促銷物料管理辦法(執(zhí)行版)

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促銷物料管理辦法

為了更好地管控促銷物料發(fā)放及有效的利用促銷物料，特制作以下管理辦法：1．入庫

1)存放在區(qū)域辦事處的促銷物料和贈品由辦事處人員進行驗收（如有銷售助理的辦事處，由

銷售助理負責），包括對質量和數量兩方面，然后根據實收數量填寫《入庫單》；2)存放在經銷商處的廣告促銷物料由區(qū)域經理指定的當地銷售人員驗收。該銷售人員須及時

將驗收情況反饋給辦事處，銷售助理根據反饋填寫《入庫單》；

3)存放在銷售人員處的促銷物料和贈品由負責收貨的當地銷售人員驗收，該銷售人員須及時

將驗收情況反饋給辦事處，銷售助理根據反饋填寫《入庫單》；

4)驗收中（及使用中）如發(fā)現(xiàn)促銷物料存在質量問題，須立即將有問題的促銷物料數量、殘

次原因并提供照片作為證明報給市場部，市場部會根據情況給出相應解決方案；5)驗收中發(fā)現(xiàn)數量與《促銷品采購申請表》申領數量不符合，區(qū)域須立即和市場部聯(lián)系并解

決；

2．領用

1)各區(qū)域每月7日前填寫《促銷品采購申請表》提交市場部，由市場部支持人員下月初統(tǒng)一

配發(fā)，各區(qū)域做好驗收并填寫《出庫明細單》和區(qū)域《入庫單》，個別區(qū)域使用量超出常規(guī)值或出現(xiàn)急備情況需做好預估量；

2)促銷臺、促銷服、門店高端組合貨架、活動用桌椅等，會根據材質制定合理使用時限，填

寫《出庫明細單》，配發(fā)后各區(qū)域填寫區(qū)域《入庫單》外，每一樣物料發(fā)放必須落實到人，在規(guī)定使用時限內由于使用不當出現(xiàn)的問題或丟失按公司規(guī)定進行處罰賠償，如物料自身情況出現(xiàn)不當，填寫《物料報廢單》。

3)DM單、招商手冊、海報、易拉寶、X展架等宣品屬階段性更替品，每階段更換后由市場部

支持人員統(tǒng)一按量配發(fā)，填好《出庫明細單》，個別渠道使用量過大需做好預估量；4)超市制作的堆頭、吊牌等進場物料需每月7日前填寫好《月度促銷物料制作申請表》，提

交市場部，物料屬長期使用品，如出現(xiàn)損壞嚴重情況不能再繼續(xù)使用，須填寫《物料報廢單》。

5)促銷活動所需贈品如須訂制的各區(qū)域填寫《月度促銷物料制作申請表》，經總經理批示同

意后由市場部支持人員制作后配發(fā)，投放后填寫《促銷活動贈品派發(fā)登記表》，并進行日匯總交由銷售主管審核，再報及市場部（贈品為輔助性銷售物料，不屬于必發(fā)物料，各區(qū)哈爾濱北大荒豆制品有限公司北京豆奶營銷分公司

域做好費用使用管控，合理使用）。

注：各類促銷物料會根據材質不同有相應的規(guī)定使用期限。

3．盤點

1)每月第一個工作日區(qū)域銷售助理需對存放于辦事處的促銷物料的庫存進行盤點，填寫《盤

點表》；

2)如實際盤點數與臺帳數有差異，進行原因查找和復核，有必要時需要通知區(qū)域經理；3)如有需要報廢的促銷物料，由銷售助理列出清單《物料報廢單》，交區(qū)域經理、市場部審

批后處理。4．庫存

1)每月底區(qū)域銷售助理需要匯總本區(qū)域《區(qū)域庫存表》，并結合月初的盤點數據，分別列出

存放在區(qū)域各辦事處、存放在經銷商處的全部促銷物料和贈品的使用情況；

2)區(qū)域每月7日前把《區(qū)域庫存表》報送給：區(qū)域銷售經理、市場部。市場部進行《臺賬》

統(tǒng)計，及時記錄促銷物料的進、出、存情況。

附件

附件一：《促銷品采購申請表》附件二：《促銷贈品派發(fā)登記表》附件三：《入庫單》附件四：《出庫明細單》附件五：《臺賬》附件六；《區(qū)域庫存表》附件七：《物料報廢單》

附件八：《月度促銷物料制作申請表》附件九：《盤點表》

促銷用品表樣.xls

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附件十：《流程圖》

市場物料申請流程圖銷售部市場部財務部公司總經理涉及表格/報告1、《月度促銷品預用申請表》、《促銷品采購申請表》、《月度促銷物料制作費用申請表》6、《入庫單》、7、《出庫明細《區(qū)域庫存表》流程說明1．根據銷售計提由市場部審核通過后，請示及設計方案共同提交經理審批2．審批通過后填寫資金審批單》；單，并提交請示8、《區(qū)域庫存表》9、《臺賬》10、《月度固定物料盤點表》、《物料報廢單》3．審核通過后由市場部進入篩選并聯(lián)系制作方進入采購階段，如各辦事處不需單獨定制數額較小的物料也可自行采購（流程同2）4．采購完成后入庫統(tǒng)一由市場部配發(fā)，自行采購的物料在各辦事處入庫5．市場部記入臺賬6．財務登帳結款7．辦事處定期盤點，報于市場部哈爾濱北大荒豆制品有限公司北京豆奶營銷分公司

