一小時學會PPT——如何巧用圖表來表達您的成功思想

一小時學會PPT

如何巧用圖表來表達您的成功思想

華恒智信顧問：任藝

隨著商務交往越來越多，企業(yè)之間商務合作、下級向上級匯報工作都少不了使用PPT，如何能用最短的時間掌握PPT的商務表達技巧，成為很多成功人士渴望學習的必修之課。圍繞這個問題，筆者經過總結和回顧，分享一些方法給大家，希望能夠對讀者有幫助。

首先，我們要明確一個好的PPT有什么特點，這樣才能更好地學習。我們認為一個好的商務PPT有以下三個特征：一、好的PPT能夠準確表達撰寫者的核心思想；二、一個好的PPT能夠將所有題目連起來形成一篇精彩的文章；三、好的PPT干凈利落，沒有廢話。所謂好的PPT有一個核心思想指的是PPT準確反映了撰寫者的心聲，通過明確的數據和相關的論證，表達有深度的思想，讓閱讀者一看，“啊，想的真深刻��！”。其次，好的PPT能能夠將題目連貫起來，也就是將每頁PPT題目連起來念一遍，能否感到是一篇層次遞進、邏輯清晰的好文章，清晰的表達了撰寫者的觀點。最后PPT要“干凈利落”，表達內容絕無廢話，讓人讀起來，痛快淋漓，觀點清晰，論證嚴密。當然這些心得讓您先樹立起好的PPT的標桿樣子，這樣圍繞這個PPT的目標，結合自身的長項與短板才能更快地提高。

其次，如何做才能將您的PPT快速提升呢，華恒智信顧問公司經常為客戶提供專業(yè)的商務報告，總結出三點：

第一：報告準確表達你的觀點，只為你的目標客戶服務。

一定要避免APK綜合癥。其典型癥狀就是報告者更關心的是他把什么東西放到了圖表中，而不是聽眾可以從中獲取什么。使用圖表做報告，很多人都會犯一個通病，那就是我要把盡量多的信息都放到圖表中，圖表看似信息很多，但是卻因為使用了一系列根本無關和難以理解的圖表信息，反而使得圖表的價值大大降低。為了做好報告，我們前期的準備工作肯定是會采集大量的原始數據和信息，但是這些沒有經過加工的原始信息是雜亂無章的，是沒有多大意義和價值的。我們產生價值的地方，就是通過自己的思考，把這些雜亂無章的信息進行整合，提煉出有價值的東西，這才會是對方感興趣的東西。做報告，一定不是一味的“給予”，做報告是要給聽眾傳達信息，只有你傳達的是他想要獲取的信息和他最關心的信息時，才會起到更好的效果。因此，一定要首先想清楚對方想要聽的是什么。

第二，多用各種圖形、圖表來表達和印證你所要表達的觀點。

選擇圖表的邏輯順序是：在弄清楚聽眾感興趣的東西之后，首先要做的就是結合其關注點，決定自己想要表達的信息。然后根據信息來確定相對關系，進而確定恰當的圖表形式。（一）圖表的五種基本形式：餅狀圖、條形圖、柱形圖、折線圖和散點圖。（二）其中根據數據分析出的相對關系，最常見的類型一共有五種：

1.成分相對關系：顯示各部分占整體的比重，即每一部分所占的百分比。其所要表達的關鍵詞是：份額、百分比、預計將要達到的百分之多少。例如：201*年A公司的市場份額占到整個行業(yè)中的40%，主要采取的圖表表達形式是餅狀圖。

2.項目相對關系：顯示各項目的排列順序，我們想要比較事物的排列方法是差不多，還是一個比另一個多。其所要表達的關鍵詞是：大于、小于或者大致相當。例如：4月份A產品的銷售額相當于B、C兩個產品的銷售總和；在各項指標中，顧客滿意度排名第二。主要采取的圖表表達形式是條形圖。

3.時間序列相對關系：這是一種最為常見的相對關系，展示隨時間推移所產生的變化。即所占的比例或者額度隨著每年、每月、每天的變化趨勢是怎樣的。其所要表達的關鍵詞是：變化、增長、下降、上下波動等。例如：投資回報在過去的5年里急劇下跌；員工滿意度從201*年以來逐年提升。主要采取的圖表表達形式是柱狀圖和折線圖，更多時候是兩者的相互結合。

4.頻率分布相對關系：展示各有多少項歸入一組數值范圍之內，即各數值范圍內包含了多少個項目。其所要表達的關鍵詞是：從X到Y,集中、頻率與分布等。例如：某公司月收入從3000元到5000元有多少人。主要采取的圖表表達形式是柱狀圖和折線圖。

5.相關性相對關系：展示兩個變量的關系是否符合預期的模式。其所要表達的關鍵詞是：隨而增長，隨而下降，與有（無）關等。例如：訂單的大小與客戶的收入成正比；員工滿意度高與業(yè)績沒有直接關系。主要采取的圖表表達形式是條形圖和散點圖。

第三：必要的文字說明、簡單的箭頭和框圖來傳遞你所表達思想的邏輯關系。1.運用箭頭、直線、陰影或者各種顏色等圖解強調特殊情況。例如：在大量的數據中，有一兩個數據是我們要特別強調的，可以采用變換不同的顏色或加深字體、變大字號。也可以利用箭頭來表示數據的增加趨勢等。

2.運用“視覺性比喻”形象表現想要闡明的信息。視覺性比喻包括日常能夠看到的事物，比如用兩只緊握的雙手表示合作與共贏，用迷宮表示不知道路在何方等。這些形象的表達都可以增強想要表達含義的形象性，從而加深聽報告者的印象。

3.重要圖表下要配以文字說明。圖表要簡要直觀，但對于重要圖表下的文字可以詳細一些。因為聽眾可能在聽報告的時候沒能來得及看你的文字說明，但事后可能會再仔細去看，如果圖表下有比較詳細的備注的話，會有利于他理解圖表并看懂報告。

4.制作多重圖表來演示用一個圖表不能表達的復雜信息，不要企圖用一張幻燈片或者圖表表達出你所有的觀點。而且“用1張幻燈片中陳述5個觀點與在5張幻燈片中陳述1個觀點所花的時間相同。”將信息細分還會有利于讀者或聽眾吸收，并使其將注意力集中在一個觀點上，增加易讀性。

總之，善于思考和總結、有思想和善于表達的人才能把PPT學會學好，借用專業(yè)的顧問公司，華恒智信曾經有這樣一個觀點分享給大家：沒有思想的PPT是廢紙一張，你的PPT中你要明白什么時候是在打太極，什么時候是一招制敵。漂亮的PPT本質上是打太極，真正要表達和印證的還是你的核心思想。

擴展閱讀：一小時快速學會PPT

怎樣制作ppt

ppt基礎知識及使用技巧

PowerPoint軟件是教師制作課件的主要工具之一。下面介紹了ppt的一些基礎知識及使用技巧，僅供初學課件制作者參考。一、PPT的啟動和退出1、打開方法：

方法一：單擊桌面“開始”按鈕，選擇“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficePowerPoint201*”。這是一種標準的啟動方法。

方法二：雙擊桌面快捷方式圖標“MicrosoftOfficePowerPoint....”。這是一種快速的啟動方法。2、退出方法：

方法一：單擊窗口右上角的“×”。方法二：關閉所有演示文稿并退出PPT單擊菜單“文件”→“退出”。二、幻燈片版式的選擇

在右側幻燈片版式中選擇并單擊需要的版式。教師在實際的課件制作過程中，希望能夠自己設計模板，這時可采用“內容版式”中的“空白”版式，進行自由的創(chuàng)作。三、有關幻燈片的各種操作

應用PPT進行設計的簡單過程是：首先按照順序創(chuàng)建若干張幻燈片，然后在這些幻燈片上插入需要的對象，最后按照幻燈片順序從頭到尾進行播放（可以為對象創(chuàng)建超級鏈接來改變幻燈片的播放順序）。

幻燈片在PPT設計中處于核心地位，有關幻燈片的操作包括幻燈片的選擇、插入、刪除、移動和復制，這些操作既可以在“普通視圖”下進行，也可以在“幻燈片瀏覽視圖”下進行。下面以“普通視圖”為例，介紹有關幻燈片的各種操作。在“普通視圖”下，PPT主窗口的左側是“大綱編輯窗口”，其中包括“大綱”和“幻燈片”兩個標簽，點擊“幻燈片”標簽，這時將顯示當前演示文稿內所有幻燈片的縮略圖，每張幻燈片前的序號表示它在播放時所處的順序，通過拖動滾動條可顯示其余幻燈片，有關幻燈片的操作在該區(qū)域進行。

1、幻燈片的選擇

有許多操作的前提都要求先選擇幻燈片，對幻燈片的選擇包括單選（選擇一張幻燈片）和多選（同時選擇多張幻燈片），其中多選又包括連續(xù)多選（相鄰的多張幻燈片）和非連續(xù)多選（不相鄰的多張幻燈片），操作方法如下：

（1）單選：單擊需要選定的幻燈片縮略圖（如上圖：左側黃色方框里的幻燈片尾縮略圖），縮略圖出現藍色框線，該幻燈片被稱作“當前幻燈片”。（2）連續(xù)多選：先單擊相鄰多張幻燈片的第一張，然后按住Shift鍵，單擊最后一張。

（3）非連續(xù)多選：先單擊某張幻燈片，然后按住Ctrl鍵，單擊需要選擇的幻燈片。

2、幻燈片的插入

在設計過程中感到幻燈片不夠用時，就需要插入幻燈片。插入幻燈片有四種方法，分別是：

方法一：先選擇某張幻燈片，然后單擊菜單“插入”→“新幻燈片”，當前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法二：先選擇某張幻燈片，然后單擊格式工具欄的“新幻燈片”按鈕，當前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法三：右擊某張幻燈片，然后選擇彈出菜單中的“新幻燈片”項，該張幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法四：先選擇某張幻燈片，然后按“回車”鍵，當前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。3幻燈片的刪除

若某張（些）幻燈片不再有用，就需要刪除幻燈片。刪除幻燈片有三種方法，分別是：

方法一：選擇欲刪除幻燈片（可以多選），然后按鍵盤上的“Delete”鍵，被選幻燈片被刪除，其余幻燈片將順序上移。

方法二：選擇欲刪除幻燈片（可以多選），然后選擇菜單“編輯”→“剪切”，被選幻燈片被刪除，其余幻燈片將順序上移。

方法三：右擊欲刪除幻燈片（可以多選），然后選擇彈出菜單中的“刪除幻燈片”項，被選幻燈片被刪除，其余幻燈片將順序上移。4、幻燈片的移動

有時幻燈片的播放順序不合要求，就需要移動幻燈片的位置，調整幻燈片的順序。移動幻燈片有兩種方法，分別是：

（1）拖動的方法：選擇欲移動的幻燈片，用鼠標左鍵將它拖動到新的位置，在拖動過程中，有一條黑色橫線隨之移動，黑色橫線的位置決定了幻燈片移動到的位置，當松開左鍵時，幻燈片就被移動到了黑色橫線所在的位置。

