系統(tǒng)錄入員

群達(dá)行精密模具有限公司

職位說明書崗位名稱所屬部門直接上級所轄人員系統(tǒng)錄入員財務(wù)部倉儲課長無崗位編號崗位等級直接下級生效日期KD-CW-C06三級無201*-04-01工作目的及時準(zhǔn)確地把物料收發(fā)信息錄入公司的IM3系統(tǒng)，為公司各部門的生產(chǎn)決策提供真確的訊息和財務(wù)的成本控制提供必要的信息。工作職責(zé)與任務(wù)一、日常性工作職責(zé)表述：1、按IM-3系統(tǒng)料操作規(guī)程錄入采購需求單、收料單、發(fā)料單、下料單；工2、完成當(dāng)天的工作任務(wù)，確保其任務(wù)的準(zhǔn)確性與及時性；職作3、與工作內(nèi)容有關(guān)的部門、人員有效溝通；責(zé)任務(wù)4、二、階段性工作職責(zé)表述：職工作1、責(zé)任務(wù)2、三、臨時工作職工作1、參加本部門與職責(zé)相關(guān)的臨時會議責(zé)任務(wù)2、其它臨時指派的一些工作四、計劃性工作職工作1、按收發(fā)料時間順序錄入系統(tǒng)責(zé)任務(wù)2、五、支持協(xié)作性工作職工作責(zé)任務(wù)

職責(zé)表述：職責(zé)表述：職責(zé)表述：1、配合成本材料會計的檢查、總賬會計查詢2、六、檢查、督導(dǎo)性工作職工作1、督促收發(fā)料員及時傳遞料單責(zé)任務(wù)2、七、溝通與協(xié)調(diào)性工作職工作1、發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)人員溝通，盡快解決與上報，確保工作順利進(jìn)行責(zé)任務(wù)2、八、匯報與建議性工作職職責(zé)表述：職責(zé)表述：職責(zé)表述：責(zé)工作1、每天匯報當(dāng)前工作情況，確保工作正常進(jìn)行任務(wù)2、工作中有更好的方法，提出建議，進(jìn)行商討或采用，提高部門的績效。九、異常處理職工作1、在工作中遇到問題自己不能處理的需要即時匯報上級領(lǐng)導(dǎo)處理，自己處理好的要立即解決責(zé)任務(wù)2、十、資源管理職工作1、責(zé)任務(wù)2、十一、培訓(xùn)性工作職工作責(zé)任務(wù)考核指標(biāo)職責(zé)表述：1、參與崗位培訓(xùn)，撐握操作規(guī)程，降低出錯率，提高工作效率2、職責(zé)表述：職責(zé)表述：1、系統(tǒng)錄入是否及時、正確2、每月出錯率3、權(quán)限1、2、3、工作規(guī)范（任職資格）基本素質(zhì)模型任職條件性別年齡所需知識技能基本條件女18~30電腦操作熟練熟悉ERP系統(tǒng)理想條件女18~26學(xué)歷及專業(yè)工作經(jīng)驗其他要求高中半年同等工作經(jīng)驗職業(yè)高中一年同等工作經(jīng)驗資源配置辦公設(shè)備交通工具通訊工具信息培訓(xùn)

電腦、打印機(jī)無公司內(nèi)部座機(jī)IM3崗前培訓(xùn)及按公司內(nèi)部的培訓(xùn)計劃進(jìn)行批準(zhǔn):審核:制定:

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檔案錄入員操作文檔

雙擊桌面上的“口，如下圖：

”檔案管理系統(tǒng)快捷方式，打開檔案管理系統(tǒng)的登陸窗

輸入用戶名、密碼后點(diǎn)擊“登陸”按鈕，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)主窗口，如下圖：

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1.文件登記

1.1文件登記

單擊右邊窗口中的“預(yù)歸檔管理”里“文件管理”下的“文件登記”圖標(biāo)，打開文件登記窗口，如下圖所示：

展開左側(cè)樹形結(jié)構(gòu)，找到需進(jìn)行文件登記的文件庫，并用鼠標(biāo)選中使其高亮顯示，如下圖：

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需要進(jìn)行文件登記時，點(diǎn)擊“”按鈕，然后點(diǎn)擊“”按鈕，

