領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)
領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)
摘要：為了領(lǐng)導(dǎo)更高效地開展工作，產(chǎn)生了秘書這一崗位，本文歸納了領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的一些共同標(biāo)準(zhǔn)，具體從秘書個人道德素質(zhì)、工作態(tài)度、專業(yè)能力、職業(yè)修養(yǎng)四方面進行了分析討論，并對秘書標(biāo)準(zhǔn)的未來走向進行了粗淺的探討。
關(guān)鍵詞：秘書、標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)修、未來趨向一、引言
秘書是當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊綜合辦理日常事務(wù)，即辦文辦事辦會、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、完成交辦任務(wù)、提供跟蹤服務(wù)的參謀助手。負(fù)有參政設(shè)謀，協(xié)調(diào)綜合，督促檢查，拾遺補缺等重大責(zé)任。秘書人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)，直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低，關(guān)系黨和國家方針政策的正確貫徹及各項事業(yè)的興衰成敗。因而，選擇怎樣的一個秘書對任何領(lǐng)導(dǎo)來說都是十分重要的。盡管不同的領(lǐng)導(dǎo)對秘書的選擇會有不同的具體標(biāo)準(zhǔn)，但我們發(fā)現(xiàn)在這些不同中有不少共通之處。
二、領(lǐng)導(dǎo)對秘書的選擇標(biāo)準(zhǔn)
第一，看思想作風(fēng),是否品德端正，為人實在,待人誠懇。具體而言領(lǐng)導(dǎo)希望他們的秘書應(yīng)該具有實在、謙虛、誠懇、開朗的品質(zhì)。所謂實在,指要有與人為善之心,無危害他人之意;有嚴(yán)于律己之美德,無文過飾非、委過于人之劣習(xí)。所謂謙虛,指要善于取人長補己短,尊重同志,虛心求教,而不自視高明、自以為是,甚至盛氣凌人。所謂誠懇,指要真心實意、熱情待人,而不油嘴滑舌、曲意奉承、搬弄是非、愛打聽別人的秘密。所謂開朗,要能夠向領(lǐng)導(dǎo)敞開思想、溝通感情。所以領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的首要標(biāo)準(zhǔn)是看秘書是否品德端正，為人正直，謙虛謹(jǐn)慎，平易近人。
第二，看工作態(tài)度是否工作積極主動，,辦事認(rèn)真高效。在領(lǐng)導(dǎo)眼里,一個能力強但辦事不力的秘書往往還不如一個能力弱些但辦事認(rèn)認(rèn)真真的秘書。因為工作態(tài)度是基礎(chǔ),沒有認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度,再有能力又有什么用呢?而工作是否主動、辦事是否認(rèn)真,這主要表現(xiàn)為對待分內(nèi)工作是否能盡心盡力,即使加班加點也要將它保質(zhì)保量地按時完成;對待分外的工作是否能主動參與、樂于承擔(dān);對待領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)是任勞任怨、言而有信,還是滿口答應(yīng),過后便忘得無影無蹤;辦公室里諸如打打水掃掃地之類的小事是否能主動去干,領(lǐng)導(dǎo)沒有考慮到的一些細(xì)節(jié)問題是留心注意、及時提醒,還是熟視無睹。
第三，看專業(yè)技能，是否能獨當(dāng)一面，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。無論領(lǐng)導(dǎo)還是秘書,每個人都有自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作,對于這些自己的分內(nèi)事,要善于獨立處置。有的秘書認(rèn)為多請示多匯報,表明自己對領(lǐng)導(dǎo)的尊重,一定是不會錯的,其實這并不一定。習(xí)慣于大事小事都要請示的秘書并不是合格的秘書。有很多時候很多工作,需要辦事人員沖在前頭,這樣即使一時解決不了,還有領(lǐng)導(dǎo)可以出來協(xié)調(diào),假如什么事情都呈遞給領(lǐng)導(dǎo),有時就容易造成被動。一個優(yōu)秀的秘書應(yīng)該是，順境中能讓領(lǐng)導(dǎo)更借東風(fēng)，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。因而是否具備過硬的業(yè)務(wù)技能，具備各方面的能力，是領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。
第四，看職業(yè)修養(yǎng),是否知書達(dá)禮,尊從上級。作為秘書,尊重領(lǐng)導(dǎo)、聽從指揮是必備的素質(zhì)和修養(yǎng)。如果一個秘書不能夠做到充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖,按領(lǐng)導(dǎo)的安排行事,那就會使工作亂套。喜歡在領(lǐng)導(dǎo)開會講話時交頭接耳的秘書肯定不招領(lǐng)導(dǎo)喜歡。因為他連起碼的禮貌都不懂。習(xí)慣在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時隨便插嘴的秘書領(lǐng)導(dǎo)也不喜歡，因為在他心目中根本就沒有上下級之間應(yīng)有的規(guī)矩。所以,選人必須考察其素質(zhì)修養(yǎng),知書達(dá)禮也是基本的條件。當(dāng)然,服從決不是盲從,服從應(yīng)建立在相互信賴、相互支持、相互取長補短的基礎(chǔ)上,而不是不問正確與否,只要領(lǐng)導(dǎo)決定就一味低三下四、做出奴才相,盲目服從,這樣的秘書也是不受歡迎的。秘書的工作性質(zhì)決定秘書人員應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)和上司，關(guān)心下屬。所以一個秘書的素養(yǎng)的高底也是領(lǐng)導(dǎo)很看重的標(biāo)準(zhǔn)。