（2）剪切的方法：選擇欲移動的幻燈片，然后選擇菜單“編輯”→“剪切”，被選幻燈片消失，單擊想要移動到的新位置，會有一條黑色橫線閃動指示該位置，然后選擇菜單“編輯”→“粘貼”，幻燈片就移動到了該位置。5幻燈片的復制

當需要大量相同幻燈片時，可以復制幻燈片。復制幻燈片的方法是：1）選擇需要復制的幻燈片。

2）右擊選中的幻燈片，在彈出菜單中選擇“復制”項。3）右擊復制的目標位置，在彈出菜單中選擇“粘貼”項。

事實上，有關幻燈片的操作在“幻燈片瀏覽視圖”下進行將更加方便和直觀，大家可以自己嘗試。

PPT主窗口左下角有三個視圖按鈕，分別為“普通視圖”、“幻燈片瀏覽視圖”和“幻燈片放映”，點擊它們可以在不同視圖之間切換。

6、改變幻燈片的背景

幻燈片的背景指的是幻燈片的底色，PPT默認的幻燈片背景為白色。為了提高演示文稿的可視性，我們往往要改變幻燈片的背景，PPT提供了多種方法允許用戶自行設計豐富多彩的背景。背景的種類包括單色、漸變、紋理、圖案、圖片和設計模板，下面分別介紹它們的實現方法。（1）“背景”對話框

通過“背景”對話框，可以設置幻燈片的各種背景。調出背景對話框有兩種方法：方法一：選擇菜單“格式”→“背景”，彈出“背景”對話框。方法二：右擊幻燈片空白區(qū)，彈出“背景”對話框。

在“背景”對話框中，左半部“背景填充”顯示了當前背景，左下部下拉按鈕可以選擇“其他顏色”或“填充效果”，右半部“應用”按鈕指將背景應用到當前幻燈片，“全部應用”按鈕指將背景應用到所有幻燈片。當點擊“全部應用”后，新建的幻燈片自動應用該背景。（2）單色背景的設置

單色背景指背景使用單一的顏色，也稱純色，默認的白色背景就是一種單色背景。在“背景”對話框中，單擊背景填充下拉鍵頭，選擇“其他顏色”，彈出“顏色”對話框，該對話框有兩個標簽：“標準”和“自定義”。

標準：提供了256種標準色和16種由白到黑的灰度色，單擊想要的的顏色，確定。

自定義：可通過兩種方式選擇顏色：

1）單擊中部的調色盤選擇一種基本色，通過上下拖動右邊滑塊調整亮度，確定。

2）直接在下方輸入紅綠藍的顏色值指定顏色。（3）漸變背景的設置

漸變指的是由一種顏色逐漸過渡到另一種顏色，漸變色會給人一種眩目的感覺。在“背景”對話框中，單擊背景填充下拉鍵頭，選擇“填充效果”，彈出“填充效果”對話框，該對話框有四個標簽：“漸變”、“紋理”、“圖案”和“圖片”，選擇“漸變”標簽。

在“漸變標簽”的下部是“底紋樣式”和“變形”，“底紋樣式”決定了漸變的方向，共6類；“變形”決定了漸變顏色所處的位置，共4類，兩者配合，可產生24種漸變效果。

在“漸變標簽”的上部是“顏色”，包括“單色”、“雙色”和“預設”，它們決定了參與漸變的兩種顏色分別是什么。

①單色：指某種顏色到黑色或白色的漸變，顏色1可為任意顏色（單擊下拉箭頭選擇顏色），顏色1下方的滑塊決定了另一種顏色是黑色還是白色，“深”指黑色，“淺”指白色，拖動滑塊調整黑白。

②雙色：通過選擇顏色1和顏色2指定參與漸變的兩種顏色。

③預設：PPT預設了24種漸變配色方案，每種方案起了一個好聽的名字，可供用戶快速選擇。

(4)紋理、圖案和圖片背景的設置

紋理指PPT預設了一些圖片作為用戶的背景選擇；圖案指以某種顏色為背景，以前景色作為線條色所構成的圖案背景；圖片指可以采用外部圖像文件作為背景。

1）紋理背景的設置：在“紋理”標簽下，單擊某個紋理，確定。

2）圖案背景的設置：在“圖案”標簽下，單擊某個圖案，選擇前景色和背景色，確定。

3）圖片背景的設置：在“圖片”標簽下，單擊“選擇圖片”按鈕，在隨之出現的“選擇圖片”對話框中找到外存中的圖片文件，雙擊，確定。(5)應用設計模板作背景

除了可以使用“背景”對話框設置背景外，PPT還提供了應用設計模板作背景。設計模板是一種PPT文件，其中規(guī)定了背景圖像和各級標題的字體字號，可供用戶直接使用。用戶既可以使用PPT內置的設計模板，也可以自己制作設計模板供以后使用。使用PPT內置的設計模板的方法是：

1）在“任務窗格”菜單中選擇“幻燈片設計”，打開幻燈片設計任務窗格。2）單擊幻燈片設計任務窗格中的一個模板，這時所有的幻燈片都被應用了這個模板。

3）若只想讓某張幻燈片應用模板，先選擇這張幻燈片，然后把鼠標移到想要應用的模板上，出現下拉鍵頭點擊，選擇“應用于選定幻燈片”，這樣只有被選定的幻燈片才應用了這個模板。

4）如果希望讓某個模板作為PPT啟動時的默認模板，則選擇“用于所有新演示文稿”。

5）如果想要使用自己制作的模板或下載的模板，點擊幻燈片設計任務窗格左下角的“瀏覽”，在彈出的對話框中找到模板文件，雙擊，該模板被應用到所有幻燈片，且出現在模板列表中。7、在幻燈片中插入對象

一張幻燈片上可以插入多個對象，幻燈片就像一個舞臺，而對象就像演員一樣。PPT支持的對象種類非常多，包括文字、圖片、剪貼畫、自選圖形、藝術字、組織結構圖、影片、聲音、圖表、表格等，正是由于種類豐富的對象，PPT才擁有了誘人的魅力。（1)插入文本框:插入文本框的方法是：

1）點擊繪圖工具欄的文本框按鈕。

2）在幻燈片上單擊（單行文本框）或拖動（多行文本框）。3）輸入文本框內容。

單行文本框的文字只占一行，隨著輸入文字的增多，文本框會向右變長；多行文本框的寬度固定，當文字輸入到文本框右端會自動換行。文本框有兩種狀態(tài)：編輯狀態(tài)和選定狀態(tài)。編輯狀態(tài)為斜線外框，框內有光標閃動，可以添加和刪除文字；選定狀態(tài)為點虛線外框，框內無光標，可以對文本框的整體進行操作，例如移動或刪除整個文本框。在文本框內部單擊可轉為編輯狀態(tài)，在文本框的框線上單擊可轉為選定狀態(tài)。

“格式”工具欄為文字的修飾提供了幫助，從左至右分別為：字體、字號、加粗、傾斜、下劃線、陰影、左對齊、居中、右對齊、分散對齊、更改文字方向、編號、項目符號、增大字號、減小字號、減少縮進量、增加縮進量、字體顏色。

字體：提供了大量的中英文字體，通過下拉菜單進行選擇。

字號：控制字的大小，字號越大字越大，可以通過下拉菜單進行選擇，也可直接輸入字號。

加粗：使字體加粗，點擊一次起作用，再次點擊取消。傾斜：使字體傾斜，點擊一次起作用，再次點擊取消。下劃線：為文字加下劃線，點擊一次起作用，再次點擊取消。陰影：為文字加陰影，點擊一次起作用，再次點擊取消。左對齊：使行內文字靠左對齊。居中：使行內文字居中對齊。右對齊：使行內文字靠右對齊。分散對齊：使行內文字分散排滿一行。

更改文字方向：使橫排文字變豎排或豎排文字變橫排。編號：為行加數字編號。項目符號：為行加項目符號。

增大字號：點擊后使被選文字字號增4。減小字號：點擊后使被選文字字號減4。

減少縮進量：點擊后使光標所在行文字向左移3個英文字符位。增加縮進量：點擊后使光標所在行文字向右移3個英文字符位。

字體顏色：設置被選字體的顏色，通過下拉菜單選擇，直接點擊應用上次所選顏色。

使用“格式”工具欄按鈕一般要求選擇文字，文本框在編輯狀態(tài)下可以通過拖動選擇部分文字，在選中狀態(tài)下相當于選擇了所有文字。（2）插入圖片圖片指可被系統(tǒng)識別的外部位圖或矢量圖文件，PPT可識別的圖片文件非常多，包括emf、wmf、jpg、png、bmp、gif、tif等，圖片可以從網絡下載，也可以使用圖像處理軟件制作，或者通過數碼相機、掃描儀等圖像輸入設備獲取，在插入圖片前要保證該圖片已保存在外存中。插入圖片的方法是：

1）單擊“繪圖”工具欄“插入圖片”按鈕。

2）在彈出的“插入圖片”對話框中找到需要插入的圖片，雙擊。

插入的圖片四周有8個白色小圓，上部有一個綠色小圓，這些小圓稱作“控點”。白色小圓稱縮放控點，用鼠標拖動縮放控點可以調整圖片的大�。痪G色小圓稱旋轉控點，用鼠標拖動可以旋轉圖片。將鼠標移到圖片上，鼠標指針會變成十字箭頭形，拖動鼠標可移動圖片，在拖動過程中，有一個虛框會隨之移動，它表示圖片移動的目的位置，當虛框到達目的位置。松開鼠標左鍵，圖片即可定位。“圖片”工具欄是對圖片進行簡單處理的有力工具，從左至右依次為：插入圖片、顏色、增加對比度、降低對比度、增加亮度、降低亮度、裁剪、向左旋轉90°、線型、壓縮圖片、圖片重新著色、設置圖片格式、設置透明色、重設圖片。

插入圖片：與“繪圖”工具欄“插入圖片”按鈕相同。

顏色：改變圖片的顏色效果，可設置圖片為灰度、黑白和沖蝕。

增加對比度：提高對比度，往往能使模糊的圖像變得清晰，每單擊一次，提高一點。

降低對比度：減小對比度，往往能使尖銳的圖像變得柔和，每單擊一次，減小一點。

增加亮度：使暗淡的圖像變得明亮。降低亮度：使過亮的圖像變暗。

裁剪：剪掉無用的部分，保留有用的部分（只能保留矩形區(qū)域）。單擊后，圖片四周出現類似控點的短橫線，拖動確定保留區(qū)域，再單擊圖片外空白區(qū)生效。向左旋轉90°：單擊一次圖片向左旋轉90°。

線型：可設置圖片外框線的粗細。單擊，然后選擇相應寬度的線條。壓縮圖片：用于減小圖片在演示文稿中所占的容量。圖片重新著色：可以改變矢量圖的顏色（對位圖不起作用）。

設置圖片格式：對圖片進行綜合設置，可通過輸入精確的數值改變圖片格式。設置透明色：用于去除圖片背景，也稱“摳圖”。單擊該按鈕，然后單擊圖片背景，圖片背景即被去除，當圖片背景為純色時效果好，否則去不凈。