在窗口的空白地方增加一條空白記錄，如下圖：

在增加的空白記錄中的各著錄項中輸入對應(yīng)的內(nèi)容，或可點(diǎn)擊頁面下方的編輯選項卡進(jìn)入編輯頁面進(jìn)行錄入，如下圖：

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錄入記錄完成后不需保存，系統(tǒng)會自動保存。

注：在“編輯”鎖定狀態(tài)下無法進(jìn)行“登記”等操作，每增加一條空白記錄

都需要點(diǎn)一下窗口上面的“登記”按鈕。

1.2掛接原文

選中要掛接的文件，然后點(diǎn)擊編輯按鈕，點(diǎn)擊掛接文件“彈出如下圖所示對話框，

”按鈕，

展開FTP發(fā)布目錄，雙擊上圖中間一列存放原文的目錄，在最右面將顯示出所有在此目錄下的電子文件；

如所需的文件在最右面的列表中連續(xù)排列，可以按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動以選擇多個文件，或按住CRTL鍵，用鼠標(biāo)點(diǎn)選所需要的文件也可完成多個文件的選擇；

選擇完成后，點(diǎn)擊“掛接原文”按鈕，系統(tǒng)將自動將所選擇文件填入“原文路徑”著錄項后的輸入框內(nèi)，這樣便完成了對應(yīng)的原文的掛接；

如果想取消掛接的文件，在“已掛接電子文件列表”的框中選中條目，單擊“去除原文”按鈕，即可以去除原文的掛接；飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

我們掛接好原文后點(diǎn)擊“確定”退出。

此時，點(diǎn)擊主菜單下的“

”按鈕或直接點(diǎn)擊記錄前方“

”圖

標(biāo)，即可進(jìn)行本條記錄所對應(yīng)的電子文件的顯示。如下圖：

1.3上傳文件

點(diǎn)擊主菜單下的“上傳文件”按鈕，彈出的界面如下圖：

如果上傳時不進(jìn)行文件加密則點(diǎn)擊‘否’，如果要進(jìn)行文件加密點(diǎn)擊‘是’。這里點(diǎn)擊‘否’彈出如下圖所示：飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

找到需要上傳到服務(wù)器的文件，并單擊“打開”按鈕，系統(tǒng)將提示“上傳完畢”；系統(tǒng)將自動將電子文件信息填寫完成；此時點(diǎn)擊“原文顯示”按鈕即可進(jìn)行原文顯示。

注：進(jìn)行“掛接原文”和“上傳原文”操作前需將“編輯”按鈕鎖定解除。

“掛接原文”是指掛接已經(jīng)存在于原文服務(wù)器FTP目錄下的電子文件；“上傳文件”是指上傳本地計算機(jī)上的電子文件到原文服務(wù)器的FTP目錄。

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2.立卷歸檔

2.1選擇數(shù)據(jù)

在檔案管理系統(tǒng)主窗口下，依次點(diǎn)擊“立卷歸檔”-“立卷歸檔”-“文件立卷”模塊圖標(biāo)，打開文件立卷窗口，左上分頁窗口是文件庫的目錄樹顯示窗口，右上分頁窗口是檔案庫的目錄樹顯示窗口，分頁窗口下方是數(shù)據(jù)顯示窗口。如下圖：

展開文件庫目錄樹，選擇要?dú)w檔的預(yù)歸檔庫，使其高亮顯示，如“收文庫”

中的“201*年”。展開檔案庫目錄樹，選擇要?dú)w入的歸檔文件目錄庫，使其高亮顯示，如“201*

年文書歸檔文件目錄”。

系統(tǒng)即可將當(dāng)前選擇的預(yù)歸檔庫中所有數(shù)據(jù)顯示于屏幕的下方，并以不同的

顏色進(jìn)行區(qū)分。系統(tǒng)默認(rèn)顏色為：未歸檔-綠色，已歸檔-黃色如下圖：飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

如何選擇單條數(shù)據(jù)歸檔：用鼠標(biāo)點(diǎn)選某一條記錄，使其高亮顯示，點(diǎn)擊“選擇”按鈕或者鼠標(biāo)雙擊某條數(shù)據(jù)也可以直接選入“臨時歸檔文件目錄”標(biāo)簽頁中；

