項目招標組織及投標書商務(wù)標書編寫

項目招標組織及投標書商務(wù)標書編寫

一、招標前準備工作

1、與客戶聯(lián)系確定招標時間；

2、到客戶指定的招標網(wǎng)站購買標書以及準備購買標書的款項；（一般招標是由招標代理公司進行，而不是客戶本身來運做這件事）3、在招標網(wǎng)站上確認我公司已經(jīng)購買產(chǎn)品以及確定支付相關(guān)費用；4、確定招標文件的商務(wù)、技術(shù)兩部分的具體編寫人員；5、通知領(lǐng)導(dǎo)做好財務(wù)及其他部門的配合工作；

6、如果出現(xiàn)圍標的情況，要通知其他兩家單位準備好相應(yīng)的公章，以便宜我公司做好其他兩家標書后在第一時間把標書送過去蓋章；

二、制做標書的過程：（以商務(wù)為例）

1、確定標書的上交的時間、地點，確定招標代理公司的名稱和聯(lián)系方式。一般配會體現(xiàn)在標書中的“競爭談判邀請函”或“投標函”以及招標須知“中；2、確定標書的正本、副本的份數(shù)，招標的項目不同，要求的公司投標的內(nèi)容封裝形式也會不一樣，一般標書的封裝是正本是留給招標代理公司或者客戶存檔之用、副本是要在招標現(xiàn)場為招標專家傳閱使用的。所以要確定該項目的招標正副本要求是幾正幾副；

3、要注意是否有單獨封裝的內(nèi)容，比如浙江省安規(guī)招標要求，就要要求把報價函和分項報價表等內(nèi)容單獨封裝。商務(wù)和技術(shù)以及競價保證金均是單獨封裝的，而有的招標要求是商務(wù)和技術(shù)以及報價函等均是合在一起的，這一點一定要注意；

4、標書是否要求帶電子文檔；如果有要求，也要看清是以什么封裝形式的；5、要了解此次招標是否要交競價保證金、確認保證金的金額和遞交的時間、地點。確認除保證金外是否要交其他費用，如代理費和招標過程中因招標產(chǎn)生的費用；6、標書編寫工作：

標書的編寫要根據(jù)招標書的具體內(nèi)容進行編寫的，一般標書是會把標書的格式帶出來，如浙江省電力公司數(shù)字安規(guī)的標書是以應(yīng)答文件的編寫為主，具體文檔的編寫是在應(yīng)答文件的構(gòu)成和要求里體現(xiàn)出來；山東泰安電力學(xué)校的標書是以附件里直接體現(xiàn)；

一般標書含有以下幾點內(nèi)容：（商務(wù)部分）（1）報價函；（2）分項報價表；（3）競談保證金；（4）報價一覽表；（5）商務(wù)（技術(shù)偏差表）（6）法定代表人授權(quán)委托書

（7）有效的營業(yè)執(zhí)照（有本年度年檢記錄的副本復(fù)印件）（8）有效的稅務(wù)登記證明（復(fù)印件）（9）銀行資信證明（供應(yīng)商應(yīng)當提供在首次報價截止日前三個月內(nèi)由

其基本結(jié)算銀行出具的銀行資信證明的原件或復(fù)印件）（按照談判文件格式填寫）

（10）效的質(zhì)量控制體系認證證書

（11）供應(yīng)商的近三年經(jīng)會計師事務(wù)所審計過的資產(chǎn)負債表、損益表、

現(xiàn)金流量表及審計報告（復(fù)印件）

（12）資格審查文件（按照談判文件格式填寫）

（13）采購代理服務(wù)費承諾書(格式見”供應(yīng)商須知”附錄10)（14）談判文件規(guī)定的其他應(yīng)提交的文件

每一項我們只要把相關(guān)的內(nèi)容填好了，同時把財務(wù)相關(guān)的內(nèi)容做好以后。

交由領(lǐng)導(dǎo)做最后一遍審核，通過后即可裝訂。三、裝訂工作：

裝訂工作一般是在公司打印原樣一份，然后到公司指定的復(fù)印部復(fù)印其他的份數(shù)。在裝訂的過程中一定要注意正副本的封皮差異。在制做標書同時也要注意給公司預(yù)留出一份，以做留底。四、蓋章工作：