重設圖片：單擊后，圖片回到剛插入時的狀態(tài)，對圖片做的一切修改都不起作用。只有當選中圖片后，“圖片”工具欄才會出現，若選中圖片后“圖片”工具欄仍未出現，可右擊圖片，選擇“顯示圖片工具欄”。（3）插入剪貼畫

剪貼畫是Office提供的一個素材集，內含大量的矢量圖和位圖，可供用戶直接選用。插入剪貼畫的方法是：

1）單擊“繪圖”工具欄“插入剪貼畫”按鈕。

2）出現了“剪貼畫”任務窗格，點擊“搜索”按鈕，任務窗格中會出現所有的剪貼畫，單擊其中一個，該剪貼畫被插入到幻燈片中。

3）Office默認顯示所有剪貼畫，通過選擇“搜索范圍”和“結果類型”可以減少顯示的剪貼畫數量，方便篩選。

對剪貼畫的操作與圖片操作相類似，只不過大部分剪貼畫為矢量圖，矢量圖的優(yōu)點是縮放不失真，占用的容量小，缺點是不能使用“圖片”工具欄修飾。（4）插入自選圖形

自選圖形是Office系列軟件的一大特色，通過使用自選圖形和自選圖形的組合，用戶可以自己創(chuàng)作復雜的矢量圖。在“繪圖”工具欄有4個常用的自選圖形：直線、箭頭、矩形和橢圓，使用自選圖形的一般方法是點擊圖形按鈕，在幻燈片上拖動即可出現該圖形，使用縮放控點和旋轉控點調整大小和旋轉角度。

Office還提供了一個自選圖形集，內含幾十種自選圖形供用戶選用，單擊“繪圖”工具欄“自選圖形”按鈕，選擇其中的一個子類別，找到需要的自選圖形單擊，然后在幻燈片上拖動作圖。

大部分自選圖形都是通過拖動作圖，但有兩個特例，即“線條”類的“曲線”和“任意多邊形”�！扒�線”用于繪制帶有彎度的弧線或曲邊封閉圖形，使用方法是：在起點單擊，在需要轉彎處繼續(xù)單擊，鼠標移動過程中曲線的形狀會隨著改變，在終點處雙擊，結束曲線繪制，若在起點處雙擊，則會出現曲邊封閉圖形；“任意多邊形”用于繪制折線或多邊形，使用方法是：在起點單擊，在轉角處繼續(xù)單擊，在終點處雙擊，結束折線繪制，若在起點處雙擊，則會出現多邊形。

線曲線曲邊封閉圖形折線多邊形

當形狀繪制完畢后，有時需要改變形狀，這就需要編輯頂點，頂點指在繪制過程中每次單擊所產生的點。要編輯頂點，先選擇該形狀，然后單擊“繪圖”工具欄的“繪圖”按鈕，在彈出菜單中選擇“編輯頂點”，這時頂點就會出現在形狀上，拖動頂點就可以改變形狀，編輯完后在空白處單擊即可。

插入自選圖形后，可以通過“設置自選圖形格式”來改變圖形的填充色、線條色，精確控制圖形的大小、旋轉角度和在幻燈片上的位置。

在圖形上雙擊，即可打開“設置自選圖形格式”對話框，該對話框有三個標簽：“顏色和線條”、“尺寸”、位置。

顏色和線條：在“填充”區(qū)，單擊“顏色”下拉箭頭，設置填充顏色，透明度指是否能透視下層對象，透明度為0，表示完全不透明，為100表示完全透明；在“線條”區(qū)可設置線條的顏色、形狀和粗細；在“箭頭”區(qū)，若為非封閉圖形，可設定線條兩端的箭頭。

尺寸：在“尺寸和旋轉”區(qū)，可用數值精確設置形狀的寬高和旋轉度數；在“縮放比例”區(qū)，可設置寬高占原圖形寬高的百分比；“鎖定縱橫比”復選框被選中時，高度的變化會同時導致寬度按比例變化，這將不破壞原圖形的寬高比例。位置：設置圖形相對幻燈片的擺放位置，可以使用數值精確定位。（5）插入藝術字

使用文本框輸入的文字在顏色和形狀上都缺乏變化，因此，Office又創(chuàng)造了藝術字，用于制作豐富多彩的文字。插入藝術字的方法是：1）單擊“繪圖”工具欄“插入藝術字”按鈕。

2）出現“藝術字庫”對話框，從中選擇一種藝術字，點擊“確定”按鈕。

3）出現“編輯藝術字文字”對話框，輸入藝術字的內容，設置字體、字號，確定。4）藝術字出現在幻燈片上，并處于選中狀態(tài)。

藝術字是一種特殊的圖形，對它的操作和對自選圖形的操作相似，藝術字除了縮放和旋轉控點外，又多了一個調整控點，這個調整控點是一個黃色的小菱形，拖動后可改變藝術字的傾斜或彎度。

“藝術字”工具欄提供了多種對藝術字的編輯操作，從左至右分別為：插入藝術字、編輯文字、藝術字庫、設置藝術字格式、藝術字形狀、藝術字字母高度相同、藝術字豎排文字、藝術字對齊方式、藝術字字符間距。

插入藝術字：與“繪圖”工具欄“插入藝術字”按鈕相同。

編輯文字：點擊后彈出“編輯藝術字文字”對話框，可以修改藝術字內容，等價操作是雙擊藝術字。

藝術字庫：點擊后彈出“藝術字庫”對話框，可以更換藝術字的效果。

設置藝術字格式：點擊后彈出“設置藝術字格式”對話框，該對話框與“設置自選圖形格式”對話框相似，可進行顏色、大小、位置方面的設置。藝術字形狀：提供了多種多樣的形狀供選擇。

藝術字字母高度相同：使藝術字字母高度相同，僅對英文有意義。藝術字豎排文字：使藝術字在橫排和豎排之間切換。

藝術字對齊方式：當藝術字有多行時，可進行各種對齊方式。藝術字字符間距：調整藝術字的字間距。

“藝術字”工具欄與“圖片”工具欄相似，只有當選中藝術字時才會出現，若未出現，右擊藝術字，選擇“顯示藝術字工具欄”。（6）插入組織結構圖

組織結構圖表示了一種樹狀的隸屬關系，在表示隸屬、分類時經常用到。插入組織結構圖的方法是：

1）單擊“繪圖”工具欄“插入組織結構圖或其他圖示”按鈕。

2）在“圖示庫”對話框中選擇“組織結構圖”。

3）幻燈片上出現默認結構圖，按照提示，單擊圖框，輸入各個圖框名。“組織結構圖”工具欄為修改組織結構圖提供了極大的方便，它自左至右分別為：插入形狀、版式、選擇、適應文字、自動套用格式、顯示比例。

插入形狀：可以為某個圖框添加下屬、同事或助手。下屬指下級圖框，同事指同級圖框，助手指本圖框與下級圖框之間的圖框。此按鈕需要下拉箭頭進行選擇，在使用前必須先選定一個圖框，否則不可用。

版式：決定了結構圖的排列方式，可以是標準、兩邊懸掛、左懸掛、右懸掛。在使用前必須先選中某個上層圖框，使用后僅對該圖框的下層圖框起作用。選擇：可以對各種元素進行選擇，選擇后可以更改填充色、線條色或文本色。該按鈕主要用于多選，若僅選擇單個元素，可以直接用鼠標單擊選擇。適應文字：使文字的大小匹配圖框，這樣就無需手動設置字號了。自動套用格式：提供了17種預設的格式，可以直接套用。顯示比例：編輯時幻燈片的大小占實際播放時的百分比。（7）插入影片

影片指可被系統(tǒng)識別的外部視頻文件。PPT支持的視頻文件種類非常多，包括asf、avi、mpg、wmv等，影片可從網絡下載，也可從VCD截取，或者通過視頻采集卡從視頻源獲取，在插入影片前，由于視頻文件容量較大，為提高效率，應使用視頻處理軟件把有用部分截取出來，然后將截取出的視頻文件拷貝到與PPT文件相同的文件夾中。插入影片的方法是：1）選擇菜單“插入”→“影片和聲音”→“文件中的片”。怎樣制作ppt

-design.cn/news_sub.asp?id=1997&type=7

1.首先準備好要做成模版的圖片，打開PowerPoint并新建一個空白的PPT文檔。

2.視圖→母版→幻燈片母版，進入母版編輯狀態(tài)。

點擊繪圖工具欄上的“插入圖片”按鈕（或按“插入→圖片→來自文件”），選中要做為模版的圖片，確定。并調整圖片大小，使之與母版大小一致。

3.在圖片上點擊鼠標右鍵，疊放次序→置于底層，使圖片不能影響對母版排版的編輯。

4.現在我們已經制作好了我們需要的模版文檔，退出母版視圖后，接下來就是保存了。

文件→保存，打開“另存為”對話框，在“保存類型”中選擇“演示文稿設計模版”

5.此時程序將打開默認的文件保存位置，不用更改它，在“文件名”中輸入一個便于你自己記憶的名字，確定保存下來。

6.現在關閉此PPT文檔。再新建一個空白文檔，看看你的“幻燈片設計”里，剛剛做好的模版文檔是不是已經出現在那兒啦。如何制作ppt

樓主沒有提到需要演講的內容類型，建議所選的風格與應用場合符合，如為正式商業(yè)場合，風格一般傾向保守；如為內部使用，則可以以輕松的風格展現；對于power-point初學者來說，除了您所提問的風格問題，我想還有內容把控也是比較需要了解的方面吧，下面簡介了一些常用到的制作PPT的技巧：成功的PPT不是件容易的事情，如果您設計的PPT雜亂無章、文本過多、不美觀，那么就不能組成一個吸引人的演示來傳遞信息。

要做得好做得快而且還要通過PPT的演示讓你的客戶、觀眾很容易的理解你所表達的思路就著實需要花費一些精力。希望這些建議將幫助您開發(fā)出專業(yè)且引人注目的演示，令您更高效地做出成功的PPT。

1．服務聽眾、關注內容PPT演示的目的在傳達信息，所以有演講者將整頁的文字稿直接復制到幻燈片；有演講者深怕遺漏重要信息，照著幻燈片的內容逐字宣讀；有演講者準備的幻燈片花俏得令聽眾覺得他好像是在教演示文稿軟件。所以，我們要明確意識到：針對不同的觀眾，應該有不同的內容，一個PPT只對一類人；演講PPT的場合非常重要，是一對一？或是一對多？或是公開演講；你的PPT永遠為觀眾服務，千萬不要以自我為中心；你的PPT只講一個重點，不要試圖在某個PPT中面面俱到。

2．組織內容要結構化

PPT的內容要怎么安排呢？這就是我們所要強調的結構問題。

其實一場PPT演示就是在說一個故事。首先自我介紹，然后告訴聽眾將要聽到一個什么樣的故事，接下來把故事說給聽眾聽，再強調一下故事的意涵，然后幫聽眾回憶一下今天聽到了一個怎樣的故事，最后當然是謝謝聽眾的參與！PPT的結構邏輯要清晰、簡明，只用“并列”“遞進”兩類邏輯關系已經足以；通過不同層次的標題，標明PPT結構的邏輯關系；但最好不要超過三層縱橫；章節(jié)之間插入標題片；

