扎實(shí)做好接待工作 為企業(yè)發(fā)展服務(wù)

扎實(shí)做好接待工作為企業(yè)發(fā)展服務(wù)

王寶義

接待工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，特別是由于市場(chǎng)化程度的越來(lái)越高，各企業(yè)間的信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間的互訪參觀、學(xué)習(xí)交流及業(yè)務(wù)洽談等往來(lái)交流活動(dòng)也與日俱增，這就更加突出了接待工作的重要地位，因?yàn)榻哟�工作是企業(yè)形象展示的一個(gè)第一窗口，來(lái)訪客人與企業(yè)首先接觸的就是接待部門，可以直觀的反映企業(yè)的精神風(fēng)貌，展示企業(yè)的良好形象。孫總在第十一次總裁委例會(huì)上明確提出，要把接待工作作為一項(xiàng)事業(yè)來(lái)做，要下大力氣把這項(xiàng)工作做好，我們每個(gè)人都要引起高度重視。。

那么，企業(yè)怎樣才能做好接待工作呢？今天召開(kāi)的接待工作座談會(huì)就要解決這個(gè)問(wèn)題。下面，我就接待工作談兩點(diǎn)意見(jiàn)，僅供大家參考。一、正確理解接待工作內(nèi)涵

第一，做好接待工作是集團(tuán)事業(yè)發(fā)展的需要。新大地集團(tuán)成立之初就確定了“建立管理科學(xué)、運(yùn)行規(guī)范、受人尊敬的現(xiàn)代企業(yè)”的發(fā)展目標(biāo)，這樣的目標(biāo)要求集團(tuán)的各項(xiàng)工作必須都要走在同行業(yè)的前列，接待工作自然更不能不例外。我們新大地接待工作的服務(wù)對(duì)象面比較廣，有各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)合作伙伴和兄弟單位的同志。同時(shí)接待內(nèi)容也非常廣泛，有指導(dǎo)工作的、有參觀交流的、有業(yè)務(wù)洽談的，也有各種商務(wù)聚會(huì)。接待對(duì)象和內(nèi)容的特殊性和廣泛性，決定了接待工作的重要性。我們要把接待工作與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理緊密聯(lián)系起來(lái)，樹(shù)立“接待無(wú)小事”的精神，切實(shí)做好相關(guān)工作，有條不紊，精益求精。樹(shù)立新大地健康規(guī)范的企業(yè)形象是我們事業(yè)的快速發(fā)展的需要，而接待工作則是展示企業(yè)形象的的前臺(tái)，代表著企業(yè)的綜合形象，有的人甚至認(rèn)為接待部門是企業(yè)的一個(gè)縮影。我們都知道上至國(guó)務(wù)院，下到各級(jí)政府，都有專門的接待機(jī)構(gòu)并都有系統(tǒng)的制度辦法，而且根據(jù)地方特點(diǎn)，各有特色，為什么這樣呢？就是因?yàn)榻哟�這個(gè)平臺(tái)可以從一個(gè)側(cè)面展示國(guó)家或地方的形象，為爭(zhēng)取更多、更廣泛的合作創(chuàng)造機(jī)會(huì)。企業(yè)亦然，尤其是對(duì)于我們這樣一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)、高目標(biāo)的企業(yè)更要重視這項(xiàng)工作，為促進(jìn)集團(tuán)事業(yè)發(fā)展增光添彩，發(fā)揮作用。

第二，做好接待工作是塑造企業(yè)品牌的需要。新大地成立以來(lái)，就提出要打造新大地品牌，通過(guò)品牌的提升來(lái)實(shí)現(xiàn)發(fā)展的目標(biāo)。品牌塑造是多方面的，要多面打造企業(yè)品牌，包括企業(yè)文化方面、經(jīng)營(yíng)管理方、產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)形象等。接待工作在其中就起到了體現(xiàn)企業(yè)形象的一個(gè)重要作用，從接待人員言行舉止、精神風(fēng)貌、禮儀展示、程序安排、會(huì)場(chǎng)布置，吃住行的安排等都能體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某潭�，反映出企業(yè)的管理水平，要通過(guò)每次的接待活動(dòng)讓對(duì)方從感受企業(yè)的綜合接待能力和服務(wù)工作水平，感受新大地的特色文化，增加來(lái)訪者對(duì)企業(yè)的認(rèn)可度，增加企業(yè)品牌的美譽(yù)度。因此，接待工作對(duì)我們塑造品牌具有非常積極的意義。

