報(bào)社印刷廠如何進(jìn)行成本控制

報(bào)社印刷廠如何進(jìn)行成本控制

大連晚報(bào)社印刷廠

關(guān)鍵詞：ERP、報(bào)社印廠、成本、新聞紙、廢品、費(fèi)用引言：

企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本控制的環(huán)節(jié)很多，但是從何入手，是企業(yè)管理者的難題，比如：如何控制印刷機(jī)臺的紙張浪費(fèi)？如何監(jiān)控紙張克重是否超標(biāo)？如何控制紙張庫存損耗的產(chǎn)生？如何避免材料盲目采購？如何杜絕工具物品重復(fù)采購？如何控制設(shè)備維修費(fèi)用？這一系列的問題都要求企業(yè)必須做到精細(xì)化管理才能實(shí)現(xiàn)。

“開源節(jié)流”是企業(yè)管理者熟知的道理。但是，面臨當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢，對于絕大多數(shù)報(bào)社印刷廠而言，則是開源無力，節(jié)流有道。為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)成本控制，201*年下半年我們進(jìn)行了《方正全略》ERP系統(tǒng)的二期升級。此次升級的目的就是在更大范圍內(nèi)，更深層次地展開成本控制，迄今為止初步取得了如下成果：

實(shí)現(xiàn)紙張按卷跟蹤管理，有效控制缺重，提高使用率

目前企業(yè)用紙缺重率控制在紙張總用量0.2%以下,白破控制在0.18%以下,黑破控制在1%以下，紙張超克重控制在0.35克以內(nèi)，紙張實(shí)際使用率接近98.75%。全面規(guī)劃安全庫存，控制采購數(shù)量和價(jià)格，降低庫存成本

目前企業(yè)70%以上的物資采購都進(jìn)行了采購高低儲數(shù)量的優(yōu)化調(diào)整，杜絕了盲目采購造成的成本支出。結(jié)合招標(biāo)管理，嚴(yán)格控制采購價(jià)格與供應(yīng)商選擇。全面管理所有廢品，加強(qiáng)廢品工序化銜接，杜絕廢品外流

以數(shù)量統(tǒng)計(jì)的廢品出入庫實(shí)現(xiàn)了0誤差，以重量統(tǒng)計(jì)的廢品出入庫誤差壓縮在２％以內(nèi)。管理各類廢品達(dá)到20余種，預(yù)計(jì)近百萬的廢品收入處于監(jiān)管和控制中。通過合理的資源計(jì)劃配置，防止低值資產(chǎn)遺失和無效投資

目前通過ERP系統(tǒng)重新規(guī)劃整理各類維修、辦公工具，使企業(yè)低值資產(chǎn)做到管理。明確制定部門工具配置計(jì)劃，跟蹤工具使用，杜絕高價(jià)值工具重復(fù)購買、丟失行為。建立設(shè)備維護(hù)管理體系，實(shí)現(xiàn)設(shè)備故障和零配件壽命分析，降低維修成本

依托ERP結(jié)合企業(yè)設(shè)備狀況，制定合理機(jī)臺保養(yǎng)計(jì)劃、定期檢修計(jì)劃，規(guī)范的維修流程，建立了維修驗(yàn)收機(jī)制，有力保障設(shè)備高效運(yùn)行。通過設(shè)備故障分析以及高價(jià)值零配件生命周期跟蹤，實(shí)現(xiàn)配件精確備貨，優(yōu)化采購性價(jià)比。建立日常費(fèi)用立項(xiàng)申報(bào)、審批、報(bào)銷機(jī)制，控制日常費(fèi)用開支

按照ERP系統(tǒng)的管理流程，把企業(yè)墻上的規(guī)章制度，轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)大大的行為規(guī)范，改變了費(fèi)用管理無流程不可控的現(xiàn)狀，大大堵塞不合理費(fèi)用支出。