順序演示播放，盡量避免回翻、跳略，混淆觀眾的思路。

一定要標示內容大綱，如果PPT演示的內容比較長，則以大綱頁做串場是必須的，幫助聽眾掌握進度。

3．制作原則2個：

1）MagicSeven原則（7士2＝5～9）。每張幻燈片傳達5個概念效果最好。7個概念人腦恰恰好可以處理。超過9個概念負擔太重了，請重新組織。KISS設計原則2）KISS原則

就是KISS(KeepItSimpleandStupid)。

其實準備演示文稿內容和寫文章是一樣的，訂好題目后，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵詞的關聯性架構出來，接下來再加上創(chuàng)意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。

KISS設計原則的要求是：保持簡單版式布局

“簡明”是風格的第一原則，盡量少的文字，充分借助圖表；

“留白天地寬”母版背景切忌用圖片，空白或淡底是首先，可以凸顯圖文；在“母版”中定義你的PPT風格，商業(yè)應用中，風格通常趨于保守；盡量少地使用動畫，特別是在正式的商務場合。

關于一些數據補充：

主要內容應該是：演講的骨架多使用圖形少用術語

PPT的內容應簡潔而突出重點，在10/20/30法則中強調使用30號字體。我更同意如下建議：

大標題36點粗體標題一32點粗體標題二28點粗體標題三24點粗體

如果有必要請多以圖形表達你的思想。因為圖形更容易讓人理解，同時也讓聽眾印象深刻。當然圖形也會幫助演講者更好的進行闡述。但是同樣你必須注意圖形上標注字體的大小。

如果你的演講內容比較專業(yè)，請考慮你的聽眾，避免使用你的聽眾群不理解的術語。如果非要使用，請一定要解釋清楚。還是上面提到的那次飛利浦來我公司的演講，LCD本身包括了很多術語，加之語言不通，讓我們很多人聽得販暈。講師是好的，但沒有考慮語言和術語這些東西，聽眾聽不下去，演講者也就白忙活了。關于內容的花樣：

正式場合不使用任何PPT動作非要使用最多不超過三種

如果在非常正式的場合下進行PPT演講，在PPT制作中我建議不使用任何“花樣”，包括自定義動作，幻燈片切換樣式等。一個樸素的，中規(guī)中矩的PPT是不會引起非議的。這時你可能得不到別人對你PPT的夸獎，但決不會有人說你做的不好。當然如果在非正式場合你可以加上一些效果。但我建議最多不要超過三種。這樣你的PPT還是簡潔的，不至于落入“雜”的境地。

演講者的形象：穿著正裝目光接觸保持微笑

請穿著正裝進行PPT演講，首先給聽眾一種權威的形象。我沒見過余世維穿著牛仔褲去做演講的，也沒有見過那家公司過來演講是穿著體恤的。你不要和我說比爾蓋茨，他可以這么做，如果你是比爾蓋茨我也不介意你這么做。正確著裝的同時，請你在演講之前保持精神煥發(fā)的狀態(tài)，你要有一種積極向上的態(tài)度，并相信這種態(tài)度同樣的可以影響你的聽眾。

在演講過程中請始終保持與聽眾的目光接觸，你可以在他們眼中讀出自己下一步要做些什么，也可以讓聽眾知道你關心他們。怎么做PPT？

1、確定你的電腦上有MicrosoftOfficePowerPoint（簡稱PPT），沒有的話就安裝一個，安裝流程為：一、卸載現有Office（卸載之前確定你有個可用的新的Office），下載新的Office，安裝，注意安裝的時候需要你選擇安裝內容的那一步要選上MicrosoftOfficePowerPoint

PPT的使用技巧和制作思路，全看完，會有幫助的

1、快速放映：無需點擊菜單欄中“觀看放映”選項，直接按F5鍵，幻燈片就開始放映。

2、快速停止放映：除了按“ESC”鍵外還可以按“-”鍵，快速停止放映。3、任意進到第n張幻燈片：在放映中如果你想回到或進到第n張幻燈片，怎樣操作能快速實現？此時你只要按數字n，再同時按“+”和回車鍵，就可以實現。4、快速顯示黑屏，或從黑屏返回到幻燈片放映：在放映中如果你想顯示黑屏，此時你只要按一下B或者“.”鍵，就可以實現。此時再重復按一下B或者“.”鍵，又可從黑屏返回到幻燈片放映。

5、顯示白屏，或從白屏返回到幻燈片放映：按W或者“，”鍵，就可以從放映狀態(tài)切換到顯示白屏，再重復按一下W或者“，”鍵，又可從白屏返回到幻燈片放映。

6、隱藏和顯示鼠標指針：放映時鼠標指針老是出現在畫面上可能會讓人感覺不舒服，此時按CTRL+H就可以隱藏鼠標指針；反過來按CTRL+A隱藏的鼠標指針又會重現。

7、返回到第一張幻燈片：你只要同時按住鼠標的左右鍵2秒以上，就可以從任意放映頁面快速返回到第一張幻燈片。

8、暫停或重新開始自動幻燈片放映：對于自動放映的幻燈片，如果你想暫停或者重新開始自動放映，此時只要按S或者“+”鍵就可以實現。

9、放映過程中也可以在幻燈片上書寫：a）在幻燈片的放映過程中，有可能要在幻燈片上寫寫劃劃，例如畫一幅圖表或者在字詞下面劃線加注重號。這時可以利用PPT所擁有的虛擬注釋筆，在作演示的同時也可以在幻燈片上作標記。b)使用注釋筆方法：首先在幻燈片放映窗口中單擊鼠標右鍵，出現圖5，再依次選擇“指針選項”、“繪圖筆”即可，用畫筆完成所需動作之后，再按ESC鍵退出繪圖狀態(tài)。

10、在幻燈片放映過程中顯示快捷方式:在放映PPT幻燈片時如果你忘記了快速快捷方式，你只需按下F1(或SHIFT+?)，就會出現一個幫助窗口，參照其中的內容。

11、在PPT當中把圖片裁剪成任意的形狀：首先利用“繪圖”工具欄畫一個想要裁剪的圖形，如橢圓。選中橢圓后單擊“繪圖”工具欄上“填充顏色”按鈕右側黑三角，從列表菜單中單擊“填充效果”命令。打開選擇“圖片”選項卡，單擊(選擇圖片)按鈕，從“選擇圖片”對話框中找到合適的圖片，單擊(插入)按鈕后返回到“填充效果”對話框最后單擊(確定)按鈕后退出。此圖片當作橢圓圖形的背景出現，改變了原來的矩形形狀，獲得了滿意的裁剪圖片效果

12、從已有PPT文檔中提取母板：1）用PPT打開已有的PPT文檔2）點擊視圖→母板→幻燈片母板3）點擊文件→另存為，在“保存類型”中選擇“演示文稿設計模版”(文件后綴名為.pot)

13、有關PPT模板設計:PPT封面模板、背景模板以及正文中圖表模板在封面模板的設計中，要充分考慮以下幾個因素：（1）所討論的主題特點；（2）所處的行業(yè)特點；（3）所面向的受眾群體。

背景模板盡量簡潔流暢、色澤選擇能突出你的內容。記�。汉帽尘笆菫榱送怀瞿銏蟾娴膬热荨Ｇ�萬要預防這種抱怨：“聽了整整一個下午，就沒記住那位專家到底講了什么，晃在我眼前的盡是美麗的圖片。”

正文圖表模板的選擇要注意的：好的PPT片絕對不能是整片都是文字，否則你的報告可就要渣了！記住能把文字變?yōu)閳D表的都要變?yōu)閳D表，當然也別因為本欄目提供了大量的精美圖表模板就可以濫用．14在演示文稿中插入表格的方法：1）插入Word表格

單擊“插入”?“圖片”?“MicrosoftWord表格”后，在“插入表格”對話框上設定行、列數，然后單擊“確定”。仔細觀察菜單、工具欄等后不難發(fā)現，此時，相當于（調用）進入了Word。表格的編輯方法與在Word中一樣。編輯完成后，在表格外任意處單擊，即返回PPT。若需再次編輯該表格，則在其上雙擊，即可進入Word。2)插入PPT表格

若（創(chuàng)建）插入新幻燈片時，選用了“表格”版式，則在“雙擊此處添加表格”處雙擊后，在“插入表格”對話框上設定行、列數，然后單擊“確定”。表格即創(chuàng)建完成。借助“表格和邊框”工具欄，表格的編輯方法與Word中編輯表格的方法基本相同。

3)插入Word表格新方法

a)將Word文件中的表格復制到剪貼板上。

b)將光標移至需插入Word表格的幻燈片（在PPT中），單擊“插入”?“對象”，再在“插入對象”對話框上，選中“新建”單選框（默認選項）；在“對象類型”框中選中“MicrosoftWord文檔”，然后單擊“確定”。c)將Word表格直接粘貼進幻燈片上的Word文檔框即可。此后的編輯方法與Word中的編輯方法相同。

15、Flash動畫“閃”在PPT中的四種方法：一、使用“ShockwaveFlashObject”控件法

1）運行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2）單擊“視圖”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“工具欄”，再在彈出的子菜單中單擊“控件工具箱”，便出現“控件工具箱”。

3）單擊“控件工具箱”中的“其他控件”（工具箱中的最后一個按鈕，即上圖中用圈圈住的），彈出ActiveX控件窗口，窗口中列出了系統(tǒng)已經安裝的所有ActiveX控件。利用鍵盤上的光標控制鍵，在控件列表中找到“ShockwaveFlashObject”并單擊，此時系統(tǒng)會自動關閉控件窗口。

4）將光標移動到PPT的編輯區(qū)域中，光標變成“十”字形，按下鼠標并拖動，畫出適當大小的矩形框，這個矩形區(qū)域就是播放動畫的區(qū)域。

5）右單擊矩形框，在出現的快捷菜單中單擊“屬性”，出現“屬性”窗口。6）單擊“屬性”窗口中的“自定義”一欄，此欄右端便出現一按鈕（上圖中用圈圈定部分）。單擊該按鈕，出現“屬性頁”窗口，在“影片URL”右側文本框中輸入“我的文件”Flash動畫的完整路徑（如果Flash動畫與PPT文件處于同一目錄中，也可以只輸入Flash動畫文件名），且必須帶后綴名“.swf”。別的項目采用系統(tǒng)默認的即可，最后按“確定”返回PPT。7）放映該幻燈片，你所期待的畫面就出現了。