標書一般是以公司公章為主，在封皮的地址處加蓋公章，在封皮的右上角加蓋正副本章。在標書內(nèi)部凡是要求加蓋公章的都要蓋上，最后要加蓋騎縫章。

在標書的外部封皮上四角和中間加蓋公章，在封口的貼條兩處加蓋公章。五、招標的其他準備：

一個是將標書按照指定時間、地點交到負責人手里，另外一般招標現(xiàn)場要經(jīng)過三次唱標的，那么我們標書里的價格也不是最終價格。

擴展閱讀：招投標書如何編制

標書是整個招標最重要的一環(huán)。標書就像劇本是電影、話劇的靈魂。標書必須表達出使用單位的全部意愿，不能有疏漏。標書也是投標商投標編制投標書的依據(jù)，投標商必須對標書的內(nèi)容進行實質(zhì)性的響應(yīng)，否則被判定為無效標（按廢棄標處理）。標書同樣也是評標最重要的依據(jù)。

1．標書的分類

（1）按招標的范圍可分為國際招標書和國內(nèi)的招標書。

國際招標書要求兩種版本，按國際慣例以英文版本為準。考慮到我國企業(yè)的外文水平，標書中常常特別說明，當中英文版本產(chǎn)生差異時以中文為準。

（2）按招標的標的物劃分，又可分為三大類；貨物、工程、服務(wù)。

根據(jù)具體標的物的不同還可以進一步細分。如工程類進一步可分施工工程、裝飾工程、水利工程、道路工程、化學(xué)工程……。每一種具體工程的標書內(nèi)容差異非常大。貨物標書也一樣，簡單貨物如糧食、石油；復(fù)雜的貨物如機床、計算機網(wǎng)絡(luò)。標書的差異也非常大。2．編制標書的四項原則

a．全面反映使用單位需求的原則；b．科學(xué)合理的原則；

c．公平競爭（不含歧視性條款）

d．維護本企業(yè)商業(yè)秘密及國家利益的原則；全面反映使用單位的需求的原則：

我們招標將面對的使用單位對自己的工程、項目、貨物了解程度的差異非常大。再加上項目的復(fù)雜程度大，招標機構(gòu)就要針對使用單位狀況、項目復(fù)雜情況，組織好使用單位、設(shè)計、專家編制好標書。做到全面反映使用單位需求。這方面我是有教訓(xùn)的。舉例（略）：

科學(xué)合理的原則：技術(shù)要求商務(wù)條件必須依據(jù)充分并切合實際；技術(shù)要求根據(jù)可行性報告、技術(shù)經(jīng)濟分析確立，不能盲目提高標準、提高設(shè)備精度、房屋裝修標準等等，否則會帶來功能浪費，多花不必要的錢……

公平競爭（不含歧視性條款）：招標的原則是公開、公平、公正，只有公平、公開才能吸引真正感性趣、有競爭力的投標廠商競爭，通過競爭達到采購目的，才能真正維護使用單位利益、維護國家利益。作為招標機構(gòu)編制、審定標書，審定標書中是否含歧視性條款是最重要的工作。作為政府招標管理部門，監(jiān)督部門、監(jiān)督部門管理監(jiān)督招標工作，其中最重要的任務(wù)也審查標書中是否存有歧視性條款，這是保證招標是否公平、公正的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

維護企業(yè)利益、政府利益的原則：招標書編制要注意維護使用單位的商業(yè)秘密，如我們給聯(lián)想公司招八條電腦生產(chǎn)線（為了保護聯(lián)想公司電腦制造技術(shù)秘密而變換圖紙），也不得損害國家利益和社會公眾利益，如噪音污染必須達標，為了維護國家安全給廣電部招寬帶網(wǎng)項目分包時就非常注意這個問題。3．招標書共有主要內(nèi)容

