九月由于09級(jí)機(jī)自和成型專業(yè)的學(xué)生重新分班，根據(jù)教務(wù)處新分班名單，重新整理檔案849份。

10.學(xué)生檔案室整體輸錄機(jī)要交寄單，去機(jī)要局發(fā)送機(jī)要2391件。

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