總裁辦公室工作職責

總裁辦公室工作職責

1目的：

建立科學的“三定”方案（定崗、定編和定員），明確總裁辦公室的部門組織結構、崗位名稱、人員編制以及各崗位的工作職責。2范圍：

適用于總裁辦公室各崗位的工作職責描述，包括辦公室主任、預算管理副主任（兼職）、績效管理副主任（兼職）、績效管理專員、系統(tǒng)工程師、文控管理員、預算管理專員、成本管理專員、內審專員和秘書共十個崗位。3定義無。4相關文件

4.1總裁辦公室各崗位《職務說明書》（系列）5內容：

5.1總裁辦公室組織結構圖

5.1.1總裁辦公室為公司一級部門，隸屬于公司總裁領導，其下設四個功能組和一個虛擬組，分別是績效管理組、系統(tǒng)管理組、預算管理組、內部稽核組、秘書管理組和項目管理組（虛擬組）。

5.1.2總裁辦公室設一名專職的辦公室主任和兩名兼職的辦公室副主任（其中一名分管預算管理、一名分管績效管理），其下四個功能組共定編八人，項目管理組（虛擬組）不設定編人員。

5.2總裁辦公室的崗位工作職責5.2.1總裁辦公室主任工作職責

在公司總裁的領導下，總裁辦公室主任的主要工作職責如下：

1)組織召開公司年度戰(zhàn)略會議，協(xié)助公司總裁及經(jīng)營管理團隊確定公司整體戰(zhàn)略目標、部門戰(zhàn)略目標，以及重大（公司級）的績效改進行動計劃；

2）協(xié)助公司總裁及經(jīng)營管理團隊確定各部門的發(fā)展目標，包括：各部門的使命、工作職責、關鍵績效指標和組織結構圖等；

3）負責組織戰(zhàn)略實施步驟和路徑的分解，及戰(zhàn)略實施過程中的部門協(xié)調，以保證戰(zhàn)略正確實施；

4）組織分解年度經(jīng)營目標、會同各部門確立年度關鍵績效指標和目標值，形成各部門年度業(yè)績合同和考核方案，經(jīng)批準后跟蹤執(zhí)行情況；

5）組織公司全面預算管理體系的建立，按照經(jīng)營管理的需要，建立預算指標體系，設置預算控制臺賬，編制年度經(jīng)營管理預算，并保證預算編制質量；

6）組織公司重大績效改進項目的立項評審，指導各部門編制項目實施方案，協(xié)調解決項目實施中存在的問題，確保項目實施能夠實現(xiàn)預期目標；

7）組織公司各部門組織架構的設計、核心流程的確立和各部門職能的劃分、并定期進行審視和完善，以確保公司運作的順暢和高效；8）指導、督促、推動并協(xié)助運營、財務、人力資源、質量、采購、資訊等關鍵部門，以及其他相關部門進行業(yè)務規(guī)劃，以保證其部門規(guī)劃與公司規(guī)劃的一致性；

9）組織建立基于ISO31000和《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》的內部控制與風險管理體系，并定期開展內部控制評價，以保證公司的各類風險控制在合理水平；

10）組織建立公司級績效數(shù)據(jù)庫，定期召開戰(zhàn)略回顧會議，向管理層報告戰(zhàn)略目標及實施方案的實現(xiàn)狀況，為管理層的戰(zhàn)略決策或調整提供決策支持；

11）組織開展各類各項專項審計工作（例如：質量審計、工程審計以及重大項目審計等），以有效監(jiān)控公司業(yè)務活動中的各類高風險事項；

12）組織公司層面的年度績效考核工作，開展年度績效審計，系統(tǒng)評價各部門年度經(jīng)營管理成效，協(xié)助管理層開展中高層管理人員的績效評價工作。5.2.2辦公室（預算管理）副主任工作職責

在公司總裁領導下，作為總裁辦同財務部之間的紐帶，協(xié)助總裁辦主任、并指導財務部建立健全公司全面預算管理體系，具體工作職責如下：

1)建立健全公司及部門級的預算管理網(wǎng)絡體系，包括建立預算管理的領導小組、工作小組和業(yè)務小組以及各小組之間定期的溝通與協(xié)調機制；

2)建立健全公司預算管理制度，包括預算管理政策、規(guī)則、流程及作業(yè)指導書，提升公司預算管理工作的專業(yè)質量；

3)合理劃分預算責任單位，根據(jù)公司經(jīng)營戰(zhàn)略以及績效考核的要求，將公司所有部門按照職能的不同進行利潤中心、費用中心、資金中心或投資中心的劃分；

