大型會議活動接待方案

▲第1天機(jī)場專車抵達(dá)您所指定的地點(diǎn)，恭候會議成員上車。前往酒店，會議舉辦者可以在車上講解會議日程安排及有關(guān)事項(xiàng)。在酒店大堂辦理入住登記手續(xù)后，會議成員入住酒店。晚上安排成員水療館水SPA。住：五星酒店（國際會展）第2天08:00酒店統(tǒng)一安排MORNINGCALL�！�08:30早餐�！�10:00開始舉行會議�！�12:00上午會議結(jié)束，會議成員共進(jìn)午餐�！�13:00-17:00下午根據(jù)您的時間安排，繼續(xù)舉行會議。▲18:00晚餐，可以安排豐盛的晚宴，并安排演出、抽獎等活動，將氣氛推向高潮�！�19:30-21:00組織聯(lián)歡晚會，增進(jìn)會議成員之間的溝通、交流和合作�！�21:00會議成員自行安排娛樂活動(保齡球、臺球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。�。何逍蔷频辏▏�際會展）

第3天▲08:00酒店統(tǒng)一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐�！�脫去西服的沉重，身穿休閑裝，帶著輕松快樂的心情，09:00游覽�！�11:30會議活動結(jié)束，與會成員統(tǒng)一退房，酒店大堂集中。▲13:00前往歷史名鎮(zhèn)參觀。會議行程結(jié)束。報價：元服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)有分列報價：

車：空調(diào)旅游車（含接送、第3天旅游用車）、票：景點(diǎn)第一大門票、會：含會議費(fèi)用、�。何逍羌壘频�，如出現(xiàn)單男單女，須補(bǔ)房差、餐：圍餐（八菜一湯，十人一桌）、贈：旅游責(zé)任保險、旅游意外險10萬元/人！橫幅一條、攝像制作一制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；通常而言，商會預(yù)算包括以下幾個方面：

1、交通費(fèi)用:交通費(fèi)用可以細(xì)分為：(1)、出發(fā)地至?xí)��?wù)地的交通費(fèi)用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通(2)、會議期間交通費(fèi)用主要是會務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)�所的交通、會所到餐飲地點(diǎn)的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。(3)、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、

2、會議室/廳費(fèi)用/具體可細(xì)分為：(1)、會議場地租金通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。(2)、會議設(shè)施租賃費(fèi)用此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通�？上�?qū)�業(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。(3)、會場布置費(fèi)用如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。(4)、其他支持費(fèi)用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價格是完全價格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。(1)、早餐:早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）(2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算自助餐形式，按桌預(yù)算圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。(3)、酒水及服務(wù)費(fèi):通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。(4)、會場茶歇:此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。(5)、聯(lián)誼酒會/舞會:事實(shí)上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn)。(6)、其他點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒5、視聽設(shè)備除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通�？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯�共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會展服務(wù)商代理●音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、演員及節(jié)目:通�？梢赃x定節(jié)目后按場次計(jì)算預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)專場或包場除外。

7、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)�、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通�？梢栽跁�務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動處理。做好商旅會預(yù)算并聯(lián)系好幾家會議場地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場地并提前預(yù)定。

二會議場所實(shí)地考察：視察選定的場所和設(shè)施，檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動；根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)。會議場所的確立預(yù)定：根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。在會議開始前需要根據(jù)會議的具體情況確定會議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以可以列一個表，一條一條核對準(zhǔn)備情況。

常見的會議設(shè)施：1、屏幕2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3、錄像機(jī)4、VCD5、音響6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）7、鐳射筆8、幻燈機(jī)9、講臺10、舞臺11、夾紙板12、大白板13、簽到臺14、名片簿15、馬克筆16、鉛筆17、信簽18、會議桌椅19、插線板20、彩電21、橫幅22、指示牌23、告示牌24、桌卡25、主席臺26、盆景27、鮮花28、背景板30、隔板31、燈光照明32、同聲翻譯系統(tǒng)33、產(chǎn)品租賃

按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到……在商會執(zhí)行過程根據(jù)不同年會形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。

餐飲安排根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等；餐飲安排通常有兩種形式自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

擴(kuò)展閱讀：大型會議接待方案策劃及服務(wù)流程

大型會議接待方案策劃及服務(wù)流程：

一．會前

1．與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。

2．提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。

3．派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4．確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

二．會中

1．會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。2．會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。3．會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。4．會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。5．會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。6．會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。7．會議娛樂：娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。

8．會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三．會后

1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。

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