上述成本控制的成果是ERP與企業(yè)實(shí)際工作緊密結(jié)合，并不斷調(diào)整、完善的結(jié)果，而有效的成本控制需要精細(xì)化的管理手段才能實(shí)現(xiàn)。

其一，紙張管理精細(xì)化。我們管理到了每一卷紙的凈重、缺重、采購白破、庫存白破。對于機(jī)臺我們管理到每個班組產(chǎn)生黑破。對于每卷紙都遵循一個等式：

缺重＝標(biāo)重－采購白破－庫存白破－上機(jī)凈重

通過這樣嚴(yán)格的控制，我們可以對某一供貨商或者某一批次的紙張，缺重是多少，產(chǎn)生的破損是多少。對于缺重情況我們可以與供貨商協(xié)商具體的索賠事宜；對于采購白破我們可以與運(yùn)輸商協(xié)商具體的索賠事宜；對于庫存白破我們可以分析原因，改進(jìn)管理，甚至進(jìn)行相關(guān)的人員處罰；通過統(tǒng)計(jì)每天機(jī)臺的生產(chǎn)黑破情況，我們可以進(jìn)一步測試出每一種紙張的出紙率，以及每一個班組的節(jié)紙情況，每一個訂單的節(jié)紙情況。有了以上這些數(shù)據(jù)，我們還可以綜合分析出每一種紙張的實(shí)際克重，因?yàn)榭酥氐臏?zhǔn)確與否，直接影響到出紙率，以及考核機(jī)臺用紙消耗的準(zhǔn)確性。

其二，采購管理定量化。我們對采購行為進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分：招標(biāo)采購、月度計(jì)劃采購、安全庫存采購、臨時性采購。對于招標(biāo)采購的材料要求采購人員必須向指定的供貨商以招標(biāo)價(jià)格月度定量采購；對于安全庫存采購的材料要求采購人員只要不超過確定的最高價(jià)，且在保證質(zhì)量的情況下，可以向不同的供貨商采購，以保證安全庫存量；對于臨時采購的行為必須由領(lǐng)導(dǎo)審批后，才能進(jìn)行采購工作。采購行為的嚴(yán)格區(qū)分完全是由ＥＲＰ系統(tǒng)來控制，這樣杜絕了盲目采購，有效降低庫存，從而也避免了大量人為因素的影響，為企業(yè)減少庫存成本，提高資金的周轉(zhuǎn)率。

其三，工具物品定位化。以前我們的工具采購、使用、保管行為沒有做到嚴(yán)格的監(jiān)控狀態(tài)。致使形成了天天買工具人人無工具的狀態(tài)，各部門有多少工具，歸誰管理都不清楚，工具丟失找不到責(zé)任人，工具報(bào)廢不見尸首。這種現(xiàn)象在每一個企業(yè)都普遍存在，往往都是視而不見。通過ＥＲＰ系統(tǒng)，對每個部門進(jìn)行合理的工具配置計(jì)劃，對現(xiàn)有工具進(jìn)行統(tǒng)一盤點(diǎn)，并指定由專人負(fù)責(zé)，工具借用、歸還必須在系統(tǒng)中做逐一記錄，丟失要追究保管人員責(zé)任，報(bào)廢要有專人審批，廢品要入到廢品庫。

其四，費(fèi)用管理可控化。沒有通過ＥＲＰ系統(tǒng)管理前，費(fèi)用報(bào)銷沒有規(guī)范的控制流程。每筆費(fèi)用是否該發(fā)生，什么時間發(fā)生，很難做到準(zhǔn)確的記憶。上了系統(tǒng)中，一方面依靠系統(tǒng)的流程，另一方面加強(qiáng)費(fèi)用制度的建立。每筆費(fèi)用發(fā)生前必須申報(bào)，審批后方可執(zhí)行，報(bào)銷時，報(bào)銷單與申報(bào)單進(jìn)逐一勾核，費(fèi)用發(fā)生情況更加明細(xì)化，可控化。

