檔案數(shù)字化管理方式的實踐和探討

檔案全文數(shù)字化管理方式的實踐和探討

檔案數(shù)字化是當前數(shù)字化資源建設的基礎，是數(shù)字檔案館建設的重要內容之一。但在信息化系統(tǒng)建設中，檔案數(shù)字化有其特殊性，其特點可以說是“三分技術，七分管理”，也有說是“三分技術，七分協(xié)調”。不論哪一種提法，都說明了檔案數(shù)字化必須要有一個合理的管理運行機制，這是比人才、技術更為重要的因素。我局在201*年底，就已經(jīng)完成了館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設工作，201*年，隨著XX市數(shù)字檔案館綜合管理軟件平臺的完成，我局系統(tǒng)開展了館藏檔案全文數(shù)字化工作，目前已實施了二期。通過在實踐中不斷探索總結，形成了一套全文數(shù)字化管理工作機制和方法�，F(xiàn)向大家匯報如下，請各位同人批評指正。

一、引入監(jiān)理機制，規(guī)范環(huán)節(jié)管理。

XX市檔案館館藏全文數(shù)字化由市政府下?lián)軐ｍ椯Y金300萬元開展。局領導極為重視。考慮到大規(guī)模數(shù)字化加工工作復雜性，我們比較謹慎，通過多方調研制定了《XX市檔案館數(shù)字化加工建議方案》，最終確定采用外包服務的方式。服務外包方式對數(shù)字化管理工作提出了更高的要求，出于對項目質量、安全、工期等問題的多方考慮，我們創(chuàng)新性的在檔案數(shù)字化工程中引入監(jiān)理機制，對工程進行全程控制。

監(jiān)理工作是站在獨立的第三方的立場上為業(yè)主服務。受建設方委托，代表建設方的利益，控制質量、確保進度，依據(jù)合同及設計方案對項目的全過程進行監(jiān)督管理，確保順利完成項目建

設。XX市檔案局在數(shù)字化建設中引進監(jiān)理機制，一是規(guī)范了項目管理。通過監(jiān)理公司科學規(guī)范的方式和項目管理技巧等手段，對數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)進行全方位、全程的管理、控制和協(xié)調，達到了對項目的建設方案、工作流程、工作進度、技術培訓等進行全面的控制的目的。二是對各環(huán)節(jié)文檔資料等進行規(guī)范整理，監(jiān)理對項目的每一個環(huán)節(jié)層層介入建立文檔，規(guī)范化的文檔便于我們回顧總結，改進工作。三是協(xié)調關系，由于監(jiān)理站在相對公正的第三方立場上，表達業(yè)主意見也更有專業(yè)技巧，提出的建議更加規(guī)范合理，容易為建設方接受，不僅可以提高工作效率，還能理順業(yè)主方和承建方的關系。四、由于監(jiān)理方全程服務，可以實時解訣現(xiàn)場發(fā)生的問題，從而提高了工作開展的效率。以上四方面，保障了數(shù)字化工作能夠“按期、保質、高效、節(jié)約”地完成。我館目前數(shù)字化加工主要為建國前檔案，難度較大，但是在監(jiān)理機制的介入下，每天有檔案數(shù)字化加工安全監(jiān)管工作日志，每周有周報，月度有總結，問題明原因，攻堅見成果。形成的數(shù)字化成果圖像清晰，掛接準確，檢索高效。引進監(jiān)理機制作為我局提高數(shù)字化工程效率和質量的重要手段，在浙江省檔案系統(tǒng)中形成了示范效應。

二、確定工作流程，提高工作效率。

為充分應用計算機軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設備能力，根據(jù)數(shù)字化的內容和方式，探索優(yōu)化，確定最佳工作流程，這是提高數(shù)字化效率的捷徑。XX市檔案館數(shù)

字化二期項目是建國前檔案，采用我局首創(chuàng)的“雙套雙備”的形式開展�！半p套雙備”是在數(shù)字化實施中，完成從紙質檔案到電子檔案，再從電子檔案到縮微膠片、紙質檔案的轉化。形成可相互轉化的、確保安全的檔案。完成后原件封存，不再提供利用。利用采用電子文件和紙質復制件（雙套），備份采用電子數(shù)據(jù)和縮微膠片（雙備），兼顧數(shù)字化成果（電子文件）的安全備份和檔案原件的保護利用，兼顧國家局異質備份和異地備份戰(zhàn)略的實施。由于“雙套雙備”的特殊性，我們通過一個月的試運行，確定了十幾個環(huán)節(jié)的最佳工作流程，優(yōu)化了各環(huán)節(jié)崗位數(shù)的配置，提高了數(shù)字化加工的效率，確保了數(shù)字化工作的高效運行。