三、展望選擇秘書標(biāo)準(zhǔn)的未來趨向
隨著改革開放的進一步深入，我國將越來越融入世界這個大家庭。而互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使中國與世界的距離縮短了。在這種情況下領(lǐng)導(dǎo)對于秘書的選擇上也將必然做出相應(yīng)變化。秘書部門將負(fù)有更大的使命，從工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容上都對秘書工作提出了新的要求。只有適應(yīng)這些要求，才能更好地發(fā)揮秘書部門的作用。
首先是要求秘書的視野要寬、知識面要廣。隨著改革開放的不斷推進，跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國界的經(jīng)濟文化交流也將更加頻繁。在這樣的情況下，領(lǐng)導(dǎo)們需要一個不僅能了解各行各業(yè)、全國各地，也能密切注視世界的動向的秘書。
其次是要求能夠適應(yīng)越來越先進的工作平臺。當(dāng)今科技日新月異，為我們的生活工作帶來了極大地方便。秘書通過先進的工作平臺更能準(zhǔn)確把握信息，快速地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。
再次是注重秘書接受新知識的能力�，F(xiàn)今是個知識大爆炸的時代，只有不斷更新知識，接受新知識才能算是個有才華有智謀的秘書。而這樣的秘書也是領(lǐng)導(dǎo)所稱心的秘書。四、總結(jié)
隨著時代的推進，領(lǐng)導(dǎo)對秘書的要求也高了。但無論領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)怎么變，只要秘書人員不斷地加強自身的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，克服思想及行為上的偏差，就能在本職崗位上得心應(yīng)手并能取得更大的成績。
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秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作標(biāo)準(zhǔn)
第一節(jié)處好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
這個題目主要是在秘書的日常工作中完成的，解決好這個問題，也就是解決好了為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作服好務(wù)的問題。一、建立和諧關(guān)系
秘書要擺正自己的位，努力保持與領(lǐng)導(dǎo)者之間的和諧關(guān)系。秘書工作最基本的任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)。如不能保持和諧統(tǒng)一、默契配合的關(guān)系，秘書人員的一切努力往往會成為無效勞動。所謂和諧，即兩者之間的默契、合拍統(tǒng)一。秘書具有的特性之一的中介性決定了秘書的參謀、助手的作用。這種作用的發(fā)揮使秘書在一定程度上具備有影響領(lǐng)導(dǎo)的能力，領(lǐng)導(dǎo)往往能接受秘書的正確思想影響，在一定條件下采納秘書的正確意見和方案。依存性決定了秘書應(yīng)在工作方法上和某些生活習(xí)慣上也力求與領(lǐng)導(dǎo)保持和諧。秘書要善于學(xué)習(xí)，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方法，要善于改變自己的生活習(xí)慣而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的生活習(xí)慣。并主動地搞好領(lǐng)導(dǎo)工作、生活諸方面的服務(wù)。具體方法是：1.要善于掌握領(lǐng)導(dǎo)者行為規(guī)律
每一個領(lǐng)導(dǎo)都有一套自己的工作和生活的規(guī)律。何時工作，何時休息，何時鍛煉，性格、思想有什么特點，辦事有什么習(xí)慣，工作有什么要求等等，各有不同，秘書必須熟悉領(lǐng)導(dǎo)的行為規(guī)律、性格特點，才容易領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，工作起來才能夠得心應(yīng)手、事
半功倍。秘書要盡量做到：(1)知心
首先領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，對領(lǐng)導(dǎo)思想活動、情緒反映等有一個準(zhǔn)確的了解，通過領(lǐng)導(dǎo)的一舉一動能夠體察出“心”之所在，從而盡力同領(lǐng)導(dǎo)者保持思想上的一致，成為領(lǐng)導(dǎo)的貼心人，得到領(lǐng)導(dǎo)的信任。其次是要對領(lǐng)導(dǎo)者的行為作出一定的揣想、假設(shè)，就其行為可能產(chǎn)生的反應(yīng)作出預(yù)測估計，從而正確選擇參謀手段、時機和方案。(2)知情
對領(lǐng)導(dǎo)者的思想修養(yǎng)、工作狀況、身體素質(zhì)、文化水平、個性特點、家庭情況、社會關(guān)系以及交際人員、日常生活起居規(guī)律及飲食習(xí)慣等有盡可能全面的了解，從而酌情處理、形成默契。(3)知時
要掌握領(lǐng)導(dǎo)者動機的激勵規(guī)律，適時地實施參謀。必須了解領(lǐng)導(dǎo)者的思想，掌握其動機的變化規(guī)律，從而尋求在領(lǐng)導(dǎo)者思想狀況和動機基礎(chǔ)上的激勵和調(diào)節(jié)。一般的領(lǐng)導(dǎo)者都存在有動機的“興奮點”，這個興奮點可以是某項決策的舉動，或者是對某個愿望的追求。秘書能夠適時地準(zhǔn)確地把握時機啟動“興奮點”是保持和諧的一個重要手段。
2.要努力提高自身的素質(zhì)，不斷縮小工作差距
即令秘書具備很高的必須的素質(zhì)，但由年齡和經(jīng)驗的限制也必然地與領(lǐng)導(dǎo)者存在著工作水平上的差距，秘書在完善提高本身