提示：a)使用該方法的前提是系統(tǒng)中須有“ShockwaveFlashObject”控件。這個問題不用擔心，此控件絕大多數機器中都已安裝。b)在步驟5中雙擊矩形框也可以打開“屬性”窗口。

c)也可以在“屬性”窗口“Movie”一欄右側的文本框中直接輸入Flash動畫的路徑而不用步驟6自定義的方式。

d)設定的矩形框的大小就是放映時動畫窗口的大小，當然它的大小是可以通過拖動矩形框的句柄隨意改變的。Flash動畫播放時，鼠標處在Flash播放窗口，響應Flash的鼠標事件；處在Flash播放窗口外，響應PPT的鼠標事件。二、插入對象法1)運行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“對象”，此時會彈出“插入對象”對話框，選擇“由文件創(chuàng)建”，單擊“瀏覽”，在出現的“瀏覽”對話框中找到“我的文檔”中的“我的文件”并雙擊，Flash動畫的路徑便會出現在“插入對象”對話框中的文本框中，最后單擊“確定”返回PPT。

3)這時，幻燈片上便出現了一個Flash動畫的圖標，圖標的大小和位置，可以根據需要隨意改變。右單擊該圖標，在彈出的快捷菜單中單擊“動作設置”，出現“動作設置”對話框。

4)激活對象的方式可以為“單擊鼠標”也可以是“鼠標移動”，本例采用系統(tǒng)默認的“單擊鼠標”。再選中“單擊鼠標”標簽中的“對象動作”，最后單擊“確定”，完成激活動畫的設置，返回PPT。

5)放映該幻燈片，當鼠標單擊Flash動畫圖標時，出現一詢問框，單擊“是”，系統(tǒng)便會調用Flash程序來播放動畫。三、插入超級鏈接法

1)運行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)在其中建立任意一個對象（如一段文字、一張圖片等）。選中這個對象，單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“超級鏈接”（以上操作也可以換為“右單擊對象，從彈出的快捷菜單中單擊超級鏈接”），此時會彈出“插入超級鏈接”對話框，系統(tǒng)默認鏈接到的對象是對話框左側上部的“原有文件或Web頁”。單擊右側的“文件”按鈕，在出現的“鏈接到文件”對話框中從“我的文檔”中找到“我的文件”并雙擊，Flash動畫的路徑便自動出現在“插入超級鏈接”對話框中，最后單擊“確定”返回PPT。

3)放映該幻燈片，當鼠標單擊設置了超級鏈接的對象時，會出現一詢問框，單擊“確定”，系統(tǒng)便會調用Flash程序來播放動畫。四、動作設置法

1)運行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)在其中建立任意一個對象（如一段文字、一張圖片等）。右單擊該對象，在彈出的快捷菜單中單擊“動作設置”，出現“動作設置”對話框。

3)激活對象的方式可以為“單擊鼠標”也可以是“鼠標移動”，例如采用系統(tǒng)默認的“單擊鼠標”。再選中“超級鏈接到”，單擊右側朝下的小黑箭頭，彈出一個下拉列表，單擊最下端的“其他文件”，在出現的“超級鏈接到其他文件”對話框中從“我的文檔”中找到“我的文件”并雙擊，Flash動畫的路徑便自動出現在“動作設置”對話框中，單擊“確定”返回PPT。

4)放映該幻燈片，當鼠標單擊設置了動作設置的對象時，會出現一詢問框，單擊“確定”，系統(tǒng)便會調用Flash程序來播放動畫。

上述四法，各有長短。方法1雖然設置較繁瑣，但是動畫直接在PPT窗口中播放，便于控制，流程顯得緊湊；后面3種方法，雖然設置簡單，但是播放Flash文件時，需啟動Flash程序，播放完還要關閉Flash程序，流程顯得松散。16、PPT中插入視頻的三種方法一、直接播放視頻

這種播放方法是將事先準備好的視頻文件作為電影文件直接插入到幻燈片中，該方法是最簡單、最直觀的一種方法，使用這種方法將視頻文件插入到幻燈片中后，PPT只提供簡單的[暫停]和[繼續(xù)播放]控制，而沒有其他更多的操作按鈕供選擇。因此這種方法特別適合PPT初學者.

1)運行PPT程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。

2)將鼠標移動到菜單欄中，單擊其中的“插入”選項，從打開的下拉菜單中執(zhí)行“插入影片文件”命令。

3)在隨后彈出的文件選擇對話框中，將事先準備好的視頻文件選中，并單擊[添加]按鈕，這樣就能將視頻文件插入到幻燈片中了。

4)用鼠標選中視頻文件，并將它移動到合適的位置，然后根據屏幕的提示直接點選[播放]按鈕來播放視頻，或者選中自動播放方式。

5)在播放過程中，可以將鼠標移動到視頻窗口中，單擊一下，視頻就能暫停播放。如果想繼續(xù)播放，再用鼠標單擊一下即可。二、插入控件播放視頻

這種方法就是將視頻文件作為控件插入到幻燈片中的，然后通過修改控件屬性，達到播放視頻的目的。使用這種方法，有多種可供選擇的操作按鈕，播放進程可以完全自己控制，更加方便、靈活。該方法更適合PPT課件中圖片、文字、視頻在同一頁面的情況。1)運行PPT程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。

2)將鼠標移動到菜單欄，單擊其中的“視圖”選項，從打開的下拉菜單中選中“控件工具箱”，再從下級菜單中選中[其他控件]按鈕。

3)在隨后打開的控件選項界面中，選擇“WindowsMediaPlayer”選項，再將鼠標移動到PPT的編輯區(qū)域中，畫出一個合適大小的矩形區(qū)域，隨后該區(qū)域就會自動變?yōu)閃indowsMediaPlayer的播放界面。

4)用鼠標選中該播放界面，然后單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開該媒體播放界面的“屬性”窗口。

5)在“屬性”窗口中，在“FileName”設置項處正確輸入需要插入到幻燈片中視頻文件的詳細路徑及文件名。這樣在打開幻燈片時，就能通過[播放]控制按鈕來播放指定的視頻了。

6)為了讓插入的視頻文件更好地與幻燈片組織在一起，還可以修改“屬性”設置界面中控制欄、播放滑塊條以及視頻屬性欄的位置。

7)在播放過程中，可以通過媒體播放器中的[播放]、[停止]、[暫停]和[調節(jié)音量]等按鈕對視頻進行控制。三、插入對象播放視頻

這種方法是將視頻文件作為對象插入到幻燈片中的，與以上兩種方法不同的是，它可以隨心所欲地選擇實際需要播放的視頻片段，然后再播放。

1)打開需要插入視頻文件的幻燈片，單擊“插入/對象”命令，打開“插入對象”對話框。

2)選中“新建”選項后，再在對應的“對象類型”設置欄處選中“視頻剪輯”選項，單擊[確定]按鈕。

3)PPT自動切換到視頻屬性設置狀態(tài)，執(zhí)行“插入剪輯/Windows視頻”命令，將事先準備好的視頻文件插入到幻燈片中。

4)執(zhí)行“編輯/選項”命令，打開選項設置框，在其中設置視頻是否需要循環(huán)播放，或者是播放結束后是否要倒退等，單擊[確定]返回到視頻屬性設置界面。5)點選工具欄中的視頻[入點]按鈕和[出點]按鈕，重新設置視頻文件的播放起始點和結束點，從而可以隨心所欲地播放視頻片段。

6)用鼠標左鍵單擊設置界面的空白區(qū)域，就可以退出視頻設置的界面，返回到幻燈片的編輯狀態(tài)。還可以使用預覽命令，檢查視頻的編輯效果。17、Word轉換為PPT文檔

如果在PPT中反復使用Word內容，復制和粘貼非常不便，而且每張幻燈片還要設置格式，工作量十分巨大。

首先打開Word文檔并按下Crtl+A全部選中，執(zhí)行“復制”命令。然后啟動PPT，選擇“普通”視圖，再單擊“大綱”標簽。隨后將光標定位到第一張幻燈片處，執(zhí)行“粘貼”命令，這樣Word文檔中的全部內容插入到了第一張幻燈片中。接著，你可以根據需要進行文本格式的設置，包括字體、字號、字型、字的顏色和對齊方式等。然后將光標定位到需要劃分為下一張幻燈片處，直接按回車鍵，即可創(chuàng)建出一張新的幻燈片。如果需要插入空行，按“Shift+Enter”。經過調整，應該很快就可以完成多張幻燈片的制作。最后，你還可以使用“大綱”工具欄，利用“升級”、“降級”、“上移”、“下移”等按鈕進一步進行調整。比起一張張地進行編輯，這種方法自然快得多。

18、幾種不同的視圖狀態(tài)（普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映）之間進行快速切換

1)點擊“普通視圖”按鈕時如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”；再點擊一次“普通視圖”按鈕（不按Shift鍵）則可以切換回來。而如果點擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時按下Shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。

2)讓PPT在屏幕的左上角顯示幻燈片的縮略圖，這樣就能在編輯的時候預覽得到的結果。進入“普通視圖”，然后選擇第一個想要顯示的幻燈片。按住Ctrl鍵并點擊“幻燈片放映”按鈕。點擊幻燈片縮略圖進行換片，就像進行全屏幕幻燈片放映時一樣。

3)按住Ctrl-Shift鍵然后再按各種不同的視圖按鈕：Ctrl-Shift-“普通視圖”按鈕會關閉左側的標記區(qū)和備注頁，并把幻燈片擴充到可用的空間。Ctrl-Shift-“幻燈片瀏覽視圖”按鈕則可以把演示文稿顯示為大綱模式；Ctrl-Shift-“幻燈片放映”按鈕會打開一個“設置放映方式”對話框。19、使用動畫效果

動畫效果通常有兩種實現辦法：按照一定的順序依次顯示對象或者使用運動畫面。你可以對整個幻燈片、某個畫面或者某個幻燈片對象（包括文本框、圖表、藝術字和圖畫等）應用動畫效果。不過你應該記住一條原則:那就是動畫效果不能用得太多，應該讓它起到畫龍點睛的作用；太多的閃爍和運動畫面會讓觀眾注意力分散甚至感到煩躁。

1)對一張或幾張幻燈片使用動畫效果，選擇“幻燈片放映”“動畫方案”�？梢钥吹揭幌盗蓄A定義好的可應用于所選幻燈片的動畫效果，如果你已經勾選了“自動預覽”復選框，只需點擊每個效果名稱就能看到預覽的動畫效果。

2)對某個幻燈片對象應用動畫效果，選定該對象然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”的任務窗格中點擊“添加效果”按鈕，然后從彈出的“進入”子菜單中選擇你想要的效果。如果想得到更多的選擇，你可以點擊子菜單中的“其他效果”項，它會打開一個“添加進入效果”的對話框。勾選“預覽效果”復選框，然后點擊各種效果查看其具體表現形式。如果你找到一個想要的效果，就點擊“確定”按鈕關閉該對話框。

應用動畫效果后，會發(fā)現在幻燈片對象旁邊多出了幾個數字標記，這些標記被用來指示動畫的順序。另外，這些幻燈片對象還會出現在“自定義動畫”任務窗格的動畫列表中。如果你想改變動畫的顯示順序，就選中某個動畫然后點擊“重新排序”兩側的方向箭頭；你還可以在列表中選擇一項動畫，然后按“刪除”按鈕來刪除它。20、繪制路徑