8．定期盤點

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促銷物料管理辦法

為了更好地管控促銷物料發(fā)放及有效的利用促銷物料，特制作以下管理辦法：1．入庫

1)物料制作完成后配發(fā)工廠統(tǒng)一進行保管；

2)存放的促銷物料和贈品由保管人員進行驗收，包括對質量和數量兩方面，然后根據實收數

量填寫《入庫單》；

3)存放在經銷商處的廣告促銷物料由區(qū)域經理指定的當地銷售人員驗收。該銷售人員須及時

將驗收情況反饋給辦事處，銷售助理根據反饋填寫《入庫單》；

4)驗收中如發(fā)現(xiàn)促銷物料存在質量問題，須立即將有問題的促銷物料數量、殘次原因并提供

照片作為證明報給市場部，市場部會根據情況給出相應解決方案；5)驗收中發(fā)現(xiàn)數量與申領數量不符，區(qū)域須立即和市場部聯(lián)系并解決；2．領用

1)各區(qū)域每月7日前填寫《促銷品采購申請表》提交市場部，由市場部支持人員根據市場需

求統(tǒng)一制作，于下月7日前發(fā)回工廠驗收保管，由工廠再統(tǒng)一發(fā)配各區(qū)域，區(qū)域做好驗收，個別區(qū)域使用量超出常規(guī)值或出現(xiàn)急備情況需做好預估量；

2)促銷臺、促銷服、門店高端組合貨架、活動用桌椅等，會根據材質制定合理使用時限，各

區(qū)域在規(guī)定使用時限內由于使用不當出現(xiàn)的問題或丟失按公司規(guī)定進行處罰賠償，如物料自身情況出現(xiàn)不當無法使用，填寫《物料報廢單》。

3)DM單、招商手冊、海報、易拉寶、X展架等宣品屬階段性更替品，每階段制作后統(tǒng)一按量

配發(fā)，填好《出庫明細單》，個別渠道使用量過大需做好預估量；

4)超市制作的堆頭、吊牌等進場物料需每月7日前填寫好《月度促銷物料制作申請表》，提

交市場部，物料屬長期使用品，如出現(xiàn)損壞嚴重情況不能再繼續(xù)使用，須填寫《物料報廢單》。

5)促銷活動所需贈品如須訂制的各區(qū)域填寫《月度促銷物料制作申請表》，經總經理批示同

意后由市場部支持人員制作后發(fā)回工廠管理，投放后填寫《促銷活動贈品派發(fā)登記表》，并進行日匯總交由銷售主管審核，再報及市場部（贈品為輔助性銷售物料，不屬于必發(fā)物料，各區(qū)域做好費用使用管控，合理使用）。

3．盤點哈爾濱北大荒豆制品有限公司北京豆奶營銷分公司

1)每月第一個工作日區(qū)域銷售助理需對存放于辦事處的促銷物料的庫存進行盤點，填寫《盤

點表》；

2)如實際盤點數與臺帳數有差異，進行原因查找和復核，有必要時需要通知區(qū)域經理；3)如有需要報廢的促銷物料，由銷售助理列出清單《物料報廢單》，交區(qū)域經理、市場部審

批后處理。4．庫存

1)每月底區(qū)域銷售助理需要匯總本區(qū)域《區(qū)域庫存表》，并結合月初的盤點數據，分別列出

存放在區(qū)域各辦事處、存放在經銷商處的全部促銷物料和贈品的使用情況；

2)區(qū)域每月7日前把《區(qū)域庫存表》報送給：區(qū)域銷售經理、市場部。市場部進行《臺賬》

統(tǒng)計，及時記錄促銷物料的進、出、存情況。

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附件十一：《流程圖》

市場物料申請流程圖銷售部市場部財務部公司總經理涉及表格/報告1、《月度促銷品預用申請表》、《促銷品采購申請表》、《月度促銷物料制作費用申請表》6、《入庫單》、7、《出庫明細《區(qū)域庫存表》流程說明1．根據銷售計提由市場部審核通過后，請示及設計方案共同提交經理審批2．審批通過后填寫資金審批單》；單，并提交請示8、《區(qū)域庫存表》9、《臺賬》10、《月度固定物料盤點表》、《物料報廢單》3．審核通過后由市場部進入篩選并聯(lián)系制作方進入采購階段，如各辦事處不需單獨定制數額較小的物料也可自行采購（流程同2）4．采購完成后入庫統(tǒng)一由市場部配發(fā)，自行采購的物料在各辦事處入庫5．市場部記入臺賬6．財務登帳結款7．辦事處定期盤點，報于市場部8．定期盤點哈爾濱北大荒豆制品有限公司北京豆奶營銷分公司

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