大型企業(yè)商務會議會務接待流程完全手冊

大型企業(yè)商務會議會務接待流程完全手冊

一、會務工作總體思路

（一）任務分解：將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質(zhì)量。

（二）責任到人：每項任務均有專人負責。

（三）周密計劃：每項任務均須制訂周密的工作計劃。（四）逐項落實：計劃的每個環(huán)節(jié)、步驟均須嚴格落實。二、會前準備（一）成立會務組

1.會務組組長：總體負責。

2.文秘材料小組：負責組織、收集、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結(jié)起草。

3.后勤保障小組：負責會議的會場、吃飯、住宿（煙、酒水、飲料、水果等）等后勤保障事宜。備注：任務分解后形成《會務接待方案》。（二）明確會議概況

1.全體辦會人員應明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容：（1）會議主題（2）級別與規(guī)模

（3）參會人員（與會人員的姓名、單位、職務）（4）會期與日程安排（會議日期、天數(shù)、議程、活動安排等）注：日程安排形成會務指南。

（5）會議經(jīng)費申批：根據(jù)會議概況，按照神東電力公司本部有關(guān)標準預算會議經(jīng)費，簽報領(lǐng)導批準。（三）下發(fā)會議通知、登記代表名單1.責任人：文秘材料小組。

2.責任：在落實以上各項工作后，起草會議通知、報領(lǐng)導批準后下發(fā)或以其他形式通知各參會單位。通知內(nèi)容應包括：（1）會議主題（2）參會人員（3）會期安排

（4）會議地點與聯(lián)系電話（5）會務組聯(lián)系人與聯(lián)系電話（6）報到日期

（7）有關(guān)事項（如要求自帶有關(guān)材料、物品等）（8）會議回執(zhí)（附表2）（9）會址交通導引

3.落實：會議通知以傳真（可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達各參會單位。

會議通知下發(fā)后，會務組聯(lián)系人負責按會議回執(zhí)登記報名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登記內(nèi)容應包括：（1）單位（2）姓名（3）職務（4）性別（5）民族

（6）到達航班與到達時間（7）是否要求接站

登錄工作應盡早完成，并在此基礎(chǔ)上制訂《會務接待指南》。（四）選定會議地點1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：聯(lián)系幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實地考察、比較。應調(diào)查的項目包括：

（1）價格（客房、會場及其他服務項目的價位）（2）設施（客房、會議室、休閑設施、環(huán)境等）房間有無網(wǎng)線、是否含早餐

（3）服務（辦會經(jīng)驗、餐飲質(zhì)量、服務態(tài)度等）（4）交通（便利與否）（5）當期有無接待能力

3.落實：綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價原則選取一家，簽報或口頭匯報領(lǐng)導批準。領(lǐng)導批準后，立即完成以下工作：（1）與賓館確認各主要服務項目的收費標準與折扣（2）根據(jù)會議預算在財務借款（五）準備會議材料、用品1.責任人：兩組分工協(xié)作。

2.材料內(nèi)容：會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式上會材料外，還應包括：（1）會議代表名單（附房間號）

（2）日程安排，各項活動地點及注意事項等

3.會議用品：會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：

（1）會場條幅（或現(xiàn)場LED顯示器）（2）會議代表證（3）與會領(lǐng)導桌簽（4）文件袋、筆記本、筆（5）錄音筆、照相機、攝像機

（6）便攜機、打印機及紙張、投影儀（根據(jù)需要）（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發(fā)）

（8）藥箱（備常用藥品）（9）現(xiàn)場安全帽的準備（六）餐飲安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：與酒店緊密協(xié)調(diào)，盡早落實以下工作：（1）吃飯人數(shù)（2）包間預定（3）煙、酒水準備（4）飯后車輛安排（七）會場安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，或在辦公區(qū)域準備，盡早落實以下工作：會議室

領(lǐng)導臨時休息室

各次分會的會場布局，包括：大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光攝影、攝像負責人、投影儀（八）文體活動安排

會后去周邊旅游景點應按實際時間安排。（九）房間安排

1.責任人：后勤保障小組。

2.責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：

房間內(nèi)水果、煙、礦泉水擺放。三、會中服務（一）接站（二）簽到

1.在正式報到前日，應完成以下工作：

（1）將分裝好會議材料的文件袋放至會議室或賓館（2）統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間鑰匙（3）花卉、水果等分發(fā)到各房間2.簽到工作包括以下環(huán)節(jié)：

（1）在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設置歡迎引領(lǐng)標牌）（2）在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到（3）確認返程日期及訂票四、會后收尾（一）退房、送站（二）紀念品的發(fā)放

擴展閱讀：大型會議接待注議事項

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