素質(zhì)的過程中要善于發(fā)現(xiàn)差距，不斷調(diào)整、完整自己，盡可能縮小差距以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作需要，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。3.要注意尋求保持和諧的恰當(dāng)方法
由于領(lǐng)導(dǎo)者的個性特別不同，保持和諧的方法也千差萬別。歷史上東方朔用滑稽詼諧的方法，使?jié)h武帝從中采納有益的經(jīng)驗，魏征的直言勸諫也使唐太宗引為鑒戒�？梢姳３趾椭C的方法應(yīng)是因人而異、因事而異、因時而異的�，F(xiàn)提出以下一些方法，可供借鑒。
(1)首次強烈印象法
即首次同領(lǐng)導(dǎo)接觸，首次完成任務(wù)，要力爭給領(lǐng)導(dǎo)留下好印象。第一印象雖然不會完全正確，但往往強烈、鮮明、牢固，并在一定程度上決定以后的關(guān)系。在心理學(xué)上稱之為“首次效應(yīng)”。（2）迂回法
通過此事而導(dǎo)入彼事，可以借喻或通過第三者架設(shè)互相了解的橋梁。如將自己的一些不夠成熟的見解先講給某一經(jīng)驗比較成熟又與領(lǐng)導(dǎo)能夠交心的同事聽。（3）環(huán)境適應(yīng)法
要選擇適應(yīng)于領(lǐng)導(dǎo)者本身特點的外部環(huán)境，包括所處的不同時間、地點、范圍等。一個領(lǐng)導(dǎo)在不同的時間、不同的環(huán)境，接受同等輸入量，其反映程度是不同的。秘書要學(xué)會選擇和創(chuàng)造符合領(lǐng)導(dǎo)者習(xí)慣的最佳環(huán)境。（4）娛樂法
政治思想工作常采取寓教于樂的方法。秘書人員也可以采用類似的方法，通過某種媒介相同的娛樂愛好等，溝通二者之間的情感交流，造成和諧的心理反應(yīng)。（5）心理相通法
即通過各種條件造成秘書同領(lǐng)導(dǎo)者思想、心理的相互諧調(diào)。例如同領(lǐng)導(dǎo)者保持相同的觀點、態(tài)度、興趣、動機目標(biāo)等等，從而互相信賴、支持、適應(yīng)建立心理相通關(guān)系。二、贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任
建立了和諧關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)信任的結(jié)果，但贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任又是和諧關(guān)系的基礎(chǔ)。秘書要贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，必須做到以下幾點：1.真正熱愛秘書工作，具有強烈的工作責(zé)任感
秘書工作是一項光榮、重要又很辛苦的工作，需要有一種獻(xiàn)身精神。經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，可能有更多的機會學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)秀品質(zhì)，謙虛的工作作風(fēng)和科學(xué)的工作方法，不能存在私心雜念，要保持一種緊張興奮而又輕松愉快的心情。2.實事求是地反映情況，絕不順情說好話
不論對人的評價，對事的評價，不能以自己或揣測領(lǐng)導(dǎo)的好惡親疏為標(biāo)準(zhǔn)。一是一，二是二，不夸大，不縮小，客觀、公正、實事求是，要能夠經(jīng)得起考驗。3.深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖
平時要留心領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常說的，想的，然后把這些東西聯(lián)系起來考慮，反復(fù)琢磨，時間久了就能比較容易地抓住重點，也能更深
刻地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。這是做秘書的獨有的條件，一定要充分地利用。對領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)會得深刻，工作起來才能更主動、更得心應(yīng)手。還要善于及時將領(lǐng)導(dǎo)意圖完善和豐富起來，盡可能使之深化、細(xì)化、具體化。
4.在各種場合都要注意言行得體、謙虛謹(jǐn)慎
秘書要特別注意自己的影響。這種影響好壞無論屬于什么性質(zhì)就會使人們馬上同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系起來。因此，處處都要謹(jǐn)慎。要注意如下一些問題：(1)宴會一般不參加。
(2)參加領(lǐng)導(dǎo)的各種會議要認(rèn)真聽、記、想，一般不要發(fā)言，但要隨時準(zhǔn)備發(fā)言。一旦被問到，能簡明、清晰地回答問題或說明自己的意見。如果確有一些重要的意見，一般可在會后適當(dāng)?shù)臅r機說。
(3)待人接物要熱情、謙和、禮貌，但為了保證領(lǐng)導(dǎo)的工作和休息，該擋駕的要擋駕。
(4)參加活動應(yīng)盡量靠邊靠后，找不顯眼的地方，但注意力要集中，隨時準(zhǔn)備應(yīng)付各種情況。
(5)出去辦事，除特別需要，一般不要說明自己是某某領(lǐng)導(dǎo)的秘書。此外還要求秘書嚴(yán)于律己，不利用職權(quán)謀私利。辦事要認(rèn)真、迅速、準(zhǔn)確、穩(wěn)當(dāng)、高效率。
(6)凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情原則上都要有回音，自己代為處理的事情，事后都要匯報。
第二節(jié)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作方法
一、向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的方法
秘書向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作是最起碼、最經(jīng)常的工作之一，也是秘書的基本功之一。1.做好準(zhǔn)備