第三，做好接待工作是增進(jìn)社會(huì)各界友誼的需要。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，地區(qū)之間、單位之間相互聯(lián)系、相互依存、互惠互利、共同發(fā)展的關(guān)系日益密切，接待工作對(duì)于建立、鞏固和發(fā)展這種關(guān)系具有重要作用。接待工作細(xì)致周到，會(huì)讓人產(chǎn)生倍受尊重的感覺(jué)，友誼當(dāng)然首先是建立在相互尊重的基礎(chǔ)上，所以，有理有節(jié)的接待工作對(duì)于增進(jìn)友誼，廣交各界友人會(huì)產(chǎn)生良好的橋梁和紐帶作用。由于集團(tuán)的快速發(fā)展，我們今后要進(jìn)一步大力落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，不斷開(kāi)拓新的市場(chǎng)領(lǐng)域，所以，廣交各界朋友，進(jìn)一步加大區(qū)域之間的溝通與聯(lián)系是尤為必要的，我們要以最大的熱情，思考總結(jié)，不斷完善，認(rèn)真做好接待工作，架好企業(yè)與社會(huì)各界友誼、合作的橋梁。二、扎實(shí)地做好接待工作要確保接待工作安全、順利進(jìn)行，使接待工作取得圓滿成功，給賓客留下美好印象，展示企業(yè)的健康形象，就是在為集團(tuán)的事業(yè)發(fā)展服務(wù)，就是在為新大地的明天服務(wù)。從事接待工作的同志，首先要站在這樣的高度，樹(shù)立正確的思想認(rèn)識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)、安全意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，把接待工作真正當(dāng)作一項(xiàng)事業(yè)來(lái)做，要周密思考、措施得當(dāng)，兢兢業(yè)業(yè)、高度負(fù)責(zé)地做好每次接待工作。

一要熱情周到。熱情周到要體現(xiàn)在接待工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，做到事前有準(zhǔn)備，事中有落實(shí)，事后有反饋，事事精心安排、嚴(yán)謹(jǐn)合理，時(shí)時(shí)熱情主動(dòng)、悉心服務(wù)，處處體現(xiàn)溫馨親切、舒適自然，在熱情、周到的服務(wù)中暖人心、得人心。接待工作平凡、瑣碎，但正是在平凡、瑣碎的服務(wù)中才更表達(dá)真情，展示水平，所以，每一位工作人員都應(yīng)保持良好心態(tài)，熱情主動(dòng)地開(kāi)展工作。

二要規(guī)范有序。嚴(yán)格按規(guī)定、按制度、按流程辦事，就能使各項(xiàng)工作井井有條，避免隨意性、片面性、盲目性。接待工作是有規(guī)律可循的，我們一定要細(xì)心體會(huì)，認(rèn)真總結(jié)接待工作中的規(guī)律，并將這些規(guī)律用規(guī)范的程序表述出來(lái)，準(zhǔn)確把握，嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真貫穿和落實(shí)到接待工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)步驟之中，努力使接待工作步入規(guī)范化、程序化、制度化的軌道。我們最近正在制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，接待工作也要標(biāo)準(zhǔn)化，我們本次座談會(huì)的一項(xiàng)重要工作就是建立和完善標(biāo)準(zhǔn)化的接待制度，待出臺(tái)以后，將更加有助于大家開(kāi)展工作，更加有利于形成新大地規(guī)范統(tǒng)一的接待形象。

三要?jiǎng)?wù)實(shí)高效。接待工作是一項(xiàng)十分具體的工作，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人員、行程、食宿、安全等各個(gè)環(huán)節(jié)的安排，都要細(xì)致周到，哪一方面考慮不周或大而化之，都容易出現(xiàn)問(wèn)題或紕漏，所以必須發(fā)揚(yáng)扎實(shí)勤勉的作風(fēng)，細(xì)致耐心的工作習(xí)慣，不能因主觀方面的不慎不實(shí)，影響接待工作質(zhì)量，對(duì)企業(yè)形象造成不良影響，甚至是帶來(lái)不必要的損失。接待工作要始終講求高效率，接到任務(wù)后，要迅速行動(dòng)起來(lái)，在做好本職環(huán)節(jié)的同時(shí)，及時(shí)將工作傳遞給下一環(huán)節(jié)，相互協(xié)調(diào)，相互配合，決不能拖泥帶水、拖拖拉拉，體現(xiàn)務(wù)實(shí)高效的工作作風(fēng)。

四要重視細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)決定成敗，從細(xì)節(jié)可以反映團(tuán)隊(duì)的精神面貌，體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的工作能力，大事是由小事匯集而成的，所以，必須對(duì)每一細(xì)節(jié)進(jìn)行充分的思量和準(zhǔn)備。接待工作要想上新臺(tái)階，必須重視細(xì)節(jié)，從每一細(xì)微處保證工作質(zhì)量并體現(xiàn)差異化的特色。首先思想要到位，重視細(xì)節(jié)，不能麻痹大意，二是落實(shí)要細(xì)致，并要進(jìn)行復(fù)檢，與相關(guān)部門密切溝通交流，保證接待的流暢性，三是多做事后總結(jié)，逐步在實(shí)踐中提升工作水平。