4)建立預算指標體系，形成各部門的預算甚至是個人預算，確保各項預算指標能夠細化分解到各預算責任部門甚至個人；

5)建立預算控制臺賬。負責指導財務部在賬務設計和改造中，以預算管理為核心設置賬務，每月提供各部門預算執(zhí)行完成情況的數(shù)據(jù)，作為分析和考核的依據(jù)；

6)建立預算執(zhí)行分析制度。負責每月對預算執(zhí)行情況進行統(tǒng)計，分析預算執(zhí)行差異，找出原因，提出解決方案，形成綜合分析報告，報公司總裁和董事會；

7)建立預算例會制度。負責組織各預算責任部門每季召開一次預算分析檢討會議，年末進行全面報告總結分析和檢討。

5.2.3辦公室（績效管理）副主任工作職責

在公司總裁領導下，作為總裁辦同人力資源部之間的紐帶，協(xié)助總裁辦主任、并指導人力資源部建立公司基于戰(zhàn)略的績效管理體系，具體工作職責如下：

1)建立健全公司績效管理的組織保障體系，包括建立績效管理的領導小組、工作小組和業(yè)務小組以及各小組之間定期的溝通與協(xié)調機制；

2)建立健全公司績效管理制度，包括績效管理政策、規(guī)則、流程及作業(yè)指導書，提升公司績效管理工作的專業(yè)質量；

3)建立基于戰(zhàn)略的績效目標體系，按照“公司戰(zhàn)略→組織KPI→部門（或團隊）KPI→崗位KPI”的路徑進行目標分解，形成各部門及個人的KPI；

4)建立健全公司績效管理過程體系，實現(xiàn)從績效計劃、到績效實施與輔導、績效評價和績效反饋的全過程閉環(huán)管理；5)建立戰(zhàn)略性人力資源數(shù)據(jù)庫，定期向管理層提交比較性人力資源數(shù)據(jù)，包括員工薪酬信息、人員流失率、勞動生產(chǎn)率等，為管理層決策提供依據(jù)。5.2.4績效管理組績效專員工作職責

在公司總裁辦主任的領導以及績效管理副主任的指導下，具體負責如下工作：

1)根據(jù)公司年度戰(zhàn)略目標，起草各一級部門負責人年度績效合同和考核方案，組織各部門負責人審議，并報總裁批準；

2)在一級部門年度績效考核方案框架下，指導人力資源部、各部門制訂二級部門負責人績效合同和考核方案，并進行逐級分解；

3)指導各部門編制公司級績效改進項目的項目實施方案，協(xié)調解決仙姑實施中存在的問題，跟進項目實施進展，組織項目結案驗收；

4)定期（每季度）組織公司層面的績效回顧會議，組織開展一級部門負責人年度績效評價工作，并為二級部門負責人的年度績效評價提供指導；

5)組織建立公司級關鍵績效數(shù)據(jù)庫，完善數(shù)據(jù)收集分析系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)的準確性、及時性和有效性，為管理層決策提供有效依據(jù)。5.2.5系統(tǒng)管理組系統(tǒng)工程師工作職責

在公司總裁辦主任領導下，具體負責如下工作：

1)負責公司基于ISO31000的風險管理體系的建立、維護和持續(xù)改進，包括文件管理、內部審核、管理評審等；并對現(xiàn)有ISO17025等質量、環(huán)境和安全管理體系進行有效整合；2)負責制訂公司風險評價準則，組織各部門開展風險識別和評價，指導各部門針對重大風險制訂風險控制計劃，并跟蹤實施；

3)負責組織各部門依據(jù)《內部控制基本規(guī)范》及《配套指引》開展對標診斷，識別管理“真空”和“盲點”，指導各部門建立健全相關規(guī)章制度；

4)負責公司各類重大（或核心）流程的建立、梳理或優(yōu)化，例如研發(fā)管理流程、供應商管理流程、分包流程等，并確保流程運作順暢、高效；

5)組織各部門編制部門工作職責，確定各部門組織結構圖，落實各部門“三定”方案，編制“職責與權限分配表”。

5.2.6系統(tǒng)管理組文控管理員工作職責

在系統(tǒng)管理組工程師的直接領導下，具體負責如下工作：

1)負責制訂文件管理制度，對需要受控管理的各類規(guī)章、制度、程序、操作細則、以及通知、公告等文件和資料制訂統(tǒng)一的規(guī)則和程序，并對各分/子公司及各部門文件的管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查；

2)負責制訂檔案管理制度，對需要建檔保存的各類資料規(guī)定相應的保密等級、保存部門和保存期限，并對各部門檔案的管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查；

3)負責公司級管理制度標準化審查和發(fā)布工作，并維護公司文件管理系統(tǒng)，及時上傳、更新各類管理文件或技術文件，確保各使用部門及時獲得最新版本；

4)負責總裁辦公室有關資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護一級統(tǒng)計等工作，嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。