無論是對領(lǐng)導(dǎo)布的任務(wù)完成之后或中途的工作匯報，都翻開本子回憶對照一下領(lǐng)導(dǎo)布任務(wù)時的指示，檢查一下準(zhǔn)備匯報的內(nèi)容是否符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。大致考慮一下匯報問題所需要的時間。如果時間較長，則要事先與領(lǐng)導(dǎo)打好招呼或約定時間，待同意后，準(zhǔn)時去匯報。較復(fù)雜的問題或向幾個領(lǐng)導(dǎo)同時匯報時，要打好腹稿或擬好匯報提綱，以免遺漏。2.要開門見山
即直截了當(dāng)，干脆利落，突出重點。領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，要節(jié)省時間，一般以半小時以內(nèi)為宜，過久易分散精力。匯報時一般只談一個問題，如需匯報幾個問題，匯報之前先點題目。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的年齡、習(xí)慣、特點，掌握好匯報速度。匯報中談到觀點、數(shù)字時要放慢速度，必要時還可將事先準(zhǔn)備好的文字說明和數(shù)據(jù)呈上，使領(lǐng)導(dǎo)邊聽邊看，加深印象。3.要有論據(jù)
反映情況或提出議論要有充足的理由，情況要屬實，準(zhǔn)確，不能講“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱兩可的情
況。對沒有經(jīng)過核實、沒有把握的事情，要按事情的本來面目反映其真實的情況，并說明情況來源和可靠程度。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)提問答不上來時，不可隨意編造，要記下待事后補充匯報。4.要選好時機
一般情況下，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、思考問題、接待客人、閱文、休息時，不去打擾。有時限的情況匯報要及時，失去時機，情況本身就可能失去使用價值。匯報時要舉止大方、明快、談吐清楚，不必拘謹(jǐn)，更不必唯唯諾諾、卑躬屈膝。二、觀察問題的方法
作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書，隨領(lǐng)導(dǎo)外出的機會多，有很多的觀察社會現(xiàn)象的條件，秘書必須具備一定的觀察能力，及時發(fā)現(xiàn)并向領(lǐng)導(dǎo)提供一切有價值的信息，從而對領(lǐng)導(dǎo)的決策和工作產(chǎn)生積極作用。秘書觀察方法的特殊性表現(xiàn)為觀察方法的兩極性或稱二重性。
1.客觀觀察與微觀觀察
前者的任務(wù)是發(fā)現(xiàn)全局性的、綜合性的、規(guī)律性的東西，后者的任務(wù)是發(fā)現(xiàn)局部的、單項的、特殊的東西。2.表面觀察與深入觀察
前者揭示事物的表象、形式，后者揭示事物的實質(zhì)，內(nèi)在聯(lián)系及其變化規(guī)律。3.定性觀察與定量觀察
前者揭示對象的屬性，后者揭示量的變化。
4.縱向觀察與橫向觀察
前者觀察對象的歷史發(fā)展，目前狀況與發(fā)展方向，后者觀察對象與周圍同類事物的聯(lián)系與同異。5.上向觀察與下向觀察
前者觀察決策者意圖或上級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)的部署，后者觀察決策具體實施者的行為動態(tài)和反應(yīng)。6.正向觀察與反向觀察
前者觀察決策實施中的經(jīng)驗和成果，后者觀察決策實施中反映出來的教訓(xùn)、缺陷和失誤。7.直接觀察與間接觀察
前者秘書人員親自對對象進行觀察，后者是利用下級機關(guān)和有關(guān)對象的資料、報表、錄像等媒介進行觀察。8.受命觀察與主動觀察
前者觀察領(lǐng)導(dǎo)指定的對象，后者觀察領(lǐng)導(dǎo)未指定而又與秘書工作有關(guān)的對象。9.長期觀察與短期觀察
前者是對對象進行系統(tǒng)的連續(xù)觀察，后者是對對象進行臨時的短暫觀察。
上述這些觀察方法，要求秘書根據(jù)觀察目的的需要，有選擇地、靈活地交替運用，切忌生搬硬套。
第三節(jié)具體服務(wù)工作要求
一、下鄉(xiāng)外出時的服務(wù)1.做好準(zhǔn)備工作
首先在接受領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)之后，要了解領(lǐng)導(dǎo)同志外出時的任務(wù)、意圖、時間、方向和地點，然后根據(jù)任務(wù)做必要的學(xué)習(xí)和研究，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)考慮完成任務(wù)的措施。
要做好各種具體的準(zhǔn)備，選帶有關(guān)的文件、學(xué)習(xí)材料、參考資料、地圖和所去單位主要領(lǐng)導(dǎo)的名單等；要安排好車輛，提醒司機做好應(yīng)有的準(zhǔn)備。如不帶車，就要提前購買好車、機、船票，熟記發(fā)車(機、船)時間，座位號數(shù)，是否有送行人員，是否有接站人員，旅行中領(lǐng)導(dǎo)的飲食安排，下車后第一站去向等等，均要提前檢點。同時還要注意在臨行前一、兩天，將領(lǐng)導(dǎo)的出發(fā)時間，所乘車(機、船)次、座號，一行人數(shù)(包括司機)，所到地點和所需了解情況或準(zhǔn)備解決什么問題等基本情況及時通知給對方領(lǐng)導(dǎo)或單位。外出即將結(jié)束返回，要提前告知本單位，以使本單位做好必要的接應(yīng)準(zhǔn)備。2.外出期間
(1)對領(lǐng)導(dǎo)的活動日程(如聽取匯報、調(diào)查研究、座談走訪、看望人員、參觀及行動路線)進行周密細(xì)致的安排。在征得領(lǐng)導(dǎo)的同意后，通知有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)，并告有關(guān)單位做好應(yīng)有的組織和準(zhǔn)備工作�；顒又幸鶕�(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的習(xí)慣，及時提供有關(guān)資料，
如所去單位領(lǐng)導(dǎo)的姓名及主要情況等。
(2)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，圍繞外出的任務(wù)，搞好調(diào)查研究，掌握第一手材料，為編寫專題調(diào)查報告和綜合匯報材料打好基礎(chǔ)。如果有單位要求領(lǐng)導(dǎo)講話，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授意或與領(lǐng)導(dǎo)溝通意見，認(rèn)真準(zhǔn)備好講話提綱。