五要安全儉樸。安全第一，是接待工作最基本、最重要的要求，牢牢樹(shù)立“安全第一”的觀念，切實(shí)增強(qiáng)安全意識(shí)，特別是客人的行車安全、飲食衛(wèi)生和財(cái)物安全要進(jìn)行仔細(xì)安排，堅(jiān)決杜絕一切安全事故或問(wèn)題。對(duì)于重要的來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)或客人，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定，周密布置并認(rèn)真布置安全保衛(wèi)措施，確保不出現(xiàn)任何問(wèn)題。要提倡節(jié)約，不搞鋪張浪費(fèi)，這是新大地成立以來(lái)的一貫要求。接待工作必須摒棄鋪張浪費(fèi)的陋習(xí)，不能簡(jiǎn)單地以花錢多少來(lái)衡量接待工作的好壞，要掌握接待的技巧和方法。既要節(jié)儉也不使客人感到怠慢，儉樸而又不失禮儀，要開(kāi)動(dòng)腦筋想辦法，盡可能少花錢多辦事，努力提高接待工作的質(zhì)量和水平。同志們，新大地的事業(yè)正在快速發(fā)展，我們要緊跟集團(tuán)發(fā)展的步伐，創(chuàng)新求異，把每項(xiàng)工作做精做細(xì)。接待工作作為展示集團(tuán)的窗口，在集團(tuán)的工作中占有極為重要的地位，是宣傳企業(yè)的良好平臺(tái)，所以，我們所有員工尤其是負(fù)責(zé)事務(wù)工作的人員要引起高度重視，轉(zhuǎn)變觀念，把接待工作作為一項(xiàng)事業(yè)，作為歷練自己協(xié)調(diào)能力，展示自己和企業(yè)形象的重要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)離不開(kāi)交往合作與交流，接待工作將會(huì)使大家在這方面得到更好的鍛煉和加強(qiáng)，促進(jìn)個(gè)人綜合能力的提高。

今天，我們坐在一起，共商接待事務(wù)方面的工作，希望大家集思廣益，踴躍發(fā)言，把自己的經(jīng)驗(yàn)和做法拿出來(lái)與大家共同交流溝通，共同完善接待工作，使我們的接待水平和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)更大的提升。

擴(kuò)展閱讀：企業(yè)如何做好接待工作

企業(yè)如何做好接待工作？接待工作是企業(yè)秘書的一項(xiàng)重要工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，并由此及彼帶來(lái)大量的人員流動(dòng)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增，這就使用權(quán)得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢(shì)下，企業(yè)秘書怎樣才能做好接待工作呢？筆者以為，應(yīng)重視以下幾個(gè)方面：1、要做好每一項(xiàng)接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng)，否則就可能淪為低層次的迎來(lái)送往的應(yīng)酬活動(dòng)，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項(xiàng)接待活動(dòng)，都要以實(shí)現(xiàn)來(lái)賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來(lái)賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動(dòng)，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。

每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過(guò)公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來(lái)賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。

2、在新形勢(shì)下，企業(yè)秘書應(yīng)及時(shí)更新觀念，充分認(rèn)識(shí)到接待工作是企業(yè)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過(guò)接待工作，企業(yè)可以展示實(shí)力，樹(shù)立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴(kuò)大合作，從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。

做好接待工作不僅是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書人員對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹(shù)立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來(lái)完成；要樹(shù)立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生的印象。

3、細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽(tīng)八方”，對(duì)來(lái)賓的一個(gè)眼審、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會(huì)，以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求秘書人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場(chǎng)發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平，以便將各類有操作企業(yè)形象有細(xì)節(jié)問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現(xiàn)“零失誤”。通過(guò)接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，也可以對(duì)外樹(shù)立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓留下深刻的印象，而且無(wú)形中會(huì)為企業(yè)帶來(lái)商機(jī)，帶來(lái)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，秘書要充分利用接待工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨(dú)具魅力的特色文化，得用每一次接待機(jī)會(huì)會(huì)增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的知名度和影響力。同時(shí)，秘書還要對(duì)接待交果進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估與監(jiān)測(cè)，及時(shí)做好來(lái)賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待流程，力求接待活動(dòng)效益的最大化。4、接待方案制定以后，就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時(shí)可以制作接待工作清單，對(duì)接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時(shí)，對(duì)接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范，這樣才能確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結(jié)時(shí)，接待記錄的填寫、總結(jié)會(huì)的召開(kāi)、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外，秘書人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識(shí)，不斷提高自身素養(yǎng)并注意實(shí)現(xiàn)資源共享。

5、在新形勢(shì)下，秘書只有結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際，自覺(jué)創(chuàng)新公關(guān)工作思路，豐富公關(guān)工作內(nèi)容，才能推動(dòng)接待工作不斷創(chuàng)新。比如制訂方案時(shí)可以考慮運(yùn)用統(tǒng)一的模板，匯報(bào)材料可以得用多媒體技術(shù)來(lái)制作，而不僅僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料等等。這樣的接待工作才具有時(shí)代特征和企業(yè)特色。同時(shí)，企業(yè)秘書要積極探索能夠更好地反映企業(yè)精神與企業(yè)亮點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)文化的接待方式和方法，與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，使接待工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用

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