秘書處第一個月總結(jié)大會

秘書處第一個月總結(jié)大會

開場白一、發(fā)通知

1、給不認識的人發(fā)通知，首先要交代自己的身份（旅游學(xué)院秘書

處干事），如果是正式的通知，落款寫：旅游學(xué)院團總支學(xué)生會或旅游學(xué)院辦公室。

2、通知內(nèi)容盡量簡潔。但該有的內(nèi)容要有。

3、怎樣才算完成了發(fā)通知這個任務(wù)？問：泳敏，陳駒，張穎。要確定每個人都收到通知，如果他一直沒有回復(fù)，可以發(fā)多次通知給他。如果這個通知比較緊急，要打電話確認沒有回復(fù)你的那個人是否收到通知。要確定每個人都通知到位，這樣才算完成了發(fā)通知這個任務(wù)。

4、發(fā)通知要注意時間。中午12：45，晚上11：00過后不要發(fā)通

知，要不然會打擾別人休息。（擾人清夢�。┒�、申請

1、一教的課室是申請的，二教的是霸的，實驗樓的課室晚上是到校學(xué)生會申請

的。

申請完課室，要在使用課室前到課室在白板的角落上寫上備注。格式如下：旅游學(xué)院于今天下午3：30--5：30借用此教室開秘書處第一次工作會議。如有不便敬請原諒。旅游學(xué)院201*/11/3

2、補充：申請借用電源、申請男生進女生宿舍或女生進男生宿舍的批條。

申請書（申請借用電源）

尊敬的保衛(wèi)辦：

旅游學(xué)院定于__月__日~~__日在中心花園舉行第一屆旅游形象大使決賽，故須申請借3號樓的電源。望校區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。望校區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。申請單位：旅游與環(huán)境學(xué)院申請單位負責(zé)人：批準(zhǔn)單位負責(zé)人：

申請書（批條）

尊敬的保衛(wèi)辦：

旅游學(xué)院定于__月__日~~__日在_________號宿舍樓進行旅游形象大使比賽的掃樓宣傳，故須申請11個同學(xué)進入4、6號樓的學(xué)生宿舍。望校區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。申請單位：旅游與環(huán)境學(xué)院申請單位負責(zé)人：批準(zhǔn)單位負責(zé)人：

3、團工委可借物資

1）音響設(shè)備：音箱2個、無線麥克風(fēng)3個、有線麥克風(fēng)2個、

咪架1個、小咪架2個、大聲公1個

2）膠凳1000張、紅色折凳30張、長桌子20張、

舞臺紅地毯2塊、3）司儀臺1個

4）搶答器1套（10個）5）三輪車2輛

6）活動中心藍色棉凳126張，桌子5張7）會議座位牌10個＊注：沒有嘉賓臺紅布跟假花4、由于近期一教長廊活動板擺放比較混亂，阻礙過道進而影響同學(xué)正常通行。校學(xué)生會已

發(fā)通知，要求各學(xué)院嚴格根據(jù)《校學(xué)生會辦公室申請流程及相關(guān)表格》里的相關(guān)規(guī)定申請、使用活動板。若有發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，將按照《黑名單制度》的相關(guān)規(guī)定予以警告或列入黑名單處理。

現(xiàn)在我要特別強調(diào)申請和使用活動板程序。

申請：①大組織最多3塊，學(xué)院最多2塊的原則。

②A、活動板的申請一般需要先留言，最多可提前一周在“活動板留言本”上留言，最長使用時間為一周。為了確�；顒诱�常進行，特別是大型活動，例如下個學(xué)期的旅游文化節(jié)需要申請活動板，就要可提前一周去留言。在我們學(xué)校有很多活動，申請活動板最好都是提前一周去留言。這個可以轉(zhuǎn)達給你們跟進部門的部長。

B、校學(xué)生會辦公室的同學(xué)會根據(jù)“活動板留言本”上的留言，按照“先到先得，

兼顧公平”的原則，進行安排。最后會在當(dāng)晚以電話的形式通知申請人到辦公室辦理申請手續(xù)。

C、申請人須在接到通知的兩天內(nèi)到辦公室辦理申請手續(xù)，并交100元押金，誤

期將當(dāng)作自動棄權(quán)處理。未辦理完手續(xù)就用板，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴重警告，情況嚴重的記入“黑名單”

D、每板最多一個星期，沒有續(xù)借手續(xù)。使用完如果還需使用，寫申請書經(jīng)由團

工委張老師批準(zhǔn)。

E、借用的活動板只能放置在一教二教，一飯二飯三飯，另外一教的擺放有特別規(guī)定。

使用時：A用板期間要保證板無損壞

B宣傳板借出兩日后要見其海報，否則活動板會被收回。C歸還時須自行撕掉自己的海報。

D不能出現(xiàn)連扳現(xiàn)象，即兩塊板貼一張海報。E還板的時候要聯(lián)系辦公室負責(zé)人，在一教長廊當(dāng)面檢查活動板的擺放情況以及是否完好，才能拿回押金。