如何選擇多個數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔：按住CTRL鍵及SHIFT鍵+鼠標(biāo)單擊進(jìn)行多條記錄的選擇，也可按下CTRL鍵+A鍵選擇所有數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“選擇”按鈕，直接選入“臨時歸檔文件目錄”頁面中；

如何進(jìn)行查詢數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔：通過“智能查詢”及“綜合查詢”進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索，選擇相關(guān)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“選擇”按鈕，直接選入“臨時歸檔文件目錄”頁面中；查詢完畢，可以點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)還原”按鈕進(jìn)行數(shù)據(jù)還原到初始狀態(tài)。注：此處只可對預(yù)歸檔狀態(tài)為“歸檔”和“待歸檔”還有預(yù)歸檔狀態(tài)為空的數(shù)據(jù)進(jìn)行選擇，狀態(tài)為“不歸檔”的數(shù)據(jù)無法進(jìn)行立卷，將數(shù)據(jù)加入“臨時歸檔文件目錄”頁面后，顏色變?yōu)殚冱S色

2.2臨時歸檔文件目錄

選擇完歸檔數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊標(biāo)簽頁“臨時歸檔文件目錄”，進(jìn)入“臨時歸檔文件目錄”頁面，如下圖飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

在“臨時歸檔文件目錄”頁面中，雙擊數(shù)據(jù)可返回至文件庫中。返回后的數(shù)據(jù)顏色由橘黃色變?yōu)槟�認(rèn)綠色。此時在“臨時歸檔文件目錄”頁面的數(shù)據(jù)并沒有真正歸檔。

注：在“臨時歸檔文件目錄庫”頁面中，用戶可以輸入或修改相關(guān)信息，如“文號”、“文件題名”等，或通過“臨時歸檔文件目錄”頁面上方的“批量生成字段值”功能，對臨時庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量修改。如何批量生成字段值：點(diǎn)擊“批量生成字段值”，打開批量生成字段值窗口，

如下圖：

在“選擇修改類型”欄目中選擇修改類型“替換、加前綴或加后綴”。設(shè)置查詢條件，如“保管期限等于永久”，點(diǎn)擊“添加”按鈕；在窗口下方選擇要修改的字段，輸入修改字段，如“責(zé)任者”，輸入被修改值，如為空值，輸入替換值，如“東方飛揚(yáng)”。點(diǎn)擊右側(cè)“確定”按鈕，批量修改完畢。系統(tǒng)將保管期限等于永久且責(zé)任者值為空的條目，責(zé)任者都置為東方飛揚(yáng)。系統(tǒng)默認(rèn)是飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

替換操作。

如何進(jìn)行記錄的調(diào)整：點(diǎn)擊“調(diào)整”字樣前的復(fù)選框，使其中出現(xiàn)“√”符

號，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需要調(diào)整位置的記錄，使其高亮顯示，按住鼠標(biāo)左鍵不放，將其拖動到合適的位置，放開鼠標(biāo)左鍵即可；拖動完成后，系統(tǒng)將自動調(diào)整件號：如果在同一規(guī)則進(jìn)行調(diào)整，則調(diào)整后，該同一規(guī)則的件號將自動順延；如果在不同規(guī)則之間進(jìn)行調(diào)整，則調(diào)整后，所選記錄原規(guī)則的件號和該規(guī)則的件號都將根據(jù)各自規(guī)則自動順延。

注：調(diào)整狀態(tài)下，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵即可取消調(diào)整狀態(tài)。

數(shù)據(jù)整理完畢后，點(diǎn)擊左上角的“整理入庫”按鈕，系統(tǒng)彈出“確實(shí)要整理入庫嗎？”的提示，如下圖：

點(diǎn)擊提示中的“是”，即可將“臨時歸檔文件目錄庫”頁面中的數(shù)據(jù)按一定規(guī)則歸入指定檔案庫的歸檔文件目錄庫中。件號按定義檔案模版中的字段值設(shè)置，自動生成流水號。將“臨時歸檔文件目錄”標(biāo)簽頁的數(shù)據(jù)歸至“歸檔文件目錄”標(biāo)簽頁，此時數(shù)據(jù)才真正歸檔。

2.3歸檔文件目錄

點(diǎn)擊標(biāo)簽頁“歸檔文件目錄”，進(jìn)入歸檔文件目錄如下圖：飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

