集團(tuán)公司接待工作流程

**集團(tuán)公司接待工作流程

1、目的

規(guī)范公司接待工作流程，提高接待質(zhì)量，樹立公司良好的形象。

2、適用范圍

本文件規(guī)定了集團(tuán)公司接待管理的職責(zé)分工、工作流程等相關(guān)內(nèi)容，適用于全集團(tuán)的接待工作（子公司參照?qǐng)?zhí)行）。

3、接待原則

3.1級(jí)別對(duì)等原則

一般情況下，主賓級(jí)別對(duì)等，同級(jí)別出面；特殊情況下可高規(guī)格接待。對(duì)來賓都應(yīng)平等相待，不卑不亢。

3.2接待對(duì)口原則

各職能部門對(duì)口接待。綜合性接待時(shí)，由一個(gè)接待部門牽頭，其他

相關(guān)部門支持配合。

3.3服務(wù)周到原則

接待計(jì)劃制定周密，接待程序完善，各環(huán)節(jié)銜接到位，做到待客禮貌、服務(wù)周到。

3.4保密原則

向賓客介紹情況時(shí)，注意保守企業(yè)機(jī)密；參觀生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)原則上不允許來賓攝影、攝像。對(duì)需要保密的接待不得對(duì)外泄漏來賓姓名、接待安排等相關(guān)內(nèi)容。

3.5厲行節(jié)約

招待來賓時(shí)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)適宜，不鋪張浪費(fèi)，及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用核算。

4、術(shù)語與定義

4.1賓客

客人的總稱，分為貴賓（上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）、嘉賓和來賓三級(jí)。4.1.1貴賓指被公司邀請(qǐng)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（包括軍隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)）。4.1.2嘉賓

指被公司邀請(qǐng)，出于交際或商務(wù)目的來公司檢查指導(dǎo)或參觀會(huì)談的

政府領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（包括外賓）。

4.1.3來賓：

出于交際或商務(wù)目的提出來公司訪問的政府領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、客

人

（包括外賓）。

4.2集團(tuán)公司接待

4.2.1上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察、調(diào)研、指導(dǎo)工作的接待；4.2.2與集團(tuán)公司高層之間的商務(wù)、友好往來的接待；4.2.3涉及集團(tuán)公司重要經(jīng)濟(jì)利益的其他重要接待。4.3部門接待

由職責(zé)對(duì)口部門負(fù)責(zé)的接待。4.4集團(tuán)子公司接待

由集團(tuán)子公司出面負(fù)責(zé)的接待。4.5接待用品4.5.1通用備品

茶水及水具、企業(yè)宣傳冊(cè)、便箋紙及鉛筆等。4.5.2特殊備品

咖啡、可樂、茶品及專用茶具、水果、糖果等。4.5.3饋贈(zèng)禮品。

5、職責(zé)

5.1公司辦公室

5.1.1全面負(fù)責(zé)集團(tuán)公司的接待管理工作。5.1.2負(fù)責(zé)集團(tuán)公司接待任務(wù)計(jì)劃、安排的制定。5.1.3負(fù)責(zé)集團(tuán)公司接待計(jì)劃、安排的實(shí)施、協(xié)調(diào)、督促、檢查和落實(shí)。

5.1.4負(fù)責(zé)集團(tuán)公司接待室、會(huì)議室、接待用品的管理、準(zhǔn)備及務(wù)工作。

5.1.5負(fù)責(zé)接待工作的宣傳報(bào)道以及賓客隨行記者的協(xié)調(diào)工作。5.1.6負(fù)責(zé)安排來賓車輛、食宿的安排和車票、機(jī)票的預(yù)定。5.1.7負(fù)責(zé)集團(tuán)公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用的使用、管理和控

制。

5.1.8負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)管理部室及子公司接待工作進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)及指導(dǎo)。

5.1.9負(fù)責(zé)集團(tuán)公司接待保密工作。5.1.10負(fù)責(zé)做好接待記錄工作。5.2保衛(wèi)部

負(fù)責(zé)組織接待的現(xiàn)場(chǎng)保衛(wèi)、車輛管理以及賓客隨行保衛(wèi)人員的協(xié)調(diào)工作。

5.3規(guī)劃部、進(jìn)出口公司負(fù)責(zé)接待翻譯工作。

5.4萬壽社區(qū)管理中心、幸福社區(qū)管理中心負(fù)責(zé)集團(tuán)公司接待的環(huán)境保潔工作。5.5各部室

5.5.1負(fù)責(zé)與本部門職責(zé)對(duì)口的業(yè)務(wù)接待工作。

5.5.2負(fù)責(zé)部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的使用、管理、控制，配合做好集團(tuán)公司的接待工作。