5、黑名單制度

活動板：

1．不按照活動板使用說明的內(nèi)容做的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視其情節(jié)輕重給予警告或列入黑名單2．私自換板、撕毀板號、逾期不還板、不把板搬回一教長廊并排列好的，發(fā)現(xiàn)后給予警告，

被辦公室同事發(fā)現(xiàn)卻屢勸不改的，直接拉入黑名單

3．校學(xué)生會不論申請的人是誰，只認申請的學(xué)院或者組織，警告三次之后即列入黑名單

教室：

1．一般不得使用雙面膠，透明膠，使用前要確保用完后能清理干凈，不留痕跡。白板不得

用油性筆寫字，只能用白板筆寫，如果可以的話，每個小秘都自備一支白板筆，方便霸課室。白板寫完后要擦干凈，活動后要清理干凈課室，桌椅要擺放整齊。一旦發(fā)現(xiàn)不合要求，該單位將被列入“黑名單”

2．私自換教室，破壞教室設(shè)施的發(fā)現(xiàn)后給予警告，被辦公室同時發(fā)現(xiàn)卻屢勸不改的，直接

列入黑名單。3．不論申請的人是誰，我們只認申請的學(xué)院或者組織，警告三次之后即列入黑名單桌椅：

1．不按照倉庫&404桌椅使用說明的內(nèi)容做的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視其情節(jié)輕重給予警告或列入

黑名單2．破壞倉庫或404桌椅、逾期不歸還桌椅的，發(fā)現(xiàn)后給予警告，被辦公室同事發(fā)現(xiàn)卻屢勸

不改的，直接拉入黑名單3．校學(xué)生會不論申請的人是誰，只認申請的學(xué)院或者組織，警告三次之后即列入黑名單懲罰措施：活動板：被警告三次之后列入黑名單，被列入黑名單的學(xué)院或組織扣除當(dāng)接下來一個月的活動板一塊，第二次進入黑名單的,扣除接下來一個月兩塊活動板，以此類推。教室：被列入黑名單的學(xué)院或組織一個月內(nèi)只能申請前半段即7點到9點的教室倉庫桌椅：被列入黑名單的組織或?qū)W院一個月內(nèi)不得申請桌椅

三、工作匯報

要及時、主動匯報工作進度。

四、多部門多職務(wù)間協(xié)調(diào)（在各個部門里面，都要表現(xiàn)自己。也要

學(xué)會合作。發(fā)表自己意見，也要聆聽別人的意見。）五、在辦公室值班

1、要有禮貌，見到老師、師兄師姐要熱情大方地問好。你們代表的是旅游學(xué)院的形象。

2、要主動學(xué)習(xí)。有什么不懂可以問。但是自己先思考，真的不

知道怎樣解決再問。

六、每個小秘說這個月自己的主要工作，和大家分享交流工作經(jīng)驗。（問維聰，怎樣申請視頻講座的課室，在申請的過程中遇到了什么問題，最后是怎樣解決的。）

擴展閱讀：學(xué)生會秘書處工作總結(jié)

秘書處第一學(xué)期幾點工作總結(jié)

此學(xué)期，為各個年級開學(xué)的第一學(xué)期，是為各種工作打基礎(chǔ)的階段，本學(xué)期內(nèi)院學(xué)生會完成了：迎新工作，招干工作，以及一系列學(xué)院活動的工作，以下為秘書處的幾點工作總結(jié)：一．第一階段的迎新工作，由于院學(xué)生會此次負責(zé)校內(nèi)引領(lǐng)工作，需要人手較多，此階段，

秘書處的主要工作是協(xié)助主席團進行人員的調(diào)配安排以及作為機動小組。此期間能較好的完成下達的任務(wù)，時刻堅持在崗位上，但也有存在幾點不足：1.缺乏對整個迎新流程的熟悉程度。2.在人員調(diào)配上，由于后期工作量激增，到校新生人流增多，導(dǎo)致排班人員安拍出現(xiàn)一點混亂。

二．第二階段的招新工作，為期一個月的招干工作，極大的考驗了院學(xué)生全體同仁的毅力，

此期間，秘書處的主要工作是負責(zé)攤位報名表的收集以及分類，面試課室的前期準(zhǔn)備工作以及上宿舍的人員安排，基本流程有條不紊。三．第三階段是一系列的活動工作，秘書處在工作中主要負責(zé)：前期的物資申請，會場布置，

購買物資，請假證明等，以及日常工作中的值班，會議記錄的。在此階段秘書處建立健全了一整套的《廣東工業(yè)大學(xué)華立學(xué)院學(xué)生會干部考核條例》《廣東工業(yè)大學(xué)華立學(xué)院學(xué)生會干事考核細則》《廣東工業(yè)大學(xué)華立學(xué)院學(xué)生會干部干事承諾書》考核制度，通過《廣東工業(yè)大學(xué)華立學(xué)院學(xué)生會干部檔案表》為在任的全體主席部長建立了資料庫，以備下屆查詢備份。秘書處的各項工作在此階段基本進入正軌，干事的專業(yè)化技能也逐漸提高，但由于是第一學(xué)期，干事的培訓(xùn)處于起步階段，秘書處的整體工作技能仍然有待提高。

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