二、參觀學(xué)習(xí)的服務(wù)1.做好準(zhǔn)備工作
出發(fā)前的準(zhǔn)備，包括思想準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備和后勤物質(zhì)準(zhǔn)備。(1)思想準(zhǔn)備
秘書要對即將開始的參觀學(xué)習(xí)目的，所走的路線，到些什么地方和單位，需要多長時間，要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，避免盲目、被動。
(2)資料準(zhǔn)備
對參觀學(xué)習(xí)地區(qū)、單位的主要經(jīng)驗、主要特點要有所了解；對該地區(qū)、單位領(lǐng)導(dǎo)成員、姓名，主要負(fù)責(zé)人愛好等也應(yīng)有所了解；對該地區(qū)、該單位的生產(chǎn)形勢、規(guī)模、技術(shù)設(shè)備條件，歷年來主要經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)，對該地自然環(huán)境、風(fēng)土人情、歷史、現(xiàn)狀、物產(chǎn)資源方面的情況等，均應(yīng)尋找基本的情況和資料并力求熟悉。同時也要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的目的有針對性地索取一些本地、本單位這些方面的基本情況，以便在領(lǐng)導(dǎo)參觀學(xué)習(xí)過程中分析比較，使學(xué)習(xí)更有針對性。同時還需要掌握近年來上級有關(guān)會議的精神、
指示、文件等方面的資料。有的要盡可能爛熟于胸，有的則必須作為資料攜帶。(3)后勤物質(zhì)準(zhǔn)備
除了準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)的辦公用具、生活用具、必備藥物外，還要預(yù)支足夠的經(jīng)費。如果帶專車，還應(yīng)關(guān)照司機提前檢修好車輛，并準(zhǔn)備好所需要的備用器材。2.參觀學(xué)習(xí)期間
在參觀學(xué)習(xí)中，秘書要注意眼明、多思、善于分析情況。在參觀學(xué)習(xí)現(xiàn)場，秘書要眼看心想，靈活敏捷，善于觀察并盡可能進行較深層次的思考，從現(xiàn)象中捕捉具有典型意義的經(jīng)驗。對領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和對方的解釋要及時記錄，現(xiàn)場解答不了或解答得不完全而又比較重要的情況，事后要找有關(guān)人員了解。在聽取經(jīng)驗介紹時，一方面要做好記錄，另一方面注意索要對方有關(guān)的文字材料，發(fā)現(xiàn)情況有矛盾的地方，要進行核實。在個別走訪時，秘書免不了與他人接觸，言談要樸實、態(tài)度要謙虛和藹。有時對方也打聽本地、本單位的情況，要如實介紹，不要故弄玄虛或言不及義。
參觀學(xué)習(xí)返回后，認(rèn)真做好總結(jié)�？偨Y(jié)有時不一定秘書本人動手，也可交給隨行的其他人員去搞，但總結(jié)材料呈送領(lǐng)導(dǎo)之前，秘書一定要認(rèn)真閱讀，看總結(jié)是否講清楚，如有關(guān)參觀學(xué)習(xí)所在地區(qū)、單位的基本情況、主要經(jīng)驗。及在參觀學(xué)習(xí)中的主要感受，有無提出學(xué)習(xí)的主要措施和意見等內(nèi)容，如果不盡如意，秘書要
補充完善。及時結(jié)算各種賬目。
三、視察工作時的服務(wù)
領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常就自己所分管的工作的某方面進行視察，秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)視察就成為一項經(jīng)常性的工作，做好領(lǐng)導(dǎo)視察時的服務(wù)工作，是秘書工作中的一項重要任務(wù)，這方面的工作經(jīng)驗和方法是：1.視察前
問清視察的內(nèi)容和指導(dǎo)思想、視察的對象和重點、視察的程序和時間安排、參加視察的陪同人員、要求被視察的單位提供什么情況、視察前需要查閱什么文件資料、或是需要召開什么預(yù)備會議等等。
掌握視察的要點和情況之后，要安排隨行有關(guān)人員或自己動手針對不同的視察內(nèi)容和要求擬定出不同的視察方案，提請領(lǐng)導(dǎo)審查確定。
方案批準(zhǔn)后，可安排視察前的小型預(yù)備會議，印發(fā)視察方案和日程安排。如果需要分組，可根據(jù)陪同人員的具體情況和領(lǐng)導(dǎo)的意見，分成幾個小組，并確定小組帶隊人員，明確各組的視察范圍、重點和程序。提前通知被視察單位安排有關(guān)事宜，檢點配備各組的視察記錄人、聯(lián)絡(luò)人及食宿交通等問題。2.視察中
視察中，要注意分別將視察程序、時間通知各被視察單位。視察過程中，領(lǐng)導(dǎo)可能做出臨時性的安排，甚至改變原有的日程，
并有可能提出更新一步的安排。秘書要及時將這些變化中的細(xì)致的情況通知各小組或陪同人員。必要時組織臨時碰頭會做一個安排；檢查落實被視察單位的準(zhǔn)備情況，及被訪人員的動向和聯(lián)絡(luò)辦法。做好記錄和有關(guān)主要資料的收集，并注意隨時掌握各視察組的進度，不要失掉聯(lián)系，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.視察后
視察后應(yīng)做到：指定專人及時匯集各陪伺人員或各視察小組的情況小結(jié)；及時審查其整理寫好的視察報告初稿，并提交領(lǐng)導(dǎo)審定；安排印發(fā)視察報告；及時了解視察報告所提問題的解決落實情況。
這類視察活動有時以一名領(lǐng)導(dǎo)為主，有時有多位領(lǐng)導(dǎo)同時進行(但也有一名為主的領(lǐng)導(dǎo))，為主領(lǐng)導(dǎo)的秘書還要注意加強與其他各位領(lǐng)導(dǎo)的秘書的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)，并將為主領(lǐng)導(dǎo)的意圖特別是變化中的意圖、思路和想法首先通知到其他各位領(lǐng)導(dǎo)。
秘書工作條例
