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行任公司行政文員工作職責(zé)

行政文員的主要工作是：

1、協(xié)助公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序；

2、負(fù)責(zé)公司員工的考勤管理；

3、負(fù)責(zé)公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、印制名片、辦理餐卡、定水、定票、復(fù)印、郵寄等事務(wù)；

4、負(fù)責(zé)接待來(lái)賓，接聽或轉(zhuǎn)接外部電話

5、負(fù)責(zé)與工作內(nèi)容相關(guān)的各類文件的歸檔管理；

6、負(fù)責(zé)例會(huì)的會(huì)議記錄等

7.完成上級(jí)安排的其他工作任務(wù)。

一、及時(shí)處理與打印公司相關(guān)文檔資料

1、商場(chǎng)在辦理相關(guān)事項(xiàng)需要公司出示相關(guān)證明時(shí)及時(shí)打印。

2、公司有相關(guān)新品訂價(jià)與貨品調(diào)價(jià)時(shí)出示相關(guān)貨品價(jià)格通知。

3、公司有員工調(diào)動(dòng)是及時(shí)出示調(diào)動(dòng)通知并及時(shí)更改公司的通訊錄。

4、及時(shí)整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

二、考勤的制作

1、文員在每日早晨做好考勤的嚴(yán)格把關(guān)。

2、每月月初將上個(gè)月的考勤用電子表格制作出來(lái)，在制作過程中注意請(qǐng)假、轉(zhuǎn)正人員及已滿周年人員的詳細(xì)標(biāo)注。

三、人事處理

1、新員工在入職時(shí)一定要將入職書、個(gè)人擔(dān)保書及擔(dān)保人的身份證復(fù)印件一起存檔放入檔案庫(kù)中。

2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時(shí)發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門同事。

4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。

四、后勤處理

1、為公司所有員工名片制定的確定與核實(shí)。

2、及時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件。

3、收理好送上公司的包裹。

4、公司日用品的采購(gòu)。

5、報(bào)銷公司相關(guān)開支費(fèi)用及公司的郵寄費(fèi)用。

6、及時(shí)處理好客戶的投訴問題。

五、與跟單部署的緊密合作，及時(shí)收快遞費(fèi)用單并將快遞費(fèi)用單上交到公司財(cái)務(wù)。

六、跟單部客戶資料的入檔

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辦公秩序及日常管理

為了樹立公司對(duì)內(nèi)對(duì)外形象的樹立，員工的言行是公司企業(yè)文化形象的具體表現(xiàn)，為規(guī)范員工辦公室言行，建立良好的辦公秩序，樹立良好企業(yè)形象，特做如下規(guī)定：1.行政人事日常工作安排

1.1各種會(huì)議記錄、周（月）工作總結(jié)等文件的收集、整理和上報(bào)。1.2各類文件的整理、分類、存檔工作。1.3公司雜志、報(bào)刊等書籍的管理工作。1.4公司員工每日中午的訂餐和定期訂水工作。1.5雜志、信函的整理報(bào)送。

1.6辦公用品的整理、發(fā)放、登記、購(gòu)買申請(qǐng)登記。1.7協(xié)助采購(gòu)部作好產(chǎn)品的配送。1.8接聽電話、接待客人。

1.9每天認(rèn)真完成樓下區(qū)域的衛(wèi)生工作，并做好其他區(qū)域的檢查工作。

1.10在公司需要招聘時(shí)做好信息發(fā)布工作，對(duì)來(lái)面試人員根據(jù)公司的相應(yīng)流程進(jìn)行接待和安排。

1.11對(duì)于公司的常規(guī)培訓(xùn)做事先安排（包括人員通知、場(chǎng)地時(shí)間安排及材料準(zhǔn)備等等）1.12公司定期活動(dòng)的策劃、安排。1.13重要節(jié)日時(shí)，公司環(huán)境的裝飾安排。1.14展廳樣品的整理和登記2.前臺(tái)文員工作要求

前臺(tái)文員代表公司企業(yè)文化、公司形象，是公司的對(duì)外來(lái)客窗口，所以前臺(tái)文員必須具備高素質(zhì)、高品德、形象氣質(zhì)佳、談吐大方得體、溫柔有禮、對(duì)辦公室流程操作熟悉、對(duì)電腦操作熟悉、打字速度最少在每分鐘60以上、責(zé)任心和獨(dú)立性強(qiáng)的年輕職業(yè)女性。以下要求前臺(tái)文員必須做到：