PPT中的“動作路徑”允許你在一幅幻燈片中為某個對象指定一條移動路線。使用“動作路徑”能夠為你的演示文稿增加非常不錯的效果。

如果想要指定一條動作路徑，選中某個對象，然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”任務窗格中點擊“添加效果”按鈕。在下拉列表中選擇“動作路徑”然后再選擇一種預定義的動作路徑，比如“對角線向右上”或者“對角線向右下”。如果你不喜歡子菜單中列出的六種預置路徑，還可以選擇“更多動作路徑”來打開“添加動作路徑”對話框。確保“預覽效果”復選框被選中，然后點擊不同的路徑效果進行預覽。當你找到比較滿意的方案，就選擇它并按“確定”按鈕。

PPT也允許你自行設計動作路徑。選中某個對象然后從菜單中選擇“添加效果”“動作路徑”“繪制自定義路徑”，然后再從列表中選擇一種繪制方式（如自由曲線）。接著用鼠標準確地繪制出移動的路線。

在添加一條動作路徑之后，對象旁邊也會出現一個數字標記，用來顯示其動畫順序。還會出現一個箭頭來指示動作路徑的開端和結束（分別用綠色和紅色表示）。你還可以在動畫列表中選擇該對象，然后對“開始”、“路徑”和“速度”子菜單中的選項進行調整（在“自定義動畫”任務窗格）。21、各種各樣的小技巧

1）增加更多可取消操作數。選擇“工具”“選項”，然后點擊“編輯”標簽。在“撤銷”區(qū)域的“最多可取消操作數”字段輸入你想要的數值（從3到150均可），然后點擊“確定”退出。需要注意的是，當你增加PPT的最多可取消操作數時，它所占用的PC內存也會隨之增加。

2）重復利用你以前的作品。首先，在“幻燈片瀏覽視圖”中顯示當前的演示文稿。用鼠標點擊你所要插入新幻燈片的位置，選擇菜單中的“插入”“幻燈片從文件”打開一個“幻燈片搜索器”對話框。在“搜索演示文稿”選項卡中輸入文件名（或者用瀏覽方式找到它），然后按Enter鍵。點擊你想要插入的幻燈片，然后按“插入”按鈕。另外，你還可以點擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當前文稿。22、應用多個模板

可以在一個演示文稿中應用任意多個模板。比如，你可能會應用第二個模板來引入一個新的話題或者引起觀眾的注意。為了實現這個目標，你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿，并且讓標記區(qū)域也顯示在屏幕左側。在“幻燈片”標記中，點擊你想要應用模板的一個或多個幻燈片圖標。從菜單中選擇“格式”“幻燈片設計”（或者直接點擊“設計”按鈕）來顯示“幻燈片設計”任務窗格。選中你想要應用的模板圖標，然后點擊模板圖標右側的下拉列表箭頭，并選擇“應用于選定幻燈片”。23、導入文檔

如果你想在演示文稿中輸入的文字已經存在于Word文件，就不需要再手工輸入一遍。你可以在PPT中直接打開那個Word文件。你也許需要對導入的文檔進行一些格式上的調整，但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個提示：如果原來的Word文件使用了大綱標題，導入的效果是最好的。

1）在PPT中選擇“文件”“打開”。在“打開”對話框中，點擊“文件類型”右邊的下拉箭頭，然后選擇“所有文件”。雙擊你想要在PPT中打開的Word文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開。

2）使用“自動調整”按鈕。如果在一張幻燈片中出現了太多的文字，你可以用“自動調整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點擊文字區(qū)域就能夠看到區(qū)域左側的“自動調整”按鈕（它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線），點擊該按鈕并從子菜單中選擇“拆分兩個幻燈片間的文本”。23、輸出數據到Word文檔

在PPT中，選擇“文件”“發(fā)送”“MicrosoftWord”。在“發(fā)送到MicrosoftWord”對話框中選擇你想要在MicrosoftWord中使用的版式。比如，你可以選擇“只使用大綱”來創(chuàng)建僅帶有文字的文檔；選擇“空行在幻燈片旁”則可以創(chuàng)建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之后，點擊“確定”按鈕把演示文稿發(fā)送給Word如何做PPT呢

PPT的使用技巧，還有些思路在里面，希望能幫到你

1、快速放映：無需點擊菜單欄中“觀看放映”選項，直接按F5鍵，幻燈片就開始放映。

2、快速停止放映：除了按“ESC”鍵外還可以按“-”鍵，快速停止放映。3、任意進到第n張幻燈片：在放映中如果你想回到或進到第n張幻燈片，怎樣操作能快速實現？此時你只要按數字n，再同時按“+”和回車鍵，就可以實現。4、快速顯示黑屏，或從黑屏返回到幻燈片放映：在放映中如果你想顯示黑屏，此時你只要按一下B或者“.”鍵，就可以實現。此時再重復按一下B或者“.”鍵，又可從黑屏返回到幻燈片放映。

5、顯示白屏，或從白屏返回到幻燈片放映：按W或者“，”鍵，就可以從放映狀態(tài)切換到顯示白屏，再重復按一下W或者“，”鍵，又可從白屏返回到幻燈片放映。

6、隱藏和顯示鼠標指針：放映時鼠標指針老是出現在畫面上可能會讓人感覺不舒服，此時按CTRL+H就可以隱藏鼠標指針；反過來按CTRL+A隱藏的鼠標指針又會重現。7、返回到第一張幻燈片：你只要同時按住鼠標的左右鍵2秒以上，就可以從任意放映頁面快速返回到第一張幻燈片。

8、暫�；蛑匦麻_始自動幻燈片放映：對于自動放映的幻燈片，如果你想暫�；蛘咧匦麻_始自動放映，此時只要按S或者“+”鍵就可以實現。

9、放映過程中也可以在幻燈片上書寫：a）在幻燈片的放映過程中，有可能要在幻燈片上寫寫劃劃，例如畫一幅圖表或者在字詞下面劃線加注重號。這時可以利用PPT所擁有的虛擬注釋筆，在作演示的同時也可以在幻燈片上作標記。b)使用注釋筆方法：首先在幻燈片放映窗口中單擊鼠標右鍵，出現圖5，再依次選擇“指針選項”、“繪圖筆”即可，用畫筆完成所需動作之后，再按ESC鍵退出繪圖狀態(tài)。

10、在幻燈片放映過程中顯示快捷方式:在放映PPT幻燈片時如果你忘記了快速快捷方式，你只需按下F1(或SHIFT+?)，就會出現一個幫助窗口，參照其中的內容。

11、在PPT當中把圖片裁剪成任意的形狀：首先利用“繪圖”工具欄畫一個想要裁剪的圖形，如橢圓。選中橢圓后單擊“繪圖”工具欄上“填充顏色”按鈕右側黑三角，從列表菜單中單擊“填充效果”命令。打開選擇“圖片”選項卡，單擊(選擇圖片)按鈕，從“選擇圖片”對話框中找到合適的圖片，單擊(插入)按鈕后返回到“填充效果”對話框最后單擊(確定)按鈕后退出。此圖片當作橢圓圖形的背景出現，改變了原來的矩形形狀，獲得了滿意的裁剪圖片效果

12、從已有PPT文檔中提取母板：1）用PPT打開已有的PPT文檔2）點擊視圖→母板→幻燈片母板3）點擊文件→另存為，在“保存類型”中選擇“演示文稿設計模版”(文件后綴名為.pot)

13、有關PPT模板設計:PPT封面模板、背景模板以及正文中圖表模板在封面模板的設計中，要充分考慮以下幾個因素：（1）所討論的主題特點；（2）所處的行業(yè)特點；（3）所面向的受眾群體。

背景模板盡量簡潔流暢、色澤選擇能突出你的內容。記�。汉帽尘笆菫榱送怀瞿銏蟾娴膬热�。千萬要預防這種抱怨：“聽了整整一個下午，就沒記住那位專家到底講了什么，晃在我眼前的盡是美麗的圖片。”

正文圖表模板的選擇要注意的：好的PPT片絕對不能是整片都是文字，否則你的報告可就要渣了！記住能把文字變?yōu)閳D表的都要變?yōu)閳D表，當然也別因為本欄目提供了大量的精美圖表模板就可以濫用．14在演示文稿中插入表格的方法：1）插入Word表格

單擊“插入”?“圖片”?“MicrosoftWord表格”后，在“插入表格”對話框上設定行、列數，然后單擊“確定”。仔細觀察菜單、工具欄等后不難發(fā)現，此時，相當于（調用）進入了Word。表格的編輯方法與在Word中一樣。編輯完成后，在表格外任意處單擊，即返回PPT。若需再次編輯該表格，則在其上雙擊，即可進入Word。2)插入PPT表格

若（創(chuàng)建）插入新幻燈片時，選用了“表格”版式，則在“雙擊此處添加表格”處雙擊后，在“插入表格”對話框上設定行、列數，然后單擊“確定”。表格即創(chuàng)建完成。借助“表格和邊框”工具欄，表格的編輯方法與Word中編輯表格的方法基本相同。

3)插入Word表格新方法

a)將Word文件中的表格復制到剪貼板上。

b)將光標移至需插入Word表格的幻燈片（在PPT中），單擊“插入”?“對象”，再在“插入對象”對話框上，選中“新建”單選框（默認選項）；在“對象類型”框中選中“MicrosoftWord文檔”，然后單擊“確定”。

c)將Word表格直接粘貼進幻燈片上的Word文檔框即可。此后的編輯方法與Word中的編輯方法相同。

15、Flash動畫“閃”在PPT中的四種方法：一、使用“ShockwaveFlashObject”控件法

1）運行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2）單擊“視圖”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“工具欄”，再在彈出的子菜單中單擊“控件工具箱”，便出現“控件工具箱”。

3）單擊“控件工具箱”中的“其他控件”（工具箱中的最后一個按鈕，即上圖中用圈圈住的），彈出ActiveX控件窗口，窗口中列出了系統(tǒng)已經安裝的所有ActiveX控件。利用鍵盤上的光標控制鍵，在控件列表中找到“ShockwaveFlashObject”并單擊，此時系統(tǒng)會自動關閉控件窗口。4）將光標移動到PPT的編輯區(qū)域中，光標變成“十”字形，按下鼠標并拖動，畫出適當大小的矩形框，這個矩形區(qū)域就是播放動畫的區(qū)域。

5）右單擊矩形框，在出現的快捷菜單中單擊“屬性”，出現“屬性”窗口。6）單擊“屬性”窗口中的“自定義”一欄，此欄右端便出現一按鈕（上圖中用圈圈定部分）。單擊該按鈕，出現“屬性頁”窗口，在“影片URL”右側文本框中輸入“我的文件”Flash動畫的完整路徑（如果Flash動畫與PPT文件處于同一目錄中，也可以只輸入Flash動畫文件名），且必須帶后綴名“.swf”。別的項目采用系統(tǒng)默認的即可，最后按“確定”返回PPT。7）放映該幻燈片，你所期待的畫面就出現了。