第一章秘書的任務(wù)
第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理那些可以由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。這些工作不論大小，都應(yīng)看做是經(jīng)理的重要工作來接受。
為使經(jīng)理的工作得以順利進行，對經(jīng)理的工作進行計劃和準(zhǔn)備是秘書的主要職責(zé)。
第二條本公司秘書的工作有很多項內(nèi)容，簡單地表示如下：1.傳達(dá)2.運轉(zhuǎn)3.助手
4.書籍、文件整理5.室內(nèi)整理6.代行事務(wù)7.會計事務(wù)8.調(diào)查9.記錄10.接待
第三條以上工作的內(nèi)容以及分量根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項工作的具體內(nèi)容決定。
第二章秘書的工作內(nèi)容
第四條傳達(dá)事務(wù)
傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下：1.接待來訪
來訪者形形色色，既有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職員，另外還有預(yù)約會見的申請人，報紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文件，也有的僅僅是問候。秘書要有區(qū)別對待來訪者的能力。
與對方會見時，在未充分了解以往交際關(guān)系的情況下，聽取了姓名和所要求后，通常是請對方稍候，而不直接說經(jīng)理在或不在、見還是不見。對應(yīng)該會見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對方的意圖，并引其進入會客室或經(jīng)理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預(yù)約。對不宜會見的人，在請示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對方，或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復(fù)。
2.接聽電話
接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”或“這里是經(jīng)理室”，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。
3.轉(zhuǎn)達(dá)
需要轉(zhuǎn)達(dá)時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，根據(jù)情況問清楚并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。
4.文件的收發(fā)及分送
收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是要直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書再進行處和整理的，或者是私用文書(這些區(qū)分的范圍需事先請示經(jīng)理)，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。
如遇經(jīng)理正在出差途中，而不能確定是否應(yīng)將郵件送至出差地時可與副經(jīng)理協(xié)商。經(jīng)理不在時如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報、快遞，可用電話告知。
第五條日常運轉(zhuǎn)工作
這項工作的具體內(nèi)容涉及出席會議、旅行、參加宴會、拜訪、起草文件等各方面。
1.日程的設(shè)計及其安排
對所確定的經(jīng)理應(yīng)處理的事項如會見、出席高層職員會、總會等會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出的日程表。
日程計劃應(yīng)記入每月日程表必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。
2.準(zhǔn)備及安排
有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。
第六條用品的整理
秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。這一工作根據(jù)經(jīng)理具體執(zhí)行公務(wù)情況的不同而有所
不同。
1.在辦公室內(nèi)
平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放合適的數(shù)量，為此，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種、一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期，最好能做到事先心中有數(shù)。有了明細(xì)表，還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。
2.經(jīng)理外出時
經(jīng)理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)注意事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應(yīng)考慮出差地點和天數(shù)等，更要經(jīng)常征詢經(jīng)理意圖以準(zhǔn)備好所需用品。
3.文件、資料的準(zhǔn)備
首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。機密文件可以直接交經(jīng)理或是用封袋密封好后等待經(jīng)理的指示。
第七條文件整理業(yè)務(wù)
1.為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以根據(jù)需要對這些文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)
常整理，做到很容易查到文件。