三、加強安全監(jiān)管，落實保密制度。

由于檔案本身的原始性，決定了其實體珍貴的價值。而某些檔案因其敏感的內容，具有一定的保密性。所以在數(shù)字化加工中確保檔案的內容和實體的完整與安全，是項目開展的重中之重。XX市檔案館在數(shù)字化加工中，高度重視檔案安全工作，印發(fā)《XX市檔案局檔案數(shù)字化加工安全管理辦法》、《未開放檔案數(shù)字化安全監(jiān)管實施細則》、《項目建設單位實習人員安全管理規(guī)定》建立制度、落實責任，在人員管理、工作流程、環(huán)境設置各方面全面落實安全措施，全方位確保檔案的安全。

一是落實責任。為確保數(shù)字化的安全高效實施，XX市檔案局印發(fā)了《關于XX市檔案館檔案數(shù)字化加工二期項目工作職責分工的通知》，確定信息技術處和檔案管理處為檔案數(shù)字化加工

工作責任處室，信息技術處牽頭，負責場地、設施、監(jiān)控設備等日常管理以及數(shù)字化檔案信息的保密與安全管理；負責檔案出入庫管理、歸還檔案原件質量檢驗，確保檔案原件的安全。加工單位進場時成立項目組，指定專人為項目負責人，并列出具體的項目操作標準及流程、項目實施計劃、人員及保證措施。

二是人員管理。所有數(shù)字化加工人員和現(xiàn)場監(jiān)理人員持證上崗。與項目工作人員簽訂保密協(xié)議，并將工作人員身份證、個人簡歷及相關證件復印件交市檔案館審核保存。所有在場工作人員名字照片實時上墻管理，如人員變動需及時通知市檔案館。加強對工作人員的保密教育，建立嚴格的保密制度，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制、傳播等行為。針對數(shù)字化加工人員流動的問題，建設單位按照《檔案數(shù)字化加工安全管理辦法》的要求，對實習人員進行政審和安全保密教育，實習人員不得接觸納入重點監(jiān)管范圍的檔案和數(shù)字化加工成果。

三是工作流程管理。不同的工序之間銜接要嚴格遵守操作規(guī)程，檔案交接由專門人員和現(xiàn)場加工負責人員，在安排好的工作間里進行面對面的交接，要求有書面交接記錄，并在以后的流程中由專門人員全程監(jiān)督并有書面交接記錄。進出工作區(qū)域時需要兩人以上同時行動。對紙質檔案數(shù)字化、縮微膠片制作及紙質復制件制作的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，建立工作日志并及時整理、匯總，當一批次的數(shù)據(jù)移交后，加工方服務器上的數(shù)據(jù)必須在XX市檔案局工作人員的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，同時移交該批次

數(shù)字化加工的監(jiān)管記錄。監(jiān)理方和監(jiān)管人員在檔案數(shù)字化加工期間，對檔案實體處理與流轉以及數(shù)字化加工成果形成、處理的全過程進行安全監(jiān)管，確保檔案始終處于受控狀態(tài)，杜絕檔案實體和信息安全事故的發(fā)生。

四是場地管理。前處理室、數(shù)字化加工場地、臨時庫、質檢室相對獨立，并安裝專門監(jiān)控設施，監(jiān)控錄像保存至項目完工三年；施工方在加工現(xiàn)場配備專用數(shù)據(jù)存儲服務器，進入加工現(xiàn)場的計算機設備應做相應處理，封閉所有計算機存儲設備外圍接口，確保信息安全；計算機硬盤不得帶離加工現(xiàn)場，硬盤最終由檔案館收回保存；不得在加工場地使用與工作無關的任何電器設備，如手提電腦、手機、mp3、mp4及移動存儲介質等；加工地點內嚴禁吸煙和任何火源。禁止在場地帶入水和食物，喝水會客到休息室，保證檔案原件安全和信息安全。

四、明確質檢標準，提高工作質量。

XX市檔案局制定《XX市檔案館檔案數(shù)字化加工質量驗收標準》，以50卷為一批次，施工方采用人工校對和軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫和其他環(huán)節(jié)工作的質量進行檢查。監(jiān)理單位各個環(huán)節(jié)抽檢率在30%-50%。成果經(jīng)自檢和監(jiān)理單位檢驗合格，才能遞交XX市檔案局（館）審核驗收。市檔案局以抽檢方式進行數(shù)據(jù)驗收，抽檢比率在加工總數(shù)10%-20%之間，對于中標方提交的成果（如檔案整理成果、目錄建庫成果、圖像處理結果、縮微膠片索引及成果、紙質復制件成果和數(shù)字化加工完成等）和部