提示：a)使用該方法的前提是系統(tǒng)中須有“ShockwaveFlashObject”控件。這個問題不用擔心，此控件絕大多數機器中都已安裝。b)在步驟5中雙擊矩形框也可以打開“屬性”窗口。

c)也可以在“屬性”窗口“Movie”一欄右側的文本框中直接輸入Flash動畫的路徑而不用步驟6自定義的方式。

d)設定的矩形框的大小就是放映時動畫窗口的大小，當然它的大小是可以通過拖動矩形框的句柄隨意改變的。Flash動畫播放時，鼠標處在Flash播放窗口，響應Flash的鼠標事件；處在Flash播放窗口外，響應PPT的鼠標事件。二、插入對象法

1)運行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“對象”，此時會彈出“插入對象”對話框，選擇“由文件創(chuàng)建”，單擊“瀏覽”，在出現的“瀏覽”對話框中找到“我的文檔”中的“我的文件”并雙擊，Flash動畫的路徑便會出現在“插入對象”對話框中的文本框中，最后單擊“確定”返回PPT。

3)這時，幻燈片上便出現了一個Flash動畫的圖標，圖標的大小和位置，可以根據需要隨意改變。右單擊該圖標，在彈出的快捷菜單中單擊“動作設置”，出現“動作設置”對話框。

4)激活對象的方式可以為“單擊鼠標”也可以是“鼠標移動”，本例采用系統(tǒng)默認的“單擊鼠標”。再選中“單擊鼠標”標簽中的“對象動作”，最后單擊“確定”，完成激活動畫的設置，返回PPT。5)放映該幻燈片，當鼠標單擊Flash動畫圖標時，出現一詢問框，單擊“是”，系統(tǒng)便會調用Flash程序來播放動畫。三、插入超級鏈接法

1)運行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)在其中建立任意一個對象（如一段文字、一張圖片等）。選中這個對象，單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“超級鏈接”（以上操作也可以換為“右單擊對象，從彈出的快捷菜單中單擊超級鏈接”），此時會彈出“插入超級鏈接”對話框，系統(tǒng)默認鏈接到的對象是對話框左側上部的“原有文件或Web頁”。單擊右側的“文件”按鈕，在出現的“鏈接到文件”對話框中從“我的文檔”中找到“我的文件”并雙擊，Flash動畫的路徑便自動出現在“插入超級鏈接”對話框中，最后單擊“確定”返回PPT。

3)放映該幻燈片，當鼠標單擊設置了超級鏈接的對象時，會出現一詢問框，單擊“確定”，系統(tǒng)便會調用Flash程序來播放動畫。四、動作設置法

1)運行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)在其中建立任意一個對象（如一段文字、一張圖片等）。右單擊該對象，在彈出的快捷菜單中單擊“動作設置”，出現“動作設置”對話框。

3)激活對象的方式可以為“單擊鼠標”也可以是“鼠標移動”，例如采用系統(tǒng)默認的“單擊鼠標”。再選中“超級鏈接到”，單擊右側朝下的小黑箭頭，彈出一個下拉列表，單擊最下端的“其他文件”，在出現的“超級鏈接到其他文件”對話框中從“我的文檔”中找到“我的文件”并雙擊，Flash動畫的路徑便自動出現在“動作設置”對話框中，單擊“確定”返回PPT。

4)放映該幻燈片，當鼠標單擊設置了動作設置的對象時，會出現一詢問框，單擊“確定”，系統(tǒng)便會調用Flash程序來播放動畫。

上述四法，各有長短。方法1雖然設置較繁瑣，但是動畫直接在PPT窗口中播放，便于控制，流程顯得緊湊；后面3種方法，雖然設置簡單，但是播放Flash文件時，需啟動Flash程序，播放完還要關閉Flash程序，流程顯得松散。16、PPT中插入視頻的三種方法一、直接播放視頻這種播放方法是將事先準備好的視頻文件作為電影文件直接插入到幻燈片中，該方法是最簡單、最直觀的一種方法，使用這種方法將視頻文件插入到幻燈片中后，PPT只提供簡單的[暫停]和[繼續(xù)播放]控制，而沒有其他更多的操作按鈕供選擇。因此這種方法特別適合PPT初學者.

1)運行PPT程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。

2)將鼠標移動到菜單欄中，單擊其中的“插入”選項，從打開的下拉菜單中執(zhí)行“插入影片文件”命令。

3)在隨后彈出的文件選擇對話框中，將事先準備好的視頻文件選中，并單擊[添加]按鈕，這樣就能將視頻文件插入到幻燈片中了。

4)用鼠標選中視頻文件，并將它移動到合適的位置，然后根據屏幕的提示直接點選[播放]按鈕來播放視頻，或者選中自動播放方式。

5)在播放過程中，可以將鼠標移動到視頻窗口中，單擊一下，視頻就能暫停播放。如果想繼續(xù)播放，再用鼠標單擊一下即可。二、插入控件播放視頻

這種方法就是將視頻文件作為控件插入到幻燈片中的，然后通過修改控件屬性，達到播放視頻的目的。使用這種方法，有多種可供選擇的操作按鈕，播放進程可以完全自己控制，更加方便、靈活。該方法更適合PPT課件中圖片、文字、視頻在同一頁面的情況。

1)運行PPT程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。

2)將鼠標移動到菜單欄，單擊其中的“視圖”選項，從打開的下拉菜單中選中“控件工具箱”，再從下級菜單中選中[其他控件]按鈕。

3)在隨后打開的控件選項界面中，選擇“WindowsMediaPlayer”選項，再將鼠標移動到PPT的編輯區(qū)域中，畫出一個合適大小的矩形區(qū)域，隨后該區(qū)域就會自動變?yōu)閃indowsMediaPlayer的播放界面。

4)用鼠標選中該播放界面，然后單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開該媒體播放界面的“屬性”窗口。

5)在“屬性”窗口中，在“FileName”設置項處正確輸入需要插入到幻燈片中視頻文件的詳細路徑及文件名。這樣在打開幻燈片時，就能通過[播放]控制按鈕來播放指定的視頻了。6)為了讓插入的視頻文件更好地與幻燈片組織在一起，還可以修改“屬性”設置界面中控制欄、播放滑塊條以及視頻屬性欄的位置。

7)在播放過程中，可以通過媒體播放器中的[播放]、[停止]、[暫停]和[調節(jié)音量]等按鈕對視頻進行控制。三、插入對象播放視頻

這種方法是將視頻文件作為對象插入到幻燈片中的，與以上兩種方法不同的是，它可以隨心所欲地選擇實際需要播放的視頻片段，然后再播放。

1)打開需要插入視頻文件的幻燈片，單擊“插入/對象”命令，打開“插入對象”對話框。

2)選中“新建”選項后，再在對應的“對象類型”設置欄處選中“視頻剪輯”選項，單擊[確定]按鈕。

3)PPT自動切換到視頻屬性設置狀態(tài)，執(zhí)行“插入剪輯/Windows視頻”命令，將事先準備好的視頻文件插入到幻燈片中。

4)執(zhí)行“編輯/選項”命令，打開選項設置框，在其中設置視頻是否需要循環(huán)播放，或者是播放結束后是否要倒退等，單擊[確定]返回到視頻屬性設置界面。5)點選工具欄中的視頻[入點]按鈕和[出點]按鈕，重新設置視頻文件的播放起始點和結束點，從而可以隨心所欲地播放視頻片段。

6)用鼠標左鍵單擊設置界面的空白區(qū)域，就可以退出視頻設置的界面，返回到幻燈片的編輯狀態(tài)。還可以使用預覽命令，檢查視頻的編輯效果。17、Word轉換為PPT文檔

如果在PPT中反復使用Word內容，復制和粘貼非常不便，而且每張幻燈片還要設置格式，工作量十分巨大。

首先打開Word文檔并按下Crtl+A全部選中，執(zhí)行“復制”命令。然后啟動PPT，選擇“普通”視圖，再單擊“大綱”標簽。隨后將光標定位到第一張幻燈片處，執(zhí)行“粘貼”命令，這樣Word文檔中的全部內容插入到了第一張幻燈片中。接著，你可以根據需要進行文本格式的設置，包括字體、字號、字型、字的顏色和對齊方式等。然后將光標定位到需要劃分為下一張幻燈片處，直接按回車鍵，即可創(chuàng)建出一張新的幻燈片。如果需要插入空行，按“Shift+Enter”。經過調整，應該很快就可以完成多張幻燈片的制作。最后，你還可以使用“大綱”工具欄，利用“升級”、“降級”、“上移”、“下移”等按鈕進一步進行調整。比起一張張地進行編輯，這種方法自然快得多。

18、幾種不同的視圖狀態(tài)（普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映）之間進行快速切換

1)點擊“普通視圖”按鈕時如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”；再點擊一次“普通視圖”按鈕（不按Shift鍵）則可以切換回來。而如果點擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時按下Shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。

2)讓PPT在屏幕的左上角顯示幻燈片的縮略圖，這樣就能在編輯的時候預覽得到的結果。進入“普通視圖”，然后選擇第一個想要顯示的幻燈片。按住Ctrl鍵并點擊“幻燈片放映”按鈕。點擊幻燈片縮略圖進行換片，就像進行全屏幕幻燈片放映時一樣。

3)按住Ctrl-Shift鍵然后再按各種不同的視圖按鈕：Ctrl-Shift-“普通視圖”按鈕會關閉左側的標記區(qū)和備注頁，并把幻燈片擴充到可用的空間。Ctrl-Shift-“幻燈片瀏覽視圖”按鈕則可以把演示文稿顯示為大綱模式；Ctrl-Shift-“幻燈片放映”按鈕會打開一個“設置放映方式”對話框。19、使用動畫效果

動畫效果通常有兩種實現辦法：按照一定的順序依次顯示對象或者使用運動畫面。你可以對整個幻燈片、某個畫面或者某個幻燈片對象（包括文本框、圖表、藝術字和圖畫等）應用動畫效果。不過你應該記住一條原則:那就是動畫效果不能用得太多，應該讓它起到畫龍點睛的作用；太多的閃爍和運動畫面會讓觀眾注意力分散甚至感到煩躁。

1)對一張或幾張幻燈片使用動畫效果，選擇“幻燈片放映”“動畫方案”�？梢钥吹揭幌盗蓄A定義好的可應用于所選幻燈片的動畫效果，如果你已經勾選了“自動預覽”復選框，只需點擊每個效果名稱就能看到預覽的動畫效果。

2)對某個幻燈片對象應用動畫效果，選定該對象然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”的任務窗格中點擊“添加效果”按鈕，然后從彈出的“進入”子菜單中選擇你想要的效果。如果想得到更多的選擇，你可以點擊子菜單中的“其他效果”項，它會打開一個“添加進入效果”的對話框。勾選“預覽效果”復選框，然后點擊各種效果查看其具體表現形式。如果你找到一個想要的效果，就點擊“確定”按鈕關閉該對話框。

應用動畫效果后，會發(fā)現在幻燈片對象旁邊多出了幾個數字標記，這些標記被用來指示動畫的順序。另外，這些幻燈片對象還會出現在“自定義動畫”任務窗格的動畫列表中。如果你想改變動畫的顯示順序，就選中某個動畫然后點擊“重新排序”兩側的方向箭頭；你還可以在列表中選擇一項動畫，然后按“刪除”按鈕來刪除它。20、繪制路徑

