酒店會(huì)議接待程序

酒店會(huì)議接待程序

酒店知識(shí)201*-06-2418:46:18閱讀2611評(píng)論0字號(hào)：大中小訂閱

會(huì)議接待程序一、銷售部接待程序：

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會(huì)議的信息后，應(yīng)著手做以下工作：

1、及時(shí)與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)

（1）清楚了解會(huì)議性質(zhì)（屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動(dòng)，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包

括：時(shí)間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若屬大型、重要的會(huì)議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時(shí)向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，

由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會(huì)議，統(tǒng)籌整個(gè)會(huì)議的接待工作。

2、落實(shí)會(huì)議場地和房間數(shù)量

在會(huì)議洽談協(xié)商的過程中，應(yīng)和會(huì)務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會(huì)議細(xì)節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部

發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。

3、商談價(jià)格

當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價(jià)格。如該活動(dòng)涉及多項(xiàng)

內(nèi)容，應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門對(duì)某些價(jià)格進(jìn)行調(diào)整及平衡。

價(jià)格政策是相對(duì)固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。

4、簽訂會(huì)議協(xié)議，收取會(huì)議押金

當(dāng)會(huì)務(wù)方已確認(rèn)所有會(huì)議細(xì)節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會(huì)議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會(huì)

議押金；

5、下發(fā)會(huì)議接待通知單

簽訂好會(huì)議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié)，填寫會(huì)議接待通知單，經(jīng)核對(duì)無誤，下

發(fā)至各部門,并保存該次會(huì)議的檔案；

6、會(huì)議接待

發(fā)出會(huì)議接待通知單后，需和會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時(shí)保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會(huì)場的布置，跟蹤

會(huì)議進(jìn)程；7、會(huì)議結(jié)賬

會(huì)議結(jié)束，若客戶消費(fèi)掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助；

8、會(huì)議送別

恭送會(huì)務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會(huì)負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受；同時(shí)擇機(jī)贈(zèng)送精美小紀(jì)念品給會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人，

加深友情；9、會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會(huì)，分析會(huì)議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時(shí)銷售部

應(yīng)做好回憶資料的存檔工作；對(duì)有新聞價(jià)值的會(huì)議接待活動(dòng)，可撰稿送媒體發(fā)表。

二、房務(wù)部接待程序：

房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會(huì)議接待通知單后，應(yīng)做到：

1、會(huì)議接待的前期工作

（1）熟悉、了解會(huì)議接待通知單的內(nèi)容；

（2）了解結(jié)算方式，收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人；

（3）落實(shí)是否需要安排會(huì)議用房及用房數(shù)量和時(shí)間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加

床；

（4）落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等；

（5）落實(shí)參會(huì)嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達(dá)；

（6）負(fù)責(zé)會(huì)議嘉賓報(bào)到時(shí)房卡的分發(fā)等。

2、會(huì)議排房

按會(huì)議接待要求安排相應(yīng)的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時(shí)也可選擇安

排同類客房中處于最佳狀態(tài)的房間。

3、會(huì)議空房

確認(rèn)會(huì)議定房，落實(shí)好具體房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號(hào)。

4、會(huì)議嘉賓入住

（1）在會(huì)議客人到店前一天，與銷售部就會(huì)議接待用房事宜進(jìn)行核實(shí)，至少前一天排房，做好一切

賓客入住前的準(zhǔn)備工作；

（2）會(huì)議賓客到達(dá)前，準(zhǔn)備好房卡及團(tuán)隊(duì)會(huì)議分發(fā)一覽表；對(duì)于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當(dāng)值大堂副理在客人到達(dá)前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài)；（３）當(dāng)會(huì)議賓客抵店后，按會(huì)議接待安排及正常接待程序?yàn)榭腿宿k理入住手續(xù)，并由行李員及時(shí)

運(yùn)送客人的行李。若遇問題，及時(shí)與銷售部會(huì)議接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系。

５、會(huì)議嘉賓離店

（１）禮賓官接待信息，應(yīng)及時(shí)協(xié)助客人收送行李；

（２）前臺(tái)收銀處快速結(jié)賬；（３）協(xié)助客人安排好車輛。

６、關(guān)注重要賓客的消費(fèi)習(xí)慣，收集整理客史資料。

三、餐飲部接待程序

餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會(huì)議接待通知單后，應(yīng)做到：

１、會(huì)議接待前期工作（１）做好記錄，根據(jù)會(huì)議接待通知單，準(zhǔn)確掌握會(huì)議的舉辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、形式、接

待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級(jí)傳遞；

（２）根據(jù)會(huì)議接待通知單及會(huì)務(wù)方的要求，至少提前半天布置會(huì)場；

（３）由宴會(huì)主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會(huì)前準(zhǔn)備情況（會(huì)議通道是否暢通、會(huì)議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會(huì)場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等），發(fā)現(xiàn)問題立即整改，