如何撤消已歸檔文件：在歸檔文件目錄頁面中，如需將某一份文件從庫中撤

消回預(yù)歸檔庫，只需用鼠標(biāo)雙擊該文件記錄，系統(tǒng)將提示“是否將文件移除”，點(diǎn)擊“是”按鈕，即可將該文件退回預(yù)歸檔庫，可重新立卷。按住CTRL+ALT+K，系統(tǒng)彈出提示，點(diǎn)擊“是”按鈕，即可將當(dāng)前窗口中所有文件都退回預(yù)歸檔庫。移除后的數(shù)據(jù)在預(yù)歸檔庫和數(shù)據(jù)瀏覽標(biāo)簽頁中顏色變回默認(rèn)值或者自定義的相應(yīng)值。檔案庫中移除的數(shù)據(jù)被自動刪除。

3.檔案著錄

3.1檔案著錄

進(jìn)入系統(tǒng)依次點(diǎn)擊“檔案管理”、“檔案管理”及“檔案著錄”圖標(biāo)，進(jìn)入檔案著錄模塊，如下圖：飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

檔案著錄的“登記”、“掛接文件”、“上傳文件”、“原文顯示”等操作與“文件登記”中基本相同，可參照進(jìn)行操作。

4.檔案統(tǒng)計

4.1數(shù)據(jù)選擇

本模塊可以對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，即可利用系統(tǒng)提供的自動統(tǒng)計功能進(jìn)行統(tǒng)計，并可設(shè)置多個統(tǒng)計條件進(jìn)行統(tǒng)計，還可生成二維統(tǒng)計圖，具體操作如下：

依次單擊“檔案管理”→“檔案統(tǒng)計”→“檔案統(tǒng)計”圖標(biāo)，如下圖；飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

選擇“檔案統(tǒng)計”彈出如下圖所示；

展開全宗名稱下按鈕檔案庫的樹形結(jié)構(gòu)，選擇需要進(jìn)行統(tǒng)計的檔案庫，在右側(cè)的數(shù)據(jù)顯示即可顯示出當(dāng)前庫的所有數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)選擇（一）：選擇某一檔案類型下的案卷級、文件級或件盒級即可以顯

示出該節(jié)點(diǎn)下的所有數(shù)據(jù)，便于對該節(jié)點(diǎn)下的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計范圍比較廣，例如選擇文書檔案的件盒級，則顯示出文書檔案件盒級下所有數(shù)據(jù)。如下圖所示：飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)選擇（二）：選擇某一檔案類型下的某一個數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)計，則局限

于某個數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)的統(tǒng)計，例如選擇文書檔案201*年以前的卷內(nèi)目錄。如下圖所示：

4.2統(tǒng)計數(shù)據(jù)篩選

目的：更具需要對篩選出來側(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

點(diǎn)擊屏幕上端的“智能查詢”、“分類查詢”及“綜合查詢”按鈕，對需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索。

注意：在展開的樹形結(jié)構(gòu)中，如果選擇“XXX檔案文件級”或“XXX檔案案

卷級”字樣，并使其高亮顯示，即意味著對該類檔案下所有庫進(jìn)行跨庫統(tǒng)計

4.3確定統(tǒng)計方案

檢索完數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊屏幕左上角的“統(tǒng)計方案”按鈕，即彈出對話框；如下圖：

確定按某一個著錄項進(jìn)行統(tǒng)計，如需按“分類號”進(jìn)行統(tǒng)計，則可點(diǎn)擊“分類號”前的復(fù)選框，使其中出現(xiàn)“√”符號，并使“分類號”所在行出現(xiàn)紅框顯示；如下圖：飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

如進(jìn)行“計數(shù)”統(tǒng)計，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“分類號”字段后的“計數(shù)”字樣前的復(fù)選框，使其中出現(xiàn)“√”符號，點(diǎn)擊“分類號”后的“排序”下拉框，選擇對所選字段進(jìn)行“無”、“升序”或“降序”排列；

系統(tǒng)允許用戶可同時按幾個字段進(jìn)行統(tǒng)計，如還需按其它的字段進(jìn)行統(tǒng)計，重復(fù)上述的操作，即可設(shè)置多重統(tǒng)計，并在“輸出順序”項顯示出所按統(tǒng)計字段的優(yōu)先順序；