PPT中的“動作路徑”允許你在一幅幻燈片中為某個對象指定一條移動路線。使用“動作路徑”能夠為你的演示文稿增加非常不錯的效果。

如果想要指定一條動作路徑，選中某個對象，然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”任務窗格中點擊“添加效果”按鈕。在下拉列表中選擇“動作路徑”然后再選擇一種預定義的動作路徑，比如“對角線向右上”或者“對角線向右下”。如果你不喜歡子菜單中列出的六種預置路徑，還可以選擇“更多動作路徑”來打開“添加動作路徑”對話框。確�！邦A覽效果”復選框被選中，然后點擊不同的路徑效果進行預覽。當你找到比較滿意的方案，就選擇它并按“確定”按鈕。

PPT也允許你自行設計動作路徑。選中某個對象然后從菜單中選擇“添加效果”“動作路徑”“繪制自定義路徑”，然后再從列表中選擇一種繪制方式（如自由曲線）。接著用鼠標準確地繪制出移動的路線。

在添加一條動作路徑之后，對象旁邊也會出現一個數字標記，用來顯示其動畫順序。還會出現一個箭頭來指示動作路徑的開端和結束（分別用綠色和紅色表示）。你還可以在動畫列表中選擇該對象，然后對“開始”、“路徑”和“速度”子菜單中的選項進行調整（在“自定義動畫”任務窗格）。21、各種各樣的小技巧

1）增加更多可取消操作數。選擇“工具”“選項”，然后點擊“編輯”標簽。在“撤銷”區(qū)域的“最多可取消操作數”字段輸入你想要的數值（從3到150均可），然后點擊“確定”退出。需要注意的是，當你增加PPT的最多可取消操作數時，它所占用的PC內存也會隨之增加。

2）重復利用你以前的作品。首先，在“幻燈片瀏覽視圖”中顯示當前的演示文稿。用鼠標點擊你所要插入新幻燈片的位置，選擇菜單中的“插入”“幻燈片從文件”打開一個“幻燈片搜索器”對話框。在“搜索演示文稿”選項卡中輸入文件名（或者用瀏覽方式找到它），然后按Enter鍵。點擊你想要插入的幻燈片，然后按“插入”按鈕。另外，你還可以點擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當前文稿。22、應用多個模板

可以在一個演示文稿中應用任意多個模板。比如，你可能會應用第二個模板來引入一個新的話題或者引起觀眾的注意。為了實現這個目標，你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿，并且讓標記區(qū)域也顯示在屏幕左側。在“幻燈片”標記中，點擊你想要應用模板的一個或多個幻燈片圖標。從菜單中選擇“格式”“幻燈片設計”（或者直接點擊“設計”按鈕）來顯示“幻燈片設計”任務窗格。選中你想要應用的模板圖標，然后點擊模板圖標右側的下拉列表箭頭，并選擇“應用于選定幻燈片”。23、導入文檔

如果你想在演示文稿中輸入的文字已經存在于Word文件，就不需要再手工輸入一遍。你可以在PPT中直接打開那個Word文件。你也許需要對導入的文檔進行一些格式上的調整，但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個提示：如果原來的Word文件使用了大綱標題，導入的效果是最好的。

1）在PPT中選擇“文件”“打開”。在“打開”對話框中，點擊“文件類型”右邊的下拉箭頭，然后選擇“所有文件”。雙擊你想要在PPT中打開的Word文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開。

2）使用“自動調整”按鈕。如果在一張幻燈片中出現了太多的文字，你可以用“自動調整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點擊文字區(qū)域就能夠看到區(qū)域左側的“自動調整”按鈕（它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線），點擊該按鈕并從子菜單中選擇“拆分兩個幻燈片間的文本”。23、輸出數據到Word文檔

在PPT中，選擇“文件”“發(fā)送”“MicrosoftWord”。在“發(fā)送到MicrosoftWord”對話框中選擇你想要在MicrosoftWord中使用的版式。比如，你可以選擇“只使用大綱”來創(chuàng)建僅帶有文字的文檔；選擇“空行在幻燈片旁”則可以創(chuàng)建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之后，點擊“確定”按鈕把演示文稿發(fā)送給Word如何做ppt模版一、模板的使用

1、把自己制作好的演示文稿保存為模板

如果我們經常需要制作風格、版式相似的演示文稿，我們就可以先制作好其中一份演示文稿，然后將其保存為模板，以后直接調用修改就行了。

①制作好演示文稿后，執(zhí)行“文件→另存為”命令，打開“另存為”對話框（如圖A）。

②按下端“保存類型”右側的下拉按鈕，在隨后出現的下拉列表中，選擇“演示文稿設計模板（*.pot）”選項。

③為模板取名（如“常用演示.pot”），然后按下“保存”按鈕即可（參見圖A）。

[小技巧]以后遇到要重裝系統(tǒng)時，進入“系統(tǒng)盤:\\Documentsand

Settings\\Administrator\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates”文件夾，將保存的模板文件（“常用演示.pot”）復制到另外地方，系統(tǒng)重裝后，再復制到上述文件夾中，即可直接使用保存的模板。[注意]

①上述操作是在windowsxp系統(tǒng)下，其他系統(tǒng)請仿照操作。

②“ApplicationData”文件夾是隱藏屬性的，需要將其顯示出來，才能對其進行操作。2、模板的調用①啟動PowerPoint201*，執(zhí)行“文件→新建”命令，展開“新建演示文稿”任務窗格（如圖B）。

②單擊其中的“通用模板”選項，打開“模板”對話框（如圖C），選中需要的模板，單擊確定按鈕。

③根據制作的演示的需要，對模板中相應的幻燈片進行修改設置后，保存一下，即可快速制作出與模板風格相似的演示文稿。

[注意]如果在“模板”對話框中，切換到“設計模板”或“演示文稿”標簽下，可以選用系統(tǒng)自帶的模板來設計制作演示文稿。

二、母版的使用

所謂“母版”就是一種特殊的幻燈片，她包含了幻燈片文本和頁腳（如日期、時間和幻燈片編號）等占位符，這些占位符，控制了幻燈片的字體、字號、顏色（包括背景色）、陰影和項目符號樣式等版式要素。

母版通常包括幻燈片母版、標題母版、講義母版、備注母版四種形式。下面，我們就來看看“幻燈片母版”和“標題母版”兩個主要母版的建立和使用。

1、建立幻燈片母版

幻燈片母版通常用來統(tǒng)一整個演示文稿的幻燈片格式，一旦修改了幻燈片母版，則所有采用這一母版建立的幻燈片格式也隨之發(fā)生改變，快速統(tǒng)一演示文稿的格式等要素。

①啟動Powerpoint201*，新建或打開一個演示文稿。②執(zhí)行“視圖→母版→幻燈片母版”命令，進入“幻燈片母版視圖”狀態(tài)，此時“幻燈片母版視圖”工具條也隨之被展開。

③右擊“單擊此處編輯母版標題樣式”字符，在隨后彈出的快捷菜單中，選“字體”選項，打開“字體”對話框（如圖E）。設置好相應的選項后“確定”返回。

④然后分別右擊“單擊此處編輯母版文本樣式”及下面的“第二級、第三級……”字符，仿照上面第③步的操作設置好相關格式。

⑤分別選中“單擊此處編輯母版文本樣式”、“第二級、第三級……”等字符，執(zhí)行“格式→項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，設置一種項目符號樣式后，確定退出，即可為相應的內容設置不同的項目符號樣式。

⑥執(zhí)行“視圖→頁眉和頁腳”命令，打開“頁眉和頁腳”對話框（如圖F），切換到“幻燈片”標簽下，即可對日期區(qū)、頁腳區(qū)、數字區(qū)進行格式化設置。

⑦執(zhí)行“插入→圖片→來自文件”命令，打開“插入圖片”對話框，定位到事先準備好的圖片所在的文件夾中，選中該圖片將其插入到母版中，并定位到合適的位置上。

⑧全部修改完成后后，單擊“幻燈片母版視圖”工具條上的“重命名模板”按鈕，打開“重命名模板”對話框（如圖G），輸入一個名稱（如“演示母版”）后，單擊“重命名”按鈕返回。

⑨單擊“幻燈片母版視圖”工具條上的“關閉模板視圖”按鈕退出，“幻燈片母版”制作完成。

2、建立標題母版前面我們提到，演示文稿中的第一張幻燈片通常使用“標題幻燈片”版式�，F在我們就為這張相對獨立的幻燈片建立一個“標題母版”，用以突出顯示出演示文稿的標題。

①在“幻燈片母版視圖”狀態(tài)下，按“幻燈片母版視圖”工具條上的“插入新標題母版”按鈕，進入“標題母版”狀態(tài)。

②仿照上面“建立幻燈片母版”的相關操作，設置好“標題母版”的相關格式。

③設置完成后，退出“幻燈片母版視圖”狀態(tài)即可。

[注意]：母版修改完成后，如果是新建文稿，請仿照上面的操作，將當前演示文稿保存為模板（“演示母版.pot”），供以后建立演示文稿時調用；如果是打開的已經制作好的演示文稿，則可以仿照下面的操作，將應用到相關的幻燈片上。

[小技巧]如果想為某一個演示文稿使用多個不同的母版，可以在“幻燈片母版視圖”狀態(tài)下，按工具條上的“插入新幻燈片母版”和“插入新標題母版”按鈕，新建一對母版（此時，大綱區(qū)又增加了一對母版縮略圖，參見圖I），并仿照上面的操作進行編輯修改，并“重命名”。

3、母版的應用

母版建立好了以后，下面，我們將其應用到演示文稿上。

①啟動PowerPoint201*，新建或打開某個演示文稿。并執(zhí)行“視圖→任務窗格”命令，展開“任務窗格”。

②按“任務窗格”右上角的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“幻燈片設計設計模板”選項，打開“幻燈片設計”任務窗格。③雙擊上面的包含“母版”模板文件（如“演示母版.pot”），在隨后彈出的對話框中，點擊“是（Y）”按鈕，將第一對“母版”先應用到當前演示文稿的所有幻燈片上。

④選中需要應用第二對母版的相應幻燈片，在“任務窗格”的“在此演示文稿中使用”下面，按“演示母版之二”右側的按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中“應用于選定幻燈片”選項即可。

[小技巧]：在大綱區(qū)中，按住Shift鍵，單擊前、后兩張幻燈片，可以同時選中連續(xù)的多張幻燈片；按住Ctrl鍵，分別單擊相應的幻燈片，可以同時選中不連續(xù)的多張幻燈片。[注意]

①“標題母版”只對使用了“標題幻燈片”版式的幻燈片有效。

②如果發(fā)現某個母版不能應用到相應的幻燈片上，說明該幻燈片沒有使用母版對應的版式，請修改版式后重新應用。

③如果對應用的母版的格式不滿意，可以仿照上面建立母版的操作，對母版進行修改，或者，直接手動修改相應的幻燈片來美化和修飾你的演示文稿。

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