5.7集團(tuán)公司下屬子公司

5.7.1對(duì)本公司的接待工作全面負(fù)責(zé)。

5.7.2需要集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)出面參加的接待，子公司須提前兩周向集團(tuán)公司辦公室提出申請(qǐng)。5.8集團(tuán)公司各被參觀單位

根據(jù)集團(tuán)公司辦公室的要求，負(fù)責(zé)整理本單位工作現(xiàn)場(chǎng)、維護(hù)正常秩序等相關(guān)工作。

6、接待規(guī)格

按《**集團(tuán)參觀接待規(guī)格》（附件一）執(zhí)行。

7、管理內(nèi)容

7.1接收信息

7.1.1屬于集團(tuán)公司的接待，直接報(bào)公司辦公室負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

7.1.2屬于部門或子公司接待，但需公司領(lǐng)導(dǎo)出面的，由對(duì)口部門或子公司填寫《**集團(tuán)接待申請(qǐng)表》（附表一）提前一周交公司辦公室負(fù)責(zé)人審批。

7.2初審

7.2.1公司辦公室負(fù)責(zé)人接到管理部室或子公司交來的《**集團(tuán)接待申請(qǐng)表》后應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)并簽署意見。

7.2.2需公司領(lǐng)導(dǎo)出面的接待，先由公司公室負(fù)責(zé)人簽署意見，再由公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。

7.2.3公司辦公室負(fù)責(zé)人將簽署意見后的《**集團(tuán)接待申請(qǐng)表》交公司辦公室文秘科具體實(shí)施。

7.2.4確定由部門或子公司負(fù)責(zé)的接待，其申請(qǐng)表由公司辦公室文秘科轉(zhuǎn)交部門或子公司落實(shí)。

7.3制定接待計(jì)劃、安排7.3.1公司領(lǐng)導(dǎo)同意的接待申請(qǐng)

集團(tuán)公司辦公室文秘科、集團(tuán)公司各部門、集團(tuán)子公司根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見在與來訪聯(lián)系人充分溝通后制定集團(tuán)公司或本部門（子公司）詳細(xì)的接待計(jì)劃、安排并填寫《**集團(tuán)接待計(jì)劃、安排》（模版見附件二），交公司辦公室負(fù)責(zé)人審批。

7.3.2公司領(lǐng)導(dǎo)未批準(zhǔn)的接待申請(qǐng)由申請(qǐng)單位與要求來訪的聯(lián)系人說明原因并予以拒絕。

7.4復(fù)審

公司辦公室負(fù)責(zé)人在《**集團(tuán)接待安排》上簽署意見。7.5執(zhí)行計(jì)劃、安排

7.5.1依據(jù)接待計(jì)劃、安排，各部門按照各自的接待職責(zé)認(rèn)真做好接待的所有準(zhǔn)備工作。

7.5.2負(fù)責(zé)接待的單位嚴(yán)格按照接待計(jì)劃、安排執(zhí)行接待。7.5.3各配合部門嚴(yán)格按照各自的接待職責(zé)做好配合工作。7.5.4聯(lián)系人請(qǐng)來賓聯(lián)系人填寫《**集團(tuán)接待意見反饋表》（附表二）。

7.6歸檔

7.6.1聯(lián)系人將接待過程中有保存價(jià)值的圖片和會(huì)議記錄資料存檔。

7.6.2符合公司大事記的接待由專人做好公司大事記并存檔。7.7總結(jié)

聯(lián)系人總結(jié)本次接待工作并提出改進(jìn)意見報(bào)本單位接待工作負(fù)責(zé)人。

附件一：《**集團(tuán)參觀接待規(guī)格》

附件二：《**集團(tuán)接待計(jì)劃、安排》（模版）附表一：《**集團(tuán)接待申請(qǐng)表》附表二：《**集團(tuán)接待意見反饋表》

擴(kuò)展閱讀：集團(tuán)公司參觀接待工作流程

集團(tuán)公司參觀接待工作流程

（討論稿）

一、目的

為樹立公司良好形象，規(guī)范接待管理，提高工作效率，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到，對(duì)口接待、厲行節(jié)約，統(tǒng)一管理、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)”的原則，特制定本工作流程。二、范圍