2.整理工作的關(guān)鍵是分類項目的確定，保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。
3.業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件，正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。
4.經(jīng)過這樣的整理后，有必要對其進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上便于參照。
第八條整理、清掃工作
此項工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點：
1.清理桌面。
臺歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。墨水瓶、筆桿、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其他規(guī)定的常用品及用紙要準(zhǔn)備好。墨水、筆尖、筆桿、糨糊、別針、印臺、鉛筆、活動鉛筆、圓珠筆、裁切刀、釘書機、吸墨紙、橡皮等都要按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。
2.室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。
3.根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時調(diào)整空調(diào)和窗簾。第九條代行業(yè)務(wù)
秘書可以代行的事務(wù)主要有：1.參加慶典、喪禮等儀式
這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。因此，也可以平時將各種不同場合的范例及標(biāo)準(zhǔn)寒暄用語綜合歸納，以便查閱。
2.轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令
轉(zhuǎn)達(dá)是將經(jīng)理意見的原話轉(zhuǎn)達(dá)給對方，不能夾雜個人的感情和意見。表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，一旦馬虎將會引起不一致的后果。針對工作的命令，在轉(zhuǎn)達(dá)時要注意簡潔、迅速。有時根據(jù)情況，還要將對方的答復(fù)向經(jīng)理匯報。
第十條會計事務(wù)
該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項物品的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。
1.關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個月要制作一張月報表，在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理的要求拿出報表。
2.處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點：
(1)支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納賬中�，F(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)
手人和秘書的印章以明確責(zé)任，每個月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。
(2)日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項目，應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。
(3)開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。
(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券、備用品及各種家具雜物的押金等。
應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券簿詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量，現(xiàn)有額及出入額等。
(5)銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底賬。接受款項者應(yīng)按名稱分別立賬并明示余額。
3.各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無使用申請和手續(xù)是否齊備，并及時入賬以免遺忘和推遲記賬。
第十一條協(xié)助調(diào)查
公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時，辦公室秘書須做好協(xié)助工作。
1.進行調(diào)查工作時，秘書應(yīng)選擇合適的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完成。
2.有些專業(yè)事項的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報告
給經(jīng)理。
第十二條文書工作
文書工作有三個方面，包括信函寫作、起草文件、以及謄清或印刷文件。
1.信函的完成
信件的寫作首先要準(zhǔn)備有不同內(nèi)容的信件范文，同時還應(yīng)備有辭典等工具書。
對經(jīng)理經(jīng)常會使用的信件種類可事先匯集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。
2.文件的謄清及印刷
文件的謄清及印刷主要包括將草案以筆記形式謄清、用打字機打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等四項工作。
第十三條聯(lián)系業(yè)務(wù)
聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的答復(fù)，有時還要將這種答復(fù)再次告訴經(jīng)理，進行反饋。
第十四條招待事務(wù)
招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成�？畲ㄏ�?qū)�、收存攜帶物品，奉送茶點，迎來送往等。