2.1每天上班應(yīng)化淡妝；不得穿奇裝異服上班；不得配戴夸張首飾；不得梳夸張發(fā)型。2.2上班時(shí)間不得接打私人電話及會(huì)見私友；不得擅自離開工作崗位；不得吃零食；不得與其他同事閑聊、嬉鬧；不得說粗口，注意形象。

2.3每天上班需提前10分鐘到公司打卡，搞好前臺(tái)衛(wèi)生，并打開辦公室所有電源。2.4公司購(gòu)買的書籍先編號(hào)并登記入庫(kù)，員工借閱須做好登記到期催還工作，每雙月的最后一個(gè)工作日作為圖書盤點(diǎn)日，并在其他員工的配合下完成圖書清點(diǎn)工作。2.5每天早上上班時(shí)需到信箱處領(lǐng)取當(dāng)天的報(bào)紙、信件，并幫其他同事簽收快遞、包裹、掛號(hào)信件等，并做好統(tǒng)計(jì)登記。

2.6做好前臺(tái)電話的轉(zhuǎn)接工作，在三聲鈴音內(nèi)接聽電話。假如接到與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的電話（包括：廣告、業(yè)務(wù)、保險(xiǎn)、機(jī)票、培訓(xùn)課程、酒店住宿等等）應(yīng)禮貌地拒絕，不得私自轉(zhuǎn)接入領(lǐng)導(dǎo)辦公室；若是上門推銷則禮貌收下名片備日后再用；更不得將領(lǐng)導(dǎo)的私人電話、直線、分機(jī)、姓名透露出去，避免不必要的業(yè)務(wù)，打擾辦公室的正常工作程序。2.7協(xié)助有關(guān)人員管理好公司的公共財(cái)產(chǎn)（總機(jī)電話、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、飲水機(jī)等），檢查它們是否運(yùn)作正常，若發(fā)現(xiàn)有損壞或遺失應(yīng)盡早知會(huì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并通知相關(guān)人員來(lái)維修處理。

2.8每天應(yīng)檢查飲水機(jī)的飲用水是否足夠，并隨時(shí)打電話訂水。2.9當(dāng)有客人來(lái)訪，應(yīng)主動(dòng)詢問，做好登記、接待工作，并及時(shí)通知相關(guān)人員，注意做到“笑臉相迎、禮貌讓座、遞茶倒水、服務(wù)滿意”,客人離開后收拾水杯等物.2.10管好《員工外出登記本》，當(dāng)有員工需外出辦事時(shí)，將外出之事由作詳細(xì)登記；每月最后一天，完成當(dāng)月的《公司員工外出登記本》及電腦考勤記錄統(tǒng)計(jì)工作，并上報(bào)人事部。（目前在外出登記板記錄即可）

2.11應(yīng)該認(rèn)真、積極、主動(dòng)服從及完成各領(lǐng)導(dǎo)的工作分配；例如：幫同事打文件、整理文件、收發(fā)傳真、復(fù)印、收發(fā)郵件等工作。

2.12利用空閑時(shí)間協(xié)助其他同事工作（打文件、整理檔案、復(fù)印文件、收發(fā)傳真等），須與其他同事融洽相處。

2.13妥善保管好辦公用品及日用品，對(duì)同事的領(lǐng)取，要及時(shí)做好登記，發(fā)現(xiàn)數(shù)量不夠時(shí)應(yīng)立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批購(gòu)買。

2.14負(fù)責(zé)通知參加會(huì)議/培訓(xùn)有關(guān)人員和負(fù)責(zé)會(huì)議室的整潔工作。

2.15每天下午下班須晚10分鐘下班，檢查好門窗及電源是否完全關(guān)閉，詢問有哪些領(lǐng)導(dǎo)在加班，詢問何事需要跟進(jìn)，獲得許可方可離開。

2.16應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得將打印、復(fù)印或傳真等有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的一切資料透露予他人，不得截留任何文件。

2.17對(duì)私人資料，未經(jīng)許可，應(yīng)拒絕打印、復(fù)印和傳真，不得假公濟(jì)私。2.18展廳樣品的陳設(shè)、美觀及潔凈

注意：如有不履行應(yīng)盡職責(zé)，且給公司造成經(jīng)濟(jì)和其他損失的，視情節(jié)輕重，公司有權(quán)予以適當(dāng)?shù)奶幜P(包括：降薪、記過、罰款、扣押金、賠償、辭退等)。3．電話使用及接待禮儀