其五，廢品管理清晰化。廢品管理每個企業(yè)都非常重視的一件事，以前我們面臨廢品入庫數(shù)量和出庫數(shù)量差別較大的問題，手工管理難以做到精細(xì)準(zhǔn)確，印刷企業(yè)的廢品來源于多個部門多個環(huán)節(jié)，給手工收集和統(tǒng)計(jì)工作帶來很大不便。ERP系統(tǒng)結(jié)合庫存管理的模式，嚴(yán)格與廢品產(chǎn)生環(huán)節(jié)進(jìn)行銜接，全流程管理廢品。

其六，維修費(fèi)用節(jié)約化。一直以來我們沒有一套成型的設(shè)備維修管理方法，企業(yè)借助ＥＲＰ建立建全了設(shè)備保養(yǎng)、維修管理體系。實(shí)現(xiàn)了對設(shè)備維修零配件成本歸集，維修人員工時統(tǒng)計(jì)，外協(xié)維修人員費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等。這些數(shù)據(jù)對于設(shè)備的運(yùn)行狀況、人員修理技能、零配件使用壽命分析起到重要的作用。通過零配件采用以舊換新的管理手段，堵塞了各部門、各班組、各維修人員亂領(lǐng)配件的現(xiàn)象。

深耕細(xì)作良其地，精雕細(xì)琢塑其形，成本控制不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)，必須做堅(jiān)持不懈，持續(xù)改進(jìn)。大處著眼，小處著手，管理越精細(xì)、收益越豐厚，愿在這個世界性的寒冬中，通過我們自身的努力，給企業(yè)帶來更多的暖意。

擴(kuò)展閱讀：報(bào)社印刷廠設(shè)備的維護(hù)與管理

近幾年，隨著報(bào)社對報(bào)社印刷廠加大技術(shù)改造的投入，報(bào)社印刷廠的設(shè)備引進(jìn)步伐

加快，高速彩印化、自動化、智能化的設(shè)備越來越多，如寬幅高速彩色報(bào)紙印刷機(jī)、計(jì)算機(jī)直接制版設(shè)備等。報(bào)社印刷廠引進(jìn)一流的設(shè)備，就要有一流的設(shè)備管理。設(shè)備管理是企業(yè)管理的一個重要方面。設(shè)備管理不好，利用率就會大大下降，也很難保證報(bào)紙印刷的質(zhì)量，更談不上完成報(bào)紙印刷時效。如何做好報(bào)社印刷廠的設(shè)備的維護(hù)和管理工作呢？結(jié)合報(bào)社印刷廠的實(shí)際，談?wù)勎业囊恍┺k法，與同行共勉。一、報(bào)社印刷廠設(shè)備管理的重要性

報(bào)社印刷設(shè)備種類多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，自動化程度高，價(jià)格昂貴。大部分印報(bào)機(jī)是引進(jìn)國外最先進(jìn)的設(shè)備，控制系統(tǒng)已發(fā)展到PLC自動控制、電腦控制，人機(jī)對話等，機(jī)器的運(yùn)行速度和自動化程度越來越高。印報(bào)設(shè)備技術(shù)含量越來越高，綜合了機(jī)械、電子、光學(xué)、液壓、氣動、制冷、微電腦以及化工、輕工等多學(xué)科技術(shù)，雖然設(shè)備操作越來越方便，但設(shè)備的維修難度也越來越大，維修成本也越來越高。1.設(shè)備維護(hù)管理的經(jīng)濟(jì)意義

設(shè)備是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的基礎(chǔ)，在當(dāng)今印刷技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境下，設(shè)備已成為企業(yè)核心競爭力的重要組成部分。設(shè)備管理的目的就是使設(shè)備處于最佳狀態(tài)，使設(shè)備的維修和管理費(fèi)用最經(jīng)濟(jì)。