1.為經(jīng)理服務(wù)
為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有以下一些：
(1)經(jīng)理外出時應(yīng)備好車輛。
(2)回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔這些衣物。
(3)從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應(yīng)馬上遞上熱茶和咖啡。
(4)還要視天氣情況調(diào)好空調(diào)。2.為客人服務(wù)
除對經(jīng)理進行服務(wù)外，秘書還必須對客人進行服務(wù)，比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務(wù)進行接待。若需要來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙、畫報等。炎熱的時候，可請客人脫掉外衣等。
秘書事務(wù)處理規(guī)定
第一條一般信件的處理
1.書信在社會生活中對于聯(lián)系人們感情、處理各種事務(wù)有著重要的作用。秘書必須能寫漂亮的信件。
2.信件只有一頁時，應(yīng)在信封內(nèi)再放入一張白紙更為妥帖。信封的正面右側(cè)寫收件人地址、中間寫收件人姓名，應(yīng)有尊敬的稱呼。收件人姓名下方可寫“足下”、“秘書”等字樣表示尊重，也可以根據(jù)信件內(nèi)容寫上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。信封背面封口處通常用“×”符號或“封”、“緘”等字。
3.信件要寫得平易、準(zhǔn)確，文字寫得正確、易讀。第二條英文信件的處理
秘書到機要室發(fā)出英文信件時，應(yīng)依照以下方法進行：1.信紙和信封一般采用白色，有時也可使用淺色調(diào)。信的結(jié)構(gòu)分為書頭(Heading)、起句(Opening)、正文(Body)、結(jié)句(Ending)、收件人地址(Address)和署名(Signature)六部分。
（1）書頭(Heading)
將發(fā)信人的住址、日期寫在左上角，日期也可寫在右上角。商業(yè)信件和公用信件標(biāo)識一般寫在右上或中間處。
(2)起句(Opening)
一般在信件開頭寫上“Dear××”。美式信件多采用MyDear、
或MyTanka等形式，而在英國使用“My”是親近的表現(xiàn)，對地位高的一方應(yīng)用“Sir”。
(3)正文(Body)直接寫主要內(nèi)容。(4)結(jié)句(Ending)
在正文內(nèi)容結(jié)束后寫上Yourssincerely,Yourstruly，更親切時可用Lovinglyfaithfully。對不認(rèn)識的人通常用Yoursfaithfully。
(5)收件人地址(Address)
在社交用信件中，收件人姓名已寫在信封上，因此正文中可省略。而公務(wù)信件應(yīng)在信紙第一頁的左下方寫上收件人姓名。
(6)署名(Signature)
署名要使用全稱，以示正式和尊重如用T〃Yamada，就不如用Taro〃Yamada。
2.信封的寫法信封的格式如下所示：Mr.TaroKobayasi2TaisidoSetagayaTokyoJapan
另外，信封中還有一些常用詞，比如轉(zhuǎn)送(Pleaseforward)、
親啟(Private)、加急(Immediate)、把××轉(zhuǎn)交(KindlyforwardedbyMr××)等。
第三條祝詞及禮儀信件的處理
秘書經(jīng)常要為各種各樣的典禮、儀式寫祝辭。祝辭的要領(lǐng)是簡短，但重要的內(nèi)容不能遺忘。公司備有祝辭禮儀大全，秘書可增刪后使用。
第四條郵寄物品的處理
秘書必須了解有關(guān)郵寄物品如信件、電報、包裹的常識。1.普通郵件
(1)第一種郵件(信件)①定形郵件
重量分25g、50～100g、100～250g、250～500g、1kg、2kg、3kg、4kg。
②簡便信件
(2)第二種郵件(明信片)①明信片××元②賀年卡××元③往返明信片××元④小盒明信片××元(3)第三種郵件
通報、公報、每月發(fā)行三次以上的報紙和推銷商發(fā)出的郵件。(4)第四種郵件(免封裝郵件)
①函授教育②盲文郵件(免費)2.特殊郵件(1)掛號信①現(xiàn)金。②非現(xiàn)金。③簡單掛號。第五條旅行安排
秘書必須為上司做好安排旅程，購買車票等工作。1.旅行日程
應(yīng)先寫出日程安排，發(fā)往所到之地和公司內(nèi)有關(guān)部門。2.購買票據(jù)
購買票據(jù)時應(yīng)注意下列事項：
(1)乘車票、臥鋪票,特快票購買最好提前預(yù)定。
(2)購來的車票是幾號車，座位號等要記下來，以便和迎接的分公司聯(lián)系。
(3)對常用的飛機航班和火車時刻應(yīng)事先準(zhǔn)備一張表。第六條禮品的回贈
接受經(jīng)理購買禮品的旨意時，應(yīng)先詢問預(yù)算，確認(rèn)送禮目的，在被問到“買什么好”的時候，秘書要懂得一定的商品知識。為此秘書平時要很好閱讀百貨商店的介紹，有空還應(yīng)該到一些專賣店進行調(diào)查。并問清受禮方的愛好、年齡等。
第七條就餐禮儀
1.就餐不要出聲音，喝湯時不能吸，飯后最好不使用牙簽。2.餐具應(yīng)從外側(cè)取用，刀、叉分放盤子兩側(cè)表示還要繼續(xù)用，若用餐完畢要將刀叉一并放在盤子右側(cè)，此時侍者會撤下盤子。
第八條服飾要求
1.服飾必須清潔衛(wèi)生，不能染上臟物。對女秘書來說，重要的是表現(xiàn)內(nèi)在美，提高修養(yǎng)。有好的修養(yǎng)，對服裝的鑒賞力就會提高。
2.秘書在公司時不應(yīng)穿著過于漂亮。
3.注意在以下場合的服飾要求：散步時不要戴耳飾，參加宴會時，套裙下不可穿短襪和低跟鞋。
4.在服飾的色彩搭配方面要考慮全身色調(diào)的和諧，不可以同時使用三種同樣的色彩。
友情提示：本文中關(guān)于《領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，領(lǐng)導(dǎo)選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。
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