3.1電話接線員和公司員工的電話行為應(yīng)符合規(guī)范，語(yǔ)言要求親切、簡(jiǎn)練、禮貌、和氣，要具有“自己就代表公司”的強(qiáng)烈意識(shí)。

3.2應(yīng)在電話鈴聲響起后三聲之內(nèi)接聽電話，接聽總機(jī)應(yīng)使用“您好！”；接聽分機(jī)應(yīng)使用“您好！χχ部”等規(guī)范用語(yǔ)。

3.3接聽電話時(shí)聲音清晰，語(yǔ)氣親切，音量、語(yǔ)速適中。3.4通話結(jié)束時(shí)應(yīng)與客人道別，并讓對(duì)方先掛機(jī)。

3.5原則上禁止在公司打私人電話，如確有需要，每次不宜超過2分鐘。

3.6電話鈴聲響起后，如當(dāng)事人不在，其他員工有義務(wù)代為接聽、作好記錄，并及時(shí)轉(zhuǎn)告當(dāng)事人。

3.7遇客來(lái)訪，前臺(tái)文員應(yīng)將訪客帶入會(huì)客區(qū)稍等，并馬上通知被訪者，原則上外來(lái)人員未經(jīng)帶領(lǐng)，禁入辦公區(qū)域。

3.8如遇被訪者不在，應(yīng)詳細(xì)問清來(lái)訪事由，以轉(zhuǎn)告被訪者或另約時(shí)間。

3.9如需來(lái)訪者較長(zhǎng)時(shí)間等候，接待人員應(yīng)主動(dòng)向客人致歉，并提供公司宣傳資料、報(bào)刊供客閱讀。4．衛(wèi)生保潔及花木養(yǎng)護(hù)

3.1車間及辦公室的衛(wèi)生由相應(yīng)人員負(fù)責(zé)見（另附表1），具體時(shí)間分別為下班后。3.2打掃工作臺(tái)、接待桌及辦公桌時(shí)，先用沾有洗潔精的抹布擦拭，再用干凈的濕抹布和干抹布分別輕輕擦拭干凈，電腦、打印機(jī)另用干凈抹布擦拭干凈，認(rèn)真清理紙婁內(nèi)的一切廢棄物，更換垃圾袋。

3.3對(duì)前臺(tái)人員對(duì)公司所有的花木進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，定期澆水，黃葉修剪。3.4打掃時(shí)要用先用濕墩布清掃地面后，再用較干墩布擦干。3.5每次打掃完衛(wèi)生后，應(yīng)將抹布、墩布清洗干凈、晾曬，保持干燥無(wú)異味。3.6員工應(yīng)保持辦公場(chǎng)所及其周圍環(huán)境的整潔，維護(hù)正常的氣氛。如需外出工作，亦須維護(hù)工作對(duì)象場(chǎng)所的整潔。

3.7員工必須于每天下班前將自己的工作區(qū)域收拾干凈，將各類文件和文具用品安放整齊，處理完畢的文件及時(shí)歸檔。鎖好抽屜方可離開。5．報(bào)刊、郵件、函電的收發(fā)

5.1報(bào)刊、郵件、信函由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一簽收、發(fā)放。不論公私郵件都應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失、損壞。

5.2前臺(tái)收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后，應(yīng)在半小時(shí)內(nèi)將報(bào)刊發(fā)送到訂閱人手中，不得拖延。5.3公司各部門需外發(fā)的郵件應(yīng)提前送交前臺(tái)文員，由前臺(tái)文員統(tǒng)一寄發(fā)。6.上網(wǎng)

6.1如工作的需要，在正常上班時(shí)間可以上網(wǎng)查閱各種資訊。6.2非工作需要，不得在正常上班時(shí)間上網(wǎng)瀏覽和進(jìn)行網(wǎng)上聊天。7.儀容儀表

7.1員工在工作時(shí)間應(yīng)衣著整齊，保持整潔的儀容、儀表。

7.2著裝要求：服裝整潔、端莊、大方。辦公區(qū)域內(nèi)禁止女士穿著過分暴露的服裝。7.3員工應(yīng)保持頭發(fā)、手指清潔，男女員工均不得梳理怪異或過于新潮的發(fā)型；女士應(yīng)化淡妝，不得濃妝艷抹。