通過對設(shè)備的維護(hù)管理，調(diào)動全體與設(shè)備相關(guān)人員的積極性和主動性，力求使用人員及維修人員能排除一般故障，減少設(shè)備的人工成本及維修材料費(fèi)（主要是備件）、外來維修費(fèi)、停工損失等，特別是對延長設(shè)備的使用壽命，充分發(fā)揮設(shè)備的潛力，力求設(shè)備的壽命周期成本最低，最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益有著重要的意義。2.設(shè)備維護(hù)管理的社會意義

對于報(bào)社印刷廠來說，報(bào)紙的印刷發(fā)行是采、編和廣告信息的最終產(chǎn)品，體現(xiàn)信息時效和效益的重要環(huán)節(jié)。報(bào)業(yè)競爭對出版時效的要求，決定了報(bào)社印刷廠必須以時效為先的行業(yè)特點(diǎn)，而報(bào)紙是通過印刷設(shè)備印刷出來的，設(shè)備時刻處于完好狀態(tài)是實(shí)現(xiàn)出版時效的命脈。一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，或者維修力量跟不上，使出報(bào)時間晚點(diǎn)或者設(shè)備不能運(yùn)轉(zhuǎn)，無法出報(bào)，其社會影響可想而知。因此，從實(shí)現(xiàn)印刷時效的目標(biāo)來看，重要的是通過設(shè)備維護(hù)管理，保障設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，最大限度地避免在生產(chǎn)過程中發(fā)生故障。二、報(bào)社印刷廠設(shè)備管理與維護(hù)辦法1.設(shè)備管理和維護(hù)的思路⑴加強(qiáng)設(shè)備操作維護(hù)保養(yǎng)

要實(shí)施積極的管理和維修，首先機(jī)器操作人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)地、實(shí)實(shí)在在地做好日常保養(yǎng)工作，按照使用說明書要求，嚴(yán)格地做好機(jī)器零部件潤滑工作。以往絕大部分故障所反映出來的，就是機(jī)器潤滑不良的緣故。第二，維修人員不能坐等機(jī)器出了故障再去修理，要經(jīng)常巡視、檢查，及早發(fā)現(xiàn)故障隱患，采取措施。第三，要及時修理。發(fā)現(xiàn)故障隱患及早報(bào)告，機(jī)器零件磨損要及時更換，不要等隱患變成故障，致使停機(jī)停產(chǎn)，造成嚴(yán)重后果。作為印刷企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展基礎(chǔ)的印刷設(shè)備，保養(yǎng)工作做得好，可以減少設(shè)備的故障，提高設(shè)備利用率，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益；反之，高故障率會導(dǎo)致維修成本和使用成本增加，設(shè)備使用壽命短，投資價(jià)值降低。因此，要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和員工的保養(yǎng)意識，必須建立一套完善的設(shè)備維護(hù)管理制度，并制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范和引導(dǎo)。比如說，可依照“ISO9001質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)”來管理、維護(hù)設(shè)備，在保養(yǎng)方面重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)八項(xiàng)原則中“全員參與”、“領(lǐng)導(dǎo)作用”、“過程控制”等理念，把設(shè)備保養(yǎng)工作做實(shí)、做細(xì)、做好。⑵扎實(shí)做好技術(shù)培訓(xùn)工作