招標書主要內(nèi)容可分為三大部分：程序條款、技術(shù)條款、商務(wù)條款。包含下列主要九項內(nèi)容：

a．招標邀請函；b．投標人須知；

c．招標項目的技術(shù)要求及附件；d．投標書格式；e．投標保證文件；

f．合同條件（合同的一般條款及特殊條款）；g．技術(shù)標準、規(guī)范；h．投標企業(yè)資格文件；i．合同格式。

一般無論工程還是貨物都包括以上幾部分內(nèi)容。

招標邀請函：招標機構(gòu)編制，簡要介紹招標單位名稱、招標項目名稱及內(nèi)容、招標形式、售標、投標、開標時間地點、承辦聯(lián)系人姓名地址電話等。開標時間除前面講的給投標商留足準備標書傳遞書的時間外，國際招標應(yīng)盡量避開國外休假和圣誕節(jié)，國內(nèi)招標避開春節(jié)和其它節(jié)假日。

投標人須知：本部分由招標機構(gòu)編制，是招標的一項重要內(nèi)容。著重說明本次招標的基本程序。投標者應(yīng)遵循規(guī)定和承諾的義務(wù)。投標文件的基本內(nèi)容、份數(shù)、形式、有效期和密封、及投標其它要求。評標的方法、原則、招標結(jié)果的處理、合同的授予及簽訂方式、投標保證金。

這里須說明的以下幾點：

a．提供投標書的份數(shù)多少應(yīng)根據(jù)標的物大小、參加評標專家人數(shù)而定，以便于評標為原則。4－5份、5－15份。

b．評標方法、貨物、服務(wù)、工程各不相同，下面在講評標方法中再價紹。c．投標有效期要保證到簽約后28－30個工作日。

d．國際招標必須要投標保證金，國內(nèi)招標因開保證金證明困難，而且保證金證明的信譽不好，我們盡量推選投標保證金制度。

標書技術(shù)要求及附件：是招標書最要的內(nèi)容。主要由使用單位提供資料，使用單位和招標機構(gòu)共同編制。

下面以機床為例說明編制技術(shù)要求和附件時應(yīng)注意的事項。

當然項目不同對編制標書有不同的要求，但我們這里不涉及不同點，只講共同點。設(shè)備的技術(shù)要求及附件包括的主要內(nèi)容有：設(shè)備規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量性能指標、控制方式及自動化程度、工藝流程、檢查驗收方式及標準，還包括對原材料、零配件、工具、包裝的具體要求，以及安全、環(huán)保、節(jié)能、勞動保護等方面的要求。附件通常包括典型零件加工圖紙等。

以機床為例說明技術(shù)要求及附件的編寫。標書大致可分為11項。就11項內(nèi)容簡要說明。A．招標編號：便于項目管理，由招標公司編號。B．設(shè)備名稱：注意準確，符合國際、行業(yè)規(guī)范。C．數(shù)量：單位明確、防止誤會，數(shù)量準確。

D．交貨日期：要求合理的工期，避免因工期不合理，排斥潛在投標者。一般工程3－6個月，大型工程8－10個月或更長。E．設(shè)備用途及技術(shù)要求：這部分內(nèi)容主要有四個方面內(nèi)容：

第一方面為工程、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備或布線產(chǎn)品的基本要求。基本要求主要描述設(shè)備用途，設(shè)備的應(yīng)用對象，如需附圖紙，作為附件附在后面。為了維護企業(yè)的商業(yè)秘密可根據(jù)要求另設(shè)計招標標用加工圖紙。這部分是重點，是技術(shù)部分的核心，要詳細描述網(wǎng)絡(luò)設(shè)備或布線產(chǎn)品的各種功能要求�；�本要求中還應(yīng)描述網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等要求。