計數(shù)/合計的統(tǒng)計方案若先選擇“年度”，再選擇“頁數(shù)”及頁數(shù)后的“計數(shù)”，則統(tǒng)計的是不同年

度下的不同頁數(shù)的記錄有多少條；若先選擇“年度”，不選“頁數(shù)”直接選擇頁數(shù)后的“計數(shù)”，則統(tǒng)計的是不

同年度下的記錄共有多少條；若先選擇“年度”，再選擇“頁數(shù)”及頁數(shù)后的“合計”，則統(tǒng)計的是不同年

度下的分別對各種頁數(shù)進(jìn)行求和；若先選擇“年度”，不選“頁數(shù)”直接選擇頁數(shù)后的“合計”，則統(tǒng)計的是不

同年度下的各條記錄的頁數(shù)的總和。

如：求年度、保管期限案卷數(shù)，確定完統(tǒng)計方式后，單擊屏幕左上角的“統(tǒng)

計”按鈕，即可按所選字段進(jìn)行統(tǒng)計；如下圖；飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

注意：對于數(shù)值型字段，還可以選擇更多的統(tǒng)計方式，如“合計”、“均值”、

“最大值”及“最小值”等，非數(shù)值型字段不可進(jìn)行這幾類統(tǒng)計。

注：在樹形結(jié)構(gòu)下方將把按設(shè)定方案所做的統(tǒng)計結(jié)果顯示出來，由上圖可以

看出，不同分類號的檔案數(shù)量均已統(tǒng)計出來；

4.4轉(zhuǎn)化EXCEL表

統(tǒng)計結(jié)果生成后，點(diǎn)擊統(tǒng)計操作主界面下的“輸出”按鈕，即可將結(jié)果輸出到EXCEL表中；依次點(diǎn)擊菜單“文件”、“打印”項，并在彈出的對話框中點(diǎn)擊“OK”按鈕，即可將統(tǒng)計結(jié)果打印輸出；如點(diǎn)擊菜單“另存為”項將文件另存為EXCEL文件；如下圖：飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

4.5統(tǒng)計結(jié)果形成統(tǒng)計圖

系統(tǒng)可以將統(tǒng)計結(jié)果以多種圖形的方式輸出來，如柱狀圖、餅圖、直方圖等；并可以選擇生成二維或三維圖；點(diǎn)擊屏幕上方“統(tǒng)計圖”按鈕，即可在屏幕右下角生成相應(yīng)的統(tǒng)計圖。統(tǒng)計圖類型

點(diǎn)擊屏幕上方“圖表類型”按鈕，即可彈出選擇對話框；如下圖

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用鼠標(biāo)點(diǎn)擊上圖中所需要的圖表類型，使其高亮顯示，并點(diǎn)擊“確定”按鈕，則統(tǒng)計圖表顯示區(qū)將按所選圖表類型輸出統(tǒng)計結(jié)果；

統(tǒng)計圖表標(biāo)題

點(diǎn)擊屏幕上方“統(tǒng)計圖細(xì)節(jié)”按鈕，即可彈出對話框；如下圖：

在“標(biāo)題”后的輸入框中輸入本圖表的標(biāo)題；如“1998年統(tǒng)計圖”，在“分類標(biāo)題”后的輸入框中輸入著錄項的名稱，如按“年度”進(jìn)行統(tǒng)計，則填入“年度”，如按“保管期限”進(jìn)行統(tǒng)計，則填入“保管期限”，填寫的內(nèi)容即為圖表中X軸的名稱；在“二級分類標(biāo)題”后的輸入框中輸入Y軸的名稱；如需要進(jìn)行三維的顯示，則還需在“數(shù)據(jù)標(biāo)題”后的輸入框中輸入Z軸的名稱；

圖表復(fù)制

可將圖表顯示區(qū)內(nèi)所顯示的圖表復(fù)制到剪切板中，并通過“粘貼”操作將該圖表復(fù)制到WORD等軟件中直接使用；點(diǎn)擊屏幕上方的“復(fù)制”按鈕即可將圖表復(fù)制到剪切板中，如下圖即為復(fù)制下來的圖表：

點(diǎn)擊屏幕上方的“打印”按鈕，即可將統(tǒng)計出的圖表打印出來；飛揚(yáng)系列軟件---綜合檔案管理系統(tǒng)

注意：如同時按多個著錄項進(jìn)行統(tǒng)計，則無法生成圖表；

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