先進(jìn)的印刷設(shè)備，綜合了多學(xué)科知識，要求操作與維修人員經(jīng)常不斷地學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)技術(shù)的快速發(fā)展。因此，做好技術(shù)培訓(xùn)工作，對提高操作與維修人員技術(shù)水平起著關(guān)鍵性作用。①做好經(jīng)常性的技術(shù)培訓(xùn)。利用業(yè)余時間組織操作與維修人員，請專業(yè)技術(shù)人員或者專家進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)機(jī)械、電、氣、電腦等基礎(chǔ)知識；②通過請進(jìn)來走出去的方法，請專業(yè)維修技術(shù)人員進(jìn)行設(shè)備維修與保養(yǎng)的專業(yè)培訓(xùn)，并經(jīng)常性地送維修人員參加機(jī)器制造廠組織的技術(shù)培訓(xùn)，提高維修人員的維修能力；③在設(shè)備引進(jìn)安裝過程中，操作與維修人員要配合廠家工程技術(shù)人員工作，多做多問，更快、更好地掌握設(shè)備的性能，為以后的設(shè)備維修保養(yǎng)工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。2.設(shè)備的管理辦法⑴嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備管理制度

印刷企業(yè)必須建立和執(zhí)行一套完善的設(shè)備管理制度，如設(shè)備各工作崗位的使命、工作程序、職責(zé)、工作關(guān)系，設(shè)備保養(yǎng)責(zé)任制度及考核辦法，設(shè)備故障、事故的分類及處理規(guī)定等，做到責(zé)任到人，職責(zé)清晰，獎罰分明，杜絕不應(yīng)發(fā)生的事故，使機(jī)器始終處于良好的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。

針對設(shè)備保養(yǎng)環(huán)節(jié)要求每道工序或機(jī)臺都有記錄表格，隨時記錄設(shè)備的運(yùn)行和保養(yǎng)維修情況，既給操作者規(guī)定了每天必須進(jìn)行的保養(yǎng)項(xiàng)目，又留下了日常保養(yǎng)、故障發(fā)生和維修等記錄。

設(shè)備維護(hù)管理的有效手段是確保能正確操作使用和維護(hù)設(shè)備，力爭把設(shè)備的日常使用和保養(yǎng)納入有計(jì)劃、有規(guī)程、有指標(biāo)、有職責(zé)、有記錄、有考核的規(guī)范化、制度化的管理方式中，為保障設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造基本條件。

設(shè)備維護(hù)程序文件的編制與下發(fā)只是設(shè)備維護(hù)工作的開端，而真正落到實(shí)處還需要一定的措施加以控制。如制定嚴(yán)格有效的獎懲制度，把設(shè)備維修成本同職工的收入掛鉤，促使職工主動做好設(shè)備的保養(yǎng)工作；同時各級主管進(jìn)行必要的監(jiān)督和檢查，最終促使員工在生產(chǎn)中養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

⑵掌握設(shè)備的磨損規(guī)律和故障規(guī)律

設(shè)備的磨損大致可分為三個階段，初期磨損階段、正常磨損階段和劇烈磨損階段。在初期磨損階段愛護(hù)使用，在正常磨損階段精心維護(hù)使用，在劇烈磨損階段前及時修理。設(shè)備的故障變化規(guī)律大致也可分為三個階段，即初期故障期、偶發(fā)故障期和磨損老化故障期。在初期故障期，精心安裝，認(rèn)真調(diào)試，強(qiáng)化試運(yùn)轉(zhuǎn)，嚴(yán)格驗(yàn)收；在偶發(fā)故障期，加強(qiáng)維護(hù)保養(yǎng)；在進(jìn)入磨損老化故障期，及時進(jìn)行預(yù)防維修和改善維修。⑶有效控制和提前排除設(shè)備故障，將事后維修轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)防維修

報(bào)社印刷廠設(shè)備維護(hù)的突出問題之一是，在生產(chǎn)過程中要避免出現(xiàn)突發(fā)性的設(shè)備故障。如何控制設(shè)備故障的發(fā)生，也就是抓住了印刷設(shè)備管理的要害。可以說，再先進(jìn)的設(shè)備、再完善的設(shè)備管理，也不能保證設(shè)備永遠(yuǎn)不出故障，其關(guān)鍵問題是力爭做到有效控制故障和提前排除故障。①掌握故障點(diǎn)