第二方面為技術(shù)要求及主要參數(shù)。根據(jù)工程的需要提出主要參數(shù)，主要參數(shù)最好提出一定的范圍，數(shù)據(jù)盡可能多的涵蓋各廠相應(yīng)型號的數(shù)據(jù)。

第三方面為網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。提出原則要求各投標詳盡描述網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等，便于對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用性，先進性等比較。

第四方面為系統(tǒng)集成及軟件開發(fā)服務(wù)。應(yīng)根據(jù)需要合理提示，以防在簽約時出現(xiàn)價格問題。提示如下。

F附件及備件：這部分前期工作中往往忽略考慮，但附件、備件有時價值很高，如光纖模塊等。附件及質(zhì)保期內(nèi)的配件應(yīng)包括在總價內(nèi)。質(zhì)保期以外的零配件建議供應(yīng)商提供推薦零配件清單并分項報價，以便取舍。

G技術(shù)文件：寫明所需技術(shù)文件的種類、份數(shù)和文種。要求提供各種合格證書要求提供各種精度檢驗證書及性能測試記錄。H培訓(xùn)及技術(shù)服務(wù)a)安裝調(diào)試要求b)人員培訓(xùn)要求

I驗收方式和標準：采用國際通行的標準，或我國承認的國外標準、歐洲標準等。另外不應(yīng)排斥符合要求的其他標準。

J報價和保價方式：標書必須要求分項報價，這樣便于評標和簽約。

K包裝、運輸要求很重要，關(guān)系到貨物能否按時無損地順利到達使用單位手中。投標書格式：此部分由招標公司編制，投標書格式是對投標文件的規(guī)范要求。其中包括投標方授權(quán)代表簽署的投標函，說明投標的具體內(nèi)容和總報價，并承諾遵守招標程序和各項責任、義務(wù)，確認在規(guī)定的投標有效期內(nèi)，投標期限所具有的約束力。還包括技術(shù)方案內(nèi)容的提綱和投標價目表格式，目前我們爭取做到性能對表在標書售出時一同交投標商，以便招標者對所有投標者的文件進行同口徑的比較。

投標保證文件：是投標有效的必檢文件。保證文件一般采用三種形式：支票、投標保證金和銀行保函。項目金額少可采用支票和投標保證金的方式，一般規(guī)定2%。投標保證金有效期要長于標書有效期，和履約保證金相銜接。投標保函由銀行開具，是借助銀行信譽投標。企業(yè)信譽和銀行信譽是企業(yè)進入國際大市場的必要條件。投標方在投標有效期內(nèi)放棄投標或拒簽合同，招標公司有權(quán)沒收保證金以彌補招標過程蒙受的損失。

合同條件：這也是招標書的一項重要內(nèi)容。后面談合同部分時再談。此部分內(nèi)容是雙方經(jīng)濟關(guān)系的法律基礎(chǔ),因此對招投標方都很重要。國際招標應(yīng)符合國際慣例，也要符合國內(nèi)法律。由于項目的特殊要求需要提供出補充合同條款，如支付方式、售后服務(wù)、質(zhì)量保證、主保險費用等特殊要求，在標書技術(shù)部分專門列出。但這些條款不應(yīng)過于苛刻，更不允許（實際也作不到）將風險全部轉(zhuǎn)嫁給中標方。

設(shè)計規(guī)范：有的設(shè)備需要，如通訊系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，是確保設(shè)備質(zhì)量的重要文件，應(yīng)列入招標附件中。技術(shù)規(guī)范應(yīng)對施工過程、工程質(zhì)量、檢驗標準作出較為詳盡的保證，也是避免發(fā)生糾紛的前提。技術(shù)規(guī)范包括:總綱、工程概況、分期工程對材料、設(shè)備和施工技術(shù)、質(zhì)量要求,必要時寫清各分及工程量計算規(guī)則等。

投標企業(yè)資格文件：這部分要求由招標機構(gòu)提出。要求提供企業(yè)生產(chǎn)該產(chǎn)品的許可證，及其他資格文件，如ISO9001、ISO9002證書等。另要求提供業(yè)績。

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