分重點環(huán)節(jié)（如檔案入庫），依據(jù)《XX市檔案館檔案數(shù)字化加工質量驗收標準》進行審核驗收。要求影像、檔號、控制符、數(shù)據(jù)掛接準確率達到100%,其他項目合格率達到95%以上（含95%）予以驗收通過，縮微膠片和紙質復制件要求合格率達到99.9%以上。抽檢不合格，提交驗收數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢修正，直至達到驗收要求。每退回三批次，處以合同總金額5%罰款。驗收完畢填寫檔案數(shù)字化驗收登記表，做好驗收記錄。明確標準、嚴格檢查，有力的保證了數(shù)據(jù)質量。

通過對檔案數(shù)字化管理方式的探索和實踐，局館的數(shù)字化工程有了優(yōu)質高效，源源不斷的為數(shù)字檔案館提供資源。

擴展閱讀：檔案數(shù)字化方案研究

檔案數(shù)字化方案研究

課題組

《檔案數(shù)字化方案研究》項目對檔案數(shù)字化優(yōu)化策略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟進行了全面的研究，達到了檔案數(shù)字化全過程優(yōu)化和管理系統(tǒng)整體優(yōu)化的目的，形成了完整的檔案數(shù)字化方案和成功的實踐案例。國家檔案局組織的專家鑒定委員會結論是:“該項目基于長春市檔案館以檔案利用為導向、漸進性的檔案數(shù)字化實踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導思想、優(yōu)化原則和優(yōu)化策略，符合國情，符合現(xiàn)代管理理念，對全國各檔案館的相關工作具有較大的參考價值；注重檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫建設、檔案信息網(wǎng)絡開發(fā)的有機銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術路線，規(guī)劃設計了檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步、多種檔案數(shù)據(jù)庫建設同步的流程，并成功地付諸實踐，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用的低成本、高效率、高效益。同時，運用CA認證、數(shù)字水印、電子簽章等技術，為網(wǎng)上檔案信息資源安全、準確利用提供了技術保證，也為檔案管理部門提供了很好的實踐模式”。該項目獲國家檔案局201*年優(yōu)秀科技成果二等獎的同時，長春市檔案館被國務院信息化工作辦公室和國家檔案局確定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點單位。

一．檔案數(shù)字化的指導思想

以優(yōu)化理論為指導，以用戶需求為導向，以利用檔案為目的，充分應用計算機軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設備能力，兼顧保護檔案原件的要求，保證數(shù)字化檔案的真實可靠，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則

實用性原則：針對館藏檔案具備重復利用和緊急利用兩大特點，急用、常用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的首選。

開放性原則：互聯(lián)網(wǎng)給檔案信息資源共享提供了超越時空的條件，國家民主政治建設和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時數(shù)字化是實現(xiàn)其社會共享的前提。

價值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化具有檔案利用和檔案保護雙重意義，是網(wǎng)絡時代更好實現(xiàn)檔案價值的客觀需要。

搶救性原則：計算機存儲給檔案搶救開辟了了新的途徑，檔案數(shù)字化是保護瀕危檔案原件最經(jīng)濟和便捷的方法。時效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實現(xiàn)，是充分利用計算機網(wǎng)絡技術，更好、更快地實現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的最佳途徑。

三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化策略

需求導向策略：社會需求是制定和調整檔案數(shù)字化工作策略的“風向標”。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計，把利用頻繁檔案的進行綜合分析，科學地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。并建立快速反應機制，執(zhí)行常用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做的計劃，達到數(shù)字化檔案利用即時見效的目的。

本級為主策略：地方檔案館保存的本級永久檔案是數(shù)字化的重點。進入信息時代，館際間重復的上級檔案文件，與其分頭進行數(shù)字化及開放鑒定，不如發(fā)揮中國特色檔案管理體制的優(yōu)勢，由上級檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，盡量減少檔案館多層的重復勞動。

分步實施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且隨著時間的推移，檔案室進館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數(shù)字化策略非常有意義。

剔除無用策略：館藏現(xiàn)行檔案是否進館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統(tǒng)，館藏不該歸檔、不該進館、重復檔案頗多。特別是建國超過50年以后，市以下檔案館長期保管的檔案逐年超過保管期的上限。因此，開展檔案價值鑒定，剔除無用，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費應是長久的策略。

四、技術路線的優(yōu)化選擇

檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開放鑒定問題是當務之急；從成本上講，檔案價值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法。只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調、數(shù)量很大共享很少的問題。