設(shè)備出故障一般都是由于某部位的零件磨損或功能失效所致，這些易出現(xiàn)問題的部位，常稱為故障點(diǎn)。對故障點(diǎn)的判斷和掌握是有效控制設(shè)備故障的前提條件。每類設(shè)備都存在由于設(shè)計(jì)和工藝原因所形成的共性薄弱環(huán)節(jié)，廠家在操作技術(shù)手冊中特別警示的要點(diǎn)或提示必備零配件的部位，一般都暗示設(shè)備共性的問題；每部設(shè)備又由于其自身原因或操作條件的不同，在使用中會暴露出個性的問題；隨著設(shè)備使用期的延長，設(shè)備問題還會不斷地增加和變化。面對各類設(shè)備問題，管理人員和技術(shù)人員的首要任務(wù)就是要通過對設(shè)備技術(shù)性能的研究，對每一次故障的分析，不斷積累和總結(jié)規(guī)律，正確判斷出設(shè)備的故障點(diǎn)，制定有重點(diǎn)、有針對性的應(yīng)對措施。

②有針對性地常備零部件

排除故障最直接的措施就是及時更換零部件。在故障點(diǎn)被確認(rèn)后，常備零部件的工作就會更有針對性。屬設(shè)備制造廠的專用部件，必須根據(jù)其供貨周期提早向廠家訂購；屬可替代的常用標(biāo)準(zhǔn)部件，可選擇更便捷的供應(yīng)或加工渠道；因設(shè)備自身或質(zhì)量問題引發(fā)的故障點(diǎn)，可考慮在條件允許的情況下，及時采取技術(shù)改造措施。與此同時，把加強(qiáng)對故障點(diǎn)的重點(diǎn)監(jiān)控列為日常例行的工作項(xiàng)目，做到掌握重點(diǎn)，有備無患。

③創(chuàng)新管理方式

過去，維修隊(duì)伍基本上是一支搶修隊(duì)。平時工作量不飽滿，一遇設(shè)備出故障便緊急動員，突擊搶修，連續(xù)作戰(zhàn)。這種忙閑不均的工作方式顯然無法滿足有效控制故障，提前排除故障的要求。為保障設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須變被動搶修為主動控制的管理的方式，做法是：a.信息采集

設(shè)備在運(yùn)行中，每一個部位、每一個控制點(diǎn)、傳動點(diǎn)都會發(fā)出如振動、聲音、溫度、電信號、動平衡等相應(yīng)的信息。在正常情況下，這些信息有一個合理量化指標(biāo)范圍。超出正常量化值范圍的信息，往往表明工作過程異常，預(yù)示可能出現(xiàn)故障。根據(jù)這一思路，可在設(shè)備的重要部位設(shè)置測試點(diǎn)，測定其在正常狀態(tài)下的數(shù)據(jù)。維修人員一項(xiàng)重要的日常工作就是隨機(jī)對各測試點(diǎn)做跟蹤測試記錄。b.故障診斷

設(shè)備異常信息如不斷延續(xù)，說明該部位零件有可能開始磨損或變化，其繼續(xù)累積的結(jié)果會導(dǎo)致最終發(fā)生故障。因此，將出現(xiàn)異常情況的測試點(diǎn)列入重點(diǎn)監(jiān)控目標(biāo)，由維修人員做進(jìn)一步的觀察、測試和分析。其過程類似于醫(yī)生對病情的診斷，目的是要在設(shè)備故障發(fā)生前及時分析判斷出故障點(diǎn)。c.計(jì)劃維修

通過定點(diǎn)采集、故障診斷的工作，一般故障點(diǎn)可以在故障發(fā)生前被提前發(fā)現(xiàn)，這就為計(jì)劃維修創(chuàng)造了條件，并做到把排除故障的工作安排在非生產(chǎn)時段來進(jìn)行。屬消耗性的易損部件可根據(jù)其使用期限安排提前更換，暫不會影響

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