力求沒有疏漏；

（４）提前兩天跟進(jìn)會(huì)務(wù)方及銷售部會(huì)議聯(lián)絡(luò)人，確定會(huì)議茶歇、用餐餐標(biāo)及特殊要求，并為會(huì)議

客人預(yù)留用餐場所。

２、會(huì)議接待中

（１）安排優(yōu)秀禮儀人員，在會(huì)議召開前４０分鐘到場，引領(lǐng)參會(huì)嘉賓；

（２）跟進(jìn)會(huì)議服務(wù)及協(xié)助客人處理會(huì)間特殊事項(xiàng)；

（３）協(xié)助銷售部會(huì)議聯(lián)絡(luò)人及財(cái)務(wù)部收銀員及時(shí)理清會(huì)議帳務(wù)，準(zhǔn)備與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人結(jié)賬。

３、會(huì)議結(jié)束

（１）宴會(huì)服務(wù)人員跟進(jìn)會(huì)議結(jié)帳工作；（２）幫助會(huì)議客人整理會(huì)議遺留物品。

４、會(huì)議用餐及送別

（１）引領(lǐng)會(huì)議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；

（２）做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。

５、送別

（１）恭送會(huì)議客人，為賓客留下美好感受；

（２）客人離店后，若遺留下貴重物品，應(yīng)盡快聯(lián)系交換客人。

６、整理會(huì)議客戶資料，總結(jié)會(huì)議接待得失。

四、其他相關(guān)部門請(qǐng)參照銷售部所下發(fā)會(huì)議接待通知單，做好相應(yīng)接待工作。

擴(kuò)展閱讀：賓館會(huì)議接待服務(wù)流程

會(huì)議服務(wù)流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1、掌握會(huì)議情況。根據(jù)飯店公關(guān)營銷部門或餐飲預(yù)定部門送發(fā)的“會(huì)議通知單”了解并掌握會(huì)議的有關(guān)情況。（1）會(huì)議主辦單位及會(huì)議名稱。（2）參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議時(shí)間。（3）會(huì)議主席臺(tái)的人數(shù)、名單、身份等。（4）會(huì)議的茶水、水要等要求。（5）會(huì)議室布置要求。（6）會(huì)議的服務(wù)要求，等等。2、會(huì)議室布置：

（1）搞好會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作。（2）布置好會(huì)議主席臺(tái)人員的會(huì)前休息室。（3）按主辦單位要求懸掛會(huì)標(biāo)。（4）按主席臺(tái)人數(shù)布置主席臺(tái)。

（5）按會(huì)議客人人數(shù)排好會(huì)議桌及座椅或沙發(fā)。（6）備好話筒，調(diào)試好擴(kuò)音設(shè)備。（7）以盆景花草裝飾主席臺(tái)及會(huì)議室。

（8）調(diào)好會(huì)議室溫度，應(yīng)控制在22攝度到24攝度。3、準(zhǔn)備用具并擺放：（1）根據(jù)會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)備足量的熱水瓶、茶杯、茶葉、毛巾、巾籃、煙灰缸等用具，并按規(guī)定整齊擺放，應(yīng)確保茶具的衛(wèi)生與完好無損。如會(huì)議需用礦泉水等飲料，則應(yīng)準(zhǔn)備相應(yīng)的水杯或吸管。

（2）會(huì)議材料及文具（紙或筆記本、筆）等應(yīng)按主辦單位要求事先擺好。

（3）如主席臺(tái)需用名卡，則應(yīng)按主辦單位要求制作并擺放。（4）如會(huì)議需用水果，應(yīng)按主辦單位要求的品種與數(shù)量準(zhǔn)備并擺放（用保鮮膜包蓋）。

（5）做好會(huì)議主席臺(tái)人員會(huì)前休息室的茶水、毛巾、水果等的準(zhǔn)備。（6）搞好公共洗手間的衛(wèi)生，各種衛(wèi)生用呂供應(yīng)充足。（7）搞好衣帽間的衛(wèi)生，并備足衣架、存衣牌等物品。

4、檢查。上述準(zhǔn)備工作完成以后，應(yīng)作一次全面而又仔細(xì)的檢查。如發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)漏之處應(yīng)及時(shí)糾正。最好能與會(huì)務(wù)組或大會(huì)秘書處的工作人員一起檢查。最后整理好自己的儀且儀容，恭候客人的到來。

二、會(huì)議服務(wù)

