Excel學習總結

Excel學習總結

Excel把電子表格文檔稱為工作薄，其擴展名為.xls。一個新建的工作薄有三張工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3）最多可有255個工作表。

工作表用來存儲和處理數據，一個工作表中有65536行，每行有256列。

行用1~65536表示，列用A~IV表示。工作表行和列的交叉處是單元格，單元格是表格的最小單位，單元格中保存的可以是數據，例如數值、文字、圖片、聲音等。

每個單元格所在列和行的列標和行號構成了單元格的地址，即以“列標+行號”的格式作為單元格的名稱或地址。

為了提高錄入效率，Excel提供復制（或移動）單元格的功能，可以選擇復制（或移動）單元格中的字符、公式、格式，也可以復制或移動整個單元格，可以在同一行或列中復制數據，也可將選定區(qū)域復制到多個位置等等。

“填充柄”是Excel常用的復制工具之一，使用填充柄可以將內容復制到相鄰的單元格中�！疤畛浔�”就是活動單元格右下框的一個小黑塊。當鼠標指向填充柄時，鼠標形狀會變成為實心的小十字。拖動這個小小的填充柄，可以將活動單元格的內容復制到相鄰的單元格中。

Excel同時提供了“數據填充”功能，使用“填充柄”也可以快速輸入序列，等差數列、數比數列、日期（星期、月份）等數據數列。熟練地使用Excel的數據填充功能，不僅可以提高輸入效率，而且使枯燥的數據輸入增添不少色彩。

工作表的表名默認為“Sheet1”為了讓表名能夠清晰表達該表中的數據內容，可以把表名改成相關的名稱。

鼠標指向工作表名雙擊左鍵，使工作表名反白顯示，也可以輸入新的表名。

當前輸入的數據僅僅是保存在計算機內存中，由于斷電或故障導致數據丟失的情況常有發(fā)生，所以一定要養(yǎng)成定時保存數據的習慣，而且最好每10分鐘保存一次。數據只有保存到磁盤中才是安全的。

以后每次保存時，Excel會自動使用最新的更改內容來更新工作薄文件。

“我的文檔”是Windows提供的一個人性化的保存工具，為普通用戶提供了便捷的存盤方式，但對于公共機房或辦公室中操作系統(tǒng)經常會出現(xiàn)問題的計算機而言，重裝系統(tǒng)會使“我的文檔”所在C盤中的數據全部丟失，所以不推薦使用“我的文檔”保存文件。

Windows環(huán)境下，微軟開發(fā)的應用軟件中有幾個通用的鍵盤快捷鍵，使用后可以提高工作效率。他們是：Ctrl+A全選；Ctrl+C復制；Ctrl+V粘貼；Ctrl+S保存；Ctrl+Z撤銷。要正確地使用公式進行計算，必須理解絕對引用和相對引用的概念。在復制公式的過程中，公式所包含的單元格地址有時需要保持不變，這時在單元格的列標或行號前加上“$”符號即可，用來表示公式對單元格地址的絕對應用。

篩選是從數據表中查找和分析符合特定條件記錄數據的快捷方法。經過篩選的數據表只顯示滿足條件的記錄，該條件由用戶針對某列數據指定。

Excel提供了2種篩選數據方式：自動篩選和高級篩選。自動篩選適用于簡單條件，通常是在一個數據表的同一列中查找滿足條件的值。利用“自動篩選”功能，用戶可以在具有大量記錄的數據表中快速查找出符合多重條件的記錄。

排序是對所有數據進行的順序排列。如果只想看到排序居前的幾條記錄，則可用篩選來輔助完成。選擇菜單“數據→篩選→自動篩選”命令，標題行的各單元格中出現(xiàn)下拉列表按鈕。選擇排序關鍵字所處列的下拉列表中“（前10個）”功能，打開此對話框，設

置條數，并安“項”篩選。

在高級篩選中需要設置條件區(qū)域。高級篩選中的條件區(qū)域可在數據表的上方，也可在數據下方，但需要注意的是條件區(qū)域和數據表不能直接連接，必須至少用一個空行將其隔開。條件區(qū)域的第一行要輸入需要設置篩選條件的列標題，在列標題的下方輸入篩選條件。如果有多個條件時，“與”關系的條件要在同一行輸入，“或”關系的條件不能再同一行輸入。

在對數據進行分類匯總之前，必須明確三個問題：以哪個項目（也稱字段）分類？匯總的是哪個項目？匯總的方式是什么？

在單元格中輸入數據后，按Eeter鍵向下（↓）鍵，是同一列的下一個單元格成為活動單元格；按Tab鍵或向右鍵，是同行的下一個單元格成為活動單元格。

在單元格中可以輸入2類數據：

一類為常量，可以直接鍵入到單元格中，可以是數值，如日期、時間、貨幣、百分比、分數、科學計數等；也可以是漢子、英文字母、標點符號、特殊符號。

另一類是公式。Excel之所以成為一個真正的電子制表軟件，具備了數據處理功能，正是因為引入了公式。

Excel對在工作表中使用的數字有一些規(guī)定和限制。在Excel中可作為數字的只有“1、2、3、4、5、6、7、8、9、0、+、-、（、）、,、/、$、%、E、e”。

在輸入的數字中，Excel將忽略數字前面的正號（+），并將英文句號（.）視為小數點。所有其它數字與非數字的組合均作為文本處理。Excel默認的“常規(guī)”數字格式，整數值顯示為整數，小數值保留2位小數。Excel能正常顯示的數字長度為11位，其中包括小數點、正負號和科學計數法的E。當數字長度超過單元格寬度時，系統(tǒng)將數字以科學計數法（如9876E+06）顯示。

在Excel中，自動將數字組成的數據作為數值型數據處理，并忽略數據前面的0。而在實際應用中，常常輸入一些類似于身份證號、郵政編碼這樣的數據，這些數據是不參與諸如求和、平均等數字運算的。為了與數值區(qū)別，在輸入時先鍵入一個單引號（’），然后再輸入數字字符串（單引號是半角符號）。

若要輸入“00001”、“00155”等類型的數據，就要將單元格格式設置為文本型。一種方法是在“單元格格式”對話框中將數據類型設置成文本型。一種方法是在“單元格格式”對話框中

擴展閱讀：Excel學習總結

1、用Excel實現(xiàn)定時到期提醒

2、自定義數據格式

例如：輸入1就自動變成0.001

3、

（1）分數的輸入

如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數“1/5”。（2）序列“001”的輸入

如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷001為數據1，解決辦法是：首先輸入“"”（西文單引號），然后輸入“001”。（3）日期的輸入

如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。

（4）不連續(xù)單元格填充同一數據選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數據，然后按住Ctrl鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數據。

3、隱藏指定Excel行不讓它們被打印出來

選中第5行，選擇菜單命令“數據|組和分級顯示|組合”(或者按快捷鍵Alt+Shift+向右方向鍵)

小提示：Alt+Shift+向右方向鍵實際上是將某行降了一級，如果想讓某行升一個級別，可以按快捷鍵Alt+Shift+向左方向鍵，或者選擇菜單命令“數據|組和分級顯示|取消組合”。4、避免Excel重復輸入數據

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