本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門參觀接待工作。三、管理

辦公室為公司接待工作的管理部門，負(fù)責(zé)講解員、錄像、攝影、新聞媒體的安排，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障等接待工作。各部門每月填寫參觀接待計(jì)劃表，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行每周調(diào)整。四、參觀人員

參觀接待事務(wù)工作分為接待上級(jí)職能部門人員，經(jīng)銷客戶、供應(yīng)廠家、業(yè)內(nèi)廠家、銀行人員等重要客戶，參觀旅游團(tuán)隊(duì)及公司會(huì)務(wù)接待等。

五、陪同人員：

上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門領(lǐng)導(dǎo)、一批商老板、重點(diǎn)酒店老板、銀行領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)內(nèi)廠家領(lǐng)導(dǎo)原則由總經(jīng)理、分管副總參與陪同；

生產(chǎn)、質(zhì)檢、技術(shù)、統(tǒng)計(jì)、安全等部門、供應(yīng)大客戶原則由生產(chǎn)副總、相關(guān)科室主任參與陪同；

各區(qū)域經(jīng)銷商、酒店代表原則有銷售副總或銷售服務(wù)中心主任、片區(qū)經(jīng)理參與陪同；

金融、稅務(wù)系統(tǒng)由財(cái)務(wù)副總、相關(guān)科室主任參與陪同；

工會(huì)、社保、人力資源系統(tǒng)由工會(huì)主席、相關(guān)科室主任參與陪同。六、XXXX參觀路線：

XXXXXXXXXXXX七、接待程序

1、上級(jí)職能部門領(lǐng)導(dǎo)

（1）政府領(lǐng)導(dǎo)來公司視察，辦公室應(yīng)提前聯(lián)絡(luò)明確來賓身份、姓名、職務(wù)、隨員、時(shí)間等具體事項(xiàng)，填寫來賓報(bào)告單呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱后，確定接待規(guī)格、主陪人和隨員。

（2）辦公室提前準(zhǔn)備接待所須的資料、車輛和參觀現(xiàn)場(chǎng)，通知公司領(lǐng)導(dǎo)和擬現(xiàn)場(chǎng)參觀部門做好接待準(zhǔn)備，并提前檢查準(zhǔn)備工作事宜是否就緒。需廠外迎接由辦公室安排人員前往。

（3）需要時(shí)辦公室準(zhǔn)備會(huì)談的礦泉水、毛巾、水果和安排食宿等。

2、重要客戶人員

（1）由對(duì)口部門負(fù)責(zé)與來賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)來賓身份、姓名、職務(wù)、人數(shù)、時(shí)間等事項(xiàng)，確定接待規(guī)格、主陪人，通知公司分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備。

（2）對(duì)口部門提前準(zhǔn)備所需的資料、物品，需用車接送、接待室、會(huì)議室或食宿，應(yīng)提前通知辦公室準(zhǔn)備車輛、會(huì)場(chǎng)、食宿地點(diǎn)。

3、客戶單位考察、參觀及聯(lián)系工作

客戶單位來人參觀、考察及聯(lián)系工作，應(yīng)事先與對(duì)口部門預(yù)約。被預(yù)約部門根據(jù)來客身份、姓名、職務(wù)、人數(shù)、時(shí)間等事項(xiàng)，通知相關(guān)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)參與接待。

4、會(huì)務(wù)接待

（1）公司召開的大型涉外活動(dòng)，由辦公室制定詳細(xì)的方案并擬訂費(fèi)用計(jì)劃，安排會(huì)務(wù)接待，各單位積極配合做好相關(guān)接待工作。

（2）公司各職能部門組織召開的一般性會(huì)議、培訓(xùn)等，由各部

門自行安排接待，辦公室根據(jù)需要予以配合。如發(fā)生費(fèi)用，由公司總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。八、就餐管理

安排就餐應(yīng)明確接待對(duì)象，本著從減節(jié)約的原則，有效控制經(jīng)費(fèi)開支。

1、各部門業(yè)務(wù)往來需內(nèi)部就餐的，提前填寫就餐申請(qǐng)單，由辦公室協(xié)調(diào)安排。

2、需在外進(jìn)行業(yè)務(wù)招待的，由招待部門提前書面申請(qǐng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由辦公室安排。

3、實(shí)行先申請(qǐng)后就餐的原則，一單一簽，否則辦公室不予結(jié)算，費(fèi)用自理。

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