5)組織公司下屬各分/子公司以及各部門文件管理員的業(yè)務學習與培訓，并對其工作進行業(yè)務指導。5.2.7預算管理組預算管理專員工作職責

在公司總裁辦主任的領導以及預算管理副主任的指導下，具體負責如下工作：

1)組織公司及各部門年度預算編制、審核及發(fā)布工作，并對預算執(zhí)行的全過程進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)重大異�；蚱�離時，負責及時向管理層匯報；

2)組織建立公司預算管理的各項規(guī)章制度，包括預算管理基本原則、規(guī)則、編制流程及作業(yè)指導書等，以提高各部門預算編制質量；

3)組織財務部、各利潤中心、費用中心建立預算指標體系，形成各部門的預算甚至是個人預算，確保各項預算指標能夠滿足經(jīng)營管理的需求；

4)組織建立預算控制臺賬。負責指導財務部在賬務設計和改造中，以預算管理為核心設置賬務；對財務部提供的P&L報表進行審核，確保各項數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。5)開展預算執(zhí)行成效分析，負責每月對預算執(zhí)行情況進行統(tǒng)計，分析預算執(zhí)行差異，找出原因，提出解決方案，形成綜合分析報告，報管理層決策參考。5.2.8預算管理組成本管理專員工作職責

在公司總裁辦主任的領導以及預算管理副主任的指導下，具體負責如下工作：

1)負責建立公司的成本核算體系，按照業(yè)務流程進行單元劃分，組織編制成本核算的相關規(guī)則、制度和作業(yè)文件；

2)負責檢測、指導財務部及各運營部門的成本核算和成本管理工作，落實經(jīng)營計劃和成本管理辦法的執(zhí)行；

3)統(tǒng)計、分析公司及各運營部門的全要素生產(chǎn)率以及各單項（如設備、人員、材料、廠租）生產(chǎn)率及其趨勢，進行成本總和分析；

4)根據(jù)核算結果，分析比較公司績效和競爭力，定期編制“成本分析報告”，提出相應改進方案，為管理層決策提供支持；

5)建立公司級成本管理數(shù)據(jù)庫，完善數(shù)據(jù)收集分析系統(tǒng)，提高數(shù)據(jù)的準確性、及時性和有效性，為管理層決策提供有效依據(jù)。5.2.9內部稽核組內審專員工作職責

在公司總裁辦主任領導下，具體負責如下工作：

1)配合內審部開展基于財務報表的各類審計工作（例如財務報表、募集資金、對外投資、購買或出售資產(chǎn)、關聯(lián)交易、信息披露等），以滿足證監(jiān)局對上市公司的監(jiān)管要求；2)開展各項專項審計工作（例如：經(jīng)濟合同審計、采購/分包審計、分/子公司審計、質量審計、工程審計以及重大項目審計等），以有效監(jiān)控各類高風險事項；

3)開展內部控制審計，針對公司各業(yè)務環(huán)節(jié)的管理制度，開展定期/不定期的檢查工作，督促各部門建立健全內部控制制度，提高制度執(zhí)行效果；

4)配合績效管理組開展經(jīng)營績效審計，對公司各事業(yè)部負責人、職能部門負責人績效考核指標完成情況、財務年度經(jīng)營業(yè)績作出鑒證和評價；

5)其他公司領導交辦的任務，例如經(jīng)濟責任審計（包括任期審計、離任審計和離職審計）、反舞弊調查調查等。

5.2.10秘書管理組秘書工作職責

在公司總裁辦主任領導下，具體負責如下工作：1)根據(jù)公司領導要求，召集總裁會議及其他專題或臨時性會議，并負責會務的前期組織和準備，整理會議記錄，起草會議紀要；

2)負責根據(jù)各項會議紀要（決議）以及公司領導指示進行相關事項的跟蹤和督辦，并定期（或不定期）向公司領導反饋跟蹤結果；

3)負責為公司高管人員提供文秘工作支持與服務，包括起草文稿和業(yè)務函電，辦理出國簽證、訂購機票/酒店等服務；

4)負責公司總監(jiān)及以上人員的行程管理，按月發(fā)布相關人員工作行程并及時更新，確保發(fā)布行程與實際行程保持一致；

5)負責公司高層主管人員的考勤管理，每月十日前編制高管人員考勤表，報公司總裁審核后提交至董事長辦公室。5.3總裁辦公室各崗位的職位說明書

總裁辦公室各崗位的任職資格要求、職責與權限等規(guī)定參見相關崗位的《職務說明書》（另行制定）。

擴展閱讀：總裁辦工作職責

總裁辦職責

1、協(xié)助總裁制定公司發(fā)展方向、經(jīng)營方針和經(jīng)營形式。2、協(xié)助總裁召集、主持辦公會議；

3、協(xié)助總裁完成組織機構架設、崗位職員配置；

4、負責檢查、考核、督促和協(xié)調各部門的工作進展，并匯總各部門工作情況；

5、負責公司公關工作，協(xié)調處理外部相關部門關系；6、負責起草、優(yōu)化公司的各項管理制度和工作流程；7、負責公司證件辦理、年審、變更等工作；8、負責公司車輛管理工作；