多種檔案數(shù)據(jù)庫建設同步：一是首先建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。滿足一次檢索需要，建好文件級目錄數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒實現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機檢，查檔不快、不準、不全的問題不可避免。所以，把文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設作為基礎性工作，是提高檔案查全率、查準率必經(jīng)之路。二是適時建立專題數(shù)據(jù)庫。隨著社會發(fā)展，對某一專題檔案集中需求時有發(fā)生，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求是發(fā)揮檔案作用的最佳時機。三是優(yōu)選建設全文數(shù)據(jù)庫。滿足檔案信息資源開發(fā)利用需要，優(yōu)選建設全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達到80%的效果），同步開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。

檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步：檔案數(shù)字化的根本目的是充分發(fā)揮其作用。通過計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。

五．重組和再造的優(yōu)化流程

為發(fā)揮計算機網(wǎng)絡的優(yōu)勢，重組和再造優(yōu)化流程的實質，就是對檔案數(shù)字化整個工作流程進行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務規(guī)程，還要改變行政管理分工，進行全方位的變革。檔案數(shù)字化的任何一個細節(jié)都會對整體產(chǎn)生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長春市檔案館高度重視每一個細節(jié)，再造和優(yōu)化了上百個流程和內部標準，保證優(yōu)化技術路線的順利執(zhí)行。

六．檔案數(shù)字化示范案例----長春模式

從201*年開始，長春市檔案館以科研課題為先導，以項目管理為手段，以效益實現(xiàn)為檢驗標準，組建并成功運行檔案數(shù)字化工作組織架構、資源配置、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨特的檔案數(shù)字化之路。

(一)實施三個工程，建立一個團隊

長春市檔案館把信息化帶動作為首位戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機制，打破行政分工，在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下，建立了行政領導、指導專家（技術業(yè)務總負責）、專業(yè)人員、外聘技工20人的長期流程團隊，并與現(xiàn)有計算機和掃描設備進行合理搭配。該團隊由局（館）黨組直接領導，館技術部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機制框架。

（二）集中四個環(huán)節(jié)，堅持流水作業(yè)

文件級目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數(shù)字化是提升檔案服務水平的途徑，整理是檔案文件實體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質量的最佳選擇。長春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實體整理4人，在網(wǎng)絡環(huán)境下實行集中辦公和流水作業(yè)。

（三）數(shù)字化成本降低，數(shù)字化速度加快由于采用高效的組織體系和優(yōu)化的技術路線，已有20萬件檔案走下流水線。低成本主要體現(xiàn)在：20萬件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數(shù)字化占25.6%，現(xiàn)用現(xiàn)掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費用40%以上。同時，三年時間建成數(shù)據(jù)庫50個，文件級數(shù)據(jù)庫120萬條（包括20萬件全文）；專題數(shù)據(jù)庫120萬條；照片數(shù)據(jù)庫201*張；資料數(shù)據(jù)庫5000條，案卷級目錄數(shù)據(jù)庫23萬條；現(xiàn)行文件和政府公開信息1萬余件（條）。局域網(wǎng)運行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬余條，20萬件全文；互聯(lián)網(wǎng)運行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬條,8萬件全文。完成這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫建設，全部人工費只有58.4萬元（包括流程團隊檔案干部的工資），經(jīng)濟成本很低，時間成本很少。

高效率主要體現(xiàn)在：價值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實體整理同步完成，比各項分步做效率高數(shù)倍，同時有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設備，相當于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。（四）利用方式變革，社會效益顯著

為充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，長春市檔案館采取了直接與間接相結合的方法提供利用。

1、直接提供利用：對數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內，接待人員利用網(wǎng)絡檢索后直接打印，為用戶提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載、打印服務。并通過CA認證、電子簽名等安全技術，對特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。

2．間接提供利用：對目錄數(shù)字化檔案，在局域網(wǎng)內，接待人員機檢到檔案后通知檔案庫管人員，檔案庫管人員調出原件全文掃描后，通過網(wǎng)絡打印機直接傳輸打印件，由接待人員提供給用戶。

目前，長春市檔案館基本實現(xiàn)了三個替代：網(wǎng)絡檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質檔案，網(wǎng)絡打印替代手工復印。

高效益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的10%，提供數(shù)字化檔案占利用率的70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數(shù)字化的最大受益者。檔案數(shù)字化成果得到社會公眾，上級檔案和信息化部門，當?shù)攸h委、政府，國內外同行的普遍贊譽，數(shù)以百計的留言、錦旗、感謝信、獎勵證書、媒體報道就是最好的證明

友情提示：本文中關于《檔案數(shù)字化管理方式的實踐和探討》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，檔案數(shù)字化管理方式的實踐和探討：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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