1、迎領(lǐng)服務(wù)：

（1）客人前來，迎領(lǐng)員應(yīng)站在電梯口或會(huì)議室門口迎接客人，禮貌問候。

（2）及時(shí)引領(lǐng)客人進(jìn)人會(huì)議室，請(qǐng)客人入座，以免大量客人擁堵會(huì)議室門口。

（3）根據(jù)需要提供衣帽服務(wù)。

（4）如有需要，應(yīng)協(xié)助會(huì)議工作人員分發(fā)會(huì)議材料。（5）將會(huì)議主席臺(tái)人員引入會(huì)前休息室，休息室服務(wù)員在禮貌問候后提供茶水、點(diǎn)心或水果服務(wù)。

（6）會(huì)議客人全部進(jìn)入會(huì)議室后，應(yīng)及時(shí)關(guān)上會(huì)議室的門，但應(yīng)事先明確會(huì)議工作人員的所坐位置，以便能及時(shí)聯(lián)絡(luò)。2、會(huì)中服務(wù)：

（1）客人入座后，會(huì)議室服務(wù)應(yīng)由里到外依次為客人斟倒茶水，撤去水果盤上的保鮮膜。

（2）適時(shí)續(xù)水。一般要求會(huì)議室服務(wù)員半小時(shí)為客人斟倒一次茶水。（3）適時(shí)換毛巾。一般要求在會(huì)議中途休息時(shí)為客人更換一次毛巾。如主辦單位要求，還應(yīng)在會(huì)中提供點(diǎn)心服務(wù)。

（4）會(huì)中休息時(shí)還應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議桌上的果皮等雜物，并撤換煙灰缸。

（5）注意觀察會(huì)議室溫度及音響效果，如有不當(dāng)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)或通知工程維修部門。3、會(huì)后服務(wù)：

（1）會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)及時(shí)打開會(huì)議室的門，服務(wù)人員應(yīng)熱情送客、禮貌道別。如客人衣帽寄存，應(yīng)及時(shí)取遞，協(xié)助穿戴。

（2）將會(huì)議中的場租費(fèi)、茶水費(fèi)、水果費(fèi)等費(fèi)用的匯總賬單請(qǐng)會(huì)議工作人員簽單，并及時(shí)送交飯店財(cái)務(wù)記入會(huì)議總賬。

（3）詢問會(huì)議工作人員下次會(huì)議的有關(guān)事宜，以便做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。

（4）向會(huì)議工作人員征求服務(wù)方面的意見和要求，以便改進(jìn)工作。（5）迎領(lǐng)員應(yīng)將客人送出會(huì)議室門口，并引領(lǐng)至電梯口，按好電梯，示意客人進(jìn)入電梯后道別。

三、會(huì)后整理

1、待會(huì)議客人全部離開后，關(guān)閉空調(diào)，打開會(huì)議室的門窗通風(fēng)換氣。2、檢查有無尚未熄滅的煙蒂及客人的遺留物品，如有則應(yīng)正確處理（方法與餐廳相同）。

3、將茶具、毛巾等物品分類整理，及時(shí)送至工作間進(jìn)行清洗消毒。4、檢查設(shè)備、用具有無短缺或毀損，如有，則應(yīng)開具賠償單請(qǐng)會(huì)議工作人員簽單后交財(cái)務(wù)入賬。

5、清理后有垃圾，搞好會(huì)議室的清潔衛(wèi)生，必要時(shí)進(jìn)行消毒。6、關(guān)上窗戶，、拉好窗簾，關(guān)閉電燈等所有電器的開關(guān)，鎖好會(huì)議室的門。

四、注意事項(xiàng)

1、如有年老體弱客人參加會(huì)議，應(yīng)提供特殊服務(wù)，并密切關(guān)注其情況。

2、應(yīng)做好主席臺(tái)人員的休息室服務(wù)，在會(huì)前、會(huì)中休息時(shí)提供茶水、毛巾、點(diǎn)心、水果等服務(wù)。

3、主席臺(tái)講話人如有更換，應(yīng)及時(shí)調(diào)換茶具并斟倒茶水。4、如會(huì)議內(nèi)容不便讓服務(wù)人員知道，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)退出會(huì)議室，但應(yīng)備足開水、飲料等。

5、與會(huì)議工作人員隨時(shí)保持聯(lián)系，以便及時(shí)了解會(huì)議客人需要，從而做好相應(yīng)的針對(duì)性服務(wù)。6、會(huì)前、會(huì)中如客人要租借設(shè)備、物品，或要求其他代辦服務(wù)，應(yīng)盡量滿足客人要求。

7、在會(huì)議進(jìn)行中，如有電話找與會(huì)客人時(shí)，應(yīng)通過會(huì)議工作人員尋找客人，不能大聲尋呼。

8、在會(huì)議進(jìn)行過程中，應(yīng)保持會(huì)議室周圍的安靜，以確保會(huì)議安全。

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