9、負責公司品牌建設和企業(yè)文化宣傳；

10、負責審核以公司名義發(fā)出的文件，收發(fā)文件，做好檔案管理工作；11、負責處理公司領導交辦的其他事務。

總裁辦主任職責

1、負責部門內部制度的建立和完善；

2、負責與各相關政府管理部門或機關進行溝通，并加強與公司相關資源關系的交流與聯(lián)絡，拓展與維護外部的公共關系，配合公司業(yè)務發(fā)展的需要，推廣樹立公司的整體形象；3、負責部門內部行政文件審核、發(fā)布與管理；4、負責組織部門各類檔案的管理；5、負責公司級會議的組織和管理；6、負責組織公司對外宣傳和接待活動；7、負責總裁要求的文字資料的組織；8、負責秘書管理工作；

9、負責監(jiān)督管理文件核稿、收發(fā)、流轉；負責起草重要文件及督辦；10、加強公司內部文件檔案的保密管理�？偛棉k主任職權：

1、總裁辦制度和流程修改的審核權；

2、部門內員工錄用、任免、考核、升職、降職的審核權；3、公司對外宣傳材料的審批權；4、新聞媒體選擇的審批權；5、授權范圍內費用支出的審批權；6、授權范圍外費用支出的審核權、建議權；

總裁辦副主任職責

1、協(xié)助負責部門內部制度的建立和完善；

2、負責與各相關政府管理部門或機關進行溝通，并協(xié)助主任加強與公司相關資源關系的交流與聯(lián)絡，拓展與維護外部的公共關系，配合公司業(yè)務發(fā)展的需要，推廣樹立公司的整體形象；3、協(xié)助主任負責部門行政文件審核、發(fā)布與管理；4、協(xié)助主任負責組織部門各類檔案的管理；5、協(xié)助負責公司級會議的組織和管理；6、協(xié)助負責組織公司對外宣傳和接待活動；7、負責總裁要求的文字資料的組織；8、負責秘書管理工作；

9、負責監(jiān)督管理文件核稿、收發(fā)、流轉；負責起草重要文件及督辦；10、加強公司內部文件檔案的保密管理。總裁辦副主任職權

1、總裁辦制度和流程修改的審核權；

2、部門內員工錄用、任免、考核、升職、降職的審核權；3、公司對外宣傳材料的審批權；4、新聞媒體選擇的審批權；5、授權范圍內費用支出的審批權；6、授權范圍外費用支出的審核權、建議權；

總裁辦執(zhí)行經(jīng)理職責

1、監(jiān)督執(zhí)行決策層已審定下達的目標分解任務提高整體運行效率，制定自己的工作計劃。

2、整理分銷渠道，確定業(yè)務人員的市場責任區(qū)域。

3、制定營銷公司完整的營銷工作計劃，檢查各區(qū)域客戶經(jīng)理工作完成情況。

4、配合終端減少環(huán)節(jié)存貨風險，加強市場信息的匯總反饋。5、對整體運行費用及經(jīng)常性經(jīng)營費用進行有效控制。

6、對客戶經(jīng)理及各區(qū)域業(yè)務人員、促銷員（理貨員）依照員工考核、獎懲辦法及升降職務辦法等予以考評，力求公平合理。7、對已發(fā)生辦理過的業(yè)務進行總結并予以書面分析，總結得失。8、依據(jù)公司下達的經(jīng)營計劃、配合公司總目標組織執(zhí)行公司目標及工作計劃，隨時予以追蹤控制。

9、運用各類激勵機制，提高員工的士氣及工作效率，并督導所屬人員，依照工作標準或要求有效執(zhí)行其工作，確保銷售任務及工作目標的順利完成。

10、做好員工的政治思想工作，指導后勤保障員工的生活水平，為員

工解除顧之憂，穩(wěn)定并建設好員工隊伍。11、公司總經(jīng)理交辦的其他任務。執(zhí)行經(jīng)理職權：

1、總裁辦制度和流程修改的審核權；

2、部門內員工錄用、任免、考核、升職、降職的審核權；3、公司對外宣傳材料的審批權；4、新聞媒體選擇的審批權；5、授權范圍內費用支出的審批權；6、授權范圍外費用支出的審核權、建議權；

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