7.4員工在辦公室應(yīng)保持優(yōu)美的站、坐、行姿勢(shì)，不得在座位上東倒西歪，走路時(shí)腳步放輕，盡量不要干擾他人。

7.5與長(zhǎng)輩上司同行時(shí)，原則上應(yīng)讓其先行。進(jìn)出上司辦公室、單間或私人房間要光輕輕敲門，聽見里面應(yīng)允后才進(jìn)去，進(jìn)入房間后輕輕關(guān)門。

7.6辦公時(shí)精神狀況飽滿，不要將家庭或私人生活的情緒帶到工作中。8.公司電器

8.1未經(jīng)許可，不得私自拆裝或移動(dòng)公司的電器，如飲水機(jī)、電話、打印機(jī)、傳真機(jī)電

器開關(guān)等。

8.2公司電器由辦公室內(nèi)務(wù)部統(tǒng)一管理和維護(hù)。如出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ｘ?zé)人員提出，必要時(shí)其他員工須協(xié)助處理。9辦公室應(yīng)知應(yīng)會(huì)

9.1同事之間應(yīng)和睦相處，團(tuán)結(jié)合作，相互之間應(yīng)使用禮貌用語(yǔ)。9.2辦公場(chǎng)所禁止吸煙。9.3辦公時(shí)間禁止會(huì)見私客。

9.4辦公時(shí)間禁止瀏覽與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的書籍、雜志、報(bào)紙、網(wǎng)頁(yè)等。

9.5禁止在辦公室喧嘩、吵鬧，維護(hù)安靜輕松的工作氣氛，各種會(huì)議及討論盡量在會(huì)議室進(jìn)行。

9.6按時(shí)上、下班并打卡，不遲到、不早退、不曠工。

9.7遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度及管理?xiàng)l例，時(shí)刻維護(hù)公司形象及聲譽(yù)。

9.8禁止將不負(fù)責(zé)任的言論在公司內(nèi)傳播，嚴(yán)禁在辦公室談?wù)撁舾械恼�治話題。9.9如對(duì)公司的管理或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有意見，應(yīng)按正常的渠道和方式向上級(jí)反饋，禁止組織小團(tuán)體對(duì)抗或在公司散布不滿情緒，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。

9.10愛護(hù)公司財(cái)物，樹立安全意識(shí)，小心防火、防盜，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)處理或上報(bào)。9.11應(yīng)認(rèn)真維護(hù)自己辦公區(qū)域內(nèi)的一切公共物件，如因維護(hù)或使用不當(dāng)而造成損壞者，公司將給予當(dāng)事人書面警告處分外，當(dāng)事人還必須按價(jià)作出賠償.每日工作：

行政部分

1.上班伊始即鎖好大門,留小門出入。打開所有電源總閘,考勤機(jī),飲水機(jī),傳真,電腦能電源,

2.清理整理展廳,展架陳列樣品,(清潔,陳設(shè),標(biāo)簽),盆花養(yǎng)護(hù)；清理員工休息室的花盆和報(bào)刊等.

3.接聽電話,接待客人,引到約見處,備好茶水,客人走后即收拾整理4.分理郵件和傳真

5.中餐送到,整理餐桌,取出筷子,餐后整理餐桌.

6.有車進(jìn)入時(shí),開門進(jìn)入后隨即鎖門,出去時(shí)再開,.如果不是來(lái)安裝配件之類一般車停在外.

7.根據(jù)各部門需要提供表單,申購(gòu)單預(yù)先標(biāo)號(hào).8.督促公司外出人員登記(否則不予開門)市場(chǎng)

9.關(guān)注E族和淘寶的求購(gòu)信息,淘寶發(fā)送產(chǎn)品信息.

10.客人求購(gòu)時(shí)確認(rèn)款到后開單包裝,發(fā)貨,并告知客人運(yùn)單號(hào),并等客人回復(fù)確認(rèn)11.產(chǎn)品的文字說明。其中包括顏色，重量，材質(zhì)，編號(hào)及功效說明財(cái)務(wù)

12.出納日常現(xiàn)金收付工作.

13.市場(chǎng)銷售報(bào)表周報(bào)和月報(bào)

14.考勤月統(tǒng)計(jì),每月1-2號(hào)并請(qǐng)假單及出入一并轉(zhuǎn)交15.辦公消耗品月統(tǒng)計(jì)，16.圖書借閱月統(tǒng)計(jì)17.區(qū)域衛(wèi)生工作18.各部門衛(wèi)生月檢查

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